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新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)
新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)【1】
摘 要：新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享、高效協(xié)同的事務(wù)處理機(jī)制，建立一個(gè)即時(shí)有效的信息交流通道和高質(zhì)量和高效率的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)方便有效的事件跟蹤和監(jiān)督手段，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和人性化管理。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 系統(tǒng)平臺(tái)
當(dāng)今辦公系統(tǒng)中計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到我們的日常工作中，大量的公文、報(bào)告、報(bào)表、數(shù)據(jù)等各類信息量越來(lái)越大。
傳統(tǒng)的手工處理方式以及基本的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，不能滿足快速發(fā)展的信息化需求，迫切需要利用已經(jīng)擁有的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)辦公的信息化，提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行效率。
新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將滿足信息處理的需求。
1 實(shí)現(xiàn)新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義
規(guī)范管理流程實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，有關(guān)的所有信息，包括科研、研究報(bào)告、檔案、政策方針、法律法規(guī)、公文、工作計(jì)劃、會(huì)議通知、新聞等各種信息由辦公自動(dòng)化的信息系統(tǒng)集中管理。
需要時(shí)可快速查詢相關(guān)信息，再不會(huì)發(fā)生信息丟失的現(xiàn)象。
實(shí)時(shí)地了解到整個(gè)單位所發(fā)生的任何事情，所有職員的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)記錄在系統(tǒng)中，避免知識(shí)流失。
將整個(gè)單位的所有文檔進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的存儲(chǔ)，并提供各種途徑的查詢功能。
建立各級(jí)知識(shí)庫(kù)，將管理權(quán)限細(xì)化到不同類別的知識(shí)文檔，分門(mén)戶、分權(quán)限、個(gè)性化管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有文檔。
2 新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功框架結(jié)構(gòu)
新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將建設(shè)一個(gè)通用的信息管理平臺(tái)，平臺(tái)主要包含五個(gè)主要部分：個(gè)人事務(wù)、公共事務(wù)、工作流程、信息交流和系統(tǒng)管理。
個(gè)人事務(wù)：主要是與個(gè)人辦公及通訊有關(guān)的模塊的整合。
公共事務(wù)：提供了公共事務(wù)與業(yè)務(wù)綜合管理的相關(guān)模塊，如公告發(fā)布、新聞發(fā)布等。
工作流程：可自定義流程的工作流功能。
信息交流：是單位內(nèi)部進(jìn)行交流的有力手段。
系統(tǒng)管理：用于規(guī)劃本單位信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容。
按照組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)分類、功能需要設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)的菜單，按照用戶所屬的部門(mén)、角色、管理范圍進(jìn)行管理和權(quán)限指派。
信息管理平臺(tái)主要目的是為用戶提供一個(gè)自由設(shè)計(jì)符合個(gè)性化需要的信息管理系統(tǒng)，并且可以滿足用戶不斷提高的信息化需求。
3 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)
3.1 公文簽批及審閱協(xié)同管理
主要以工作流模塊實(shí)現(xiàn)公文的簽批及審閱工作，主要通過(guò)工作流的設(shè)計(jì)、控制、辦理以及特殊狀態(tài)處理來(lái)實(shí)現(xiàn)流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。
工作流設(shè)計(jì)主要以自定義表單和自定義流程兩部分組成，系統(tǒng)中提供了豐富的表單控件組成及流程分支、權(quán)限等控制組成。
在工作流系統(tǒng)中，工作過(guò)程都可以通過(guò) “流程”的定義來(lái)體現(xiàn)，流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，自由流程無(wú)需定義流程步驟。
每個(gè)步驟都需要設(shè)定經(jīng)辦人、可寫(xiě)字段、下一步驟、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出條件等信息。
執(zhí)行中的工作和已完成的工作，都可以通過(guò)工作查詢功能進(jìn)行查詢。
3.2 文檔管理與共享
文件共享和管理包括公共文件柜與網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)主要模塊。
公共文件柜可作為文檔中心、規(guī)章制度管理中心和文件共享管理中心進(jìn)行管理，在文件柜中可以建立無(wú)限多級(jí)文件夾，而且可以單獨(dú)對(duì)每個(gè)文件夾進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，從而把不同文檔柜賦予不同的部門(mén)或人員進(jìn)行管理和維護(hù)。
可以分別按照人員、部門(mén)和角色來(lái)進(jìn)行授權(quán)。
網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)實(shí)現(xiàn)對(duì)服務(wù)器上文件的管理，并以訪問(wèn)、管理、新建和下載/打印權(quán)限進(jìn)行細(xì)化授權(quán)，以人員、部門(mén)和角色為范圍進(jìn)行授權(quán)。
3.3 公共信息管理
公共信息包括公告通知、新聞等主要功能。
公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式，按照部門(mén)、角色和人員選擇發(fā)布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。
公告通知發(fā)布時(shí)，選定審批人，在該審批人的“公告通知審批”模塊中即可見(jiàn)到待批公告列表，審批人點(diǎn)擊“批準(zhǔn)”或“不批準(zhǔn)”完成審批。
點(diǎn)擊“標(biāo)題”即可進(jìn)入公告詳細(xì)內(nèi)容。
新聞理和公告通知一樣，可以按照普通格式或者M(jìn)HT格式，按照部門(mén)、角色和人員選擇發(fā)布范圍，編輯器能很好的支持圖文混排，并支持模板。
3.4 個(gè)人辦公
個(gè)人辦公主要包括個(gè)人文件柜和個(gè)人郵件兩個(gè)主要功能。
個(gè)人文件柜可以分級(jí)、分目錄存放個(gè)人文件，可以存放任意格式的文件，也可以把自己的文檔方便共享給別人。
個(gè)人郵件分內(nèi)部郵件和 Internet 郵件兩部分。
內(nèi)部郵件基于 OA 的數(shù)據(jù)庫(kù)，與 Internet 郵件無(wú)縫集成在一起，可以同時(shí)向OA 內(nèi)部用戶和 Internet 郵箱發(fā)送郵件。
外部郵件實(shí)現(xiàn)收發(fā)、管理員工外部郵件的功能。
在系統(tǒng)服務(wù)器上建立郵件代理服務(wù)，可以自動(dòng)接收外部的電子郵件，并分發(fā)給收件人。
員工提交的外部郵件，由代理服務(wù)器代理
發(fā)出。
3.5 計(jì)劃管理
工作計(jì)劃以“進(jìn)度日志”來(lái)進(jìn)行對(duì)計(jì)劃的進(jìn)度情況進(jìn)行管理，并由不同的角色或參與者對(duì)工作日志進(jìn)行查詢或管理。
對(duì)在計(jì)劃進(jìn)行中領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人和創(chuàng)建人可以對(duì)計(jì)劃參與人的計(jì)劃進(jìn)度做批注。
工作日志是記錄員工工作完成情況及日常工作記錄的功能，日志采用 Html編輯器，具備一定的文字排版效果。
工作日志可以實(shí)現(xiàn)鎖定、共享和領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)評(píng)功能。
工作日志查詢時(shí)，是由具備日志管理權(quán)限的管理層對(duì)其管理范圍內(nèi)的員工工作記錄的查詢和點(diǎn)評(píng)功能，主要實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工工作的考核與
掌握。
4 結(jié)語(yǔ)
新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化原則，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享的重要保障，可更好的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)文件共享、資源共享、互操作性、可移植性、一致的用戶界面，從而使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)能更好的與現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行無(wú)縫的結(jié)合，防止信息孤島的產(chǎn)生。
參考文獻(xiàn)
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辦公自動(dòng)化系統(tǒng)【2】
摘 要辦公自動(dòng)化，英文 Office Automation，簡(jiǎn)稱OA，是辦公業(yè)務(wù)中基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
關(guān)鍵詞辦公自動(dòng)化;網(wǎng)絡(luò);信息安全;數(shù)據(jù)
1緒論
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我們的生活方式也在不斷變化著。
辦公自動(dòng)化，英文 Office Automation，簡(jiǎn)稱OA，是辦公業(yè)務(wù)中基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。
2辦公自動(dòng)化的功能需求
1)建立內(nèi)部的通信平臺(tái)。
建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。
提供電子郵件功能是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本需求。
在一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通常包含了多個(gè)應(yīng)用子系統(tǒng)，如發(fā)文、收文、信息服務(wù)、檔案管理、活動(dòng)安排、會(huì)議管理等等。
2)確立信息發(fā)布。
在單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上建立一個(gè)及時(shí)的信息發(fā)布和數(shù)據(jù)交流的平臺(tái)，例如內(nèi)網(wǎng)公告、單位新聞簡(jiǎn)報(bào)、企業(yè)內(nèi)部短信通知、工作技術(shù)交流等內(nèi)容。
3)建立科室之間的業(yè)務(wù)辦公流程自動(dòng)化。
業(yè)務(wù)辦公流程就是一個(gè)科室的人員為完成某一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，與其他科室人員之間進(jìn)行的網(wǎng)上業(yè)務(wù)互動(dòng)。
如業(yè)務(wù)主發(fā)起人通過(guò)辦公系統(tǒng)進(jìn)行公文擬稿，經(jīng)別的主管科室領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批或其他科室協(xié)同辦公后，再發(fā)還給業(yè)務(wù)主發(fā)起人。
3辦公自動(dòng)化的設(shè)計(jì)
1)設(shè)計(jì)原則。
�、僭诮M織內(nèi)部構(gòu)建通信平臺(tái)(如電子郵件系統(tǒng)、電子論壇等)，工作人員之間建立網(wǎng)上協(xié)同工作;②要求企業(yè)可以在辦公網(wǎng)絡(luò)中，以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)為主要手段，具有公文管理、檔案管理、會(huì)議管理等模塊，并可實(shí)現(xiàn)手機(jī)短信提醒、全文批注、手寫(xiě)簽名、電子印章、移動(dòng)辦公等功能。
實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化，為辦公和領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù);③要求企業(yè)可以在外網(wǎng)上建立自己的網(wǎng)站，用于發(fā)布信息、數(shù)據(jù)收集等。
2)系統(tǒng)構(gòu)架。
辦公管理系統(tǒng)是采用B/S(BROWSER/SERVER)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)的信息化管理。
這種系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于系統(tǒng)簡(jiǎn)單，功能強(qiáng)大，擴(kuò)展能力良好以及跨地域操作性能。
B/S模式通過(guò)公網(wǎng)進(jìn)行通信，客戶的登錄界面是通過(guò)IE來(lái)實(shí)現(xiàn)，一少部分的工作內(nèi)容在瀏覽器的前部分進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，并且使其主要的工作內(nèi)容是機(jī)房的服務(wù)器端進(jìn)行實(shí)施，這樣就減少了客戶端電腦工作的負(fù)擔(dān)，降低了用戶的總體成本。
由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性要求并不高，因此采用B/S結(jié)構(gòu)比較合理。
3)設(shè)計(jì)技術(shù)與開(kāi)發(fā)環(huán)境。
辦公信息管理系統(tǒng)采用的設(shè)計(jì)技術(shù)和軟件有：Dreamweaver頁(yè)面設(shè)計(jì)軟，Photoshop圖像處理軟件，MyEclipse為主要開(kāi)發(fā)軟件，JSP結(jié)合JavaBeans的動(dòng)態(tài)頁(yè)面制作技術(shù)以及SQLServer 2000數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。
JSP(Java Server Pages)是目前十分流行的一種技術(shù)，主要運(yùn)行于開(kāi)發(fā)服務(wù)端的腳本程序和動(dòng)態(tài)生成系統(tǒng)的內(nèi)容。
JSP是一種全新的技術(shù)，它借助了ASP的許多優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)JSP使用靈活而強(qiáng)大的Java語(yǔ)言，實(shí)現(xiàn)了與平臺(tái)無(wú)關(guān)的特性。
JSP在眾多的動(dòng)態(tài)頁(yè)面技術(shù)中是最優(yōu)秀的，也是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
它具有內(nèi)容的生成和顯示進(jìn)行分離，采用標(biāo)簽簡(jiǎn)化頁(yè)面開(kāi)發(fā)，一次編寫(xiě)，大大簡(jiǎn)化了整個(gè)程序的編寫(xiě)，提高了程序編寫(xiě)的安全性，并使程序編寫(xiě)過(guò)程更為規(guī)范。
4)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。
①數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。
數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、管理數(shù)據(jù)的方式。
數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)指同一種類的數(shù)據(jù)元素中，各元素之間的相互關(guān)系，包括三個(gè)組成成分，數(shù)據(jù)的邏輯結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)運(yùn)算結(jié)構(gòu);②數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯設(shè)計(jì)。
數(shù)據(jù)庫(kù)邏輯設(shè)計(jì)包括所需的實(shí)體和關(guān)系，實(shí)體規(guī)范化等工作。
設(shè)計(jì)的后半段則是數(shù)據(jù)庫(kù)物理設(shè)計(jì)，包括選擇數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品，確定數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)體屬性(字段)、數(shù)據(jù)類型、長(zhǎng)度、精度確定等。
4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全
在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全上提出下面幾類主要的防范方法。
1)加強(qiáng)機(jī)房管理。
對(duì)單位機(jī)房的網(wǎng)管人員要做好選擇和日�？疾欤扇∫欢ǖ氖侄蝸�(lái)嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)管理員的權(quán)限，結(jié)合單位機(jī)房?jī)?nèi)部的軟、硬件系統(tǒng)，服務(wù)器系統(tǒng)和硬盤(pán)數(shù)據(jù)等各個(gè)方面的安全問(wèn)題進(jìn)行教育，提高網(wǎng)絡(luò)管理人員的個(gè)人素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)。
2)建立訪問(wèn)控制策略。
訪問(wèn)控制策略是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全防范和保護(hù)的主要策略，其任務(wù)主要是保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)內(nèi)容不被非法篡改和使用。
網(wǎng)絡(luò)安全策略包括很多種類：有用戶名和口令的認(rèn)證，操作權(quán)限的設(shè)置，還有管理員對(duì)目錄和文件的屬性控制策略等。
3)建立日志審計(jì)。
對(duì)所有合法登錄用戶的操作情況進(jìn)行跟蹤記錄。
對(duì)非法用戶，要求系統(tǒng)能夠自動(dòng)記錄其登錄次數(shù)，時(shí)間，IP地址等信息，能夠使工作人員根據(jù)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日志信息，監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)的非法行為，對(duì)其采取必要的防控措施。
4)建立防火墻。
防火墻是一種網(wǎng)絡(luò)安全保障手段，是討論網(wǎng)絡(luò)通信時(shí)執(zhí)行的一種訪問(wèn)控制標(biāo)尺，它主要是控制入、出一個(gè)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，迫使所有的連接都進(jìn)過(guò)這樣的檢查。
5總結(jié)和展望
現(xiàn)今，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備的迅猛發(fā)展，對(duì)信息數(shù)據(jù)處理的應(yīng)用范圍有了明顯提高，對(duì)單位的辦公自動(dòng)系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也有了更高的要求。
網(wǎng)絡(luò)通信也在進(jìn)一步的擴(kuò)大，給企業(yè)的異地辦公提供了跟有效和節(jié)約的便利條件。
通過(guò)信息處理和信息通信兩者的緊密結(jié)合，使辦公室自動(dòng)化技術(shù)具有更高的效能，也是辦公室自動(dòng)化技術(shù)發(fā)展的重要趨勢(shì)。
參考文獻(xiàn)
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新時(shí)期辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能分析設(shè)計(jì)【3】
摘要：數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)等計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展促進(jìn)了辦公自動(dòng)化普及和推廣，許多企事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)發(fā)了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，其可以有效滿足企業(yè)的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、日常辦公需求，實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的電子化、信息化和自動(dòng)化，創(chuàng)造了一個(gè)高效率的集成辦公環(huán)境，可以大大地提升企事業(yè)單位的信息化水平，具有重要的作用。
文章重點(diǎn)介紹了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要功能，詳細(xì)地分析了工作流技術(shù)的應(yīng)用。
關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;公文管理;郵件管理;工作流
1引言
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)的快速發(fā)展和改進(jìn)，有力地促進(jìn)了辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的拓展，其已經(jīng)在電子政務(wù)、電子商務(wù)、通信運(yùn)營(yíng)、金融證券等行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用。
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)又叫OA系統(tǒng)，該系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)概念，其伴隨著通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，OA系統(tǒng)已經(jīng)開(kāi)發(fā)了更多的功能，充實(shí)了系統(tǒng)。
隨著新時(shí)期的到來(lái)，信息化已經(jīng)成為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的主要?jiǎng)恿�，辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)結(jié)合了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)而發(fā)生了非常大的變化。
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)不但在技術(shù)上進(jìn)行了變革，而且引入了更新的管理理念和管理思想，其面對(duì)復(fù)雜易變的外部環(huán)境時(shí)，打破了傳統(tǒng)的、嚴(yán)格的部門(mén)分工，使企業(yè)在飛速發(fā)展的過(guò)程中表現(xiàn)的跨區(qū)域、多項(xiàng)目以及集團(tuán)化的發(fā)展受到地域、時(shí)間以及部門(mén)間的制約帶的信息性孤島得以打破，提高了企業(yè)整體的前進(jìn)速度與整體的競(jìng)爭(zhēng)力。
2辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能分析
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在不同的企業(yè)擁有不同的功能，其可以根據(jù)企業(yè)的具體工作事務(wù)進(jìn)行修改，但公文管理、工作管理、郵件管理和綜合事務(wù)管理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的通用功能。
(1)工作管理。
工作管理可以根據(jù)員工自身的辦公情況，為員工設(shè)計(jì)一種協(xié)同、共享、自動(dòng)和流程的功能，可以方便員工工作。
常見(jiàn)的工作管理系統(tǒng)包含代辦事務(wù)管理、工作進(jìn)程跟蹤管理、流程傳閱管理、績(jī)效考核管理等功能。
(2)綜合事務(wù)管理。
綜合事務(wù)管理可以讓員工更好地管理公司的綜合事務(wù)、公共事務(wù)，比如可以實(shí)現(xiàn)公司的合同管理、用車(chē)管理等，確保公司高效化運(yùn)轉(zhuǎn)。
具體的，綜合事務(wù)管理的關(guān)鍵功能分別是請(qǐng)假管理功能、合同會(huì)簽管理功能、用車(chē)管理功能、內(nèi)部人事審批管理功能、內(nèi)部審批管理功能等五個(gè)重要方面，以便幫助用戶實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)處理。
(3)公文管理。
公文管理可以有效地幫助企業(yè)規(guī)范公文收發(fā)管理流程，并且可以有效地保管曾經(jīng)發(fā)送的公文，能夠提高公文業(yè)務(wù)管理的智能化、流程化和自動(dòng)化，可以非常方便地管理公文信息。
公文管理子系統(tǒng)的主要功能包括發(fā)文管理、收文管理、轉(zhuǎn)發(fā)間管理等3個(gè)關(guān)鍵功能模塊。
(4)電子郵件管理。
電子郵件管理可以有效地幫助企業(yè)員工管理相關(guān)的郵件信息，主要功能包括新建郵件、收件箱管理和垃圾箱管理等主要功能。
(5)新聞信息資源管理。
新聞信息資源管理可以有效地幫助企業(yè)員工管理相關(guān)的新聞數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)新聞信息資源的共享，以便能夠提高企業(yè)新聞資源管理的信息化水平。
具體的，新聞信息資源模塊主要功能包括新聞信息發(fā)布管理、新聞資源中心管理和新聞傳閱專區(qū)管理等主要功能。
3工作流技術(shù)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)中的應(yīng)用
工作流技術(shù)已經(jīng)在很多業(yè)務(wù)流程管理中得到了大量運(yùn)用和實(shí)踐，目前較為主流的工作流技術(shù)包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)、企業(yè)資源計(jì)劃技術(shù)、業(yè)務(wù)流程建模與分析技術(shù)。
工作流管理系統(tǒng)是一種在工作流邏輯帶動(dòng)下，經(jīng)過(guò)軟件的運(yùn)行來(lái)完成定義、管理和執(zhí)行的任務(wù)流程。
通常情況下，工作流管理系統(tǒng)由兩個(gè)非常重要的組件組合而成，分別是工作流執(zhí)行部分和工作流建模部分。
工作流建模組件可以為工作流建模人員提供一個(gè)非常理想的建模環(huán)境，在這個(gè)環(huán)境中用戶可以定義、分析、管理相關(guān)的工作流模型;工作流執(zhí)行組件可以為用戶提供一個(gè)創(chuàng)建、執(zhí)行和管理工作流的運(yùn)行環(huán)境，在工作流執(zhí)行過(guò)程中，工作流執(zhí)行組件可以為用戶或者外部用戶，從而完成一個(gè)工作流執(zhí)行的流程。
除此之外，工作流管理系統(tǒng)還能提供一些實(shí)例監(jiān)控和跟蹤系統(tǒng)。
目前，工作流在辦公自動(dòng)化管理過(guò)程中，可以采用的子系統(tǒng)包括以下幾個(gè)方面：
(1)電子郵件應(yīng)用：電子郵件可以為同一個(gè)團(tuán)隊(duì)以及不同團(tuán)隊(duì)之間提供一個(gè)發(fā)布信息和信息傳遞的功能。
工作流技術(shù)可以在電子郵件系統(tǒng)中增加不同的路徑指令，這些命令可以明確郵件接受者的次序，工作流管理系統(tǒng)中的Lotus Notes功能實(shí)現(xiàn)了可移植l生強(qiáng)、可變形較高的電子郵件管理機(jī)制。
(2)群件管理應(yīng)用：群件管理可以采用工作流技術(shù)，以便能夠提高群件中各個(gè)成員的通信能力，實(shí)現(xiàn)日志存取、計(jì)劃協(xié)調(diào)、公告流轉(zhuǎn)等高效運(yùn)行，進(jìn)一步改善辦公自動(dòng)化水平。
(3)文檔管理系統(tǒng)：文檔管理系統(tǒng)可以通過(guò)使用工作流方法來(lái)管理整個(gè)使用周期的電子文書(shū)檔案，以便建立修改傳遞存檔，提供用戶查詢檢索催辦和銷(xiāo)毀等技術(shù)。
(4)業(yè)務(wù)處理工程：業(yè)務(wù)處理工程可以用來(lái)管理企業(yè)的核心業(yè)務(wù)功能，對(duì)其進(jìn)行分析、建模和重定義，保證業(yè)務(wù)處理工程進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)支持，業(yè)務(wù)處理工程還可以支持結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)的擴(kuò)容升級(jí)性能。
(5)基于事務(wù)的應(yīng)用流程：基于事務(wù)的應(yīng)用流程可以使用工作流控制相關(guān)的工作處理次序，也就是在合適的時(shí)間點(diǎn)啟動(dòng)相關(guān)的業(yè)務(wù)處理過(guò)程。
4辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)
4.1系統(tǒng)整體功能架構(gòu)設(shè)計(jì)
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)設(shè)計(jì)過(guò)程中，通常采用2種架構(gòu)模式，分布式C/S體系架構(gòu)和B/S架構(gòu)。
C/S體系架構(gòu)是一種常用的軟件體系架構(gòu)，在該架構(gòu)中，服務(wù)器是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)的核心，客戶端是網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)條件和前提，客戶端可以依賴服務(wù)器獲取網(wǎng)絡(luò)需要的資源和數(shù)據(jù)。
目前，許多眾多用戶使用的計(jì)算機(jī)硬件配置的非常強(qiáng)大，可以有效的幫助服務(wù)器處理邏輯業(yè)務(wù)，其可以幫助用戶解決服務(wù)器的壓力，降低服務(wù)器系統(tǒng)的通信需求，降低系統(tǒng)的開(kāi)銷(xiāo)要求。
B/S體系架構(gòu)與C/S架構(gòu)不同，其不需要安裝一個(gè)客戶端軟件，用戶登錄瀏覽器，通過(guò)輸入辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)地址，點(diǎn)擊打開(kāi)即可完成登錄操作。
所有的客戶端層面都不需要安裝，作為一個(gè)3層的分布式管理系統(tǒng)軟件，由于其自身的有效性，所有的操作都能夠通過(guò)服務(wù)器進(jìn)行處理，在客戶層的用戶瀏覽器上做的操作處理很少，瀏覽器只需要接收用戶的邏輯業(yè)務(wù)請(qǐng)求即可，將其轉(zhuǎn)換為web業(yè)務(wù)處理流程，發(fā)送到客戶的瀏覽器界面上，就可以實(shí)現(xiàn)用戶的使用較為順利。
B/S體系架構(gòu)可以把分布式管理系統(tǒng)分為3個(gè)邏輯獨(dú)立的層次結(jié)構(gòu)，分別是分布式管理系統(tǒng)的客戶端的表示層、Web業(yè)務(wù)處理的功能層、數(shù)據(jù)庫(kù)處理的數(shù)據(jù)層，在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，B/S模式的每一個(gè)層次都可以獨(dú)立的完成相關(guān)的邏輯業(yè)務(wù)處理工作，其可以把相關(guān)的請(qǐng)求發(fā)送到下一個(gè)邏輯業(yè)務(wù)請(qǐng)求處理層次，并且把處理得到的結(jié)果返回到上一個(gè)層次結(jié)構(gòu)，并且把相關(guān)的業(yè)務(wù)集成在一起，就可以實(shí)現(xiàn)用戶的請(qǐng)求管理操作，具體的每一個(gè)層次的描述如下所示：
(1)第1層是表示層：B/S模式中，表示層就是和用戶進(jìn)行接觸、給用戶提供請(qǐng)求信息輸入的層次，此層功能就是先接受其用戶的業(yè)務(wù)請(qǐng)求，且把用戶請(qǐng)求傳送于第二層中間層，也就是邏輯層，之后再接受其邏輯層所返回的處理結(jié)果，并把信息顯示于用戶客戶端，呈現(xiàn)于用戶來(lái)瀏覽。
此表示層是處于用戶端的，使用方能利用其IE瀏覽頁(yè)面來(lái)發(fā)送請(qǐng)求，而且能夠接受到處理的結(jié)果。
(2)第2層是功能層：該層在WEB服務(wù)器之上，功能主要是對(duì)表示層所傳送來(lái)的應(yīng)用請(qǐng)求進(jìn)行處理，并在業(yè)務(wù)邏輯的處理過(guò)程中，可以實(shí)時(shí)的檢測(cè)到用戶的邏輯業(yè)務(wù)請(qǐng)求，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在的邏輯業(yè)務(wù)處理功能，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理，比如可以解析出來(lái)系統(tǒng)相關(guān)的SOL處理語(yǔ)言，并且對(duì)系統(tǒng)的程序進(jìn)行操作，反饋給表示層，并把請(qǐng)求處理的結(jié)果返回到客戶端表示層。
(3)第3層是數(shù)據(jù)層：B/S架構(gòu)里，數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)器端就是數(shù)據(jù)層，功能主要是對(duì)邏輯層傳送來(lái)的應(yīng)用數(shù)據(jù)請(qǐng)求進(jìn)行處理，數(shù)據(jù)庫(kù)的操作引擎實(shí)現(xiàn)了此層數(shù)據(jù)處理的過(guò)程，具備龐大的數(shù)據(jù)操作的性能，可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查詢、更新等操作，并且把數(shù)據(jù)操作的結(jié)果返回于系統(tǒng)邏輯層，進(jìn)而返回給客戶端的表示層，把操作的結(jié)果提供給用戶瀏覽。
4.2系統(tǒng)軟硬件部署架構(gòu)設(shè)計(jì)
辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中，需要滿足相關(guān)的硬件部署和配置，主要包括靜態(tài)部署和動(dòng)態(tài)部署兩個(gè)重要方面。
4.2.1靜態(tài)系統(tǒng)部署
由于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)的許多靜態(tài)內(nèi)容可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行緩存，使用多種方式獲取緩存內(nèi)容，比如，瀏覽器請(qǐng)求的內(nèi)容可以通過(guò)其歸屬的客戶端、或者IDC分布式文件服務(wù)器、或者附近的CDN網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器節(jié)點(diǎn)、或者IDC中心服務(wù)器進(jìn)行獲取，IE瀏覽器在獲取靜態(tài)內(nèi)容的過(guò)程中，大大地降低IDC中心服務(wù)器的數(shù)據(jù)訪問(wèn)讀寫(xiě)壓力。
4.2.2動(dòng)態(tài)系統(tǒng)部署
對(duì)于辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)來(lái)講，其需要滿足用戶訪問(wèn)動(dòng)態(tài)信息的功能，動(dòng)態(tài)內(nèi)容是根據(jù)服務(wù)器上的應(yīng)用系統(tǒng)發(fā)出的某種請(qǐng)求，按照解析規(guī)則生成的響應(yīng)內(nèi)容，動(dòng)態(tài)內(nèi)容生成的頻次是無(wú)法確定的，并且動(dòng)態(tài)內(nèi)容生成的時(shí)限也是不完全相同的，有的要求的時(shí)限短，比如實(shí)時(shí)『生獲取辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)某種邏輯業(yè)務(wù)的請(qǐng)求，有些應(yīng)用請(qǐng)求的時(shí)限比較寬松。
對(duì)于響應(yīng)速度要求較高的系統(tǒng)就需要系統(tǒng)具有高效的優(yōu)化過(guò)程，以便能夠提高優(yōu)化效果，比如可以進(jìn)行算法優(yōu)化、數(shù)據(jù)庫(kù)連接優(yōu)化、系統(tǒng)部署架構(gòu)優(yōu)化等。
通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行認(rèn)真的需求分析，本文系統(tǒng)架構(gòu)部署如圖1所示。
5結(jié)語(yǔ)
傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能單一，系統(tǒng)技術(shù)含量較低，因此無(wú)法充分發(fā)揮出辦公自動(dòng)化性能。
隨著工作流、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展，新時(shí)期辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)能夠有效地將企業(yè)電子郵件系統(tǒng)、信息資源系統(tǒng)、公文管理系統(tǒng)、綜合事務(wù)管理系統(tǒng)、個(gè)人事務(wù)管理系統(tǒng)和全文檢索系統(tǒng)等集成在一起，整合企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)了資源共享，方便企業(yè)運(yùn)行管理。
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