新形勢(shì)下企業(yè)電子檔案管理策略初探論文

　　摘 要：隨著計(jì)算機(jī)的普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)生活的各個(gè)方面都有廣泛的應(yīng)用，尤其是檔案管理領(lǐng)域。企業(yè)的檔案管理一直以來都主要以文書立卷方法，但是隨著辦公效率和對(duì)檔案管理要求的不斷提升，企業(yè)檔案管理也要不斷適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展，把檔案管理工作與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，形成一套以計(jì)算機(jī)管理為基礎(chǔ)的現(xiàn)代檔案管理模式。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè) 電子檔案管理 問題 策略

　　一、 前言

　　隨著計(jì)算機(jī)在企業(yè)辦公，管理工作中的廣泛運(yùn)用，很多企業(yè)的資料，檔案都開始以電子檔的形式存在和儲(chǔ)存。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要以歸檔立卷方法進(jìn)行整理，通常比較繁瑣和復(fù)雜， 工作量大，而且缺乏客觀真實(shí)性，查找起來也不是很方便和快捷，而電子檔案管理相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理來說，有很多優(yōu)勢(shì)，如智能管理與識(shí)讀、高效集成與可用性、信息存儲(chǔ)的海量和高密度性。本文作者通過分析我國(guó)目前企業(yè)檔案電子化的管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)了一些存在的問題，并且提出解決的方案和建議。

　　二、企業(yè)電子檔案管理的概念和目前存在的問題

　　企業(yè)電子檔案主要包括在企業(yè)正常運(yùn)行的過程中，產(chǎn)生的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)系的文件，圖片，影像資料等。電子檔案相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案來說，只是一種存在形式的區(qū)別，一般是指以字節(jié)、比特方式儲(chǔ)存于磁盤、光盤、磁帶等介質(zhì)中，然后通過閱讀解碼的軟件將數(shù)據(jù)，圖表，文字等信息在用戶面前顯示出來。

　　當(dāng)前我國(guó)的企業(yè)檔案管理電子化存在以下幾個(gè)主要問題：

　　（一） 企業(yè)檔案管理電子化普及程度不高

　　電子辦公在很多國(guó)內(nèi)企業(yè)中都有普遍的運(yùn)用，大多企業(yè)單位都在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和部門之間的溝通交流的工具以及日常會(huì)議通知等事務(wù)性工作。但是電子檔案管理是屬于企業(yè)電子化辦公的更深層更系統(tǒng)化的運(yùn)用，國(guó)內(nèi)企業(yè)中能夠真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的仍然很少。在實(shí)行有限的檔案管理電子化的部分公司中，即使是有將計(jì)算機(jī)運(yùn)用于管理檔案中，但管理層次也僅僅局限于較簡(jiǎn)單和膚淺的目錄管理，而處于不同目錄下的電子文檔等資料則仍然是很分散的，檔案管理電子化有名無實(shí)。

　　（二） 企業(yè)人員對(duì)于檔案電子化管理認(rèn)識(shí)不足

　　目前，在很多企業(yè)中，利用電腦進(jìn)行文書的書寫，圖表的制作已經(jīng)是很普遍的了。但是對(duì)于已經(jīng)制作好的文件，在打印使用完之后，電子版的保存工作往往會(huì)被人忽視。長(zhǎng)此以往，公司電腦中的文檔處于不斷被刪除，修改，或者覆蓋的狀態(tài)，對(duì)于這種檔案往往就沒有整理管理的價(jià)值了。2除了不同企業(yè)工作人員對(duì)檔案電子化管理沒有概念之外，連有些檔案管理人員都沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為檔案電子化管理就是在管理中應(yīng)用一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)機(jī)印、掃描機(jī)、刻錄盤。

　　（三） 電子化管理自身的難題

　　首先，由于電子檔案的儲(chǔ)存方式主要是光盤，磁帶等形式，存在復(fù)雜性，不穩(wěn)定性，和儲(chǔ)存方式的互換性。當(dāng)儲(chǔ)存介質(zhì)性質(zhì)發(fā)生變化時(shí)，儲(chǔ)存的信息就很容易造成丟失缺損，覆蓋，刪除，不利于完整重現(xiàn)信息。3

　　其次，電子檔案的安全性較低。由于電子檔案存放位置沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具有一定的隨意性，而且電子檔案的開放性相對(duì)于傳統(tǒng)的文書檔案更加高，電子檔案的獲取也很容易，導(dǎo)致檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。

　　另外，電子檔案的儲(chǔ)存和顯示都需要一定的格式和軟件，但是不同的企業(yè)和單位使用的版本都會(huì)存在一定的差異，而互不兼容的電子計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的電子檔案，使得同一個(gè)電子檔案無法在不同的使用終端無法共享，失去可讀性。

　　三、企業(yè)電子檔案管理的有效措施

　　（一） 制定標(biāo)準(zhǔn)，完善企業(yè)檔案信息化規(guī)范體系

　　在以及實(shí)行辦公電子化的企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視企業(yè)檔案電子化管理的重要性，并督促建立有關(guān)制度。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。在檔案信息化建設(shè)中，必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案部門有關(guān)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔管理等技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化的企業(yè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)范等。將檔案電子化管理滲透到公司的每個(gè)角落。4

　　（二） .提高企業(yè)檔案工作者的信息素質(zhì)

　　要改掉傳統(tǒng)對(duì)于檔案管理人員的看法，在信息時(shí)代，為了適應(yīng)電子化的管理，檔案工作者必須要有較高的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。除了普通的管理人員，還要有一批負(fù)責(zé)企業(yè)電子檔案的開發(fā)利用的精通信息管理應(yīng)用技術(shù)的專業(yè)人才。

　　（三） 用先進(jìn)的的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件來輔助檔案管理電子化發(fā)展

　　檔案電子化管理需要人才也需要必要的先進(jìn)設(shè)備。企業(yè)要在設(shè)備方面加大投入，除了一些必須的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件等之外，還需要進(jìn)一步建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫，實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，整合內(nèi)部OA和ERP系統(tǒng)資源，為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開發(fā)企業(yè)的檔案，創(chuàng)造有利的硬件條件。

　　（四） 建立安全，共享性強(qiáng)的檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫

　　在符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下，選擇使用范圍最廣的統(tǒng)一檔案電子化的格式和軟件。將之前的文書式的檔案通過電子輸入、掃描、照相等手段，全部轉(zhuǎn)換成電子檔案，建立一個(gè)完整的的檔案數(shù)據(jù)庫。在建立檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，還要保證數(shù)據(jù)庫的安全，這就要求在檔案數(shù)據(jù)庫之外設(shè)置安全防護(hù)墻，防止偷竊信息和客的攻擊，對(duì)于可以接觸到數(shù)據(jù)庫的人員要進(jìn)行嚴(yán)格的審查。

　　四、 結(jié)論

　　總之，企業(yè)要想真正實(shí)現(xiàn)電子化辦公，檔案管理電子化是其中的一個(gè)非常重要的部分。而要想實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子檔案管理制度，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案人員的個(gè)人專業(yè)素質(zhì)，要適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，積極采取措施抓好自身知識(shí)更新，企業(yè)要從上到下重視檔案管理這一工作，加大投入建立安全，完整地檔案電子數(shù)據(jù)庫，做好企業(yè)的電子檔案管理工作。

　　參考文獻(xiàn)：

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