高校學籍檔案管理問題的思考論文

　　摘要：高校的學籍檔案是學生檔案的重要一部分，對大學生具有重要意義，其中，記錄了學生在高校生活經歷。然而，當前，我國的學籍檔案管理存在很多問題，應當采取有效的措施加以解決。主要對高校學籍檔案管理問題進行思考，并且提出合理的措施加以改進以及完善。

　　引言

　　學籍檔案是學生入學到離開學校的具有參考價值的重要資料，學籍檔案包括學生的健康記錄表、畢業(yè)登記表、體育合格表等，并且記載了學生在高校的學科方面表現(xiàn)以及實踐活動表現(xiàn)等，是學校對學生實行管理的重要手段。不僅如此，學籍檔案也是畢業(yè)生向用人單位推薦自己的重要資料。因此，應當加強對學籍檔案管理，針對當前學校學籍檔案管理中存在的問題，應當采取必要的措施加以解決。

　　1學籍檔案管理中存在的問題

　　目前，我國的大學的學籍檔案管理存在比較多的問題，首先，檔案管理缺乏規(guī)范性，以及系統(tǒng)性的管理。目前，我國高校的學籍檔案管理工作沒有切實可行的規(guī)章制度，從而導致相關人員在工作中不夠用心以及管理缺乏嚴謹性。其次，檔案的內容貧乏空洞。難以全面以及真實反映出學生的綜合素質。學籍檔案是學生的重要資料，應當將學生的情況全面以及真實反映出來，然而，當前學籍檔案基本上千篇一律，沒有真實反映出學生的特點。再次，檔案缺乏完整性，當前的學籍檔案缺乏完整性，填寫學生檔案的時候，用圓珠筆或者鉛筆填寫，從而導致字跡模糊，難以辨識。不僅如此，在填寫過程中敷衍了事，很多重要事件沒有填寫。最后，缺乏后續(xù)管理工作，并且妥善保管以及開發(fā)。比如，由于保管力度不夠，導致學生的檔案丟失等問題。此外，檔案管理部門對學籍檔案缺乏深刻認識，往往只是收集以及整理檔案，并沒有深入了解檔案管理的意義，沒有促使學籍檔案在教學管理以及學生就業(yè)上發(fā)揮重要作用。

　　2學籍檔案管理水平不高的原因

　　2．1領導缺乏重視領導對學籍檔案管理具有重要意義，由于領導缺乏重視，導致管理缺乏規(guī)范性。目前，我國的學校缺少專門學籍檔案管理的部門以及專項固定經費，此外，學校領導對學籍檔案缺乏必要重視，從而導致學籍檔案管理工作困難重重。檔案的作用本身具有隱性、潛在性以及滯后性的特點，這也是領導對學籍檔案管理缺乏高度重視的原因。換句話說，學籍檔案管理的效益是長期以及潛在的，從而導致領導對此缺乏重視，進而導致當前的學籍管理水平較低。

　　2．2管理人員素質低以及管理模式落后當前，學籍檔案管理的人員素質偏低。管理人員呈現(xiàn)老齡化的特點，其中，管理人員的專業(yè)水平低是當前檔案管理水平不高的重要的原因。此外，學籍檔案管理信息量大、管理任務重，難以構建全面完整的學籍檔案。此外，工作人員缺乏工作積極性，嚴重阻礙了當前的學籍檔案管理向前發(fā)展。此外，管理模式以及觀念等比較落后，隨著當前的學生認識以及高校擴張，傳統(tǒng)管理模式無法跟上時代發(fā)展步伐。

　　3學籍檔案管理的主要特點以及作用

　　3．1學籍檔案管理特點第一，學籍檔案管理具有區(qū)別性，由于學籍檔案管理屬于人事管理重要組成部分，學校對在校期間的學生進行統(tǒng)一管理以及考核，并且將考核信息等制作成為具有參考價值以及保存意義的文件，這是和傳統(tǒng)人事檔案的區(qū)別之處。第二，周期性，學籍檔案需要在大學保存4年之久，并且對學生的在校表現(xiàn)等加以記錄，比如，每一年的體育成績、各科考試成績等。第三，廣泛性，學籍檔案不但包含學生的各科成績，而且反映出學生在校期間的重要表現(xiàn)以及學習態(tài)度，是對學生的全面介紹，因此，具有廣泛性的特點。第四，分散性，一方面是信息來源比較分散，學籍的檔案材料分散于學校不同的部門。比如畢業(yè)材料在教務處，黨組織材料在黨委組織部門，錄取名冊以及獎懲材料在學生處等；另一方面是時間比較分散。學籍材料形成需要大量時間，從新生入學到學生畢業(yè)需要幾年時間進行管理，材料也十分分散，如果不仔細管理很容易丟失。第五，保密性，由于學籍檔案的內容包括學生姓名、生日、地址、社會關系、照片等，這些內容都屬于學生們的個人隱私，應當進行妥善的保管，并且防止泄密，從而避免被不法分子所利用。相關檔案管理人員應當強化保密意識以及改善保密方式，確保學籍檔案的安全性。

　　3．2學籍檔案管理的作用學籍檔案管理的作用主要包括以下幾點：首先，學籍檔案和學生有著十分密切的關系，通過學籍檔案，可以對學生進行引導以及激勵，從而對學生實現(xiàn)思想政治教育。其次，學籍是學生進入社會的重要文件，學生在校期間的表現(xiàn)都記錄在學籍檔案之中，通過學籍檔案，方面對學生進行管理，從而保障學校的學習風氣。第三，為學生就業(yè)服務，通常來講，用人單位衡量學生素質以及能力的標準之一是學籍檔案，因此，優(yōu)質以及完整的學籍檔案方便用人單位盡可能了解畢業(yè)生的個性以及特長。此外，學籍檔案管理可以作為學校評價自身辦學水平的重要參考資料。通常來講，培養(yǎng)優(yōu)秀的高素質人才并且促使學生快速畢業(yè)，是評價一個學校辦學水準高低的重要指標。學籍檔案，可以真實反映出學校的生源、專業(yè)冷熱程度、畢業(yè)方向以及畢業(yè)生特點等。通過學籍管理，可以反映學校教學水平以及教學質量。對學籍檔案進行管控，可以優(yōu)化學校的課程以及專業(yè)設置，從而促使人才得到有效培養(yǎng)以及整合學校的教育資源。

　　4強化當前高校學籍管理的措施

　　4．1領導高度重視學籍檔案工作是高校管理工作重要部分，并且直接反映高校的管理水平，因此，應當對學籍檔案管理引起高度重視。檔案管理工作具有保密性以及政策性的特點，因此，檔案管理人員需要學習相關政策以及認識到檔案在教學中的作用，從而增強學籍檔案管理意識。首先，應當對檔案管理人員進行專業(yè)技能培訓工作，促使其深入了解檔案管理的意識，從而在思想層面上認識檔案管理的重要性。學校領導應當強化隊伍建設，優(yōu)化工作人員隊伍。其次，應當加大對資金的投入力度，學籍檔案不僅任務量大而且時間延續(xù)較長，這就要求場地大以及設備完善，學校方面應當加大資金投入力度，從而保障檔案工作順利完成。最后，優(yōu)化管理團隊，應當構建檔案管理的相關不能，并且部門明確職責，保障學籍檔案工作順利開展。此外，學校的領導應當改變工作方式，并且把學籍管理工作作為重點任務。在開學的時候，由校領導出面，宣傳學籍檔案的重要性。不僅如此，學校應當開發(fā)檔案的信息資源價值，整理學籍檔案的潛在性信息，實施對人才的個性化培養(yǎng)。

　　4．2規(guī)范檔案管理制度學籍檔案管理工作需要科學、完整以及規(guī)范的制度加以保障。其中，學籍管理應當制定技術標準、基礎標準以及程序標準等，從而保障相關管理人員在收集、歸檔整理。管理傳遞以及核對檢查過程中建立相應的制度，并且明確各個員工的具體職責，促使學籍檔案的管理工作更為科學以及規(guī)范。各個部門之間明確自身責任以及義務，并且相互合作，改變檔案管理各自為政局面。此外，做好學籍保存工作，對于學生的學籍信息，不應當隨意進行更改。

　　4．3加強人員培訓以及隊伍建設學籍管理工作由于具有比較強的服務性、政策性等，隨著管理工作的不斷完善，應當強化對相關檔案管理人員培訓。首先，在思想上，應當要求檔案管理人員的作風正派，對于不正當要求應當予以回避以及對違法亂紀現(xiàn)象應當進行嚴肅的批評。其次，在業(yè)務上，由于學籍管理具有比較強的業(yè)務性，因此，相關工作人員應當熟悉工作流程，完善自身的業(yè)務水平，促使管理工作走向成熟化、高效化以及規(guī)范化。最后，在服務上，應當提升學籍管理的服務性。做到不擺架子以及服務熱情，對學生的要求應當做到盡量滿足。此外，在法律上，應當嚴格保密學籍檔案信息，由于檔案關系到學生隱私，相關管理人員不能私自泄漏學籍檔案信息以及保障學籍檔案的真實性以及可靠性。

　　4．4建立學籍檔案網絡系統(tǒng)隨著計算機的不斷發(fā)展，應用先進的信息技術，建立規(guī)范以及完善的網絡系統(tǒng)，對于提高學籍檔案管理效率以及質量具有重要的意義，構建網絡學籍管理系統(tǒng)，主要包括基本信息模塊、成績模塊、信息管理模塊等內容。此外，可以通過教育部以及招生部門的系統(tǒng)導入相關資料，簡化工程流程以及節(jié)約人力成本，并且提升工作的效率。此外，學籍管理系統(tǒng)可以在網絡上實現(xiàn)共享，從而方便學校以及學生查詢相關學籍資料。

　　5結語

　　高校的學籍管理具有十分重要的作用，相關人員應當對學籍管理引起高度重視并且進行深入研究。針對當前學籍檔案管理水平不高的問題，應當積極尋找問題出現(xiàn)的原因，比如，缺乏領導高度重視以及管理人員素質不高等，應當采取有效的措施加以完善，高度重視學籍管理、規(guī)范檔案管理制度、加強人員培訓以及隊伍建設、建立學籍檔案網絡系統(tǒng)等。

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