計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用分析的論文

　　摘 要：計算機技術(shù)為辦公自動化帶來顯著成效，在計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及辦公自動化技術(shù)的相互作用下，辦公自動化可以通過當前組織管理和結(jié)構(gòu)優(yōu)化讓效率不斷提高，強化決策的一致性，達到提高決策的目的。辦公自動化作為一種嶄新的辦公模式，正在逐漸得到我國社會各界人士的重視。本文筆者根據(jù)工作實踐經(jīng)驗對計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用進行了分析探討。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動化；計算機技術(shù)；應(yīng)用

　　21世紀是一個計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展的時代，企業(yè)要想在日益激烈的市場競爭中脫穎而出并占領(lǐng)一席之地，必須在迎合市場需求的基礎(chǔ)上，促進自身處理事務(wù)能力、效率以及質(zhì)量的提升。計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用有助于節(jié)省人力操作，確保數(shù)據(jù)信息的安全性和穩(wěn)定性。

　　一、辦公自動化的概況

　　所謂辦公自動化是指在計算機技術(shù)的幫助下，類似于處理數(shù)據(jù)、整合資源和存儲檔案等各種辦公室內(nèi)部業(yè)務(wù)都能夠在最短的時間內(nèi)高質(zhì)量高效率的完成，故計算機技術(shù)是辦公自動化最強大的支撐，在此基礎(chǔ)上它能夠把信息管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機地結(jié)合在一起，換言之辦公自動化是信息化時代發(fā)展到一定階段的重要產(chǎn)物。辦公人員在實際工作過程中， 只需要借助專業(yè)的計算機設(shè)備和處理軟件，便可以有效地處理和加工各種信息，然后在互聯(lián)網(wǎng)的輔助作用下存儲或者上傳那些已經(jīng)處理好的信息。對信息的處理和加工的整個過程基本上都是通過操作計算機實現(xiàn)的，工作人員也只是對計算機進行相應(yīng)的操作，故這種在辦公室工作中依賴計算機完成對各種信息的處理和加工的模式被稱為辦公自動化。

　　二、計算機技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的具體特征

　�。ㄒ唬┗ゲ桓蓴_的邏輯結(jié)構(gòu)

　　在平時的辦公過程中，辦公自動化用戶在對信息進行處理時通常會借助專業(yè)的軟件，并且從辦公數(shù)據(jù)庫中可以將所需要的信息直接調(diào)用出來。若同時運行數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件，則極有可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)紊亂的情況，進而不能全面地將數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導(dǎo)出來，更有甚者還會出現(xiàn)各種亂碼的現(xiàn)象。然而，計算機技術(shù)所采用的結(jié)構(gòu)具有一定的邏輯性，能夠明確地將數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用軟件區(qū)分開，即使二者的操作同時運行，數(shù)據(jù)紊亂的情況也不會出現(xiàn)，這便在很大程度上為辦公自動化本身的準確性提供了重要的保障。

　�。ǘ�）同步更新的數(shù)據(jù)庫

　　充分發(fā)揮辦公自動化的作用，離不開計算機對數(shù)據(jù)庫中各種數(shù)據(jù)和信息的調(diào)用和處理，由此辦公自動化的功能才能很輕松的實現(xiàn)。出于對辦公自動化用戶的考慮，相同的用戶在不同地區(qū)和計算機上通過軟件進行登錄時，是可以將相同數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息和數(shù)據(jù)直接調(diào)用出來的，并且數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容也可以實現(xiàn)異地的同步更新，大大提高了在異地進行辦公的效率。此外，辦公自動化中應(yīng)用計算機技術(shù)，通過對數(shù)據(jù)進行加密和授權(quán)，以及防火墻的啟動等，在很大程度上提高了辦公信息的安全性。

　　三、辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用的必要性

　�。ㄒ唬┓奖愎芾韺幼龀稣�確的判斷

　　辦公自動化作為計算機技術(shù)中一種科學(xué)規(guī)范的管理形式，不但可以讓領(lǐng)導(dǎo)清晰明了的將數(shù)據(jù)整合起來，還會提高企業(yè)員工的工作效率，讓工作可以順利開展。

　�。ǘ�）加強企業(yè)的內(nèi)外部交流

　　在辦公自動化之前，很多企業(yè)的工作都因為工作內(nèi)容與場所的限制導(dǎo)致沒有正常的部門之間的溝通，企業(yè)員工浪費很多工作時間，導(dǎo)致員工之間也缺少必要的溝通。運用辦公自動化之后，企業(yè)的內(nèi)外部交流更加方便，在此期間不同部門的工作人員可以隨時運用相應(yīng)軟件進行學(xué)習(xí)交流和合作，加強工作人員對計算機的使用程度，提高工作效率。

　�。ㄈ�）節(jié)約企業(yè)辦公的成本

　　企業(yè)對計算機的引進可以深化無紙化辦公的程度，還可以節(jié)約辦公成本，盡量使公司的墨盒和紙張購買盡量縮減，社會資源就可以最大限度地進行整合，讓工作設(shè)備與紙張資源都能夠最大化的進行利用。

　�。ㄋ模﹩T工的交流更加順暢

　　辦公自動化在計算機技術(shù)應(yīng)用的過程中，企業(yè)可以通過辦公軟件和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)讓員工之間的交流更加順暢，每一個部門可以將計算機技術(shù)應(yīng)用運用于普通的信息交流和處理過程中，提高員工的工作積極性，讓企業(yè)員工在自己的崗位上發(fā)揮最大的作用。

　　四、辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用的途徑

　�。ㄒ唬┙�立辦公自動化管理體系

　　企業(yè)根據(jù)自身情況引進計算機技術(shù)，通過對本公司技術(shù)和人員的調(diào)查，引進適合本公司發(fā)展的計算機軟件。一些先進的國外軟件雖然有自身的優(yōu)勢，但是并不適合我國企業(yè)，想要讓每一個軟件都發(fā)揮自身的作用，就需要在企業(yè)中建立完善的辦公自動化體系。相關(guān)技術(shù)人員能夠準確無誤地把握計算機技術(shù)的每一個層面，根據(jù)實際情況具體分析，選取相應(yīng)的軟件進行解決，發(fā)揮軟件功能最大化。

　�。ǘ�）提高企業(yè)工作人員的計算機專業(yè)能力

　　現(xiàn)在很多企業(yè)的計算機技術(shù)人員的水平都不一樣，所以無法對計算機技術(shù)應(yīng)用的方法得到全面掌握，給企業(yè)辦公自動化的實現(xiàn)產(chǎn)生了阻礙。

　�。ㄈ�）設(shè)立良好的計算機技術(shù)應(yīng)用外部環(huán)境

　　在辦公自動化的推進過程之中，需要加強與高校等專業(yè)機構(gòu)的合作，這樣才可能占據(jù)技術(shù)的戰(zhàn)略高點。

　�。ㄋ模�對數(shù)據(jù)進行密碼保護

　　計算機數(shù)據(jù)庫的破壞主要與內(nèi)部和外部的破壞有關(guān)，有些用戶對計算機數(shù)據(jù)庫的用戶名與密碼通過非法盜取而獲得其他用戶數(shù)據(jù)庫是最主要的破壞行為，并且這種不法行為在很大程度上已經(jīng)嚴重威脅了用戶數(shù)據(jù)庫的安全性，故為有效防止出現(xiàn)用戶丟失或者泄露數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，最大限度地確保辦公自動化用戶能夠?qū)τ嬎銠C運行程序進行安全且方便的調(diào)用，計算機數(shù)據(jù)密碼保護技術(shù)就在其中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。通過計算機密碼保護系統(tǒng)可以幫助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實現(xiàn)對計算機辦公自動化數(shù)據(jù)安全性和可靠性的有力保護。同時，該保護系統(tǒng)能夠防止不法分子對用戶數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進行隨意且非法的篡改與盜取，從根本上為眾多辦公自動化用戶提供有效的保障，保證計算機數(shù)據(jù)的安全。除此以外，隨著計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及發(fā)展，辦公自動化技術(shù)的發(fā)展日漸成熟， 應(yīng)用于計算機密碼保護的范圍越來越廣，為促進辦公信息安全等級的顯著有效提升，一大批具備較高安全等級的保護系統(tǒng)與軟件正不斷地涌現(xiàn)出來。

　　五、結(jié)論

　　隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，每一個企事業(yè)單位都需要處理大量的工作事物，導(dǎo)致計算機中的數(shù)據(jù)不斷加入，深入到不同時代的每一個領(lǐng)域，導(dǎo)致辦公自動化的積極發(fā)展，計算機技術(shù)通過辦公自動化模式走入人們的生活，例如計算機文字處理、圖片處理以及多媒體技術(shù)等，這些計算機技術(shù)在可以最大限度地提高工作人員辦公的數(shù)量和質(zhì)量，無論是社會上的每一個行業(yè)都會有積極影響，同時管理層也可以通過辦公自動化的應(yīng)用程度為計算機技術(shù)的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)，推動整個計算機領(lǐng)域的發(fā)展。

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