每日工作計劃本日程本效率

　　每日工作計劃本日程本效率

　　法則一：制定時間管理計劃

　�、儆媱澝吭�、每周、每日的行程表，在計劃上所花的每件事將在實(shí)際操作中節(jié)省至少3個小時，而且效果會更好。

　�、谠O(shè)定每項活動的完成期限或跟進(jìn)日期。

　�、壑贫☉�(yīng)急措施，幫助應(yīng)付意外情況。

　　法則二：養(yǎng)成快速的節(jié)奏感：不僅提高效率，節(jié)約時間，也能給人以良好的作風(fēng)印象。

　　法則三：學(xué)會授權(quán)

　　法則四：高效的會議技巧

　　法則五：養(yǎng)成整潔、有條理的習(xí)慣

　　①據(jù)統(tǒng)計，一般公司職員每年要把6周時間浪費(fèi)在尋找亂堆亂放的東西上面。

　　②保持桌面整潔，桌面上只放當(dāng)天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用時才拿出來。

　�、劢�立良好的文書檔案系統(tǒng)，方便存檔及查閱。

　　法則六：專心致志，有始有終

　　①不要讓突然而來的想法、主意，影響手頭上的工作，應(yīng)把它記錄下來，在方便的時候再考慮。

　�、诒M量完成一項工作才開始另一項，切忌有頭無尾。

　　需時較長的重要項目，應(yīng)安排大塊完整的時間，避免時斷時續(xù)的工作方式。一是停頓下來費(fèi)時，二是重新工作時，還需要花時間來調(diào)整情緒、思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接下去干。

　　法則七：簡化工作流程

　�、傧�除不必要的任務(wù)或步驟。

　�、诤喜⒛承┤蝿�(wù)或步驟。

　�、弁�步進(jìn)行兩項或更多的任務(wù)或步驟。

　�、軐⑷蝿�(wù)或步驟進(jìn)一步細(xì)分。

　�、葜匦掳才殴ぷ髁鞒�，使用更有效的工作方法。

　　法則八：一次做好，次次做好

　�、偎�有文件、資料只經(jīng)手一次便處理好，可以采取以下行動之一：

　　A.歸檔 B.執(zhí)行 C.傳閱 D.廢棄

　�、谇杏涢喿x后不做處理，留待下次再閱讀、再處理的重復(fù)工作。

　�、郾ＷC工作的質(zhì)量，避免返工帶來的浪費(fèi)。

　　法則九：克服拖延、現(xiàn)在就做

　�、� "人并不是因?yàn)榕艿貌豢於�趕不上火車的，而是因?yàn)槌霭l(fā)晚了才趕不上的。"

　�、趹�(yīng)做而未做的事務(wù)不斷給人壓迫感，拖延者心頭不空，因而時常感到時間的壓力，使人心力交瘁，浪費(fèi)了寶貴的時間。

　　③克服拖延的技巧,設(shè)定完成日期,制定具體的計劃。

　�、馨才鸥�進(jìn)，設(shè)立獎勵。

　　法則十：當(dāng)日事當(dāng)日畢

　　制定每日的工作時間表，每天都將目標(biāo)、結(jié)果日清日新。

　　法則十一：善用零散時間

　　①滴水成河，用"分鐘"來計算時間的人，比用"小時"來計算的時間的人，時間多59倍。

　　②零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車、等人時，就可以學(xué)習(xí)、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等等。

　�、蹧]有利用不了的時間，只有自己不利用的時間。

　　法則十二：利用節(jié)省時間的工具

　�、� 電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)、電腦等。

　�、� 使用電話時應(yīng)開門見山，長話短說;打電話前應(yīng)先列出講話要點(diǎn)，以免遺漏。

　　③ 需要向一個以上的人傳遞信息時，應(yīng)采用電子郵件，以避免重復(fù)浪費(fèi)時間。

　　④ 提高使用日常電腦軟件的技巧。

　　法則十三：高效的閱讀法

　�、儆心康牡亻喿x。

　�、诳焖俾宰x和重點(diǎn)詳讀相結(jié)合。

　　③歸納要點(diǎn)，在書上標(biāo)記或記筆記。

　　④切忌逐字閱讀。

　　⑤簡化辦公室的傳閱資料。

　　法則十四：高質(zhì)高效的睡眠

　�、倥囵B(yǎng)隨時隨地入睡的能力。

　　②注重睡眠質(zhì)量，不要只注重時間長短。

　�、劾�用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力。

　�、苄睦碛�(xùn)練，自我暗示與身心放松。

　　法則十五：終生學(xué)習(xí)

　　通過學(xué)習(xí)提高本身的技能是提高效率的捷徑。

　�、匍L期自學(xué)，定期參加各種研討會。

　　②多方面搜集與專業(yè)有關(guān)的信息，更新自己的知識結(jié)構(gòu)

　�、垧B(yǎng)成終生學(xué)習(xí)的習(xí)慣。

　　時間管理是一種習(xí)慣，也是一種心態(tài)。舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性，即①明確的目標(biāo)，②積極的態(tài)度，③自我激勵，④良好的時間管理。做好時間管理，亦就是做對的事情，把事情做對。中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人與管理者，要把時間管理好，就是要堅持你的既定目標(biāo)，永不放棄。

　　* 如何提高你的工作效率?

　　你是不是每天都很忙，卻老是忙而無功?是不是感覺付出很多，得到的卻只是老板的責(zé)罵?是不是沒有一刻空閑，到總結(jié)時卻說不出所完成的成果?

　　如果你已身心疲憊，但是一無所獲，那么，你可能不是工作不努力，而是沒有掌握提高工作效率的正確方法，在無意中浪費(fèi)了你的生命。

　　下面的建議不是萬能的“靈丹妙藥”，但可以給你提高自己的工作效率提供一些有益的參考：

　　1、把所有工作劃分成"事務(wù)型"和"思考型"兩類，分別對待：

　　所有的工作無非兩類：“事務(wù)型”的工作不需要你動腦筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷;“思考型”的工作則必須你集中精力，一氣呵成。

　　對于“事務(wù)型”的工作，你可以按照計劃在任何情況下順序處理;而對于“思考型”的工作，你必須謹(jǐn)慎地安排時間，在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。

　　對于“思考型”的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時想，睡不著覺的時候想，在路上想，上WC的時候想。當(dāng)你的思考累計到一定時間后，再安排時間集中去做，你會發(fā)現(xiàn)，成果會如泉水一般，不用費(fèi)力，就會自動地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已!

　　2，每天定時完成日常工作：

　　你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級的交流，瀏覽你必須訪問的 BBS，打掃衛(wèi)生等等;這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對待，它們可能隨時都會跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會由于你的疏忽帶來不可估量的損失。

　　處理這些日常工作的最佳方法是定時完成：在每天預(yù)定好的時刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時候，而在其他時候，根本不要去想它!

　　除非有什么特殊原因(例如你在等待某個人發(fā)來的緊急郵件)，否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會提高，并且不會給你的其他主要工作帶來困擾。

　　3，列出工作計劃，并且用明顯的方式提示你完成的進(jìn)度：

　　記�。汗ぷ饔媱澅夭豢缮�!這種計劃并不是為了向某人匯報，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。

　　首先：在每周的開始列出本周的計劃。計劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非是外界有嚴(yán)格時間限制的任務(wù)(例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔)，否則，周計劃無須設(shè)定每項任務(wù)擬訂的進(jìn)行時間，也沒有必要詳細(xì)去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不會忘記本周要做的工作;

　　然后，每天早上列出時間表，從周計劃中選擇出當(dāng)天想做的事，并安排具體時間去完成;列出所有需要打的電話，和每個電話的內(nèi)容。這張時間表應(yīng)該隨時在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個忠實(shí)的助手，隨時告訴你下一步工作的內(nèi)容!

　　最后，必須進(jìn)行工作計劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書寫出來。這是一個天大的誤解!!其實(shí)，工作總結(jié)隨時都在進(jìn)行，方法簡單之極：用粗筆把你做完的事從周計劃和日時間表中重重地劃去!!另一種總結(jié)是在我們制定每日的時間表和每周的計劃表時完成的，方法也十分簡單：把當(dāng)日或當(dāng)周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計劃中去!

　　你一定要明白，制定計劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個有序的、有準(zhǔn)備的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進(jìn)行!同時，工作計劃還會給你帶來自信和成就感：當(dāng)一個人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓!

　　4，安排好隨時可進(jìn)行的備用任務(wù)，以不浪費(fèi)你的時間

　　我們常常會遇到這樣的情況：需要打開或下載某個網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲;離預(yù)定好的約會還有半個鐘頭的空余時間;焦急地等待某人或某物，卻不知道他(它)什么時候會到來;心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作;所有任務(wù)都已完成，而下班的時間還未到來。

　　通常，人們遇到這些情況時，會采用兩種方法去對待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳�命會在你發(fā)蒙時一刻不停地流逝;而隨便進(jìn)行一項工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時間過完時必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。

　　對待這樣的空白時間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時間去進(jìn)行(不是完成)它!這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考;隨時可以開始，隨時可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行;沒有時間的壓力，不必在某個時間非完成不可;能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問自己感興趣的網(wǎng)站，對自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工(例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計)，整理文件，將顧客名單裁成小條等等。

　　如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說!

　　5，不要猶豫和等待，立即行動;

　　這一條是對以上四條的重要補(bǔ)充：不要猶豫和等待，立即行動。沒有任何工作會因?yàn)槟慊乇芩�而自動消失，沒有任何煩惱會因?yàn)槟悴蝗ハ攵鵁熛�云散。你沒有別的選擇，只能去面對，只能去迎接任何挑戰(zhàn)。

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