淺析電力工程檔案管理對策論文

　　一、檔案管理概念

　　檔案是反映黨和國家及各級地方組織，以及企事業(yè)單位的真實面貌的工具，它同時也是科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等活動歷史面貌的原始記錄，檔案管理工作是一項集專業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性與服務(wù)性的工作，需要按照一定原則科學(xué)地進(jìn)行管理，為科研、生產(chǎn)、基建等服務(wù)。檔案管理工作的內(nèi)容大概包括：檔案的管理體制、檔案事業(yè)的規(guī)章制度、檔案的立法和規(guī)章制度、建立檔案的系統(tǒng)工程、建立檔案標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范、建立并實行檔案業(yè)務(wù)職稱制度等等。具體的內(nèi)容包括檔案的收集整理、分類編目、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，歸檔前科技文件材料形成、積累的指導(dǎo)工作，歸檔后對檔案的更改、補(bǔ)充以及監(jiān)督檢查等。以下是關(guān)于科學(xué)有效地做好電力工程檔案管理的相關(guān)策略。電力工程檔案管理是一項為企業(yè)生產(chǎn)與決策及時且準(zhǔn)確的提供服務(wù)的工作。在管理工作中基本原則是集中統(tǒng)一的進(jìn)行管理，且保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，讓其能有效地得到利用。

　　二、電力工程檔案管理現(xiàn)狀分析

　　在國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展的背景下，我國大量投入建設(shè)電力工程基礎(chǔ)設(shè)施，電力工程建設(shè)項目不斷增加，與之相關(guān)的重要資料越來越需要加強(qiáng)管理，一些重要的資料需要存檔管理，這需要進(jìn)一步的完善電力工程建設(shè)檔案管理工作。電力工程建設(shè)中的資料和數(shù)據(jù)較多，檔案管理工作有著舉重若輕的意義。新形勢下電力工程所承擔(dān)的職責(zé)越來越重，能否科學(xué)管理好檔案直接關(guān)系到電力工程建設(shè)能否順利進(jìn)行。電力工程檔案主要是記錄各類電力工程項目的實施過程、工程結(jié)果、存在的問題及改進(jìn)意見。它反映了電力工程的各環(huán)節(jié)內(nèi)容，電力工程項目的質(zhì)量及效果都可以在其中進(jìn)行查詢，目的是為了管理電力工程質(zhì)量、持續(xù)的改進(jìn)和擴(kuò)大電力工程成果應(yīng)用。由此可見這一工作的重要意義。

　　三、為了做好電力工程檔案的信息化管理工作，應(yīng)從以下三方面來著手

　�。ㄒ唬�對檔案管理的流程進(jìn)行規(guī)范。傳統(tǒng)的電力工程檔案的不規(guī)范已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的管理要求，也不能應(yīng)用于信息化形勢下電子檔案的查詢，所以要根據(jù)企業(yè)文化及特點，在傳統(tǒng)的檔案歸檔基礎(chǔ)上引入現(xiàn)代檔案管理的理念與方式，以滿足企業(yè)需要。在企業(yè)內(nèi)部建立標(biāo)準(zhǔn)化流程及歸檔時間限制來規(guī)范化管理電力工程資料的歸檔。在真實有效的信息記錄方面可以兼具紙質(zhì)與電子檔案兩種方式。

　　（二）科學(xué)合理的劃分檔案類別。對電力工程設(shè)計、施工、驗收過程進(jìn)行合理科學(xué)的分類，按照“分門別類”進(jìn)行存儲及管理，便于保存、統(tǒng)計及查詢。將電力工程各類檔案進(jìn)行登記、編目、分類整理、保管，以此便于查找、統(tǒng)計和分析。

　　（三）建立標(biāo)準(zhǔn)一致的檔案。電力工程檔案的規(guī)范統(tǒng)一對歸檔、查詢及應(yīng)用很重要，建立標(biāo)準(zhǔn)一致的系統(tǒng)化檔案模板及裝訂順序?qū)α私怆娏�工程進(jìn)度、電力工程效果及電力工程評估、改進(jìn)意見都具有直觀性及針對性。電力工程檔案應(yīng)根據(jù)電力工程類別分類制定各類標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的檔案。

　　四、建立信息化電力工程檔案管理體系

　　（一）全員參與。充分梳理電力工程項目建設(shè)業(yè)務(wù)，明確電力工程檔案管理體系的結(jié)構(gòu)，科學(xué)的界定檔案管理的職責(zé)。檔案管理的職責(zé)除了要分配給專業(yè)的文件檔案管理部門人員，還應(yīng)適當(dāng)?shù)姆峙涞较鄳?yīng)的部門和層級，包括高管、項目經(jīng)理、信息管理相關(guān)工作人員、系統(tǒng)管理人員和日常工作中需要創(chuàng)建和控制文件的其他人員，讓全員參與到檔案的管理中來。領(lǐng)導(dǎo)是重要支撐，應(yīng)保證檔案管理體系與電力工程項目建設(shè)的戰(zhàn)略方向一致。單位還可以采取輔助措施來保障檔案管理工作的順利開展，如將檔案管理的要求明確寫進(jìn)合同條款。

　�。ǘ�）全程管控。保證電力工程檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，必須全過程的進(jìn)行質(zhì)量管理，事前進(jìn)行計劃，事中進(jìn)行控制，事后進(jìn)行檢查的方式進(jìn)行管理。在項目的規(guī)劃中分局檔案管理的要求及實際情況，制定與項目相適應(yīng)的規(guī)劃，在進(jìn)度計劃和質(zhì)量要求中可細(xì)化到每項業(yè)務(wù)過程中需形成的文件和其中的信息；在工程建設(shè)中，要做好關(guān)于施工的檔案管理，定期總結(jié)匯報檔案管理工作，指導(dǎo)和檢查關(guān)鍵點；在竣工驗收的過程中，對工程檔案資料進(jìn)行全面檢查并提出整改意見。

　　（三）建立系統(tǒng)。電力工程檔案的信息化管理需要建立管理系統(tǒng)。對文件從形成、流轉(zhuǎn)、歸檔、鑒定、保存或銷毀的全過程的信息管理，實現(xiàn)電力工程檔案的自動化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理。信息管理體系的研發(fā)要以國內(nèi)外文件檔案管理最新的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)為參考，讓信息管理系統(tǒng)最大化提高檔案管理的效率，讓管理系統(tǒng)在文件檔案的計劃、形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等階段實現(xiàn)自動化管理。

　　五、總結(jié)

　　綜上，電力工程檔案工作要順應(yīng)時代的發(fā)展，加快網(wǎng)絡(luò)化和信息化的建設(shè)來適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在電力工程檔案信息化建設(shè)中應(yīng)用現(xiàn)代化科技方式來逐步構(gòu)建完善的檔案信息平臺，提高工作效率和水平，提升服務(wù)質(zhì)量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺階，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)、社會效益。

　　【參考文獻(xiàn)】

　　[1]陶琨.電力工程建設(shè)檔案管理新探[J].中國電力教育,2013(33):179-180.

　　[2]段如鑫.淺析電力工程檔案信息化管理[J].檔案時空,2016(8):38-39.

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