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基于項(xiàng)目管理理論的考試組織研究
【摘要】為了促進(jìn)教務(wù)工作的有序進(jìn)行，可以在學(xué)員考試中引入項(xiàng)目管理模式，文章通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理在考試計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中的原理分析，闡述了項(xiàng)目管理的關(guān)鍵鏈，最后明確了項(xiàng)目管理知識(shí)在學(xué)生活動(dòng)中的實(shí)現(xiàn)主要由啟動(dòng)階段、計(jì)劃階段、實(shí)施階段、控制階段和收尾階段五部分組成，其關(guān)鍵鏈在項(xiàng)目實(shí)施和項(xiàng)目控制兩個(gè)階段。
【關(guān)鍵詞】項(xiàng)目管理，項(xiàng)目，組織考試
項(xiàng)目管理是專業(yè)的管理知識(shí)體系，側(cè)重于縱向管理，宗旨是把事情辦得既有章法又有效率。項(xiàng)目管理可以滿足甚至超越項(xiàng)目參與者及其他利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目的需要和期望。它幫助我們更好的解決項(xiàng)目中所遇到的問(wèn)題，優(yōu)化所需要的資源以及人員的配置，并且針對(duì)項(xiàng)目本身的特點(diǎn)，尋求項(xiàng)目在范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量、有不同需求和期望的項(xiàng)目涉及人員以及需求和期望之間的相對(duì)平衡。不管是在中小學(xué)還是在各大院校，安排考試都是很重要的工作。將項(xiàng)目管理理論應(yīng)用到考試組織，具有重要意義。
一、基于項(xiàng)目管理理論的考試組織原理分析
(一)在考試組織中引入項(xiàng)目管理理論的可行性
安排學(xué)員考試是指一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織學(xué)員參與的教學(xué)活動(dòng)，也是為了完成某一特定的任務(wù)而組織學(xué)員參加的一次性工作。結(jié)合項(xiàng)目的要素，我總結(jié)了學(xué)員考試安排對(duì)比項(xiàng)目管理有以下幾個(gè)特點(diǎn)。第一，一次性特點(diǎn)。任何一場(chǎng)考試的安排都有明確的開始和結(jié)尾�？荚嚨拈_始和結(jié)束的時(shí)間一般情況下是事先確定的。第二，產(chǎn)品或服務(wù)事先不可見的特點(diǎn)。在項(xiàng)目前期只能粗略地進(jìn)行項(xiàng)目定義，隨著項(xiàng)目的進(jìn)行才能逐漸完善和精確。任何一場(chǎng)考試的組織過(guò)程也都體現(xiàn)為一個(gè)向目標(biāo)推進(jìn)的逐步完善的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是該項(xiàng)目可交付成果的逐步完善，體現(xiàn)了項(xiàng)目管理的漸進(jìn)性。第三，不確定性特點(diǎn)。人的認(rèn)識(shí)具有局限性，在探索過(guò)程中難免遇到困難，其中的不確定性困難會(huì)給項(xiàng)目帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。這種風(fēng)險(xiǎn)放在學(xué)校工作中，可以指班級(jí)或教師中存在的不確定因素，比如學(xué)�；顒�(dòng)沖突，大部分學(xué)員因不可抗拒的外力原因而不能參加考試等等。
(二)基于項(xiàng)目管理理論的考試組織理論框架
企業(yè)發(fā)展中的項(xiàng)目管理首先必須確定項(xiàng)目的總體目標(biāo)，在到達(dá)這個(gè)目標(biāo)的過(guò)程中，在每一個(gè)階段中的工作中，可以分解出無(wú)數(shù)個(gè)分目標(biāo)或短期目標(biāo)，即把總體目標(biāo)分成為不同的工作包，接著以可實(shí)現(xiàn)的原則對(duì)各個(gè)工作包進(jìn)行層次化分解，最后把這些的工作包交給不同的分管人員去執(zhí)行。同樣，學(xué)員考試安排中應(yīng)用項(xiàng)目管理，就是運(yùn)用項(xiàng)目管理的理論和方法，結(jié)合學(xué)校和班級(jí)的實(shí)際，有針對(duì)性地調(diào)整各學(xué)校之間、年級(jí)之間、班級(jí)以及學(xué)科之間的組織結(jié)構(gòu)，優(yōu)化資源配置，加強(qiáng)整合管理，有效實(shí)施和控制考試的范圍、時(shí)間、成本和質(zhì)量要求，提高考試的影響力。
按照項(xiàng)目管理的基本過(guò)程，我們可以把組織學(xué)員考試的項(xiàng)目管理劃分為啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、控制和收尾等五個(gè)階段，并立足這種劃分辦法來(lái)研究其基本規(guī)則，探索考試中所要運(yùn)用的項(xiàng)目管理的基本理論�；纠碚擉w系由以下三個(gè)方面理論構(gòu)成：一是組織考試的項(xiàng)目策劃理論，包括項(xiàng)目創(chuàng)意策劃理論和項(xiàng)目范圍理論、項(xiàng)目時(shí)間理論和項(xiàng)目成本理論;二是組織考試的項(xiàng)目實(shí)施理論，包括人力資源管理理論、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理理論和項(xiàng)目控制(范圍、進(jìn)度、成本和質(zhì)量)理論;三是考試項(xiàng)目的收尾(評(píng)價(jià))理論。
(三)基于項(xiàng)目管理理論的考試組織關(guān)鍵鏈分析
關(guān)鍵鏈?zhǔn)且环N全新的、革命性的思維方式，可以有效地縮短工期，提高項(xiàng)目滿足進(jìn)度與預(yù)算約束的能力。關(guān)鍵鏈管理理論，即在管理中著眼于項(xiàng)目的關(guān)鍵鏈，加強(qiáng)對(duì)其的管理，便于抓住重點(diǎn)以提高項(xiàng)目管理的質(zhì)量。項(xiàng)目管理目標(biāo)可簡(jiǎn)化為：在資源約束下，用最短時(shí)間完成項(xiàng)目。此種簡(jiǎn)化決定了項(xiàng)目進(jìn)程中的瓶頸就是該項(xiàng)目的各條路徑中，時(shí)間最短的那條路徑，即關(guān)鍵路徑。基于以上分析，我們可以將項(xiàng)目實(shí)施和控制設(shè)定為組織學(xué)員考試的項(xiàng)目管理的關(guān)鍵鏈。原因有以下三個(gè)方面，由圖1中五個(gè)步驟(啟動(dòng)、計(jì)劃、實(shí)施、控制和收尾)來(lái)配合說(shuō)明。
其一，啟動(dòng)和收尾在組織一場(chǎng)考試中的作用不顯著。啟動(dòng)主要承擔(dān)項(xiàng)目的立項(xiàng)過(guò)程(開始階段)，對(duì)一次考試怎樣開展進(jìn)行策劃，然后決定是否啟動(dòng);收尾主要承擔(dān)結(jié)項(xiàng)過(guò)程(結(jié)束階段)。
其二，保證考試項(xiàng)目可行的關(guān)鍵因素是實(shí)施和控制。任何一次考試的成功開展都必須在實(shí)際操作過(guò)程中進(jìn)行控制。計(jì)劃作為實(shí)施的參照;控制過(guò)程獲取實(shí)施的實(shí)際狀態(tài)，對(duì)比計(jì)劃階段來(lái)判斷是否存在偏差;當(dāng)存在偏差時(shí)，或者糾正實(shí)施過(guò)程，或者變更計(jì)劃。
其三，實(shí)施和控制能明確地體現(xiàn)整個(gè)考試項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑。只有在實(shí)施過(guò)程中進(jìn)行糾偏、變更才能找到時(shí)間最短的活動(dòng)路徑。
二、基于項(xiàng)目管理理論的考試各個(gè)階段的組織
(一)項(xiàng)目啟動(dòng)階段(Project startup)：項(xiàng)目的啟動(dòng)階段是指批準(zhǔn)一個(gè)項(xiàng)目，并有意向下進(jìn)行的過(guò)程，包括項(xiàng)目的構(gòu)思與選定、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目資金籌集等幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在活動(dòng)開始籌備之前提交項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告，各校統(tǒng)考需要教育委員會(huì)擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，學(xué)校內(nèi)部考試由教務(wù)處擔(dān)任項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目申請(qǐng)的內(nèi)容應(yīng)該包括：考試名稱(如期中考試，期末統(tǒng)考);主、承辦單位及主要負(fù)責(zé)人;考試的出發(fā)點(diǎn);可能遇到的問(wèn)題、難點(diǎn)及相應(yīng)對(duì)策;考試日程安排;考試課程計(jì)劃，可以包括對(duì)參加考試的學(xué)校和學(xué)員有無(wú)獎(jiǎng)懲手段;主考與協(xié)辦單位之間、各負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系;考試費(fèi)用的預(yù)算等。
學(xué)校的考試一般分三種情況：一是常規(guī)考試，也就是任課教師隨堂測(cè)試;二是上級(jí)布置的考試，學(xué)校每學(xué)期都必須開展的期中和期末考試;三是新開展的考試，如學(xué)校同年級(jí)不同班級(jí)的競(jìng)賽，或?qū)W校與學(xué)校之間的競(jìng)賽。前兩類考試類型占絕大多數(shù)，是可以直接啟動(dòng)的。但對(duì)于第三類考試，其構(gòu)思和可行性必須均得到論證，由主辦方?jīng)Q定啟動(dòng)，承辦方只需考慮是否有能力實(shí)施，若答案是肯定的，就進(jìn)行下一步項(xiàng)目的計(jì)劃階段。
(二)項(xiàng)目計(jì)劃階段(Project Planning)：項(xiàng)目計(jì)劃是為完成項(xiàng)目全部工作而科學(xué)預(yù)測(cè)，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施工作進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)作出周密的安排，并確定未來(lái)行動(dòng)的方案。一份學(xué)員考試的項(xiàng)目計(jì)劃，通常也稱為策劃。一般要解決以下問(wèn)題：項(xiàng)目做什么(what)，這次項(xiàng)目應(yīng)完成的工作有哪些;如何做(how)，這些工作如何去完成;誰(shuí)去做(who)，確定承擔(dān)工作分解結(jié)構(gòu)中各項(xiàng)工作的具體人員;何時(shí)做(when)，確定各項(xiàng)工作大致需要的時(shí)間，以及何時(shí)開始，確定每項(xiàng)工作需要哪些資源等;何地做(where)，確定各項(xiàng)工作在什么地方進(jìn)行;花費(fèi)多少(howmuch)，確定每項(xiàng)工作需要多少經(jīng)費(fèi)及項(xiàng)目的總花費(fèi)。
(三)項(xiàng)目實(shí)施階段(Project Production)：項(xiàng)目實(shí)施是按照計(jì)劃開展項(xiàng)目活動(dòng)，是通過(guò)實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃，協(xié)調(diào)管理所有項(xiàng)目資源，完成整個(gè)項(xiàng)目任務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的過(guò)程。項(xiàng)目的各項(xiàng)任務(wù)在這一過(guò)程中完成，大量的資源和主要預(yù)算在這一過(guò)程中被消耗和使用，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)成員在這一過(guò)程中花費(fèi)的時(shí)間也最多。項(xiàng)目的實(shí)施準(zhǔn)備是在參加考試的學(xué)校在全校范圍內(nèi)進(jìn)行通知，對(duì)教師和學(xué)生進(jìn)行動(dòng)員，營(yíng)造有利于實(shí)施考試項(xiàng)目計(jì)劃的氣氛和環(huán)境。召開考前教育是有必要的，目的是向全體考試學(xué)員宣布考試項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，以及考試紀(jì)律和注意事項(xiàng);解釋考試的項(xiàng)目實(shí)施程序，實(shí)施中成員之間如何進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào);明確向首先動(dòng)工的項(xiàng)目成員解釋有關(guān)工作事項(xiàng)。
考前教育一般放在第一場(chǎng)考試活動(dòng)前，一旦確定準(zhǔn)備工作已經(jīng)就緒，就可以舉行。要做到：邀請(qǐng)主辦方和承辦方的領(lǐng)導(dǎo)參加;組織學(xué)生參加;向領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生介紹考試項(xiàng)目的目的、意義、使命和目標(biāo)，確保大家明白考試進(jìn)程;項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)宣傳本項(xiàng)目的好處和前景，要讓大家看到經(jīng)過(guò)努力，項(xiàng)目計(jì)劃已經(jīng)制定出來(lái)，現(xiàn)在只要將其付諸實(shí)踐，項(xiàng)目就會(huì)變成現(xiàn)實(shí)，激發(fā)大家的熱情和調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員的積極性。在項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，我們按照計(jì)劃，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)程進(jìn)行了統(tǒng)一的管理。同時(shí)每一階段要召開班委會(huì)，有助于及時(shí)解決項(xiàng)目中遇到的問(wèn)題，也讓我們能夠更好的了解項(xiàng)目的進(jìn)展程度。
(四)項(xiàng)目控制階段(Project contr01)：項(xiàng)目控制是指在項(xiàng)目按計(jì)劃朝著最終目標(biāo)挺進(jìn)的過(guò)程中，由于前期工作的不確定性和實(shí)施過(guò)程中多種因素的干擾，項(xiàng)目的實(shí)施可能會(huì)偏離預(yù)期軌道。項(xiàng)目管理者要找出問(wèn)題，分析原因，研究對(duì)策，然后糾正偏差。變更控制在管理過(guò)程中能實(shí)行有效的項(xiàng)目控制，是對(duì)實(shí)施情況與計(jì)劃間存在的差異預(yù)先采取防范措施。在企業(yè)項(xiàng)目管理過(guò)程中，通常有如下幾個(gè)方面的變更：全程變化變更、范圍變化變更、進(jìn)度變更、成本變更、質(zhì)量變更和風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策實(shí)施變更等，所以對(duì)以上的變更可能發(fā)生的問(wèn)題都應(yīng)實(shí)施控制。結(jié)合學(xué)生考試這一特殊的項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，我認(rèn)為也有以上幾個(gè)方面的變更，但在控制上各有側(cè)重。也既是說(shuō)，有些變更可以不用改變計(jì)劃，直接在過(guò)程實(shí)施中進(jìn)行糾正;有些變更則必須改變計(jì)劃，如“外部請(qǐng)求變更”必須改變計(jì)劃。大致包括：全程變化變更、范圍變化變更等。這類變更影響到整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，必須變更計(jì)劃。
(五)項(xiàng)目收尾階段(Project ending)：驗(yàn)收總結(jié)項(xiàng)目收尾是項(xiàng)目全過(guò)程的最后階段，即所有活動(dòng)均已完成而做的收尾工作。這種工作往往不被重視，有時(shí)候因?yàn)橄乱浑A段新的教學(xué)安排任務(wù)繁重，項(xiàng)目組就把此項(xiàng)工作給忽略了。實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)試卷不能按質(zhì)按量完成閱卷，或者該有的獎(jiǎng)懲一直沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。這就說(shuō)明項(xiàng)目的收尾工作沒(méi)有很好的完成。
學(xué)生考試項(xiàng)目管理的收尾工作是對(duì)考試進(jìn)行統(tǒng)一閱卷、統(tǒng)分，按各年級(jí)成績(jī)分班級(jí)名次，最后進(jìn)行評(píng)價(jià)，各科教師寫試卷小結(jié)，最后進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。此次項(xiàng)目管理工作是否順利完成，還要包括是否達(dá)到主辦方預(yù)定的目標(biāo);召開總結(jié)大會(huì);說(shuō)明經(jīng)費(fèi)開支情況;對(duì)獲獎(jiǎng)學(xué)生和班級(jí)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員付出的努力表示感謝;根據(jù)需要選擇慶祝方式。
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