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民營養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案研究管理論文
摘要：基于互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的快速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為企事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息管理的重要載體，完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理不僅為企事業(yè)管理者提供準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，而且還大大促進(jìn)了會(huì)計(jì)工作模式的創(chuàng)新，提高了我國財(cái)務(wù)工作水平。然而基于多方面因素的限制我國會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作還存在不少問題，本文以某民營養(yǎng)老院為例，分析會(huì)計(jì)電算化檔案管理與利用所存在的問題，最后提出相應(yīng)的解決對策。
關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化 檔案 財(cái)務(wù)信息
基于“互聯(lián)網(wǎng)+”及我國會(huì)計(jì)理論的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成為會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向，成為規(guī)范基礎(chǔ)會(huì)計(jì)工作的主要手段。會(huì)計(jì)電算化檔案除了包括傳統(tǒng)概念上的電子會(huì)計(jì)檔案之外，其還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的各種紙質(zhì)財(cái)務(wù)文件等。在資本市場日益完善，養(yǎng)老院間競爭日益激烈的環(huán)境下，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理與利用對提高養(yǎng)老院發(fā)展戰(zhàn)略的科學(xué)性、規(guī)范養(yǎng)老院財(cái)務(wù)信息具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理的特點(diǎn)
會(huì)計(jì)電算化檔案的產(chǎn)生是基于經(jīng)濟(jì)發(fā)展管理的需要，會(huì)計(jì)信息的記錄與保存無論對養(yǎng)老院的未來發(fā)展還是對反映養(yǎng)老院的歷史都具有重要的信息支持依據(jù)，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理存在丟失、信息記錄不完善，保存過程容易被人為篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而會(huì)計(jì)電算化依托計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的解決了上述問題。通過對遼寧省某養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的研究，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化檔案具有一下特點(diǎn)：
（一）會(huì)計(jì)電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛。相比紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案而言，會(huì)計(jì)電算化檔案涵蓋的信息比較廣泛，其不僅包括傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)信息內(nèi)容，而且還包括會(huì)計(jì)電算化過程中形成的各種會(huì)計(jì)信息文件等。例如通過會(huì)計(jì)電算化檔案可以快速的查閱到具有一定年限的會(huì)計(jì)信息，大大提高了會(huì)計(jì)信息的應(yīng)用效率，為養(yǎng)老院的發(fā)展戰(zhàn)略制定提供了科學(xué)、快捷的財(cái)務(wù)信息依據(jù)。
�。ǘ⿻�(huì)計(jì)電算化檔案需要依賴于一定的環(huán)境支持。相比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式，會(huì)計(jì)電算化檔案需要依賴于一定的環(huán)境支持：一方面需要社會(huì)環(huán)境。從社會(huì)生產(chǎn)力角度分析，只有在社會(huì)發(fā)展到互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)代，才能促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化模式的發(fā)展，如果當(dāng)前社會(huì)氛圍不支持會(huì)計(jì)電算化發(fā)展，那么無論采什么樣的措施都不能將計(jì)電算化廣泛應(yīng)用到財(cái)務(wù)管理中；另一方面會(huì)計(jì)電算化檔案需要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托。網(wǎng)絡(luò)化是會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理的必然趨勢，在財(cái)務(wù)信息化背景下，會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用必須要實(shí)現(xiàn)共享，為此需要在相應(yīng)的軟件環(huán)境和硬件配套設(shè)施中運(yùn)行。
�。ㄈ⿻�(huì)計(jì)電算化檔案對安全性、完整性的要求更高。提供準(zhǔn)確、真實(shí)的財(cái)務(wù)信息是會(huì)計(jì)檔案存在的基礎(chǔ)，雖然會(huì)計(jì)電算化大大提高了財(cái)務(wù)工作效益，但是在會(huì)計(jì)電算化條件下，存在不法分子利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)修改記錄在磁盤或者光盤上所存在的會(huì)計(jì)信息的行為，一旦磁盤信息被修改，很難辨別其“原貌”，因此需要對會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。另外因?yàn)榄h(huán)境問題容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息磁盤的損壞等，因此也需要對會(huì)計(jì)檔案磁性介質(zhì)進(jìn)行管理。
二、某養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化管理與應(yīng)用所存在的問題
該養(yǎng)老院位于沈陽和平區(qū)，屬于私營養(yǎng)老機(jī)構(gòu)，該養(yǎng)老院有200多名入住老人，截止到目前為止，養(yǎng)老院的財(cái)務(wù)管理基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化工作模式，尤其是在國家提出“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略之后，養(yǎng)老院加強(qiáng)了對會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用力度，無論是在會(huì)計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)，還是在硬件設(shè)備投入上都有了很大的提升，但是我們也清晰的認(rèn)識到該養(yǎng)老院在會(huì)計(jì)電算化檔案管理與應(yīng)用所存在的問題：
�。ㄒ唬B(yǎng)老院管理者對會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏客觀認(rèn)識
為了真實(shí)的反饋該養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的現(xiàn)狀，筆者對養(yǎng)老院員工關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案的認(rèn)知進(jìn)行問卷調(diào)查，通過對問卷調(diào)查結(jié)果統(tǒng)計(jì)，存在以下問題：一是養(yǎng)老院管理者對會(huì)計(jì)電算化檔案的認(rèn)識存在偏差。在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，尤其是在東北重工業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整的關(guān)鍵時(shí)期，養(yǎng)老院管理者將工作重點(diǎn)放在養(yǎng)老院戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型上，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化檔案屬于對養(yǎng)老院過去財(cái)務(wù)信息的記錄，其作用就是為外部審計(jì)以及相關(guān)部門的行政檢查提供相關(guān)信息的，而不會(huì)為養(yǎng)老院的經(jīng)濟(jì)效益帶來任何的好處，為此養(yǎng)老院沒有建立系統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化檔案管理體系；二是過分強(qiáng)調(diào)電算化會(huì)計(jì)檔案的保密性，忽視了電算化會(huì)計(jì)檔案功能的發(fā)揮。實(shí)施會(huì)計(jì)電算化之后要求養(yǎng)老院加強(qiáng)對會(huì)計(jì)信息的安全管理，避免被非法用戶修改與竊取財(cái)務(wù)信息，但是該養(yǎng)老院在會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在過度追求保密，而導(dǎo)致一些會(huì)計(jì)檔案需求者被拒之門外。
�。ǘ⿻�(huì)計(jì)電算化檔案管理制度缺失
制度建設(shè)是規(guī)范會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重要依據(jù)，但是該養(yǎng)老院關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度存在較多的問題：首先是養(yǎng)老院的會(huì)計(jì)電算化檔案制度不健全。通過對養(yǎng)老院現(xiàn)有制度的分析，該養(yǎng)老院的檔案管理制度幾乎完全是照搬其它養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理的條款，而忽視與本養(yǎng)老院實(shí)際工作的結(jié)合。例如養(yǎng)老院對檔案管理人員的職責(zé)沒有明確規(guī)定。養(yǎng)老院基于節(jié)省成本的考慮沒有設(shè)置專門的電算化財(cái)務(wù)檔案管理人員，沒有建立工作崗位責(zé)任制；其次缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制。由于缺乏完善的激勵(lì)機(jī)制導(dǎo)致工作人員在具體的工作中存在懶惰、推卸責(zé)任的現(xiàn)象，例如該養(yǎng)老院對損壞會(huì)計(jì)電算化檔案的人員沒有實(shí)施懲罰，同時(shí)對于在工作中表現(xiàn)積極的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，結(jié)果影響會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的發(fā)展。
�。ㄈ╇娝慊瘯�(huì)計(jì)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高
該養(yǎng)老院屬于中型資源生產(chǎn)型養(yǎng)老院，目前該養(yǎng)老院財(cái)務(wù)管理部門一共有5名工作人員，通過對養(yǎng)老院財(cái)務(wù)部門工作人員結(jié)構(gòu)調(diào)查，3名工作人員具有大專學(xué)歷（其中2名屬于自考途徑獲得大專學(xué)歷），另外兩名具有大學(xué)本科學(xué)歷。他們的年齡集中在40歲到55歲之間�？傮w看養(yǎng)老院財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)存在以下問題：一是工作人員的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。通過調(diào)查該養(yǎng)老院的財(cái)務(wù)管理人員的年齡偏高，因此他們在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面存在一定的缺陷，這樣導(dǎo)致他們操作計(jì)算機(jī)的能力偏差，因此他們在進(jìn)行電算化檔案管理時(shí)存在技術(shù)不熟練的問題；二是會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的責(zé)任意、安全意識不高。會(huì)計(jì)電算化檔案依托于計(jì)算機(jī)設(shè)備，因此其存在被篡改或者因?yàn)樵O(shè)備故障而導(dǎo)致信息丟失的可能性，因此需要檔案管理人員做好數(shù)據(jù)的備份和對相關(guān)資料的整理，而在這方面卻是財(cái)務(wù)人員缺失的。
三、加強(qiáng)養(yǎng)老院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的對策
基于養(yǎng)老院戰(zhàn)略發(fā)展的需要，該養(yǎng)老院逐漸意識到會(huì)計(jì)電算化檔案管理與利用的重要性，并且也在積極的采取對策改善養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案所存在的種種問題，因此本文結(jié)合相關(guān)理論知識與實(shí)踐研究，提出加強(qiáng)養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理的具體對策：
�。ㄒ唬┻M(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)
在日益復(fù)雜的資本市場環(huán)境下，養(yǎng)老院財(cái)務(wù)管理工作的形勢日益嚴(yán)峻，尤其是當(dāng)
前高發(fā)的財(cái)務(wù)舞弊事件背景下，我國要基于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的現(xiàn)狀，進(jìn)一步豐富與完善我國的相關(guān)法律法規(guī)：一是國家要盡快出臺關(guān)于促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的立法。以便更好的服務(wù)于養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的需要；二是要保證立法的可操性。針對當(dāng)前法律所存在的缺乏可操作性的問題，我國在立法的時(shí)候一定要保證各項(xiàng)立法體系具有較強(qiáng)的可操作性；三是建立嚴(yán)格的法律責(zé)任追查機(jī)制。針對當(dāng)前互聯(lián)網(wǎng)惡意入侵而導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息丟失。損壞的問題，我國要及時(shí)針對互聯(lián)網(wǎng)犯罪的特點(diǎn)，明確法律責(zé)任，并且將法律懲治規(guī)定明確化，以此形成震懾力。
�。ǘ┨岣唣B(yǎng)老院管理者的會(huì)計(jì)電算化檔案意識
養(yǎng)老院管理者尤其是私營養(yǎng)老院管理者對于養(yǎng)老院的發(fā)展具有關(guān)鍵性的作用，養(yǎng)
老院管理者的思維決定了養(yǎng)老院各項(xiàng)工作的成效，結(jié)合該養(yǎng)老院管理者對會(huì)計(jì)電算化檔案管理所存在的認(rèn)識偏差問題，需要采取以下措施給予改正：一是養(yǎng)老院管理者要樹立正確的會(huì)計(jì)檔案管理價(jià)值觀，認(rèn)識到強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化檔案管理對養(yǎng)老院效益的重要意義。會(huì)計(jì)電算化檔案不僅是記錄養(yǎng)老院過去財(cái)務(wù)信息的載體，而且還能為養(yǎng)老院的戰(zhàn)略發(fā)展提供科學(xué)、準(zhǔn)確的信息，能夠?yàn)轲B(yǎng)老院的利潤增長保駕護(hù)航；二是養(yǎng)老院管理者在強(qiáng)化保密意識的同時(shí)也要建立權(quán)限管理的思維。電算化會(huì)計(jì)檔案對于養(yǎng)老院的發(fā)展尤為關(guān)鍵，尤其是一些關(guān)鍵性的財(cái)務(wù)信息具有保密性質(zhì)，因此養(yǎng)老院管理者在強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化檔案保密措施的同時(shí)，也要建立相應(yīng)的權(quán)限應(yīng)用機(jī)制，以此讓具有權(quán)限的人員使用相應(yīng)的財(cái)務(wù)信息，為養(yǎng)老院的發(fā)展提供科學(xué)的財(cái)務(wù)信息。
（三）完善養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度
建立完善的制度是保證會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的基礎(chǔ)，結(jié)合該養(yǎng)老院當(dāng)前的制
度建設(shè)現(xiàn)狀，應(yīng)該從養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作入手：首先建立電算化財(cái)務(wù)檔案歸檔制度。養(yǎng)老院要明確電算化財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍。由于該養(yǎng)老院屬于資源型養(yǎng)老院，因此除了一般性的財(cái)務(wù)檔案之外，還需要將各種會(huì)計(jì)憑證等信息納入到檔案管理范疇中。另外養(yǎng)老院也要對電算化財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保管，尤其是對電算化方式生成的憑證等文件進(jìn)行保存，同時(shí)對于各種數(shù)據(jù)保存的載體進(jìn)行保管，做到防壓、防潮以及防消磁的工作；其次建立電算化財(cái)務(wù)檔案的借用手續(xù)制度。在養(yǎng)老院的戰(zhàn)略制定中需要依賴于科學(xué)的會(huì)計(jì)信息，而會(huì)計(jì)電算化檔案承載著養(yǎng)老院所有的財(cái)務(wù)信息，因此在實(shí)際管理中存在財(cái)務(wù)檔案借用的現(xiàn)象，為提高財(cái)務(wù)信息的安全性，需要建立借用手續(xù)制度，例如對于本單位內(nèi)部人員借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)必須要經(jīng)過養(yǎng)老院管理者的授權(quán)，并且經(jīng)過財(cái)務(wù)管理人員的認(rèn)可之后才可以進(jìn)行查閱相關(guān)的財(cái)務(wù)信息；再次建立備份制度。為避免因?yàn)樵O(shè)備損壞或者人為因素而而知會(huì)計(jì)電算化檔案信息丟失的問題，需要建立備份制度，定期對現(xiàn)有的財(cái)務(wù)信息進(jìn)行備份儲存；最后建立基于不同用戶的授權(quán)制度。養(yǎng)老院需要根據(jù)不同管理崗位設(shè)定不同的授權(quán)權(quán)限制度。例如養(yǎng)老院管理者可以進(jìn)入養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，觀看養(yǎng)老院核心財(cái)務(wù)信息，但是其卻不能享有修改財(cái)務(wù)信息的權(quán)限。
�。ㄋ模┨岣唣B(yǎng)老院電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)
養(yǎng)老院電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)決定著電算化會(huì)計(jì)的發(fā)展水平，因此在互
聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境背景下，養(yǎng)老院財(cái)務(wù)人員要不斷的提高自身的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德：一是提高業(yè)務(wù)能力，關(guān)注前沿理論知識發(fā)展動(dòng)態(tài)。相比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作模式，會(huì)計(jì)電算化不僅要求工作人員要具有較高的專業(yè)知識，而且還要具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，因此要求工作人員要懂得熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。針對當(dāng)前養(yǎng)老院財(cái)務(wù)工作人員年齡偏大的問題，養(yǎng)老院要從計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的基礎(chǔ)培訓(xùn)入手，逐步提高他們的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。同時(shí)養(yǎng)老院也要加大人才招聘力度，向高校招聘具有較高綜合素質(zhì)的會(huì)計(jì)專業(yè)人才，形成相互幫助、相互依托的工作氛圍；二是加強(qiáng)對會(huì)計(jì)電算化檔案人員的職業(yè)道德教育。在會(huì)計(jì)電算化工作模式下，會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性較高，但是工作人員尤其是一線工作人員對財(cái)務(wù)信息的影響也是比較大的，因?yàn)樨?cái)務(wù)工作人員對系統(tǒng)享有一定的修改權(quán)，因此如果他們的職業(yè)道德不高，那么很容易在錄入財(cái)務(wù)信息時(shí)存在私心，導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)缺乏準(zhǔn)確性。
�。ㄎ澹┘訌�(qiáng)對會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的投入力度
基于會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的需要，養(yǎng)老院要在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步加強(qiáng)對會(huì)
計(jì)電算化檔案管理工作的支持力度：首先要做好軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。在硬件設(shè)施建設(shè)上養(yǎng)老院要結(jié)合財(cái)務(wù)管理工作購置高配置的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并且要建設(shè)硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)的財(cái)務(wù)工作室，保證不能因?yàn)樵O(shè)備老化等問題而導(dǎo)致設(shè)備出現(xiàn)人為因素的故障；其次要做好軟件系統(tǒng)的安全措施，做好數(shù)據(jù)抽取技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)以及數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)。在養(yǎng)老院會(huì)計(jì)電算化檔案管理中一定要做好軟件系統(tǒng)的安全維護(hù)，例如為了保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)儲存形式的連續(xù)性，需要定期對軟件進(jìn)行升級，然而在升級的過程中需要做好安全防護(hù)工作，應(yīng)用病毒查殺技術(shù)、防火墻技術(shù)；最后選擇適合性強(qiáng)的應(yīng)用軟件。當(dāng)前財(cái)務(wù)軟件的種類比較多，因此養(yǎng)老院需要結(jié)合自身的特點(diǎn)選擇適用性較強(qiáng)的軟件。結(jié)合本養(yǎng)老院的實(shí)際情況選擇SAP電算化財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。
電算化會(huì)計(jì)檔案代表著未來會(huì)計(jì)現(xiàn)代化、規(guī)范化的發(fā)展方向，和傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案相比它擁有無法比擬的優(yōu)勢，經(jīng)過合理的整理和利用將使決策者在遵循市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律的前提條件下，制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范，改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟(jì)效益。但是，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，還會(huì)涌現(xiàn)很多新問題，需要認(rèn)真研究新情況，解決新問題，與時(shí)俱進(jìn)，將先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入到檔案管理實(shí)踐中，方可滿足信息時(shí)代電算化會(huì)計(jì)檔案管理的新要求。
參考文獻(xiàn)：
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