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文件整理歸檔的辦公自動(dòng)化技術(shù)
文件整理歸檔的辦公自動(dòng)化技術(shù)【1】
【摘 要】 根據(jù)目前辦公自動(dòng)化的文件檔案管理存在的問(wèn)題，提出從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，堅(jiān)持“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。
【關(guān)鍵詞】 文件 整理 歸檔 辦公自動(dòng)化技術(shù)
文件檔案是檔案管理工作的重要組成部分，它記載了社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著各個(gè)時(shí)期的問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開(kāi)發(fā)等方面的過(guò)程和成果。
隨著社會(huì)的進(jìn)步、形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文件檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文件檔案管理工作的新課題，而文件檔案管理的辦公自動(dòng)化又為檔案工作揭開(kāi)了新的篇章。
下面就文件檔案管理的辦公自動(dòng)化問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。
1 文件檔案辦公自動(dòng)化管理的基本概念
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，給文件檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。
對(duì)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，這種電子文件涉及到了檔案管理的工作，同時(shí)也豐富了檔案管理工作的內(nèi)容。
我們講不管是對(duì)紙質(zhì)文件的管理，還是對(duì)電子文件的管理，客觀的事實(shí)是：“歸檔”使文件轉(zhuǎn)化為檔案，“文件轉(zhuǎn)化為檔案也算是一事物轉(zhuǎn)化為另一事物的質(zhì)變”。
傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則。
如文件的立卷歸檔制度;文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文件工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。
文件形成后，由文件部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。
而辦公自動(dòng)化是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代化辦公技術(shù)與設(shè)備，并且能夠迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。
應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的紙質(zhì)文字材料，它是由擬稿者直接“寫(xiě)”在硬盤(pán)上，并在硬盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，由檔案人員、技術(shù)人員、決策人員所共享。
這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。
而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或光盤(pán)中。
因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。
如果歸檔，必須以硬盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
辦公自動(dòng)化為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。
文件檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。
2 文件檔案辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1 辦公效率大幅提高
計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。
在以往的文件檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫(xiě)、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果是又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。
在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。
2.2 文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成了文件和信息查找困難。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。
隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證了很高的查全率和查準(zhǔn)率，且不受空間的限制。
還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案管理部門(mén)的概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。
2.3 電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)文件檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。
紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在文件檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。
而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD、EVD光碟，小容量的閃存U盤(pán)，大容量的移動(dòng)硬盤(pán)等等。
這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。
2.4 提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。
同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。
3 文件檔案辦公自動(dòng)化管理存在的問(wèn)題
3.1 電子文件保密性受很大的限制
電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)酢?/p>
電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增加內(nèi)容和刪改內(nèi)容，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難增大。
電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。
以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。
3.2 對(duì)文件檔案的管理人員要求更高
對(duì)電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法的管理人員所能勝任的。
也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。
這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。
實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前情況來(lái)看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理的復(fù)合型人才更是奇缺，大部分檔案管理人員的現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)水平偏低，甚至還有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。
盡管我們引進(jìn)了現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。
4 文件檔案辦公自動(dòng)化管理技術(shù)的探討
4.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離技術(shù)
在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全最主要、最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。
第一層隔離防護(hù)措施是路由器。
路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。
可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些有規(guī)定的地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。
第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。
大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù);管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為;封堵某些禁止的業(yè)務(wù);記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng);對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。
4.2 提高文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)
文件檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不是一個(gè)簡(jiǎn)單的問(wèn)題，我們認(rèn)為;一是要從硬件建設(shè)上下功夫，不斷改善計(jì)算機(jī)的硬環(huán)境，尤其是計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度、傳輸能力、存儲(chǔ)容量、局域網(wǎng)的服務(wù)器、防火墻屏蔽隔離效果、密碼設(shè)置技術(shù)等等都要不斷更新。
二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式，逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保證檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)，隨時(shí)代變化而不斷提高。
通過(guò)培訓(xùn)不斷學(xué)習(xí)獲取、更新文件檔案的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，直至熟練運(yùn)用達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。
三是加大檔案部門(mén)之間、區(qū)域之間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。
通過(guò)交流學(xué)習(xí)兄弟單位和科(室)利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門(mén)和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。
4.3 做好電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略
新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件進(jìn)行接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。
也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。
4.4 做好文件檔案專用計(jì)算機(jī)的反病毒技術(shù)防護(hù)工作
文件檔案的辦公自動(dòng)化管理工作，其主要應(yīng)用工具就是我們的計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器，而計(jì)算機(jī)的反病毒技術(shù)防護(hù)工作即非常重要、又多種多樣，這里主要介紹我們經(jīng)常使用的和非常重要的幾種防護(hù)技術(shù)：(1)進(jìn)行主動(dòng)的反病毒軟件設(shè)置;使用諸如卡巴斯一類的反病毒軟件，對(duì)我們的計(jì)算機(jī)進(jìn)行有效保護(hù);進(jìn)行文件、郵件，Wed的反病毒設(shè)置，以及建立“主動(dòng)防護(hù)”措施的“程序活動(dòng)分析”、“程序完整性保護(hù)”、“注冊(cè)表防護(hù)”。
(2)建立計(jì)算機(jī)病毒防范措施;利用硬件設(shè)置始終從硬盤(pán)啟動(dòng)計(jì)算機(jī)、避免文件對(duì)拷、慎重對(duì)待下載程序、警惕電子郵件及其附件、防范宏病毒、注意文件的備份與還原技術(shù)。
(3)進(jìn)行計(jì)算機(jī)安全的高級(jí)別設(shè)置。
(4)賬戶及其密碼管理;禁止Guest賬戶、限制賬戶的個(gè)數(shù)、開(kāi)啟用戶策略、設(shè)置屏幕保護(hù)密碼。
(5)進(jìn)行數(shù)據(jù)文件安全設(shè)置;禁用默認(rèn)共享、經(jīng)常備份、正確設(shè)置文件共享權(quán)限、防止文件名欺騙。
5 結(jié)語(yǔ)
根據(jù)辦公自動(dòng)化文件檔案管理存在的問(wèn)題，做好電子文件的技術(shù)處理及其保護(hù)工作，實(shí)施電子文件管理的新技術(shù)，新思想和新戰(zhàn)略，為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能奠定基礎(chǔ)，的確是非常必要的，又是非常重要的。
參考文獻(xiàn)：
[1]鄧邵興.《檔案管理學(xué)》.中國(guó)人民大學(xué)出版社.
[2]董永昌.《電子文件與檔案管理》.百家出版社.
高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件歸檔的思考【2】
[摘要] 闡述了高校辦公自動(dòng)化環(huán)境下電子文件的特點(diǎn)及高校電子文件管理方面存在的問(wèn)題。
從提前介入、制定管理標(biāo)準(zhǔn)、整合管理部門(mén)、加強(qiáng)日常管理和軟、硬件等方面，對(duì)如何做好高校電子文件歸檔提出建議對(duì)策。
[關(guān)鍵詞] 辦公自動(dòng)化 電子文件 檔案
隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來(lái)越多的高校開(kāi)始實(shí)行辦公自動(dòng)化。
在辦公自動(dòng)化實(shí)行過(guò)程中必將產(chǎn)生大量電子文件，并將成為新生成文件的主體。
電子文件是數(shù)字檔案館信息資源的重要來(lái)源，是數(shù)字檔案館管理的主要對(duì)象。
但目前，高校電子文件的歸檔工作還沒(méi)有得到足夠的重視，很多管理、教學(xué)、科研方面形成的電子文件游離于檔案的管理之外，給高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作造成了一定的障礙。
因此，做好高校電子文件歸檔工作顯得刻不容緩。
一、電子文件及其特點(diǎn)
所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。
它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙，等等。
與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)電子文件具有紙質(zhì)文件和其它文件無(wú)可比擬的優(yōu)越性，即快捷性。
電子文件起草修改、定稿、收發(fā)傳遞都在網(wǎng)上進(jìn)行，尤其是文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)更加便捷，進(jìn)一步提高了工作的效率和質(zhì)量。
(2)電子文件具有對(duì)設(shè)備的依賴性。
離開(kāi)了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無(wú)法生成、傳遞、識(shí)別。
也就是說(shuō)，特定電子文件是依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而存在的。
(3)電子文件的易更改性。
電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)中間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，很容易被人為的修改;電子文件容易遭受病毒的侵襲，一旦感染上病毒，電子文件就會(huì)被破壞，部分喪失或全部喪失應(yīng)有的作用。
(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、高校電子文件管理存在的問(wèn)題
目前，高校電子文件管理仍不夠成熟，處于初探實(shí)踐階段，主要存在以下問(wèn)題：
1.電子文件實(shí)際管理中缺少成熟的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)
在具體管理實(shí)踐中，傳統(tǒng)文件的管理如管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、組卷方法、著錄格式、保管條件等，往往難以適用于電子文件的管理。
國(guó)家雖已制定、推行《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《電子文件歸檔與管理與規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，對(duì)設(shè)備有很強(qiáng)的依賴性，而計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)的發(fā)展又是日新月異，要制定適用高校的普遍適用的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不是一件易事。
2.電子文件管理還未得到充分重視
目前，在很多高校，辦公自動(dòng)化僅處于事務(wù)階段，計(jì)算機(jī)只起打字機(jī)作用，形成的電子文件只能稱為草稿性電子文件。
所謂的文件管理，主要是將電子文件打印成紙質(zhì)文件后對(duì)紙質(zhì)文件的管理，而針對(duì)電子的規(guī)范管理幾乎未曾進(jìn)行，往往是存儲(chǔ)在硬盤(pán)中的文件被隨意修改、刪除，通常電子文件散落在計(jì)算機(jī)操作人員手中，沒(méi)有系統(tǒng)地收集整理。
所以，電子文件常常自生自滅，處于可有可無(wú)的散亂狀態(tài)，隨時(shí)間的流失而逐漸丟失，各種原始信息被逐漸忘卻，造成電子文件信息資源的極大浪費(fèi)。
3.電子文件管理系統(tǒng)功能各異，尚不完善
高校中存在著許多電子文件管理系統(tǒng)，如教務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等等，這些管理系統(tǒng)功能不一，模式各異，影響了高校電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的制訂。
同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理，需要加大設(shè)備、人員、技術(shù)力量的投入，但在目前高校中，這方面的投入普遍不足。
4.電子文件未能及時(shí)歸檔管理
按傳統(tǒng)管理原則，歸檔案電子文件當(dāng)然由高校檔案部門(mén)管理。
但是，由于許多高校的檔案部門(mén)缺少電子文件管理人員，只能管理傳統(tǒng)的檔案文件，因此，歸檔電子文件只能由職能部門(mén)系統(tǒng)管理人員、網(wǎng)絡(luò)中心等信息技術(shù)部門(mén)人員來(lái)管理。
技術(shù)部門(mén)人員雖然精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，卻幾乎不具備檔案管理方面知識(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確把握電子文件價(jià)值，使得電子文件經(jīng)常未能及時(shí)歸檔。
三、電子文件的歸檔管理思考
雖然電子文件具有上述特點(diǎn)，有些方面還和目前紙質(zhì)檔案管理的一些做法不盡相同，但它畢竟是一種發(fā)展趨勢(shì)，正如國(guó)際檔案理事會(huì)前主席王剛指出的那樣：“電子文件的產(chǎn)生，改變了傳統(tǒng)觀念中對(duì)檔案的理解，也改變了對(duì)檔案的形式、特征、特性、意義的認(rèn)識(shí)。
電子文件的產(chǎn)生、形成、歸檔及其傳送、存儲(chǔ)、保存等管理均與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用的方法不同，這是文件管理的一場(chǎng)革命。”歸檔是電子文件管理的重要環(huán)節(jié)，電子文件歸檔質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響著數(shù)字檔案館的管理和數(shù)字檔案價(jià)值的發(fā)揮。
那么，在高校辦公自動(dòng)化條件下如何進(jìn)行電子文件歸檔管理呢?筆者認(rèn)為要做到以下幾點(diǎn)：
1.積極主動(dòng)，有針對(duì)性地開(kāi)展電子文件歸檔管理工作。
高校產(chǎn)生電子文件的渠道非常豐富，檔案部門(mén)要廣泛調(diào)研，搞清楚本校哪些機(jī)構(gòu)將集中產(chǎn)生哪些類型的電子文件，了解這些電子文件的特點(diǎn)及用途。
同時(shí)，還可以在這些系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段就參與進(jìn)來(lái)，對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)從檔案的角度提出要求。
比如，對(duì)于高校教務(wù)處、學(xué)生處、科研處等部門(mén)，檔案部門(mén)就應(yīng)該格外加以關(guān)注，由于這些部門(mén)信息系統(tǒng)的采用，將產(chǎn)生大量的電子文件。
高校在招標(biāo)采購(gòu)這些管理系統(tǒng)時(shí)，檔案部門(mén)要積極參與評(píng)標(biāo)過(guò)程，在對(duì)商家進(jìn)行考核的過(guò)程中，其要對(duì)電子檔案的管理提出要求。
檔案部門(mén)的參與將有利于電子檔案的管理。
2.制訂好電子文件歸檔管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)
高校應(yīng)根據(jù)《電子公文歸檔管理理暫行辦法》和《電子文件歸檔與管理理規(guī)范》，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定《高校電子文件歸檔細(xì)則》、《電子文件歸檔與電子檔案管理理規(guī)范》、《高校電子文件與電子檔案利用制度》等，以加強(qiáng)對(duì)電子文件從形成、歸檔，到開(kāi)發(fā)利用的全程管理。
由于電子文件的記錄格式、載體形式區(qū)別于紙質(zhì)文件，電子文件與紙質(zhì)檔案也存在很大差別。
它們不僅在外型上不同，在處理方法、管理內(nèi)容上也相去甚遠(yuǎn)，所以必須根據(jù)電子文件的特殊性來(lái)制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。
如電子文件的登記標(biāo)準(zhǔn)、命名標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、收集標(biāo)準(zhǔn)、防護(hù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)以及專利維護(hù)等等。
管理標(biāo)準(zhǔn)可以由高校檔案部門(mén)會(huì)同網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)、職能部門(mén)等共同協(xié)商制定，并能使大家都能接受、遵守。
3.整合學(xué)校內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，解決好電子文件歸檔技術(shù)難題
長(zhǎng)期以來(lái)，高校電子文件歸檔工作沒(méi)有很大進(jìn)展，關(guān)鍵在于檔案部門(mén)缺少電子文件管理人才，而且技術(shù)部門(mén)只懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，卻幾乎不具備檔案管理方面知識(shí)。
要解決這個(gè)問(wèn)題，在高校目前情況下，可以采用二步走的方式：第一步，在學(xué)校“網(wǎng)絡(luò)信息中心”內(nèi)設(shè)置信息管理機(jī)構(gòu)、配備專職技術(shù)人員，對(duì)全校檔案和現(xiàn)行文件信息系統(tǒng)服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全與維護(hù)工作實(shí)行集中有效的管理。
這樣既節(jié)省資金，也可以解決檔案館人才缺乏問(wèn)題，又保證了這些部門(mén)工作的技術(shù)支持。
第二步，高校檔案人員要有計(jì)劃地參加各類培訓(xùn)，使得檔案人員既懂得檔案管理知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和設(shè)備維護(hù)等知識(shí)，成為電子文件歸檔的主力軍。
4.做好電子文件日常歸檔管理工作
鑒于電子文件本身也存在著目前技術(shù)手段難以克服的缺陷，所以單獨(dú)使用，并不安全，電子文件的日常管理要做到以下三方面：(1)檔案部門(mén)要督促電子文件形成部門(mén)、網(wǎng)絡(luò)信息中心等部門(mén)做好電子文件按時(shí)歸檔;(2)對(duì)已歸檔的電子文件檔案部門(mén)要做好校對(duì)鑒定工作，并解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失;(3)實(shí)行“雙套制”管理，即具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。
歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本和紙質(zhì)版本或縮微品。
5.加強(qiáng)軟、硬件設(shè)施的建設(shè)
在硬件管理上，高校檔案部門(mén)要購(gòu)置與校園網(wǎng)兼容的檔案管理軟件，進(jìn)一步改善計(jì)算機(jī)保管設(shè)施及服務(wù)器，確保電子數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的穩(wěn)定與安全。
可從入口、傳輸和使用幾方面采取安全保護(hù)措施，電子文件的制作者，管理者和檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
可采用加密技術(shù)、簽署技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防火墻、防寫(xiě)措施、檔案?jìng)浞荨惭b殺毒軟件等。
在軟件管理理上，分配專人負(fù)責(zé)校園網(wǎng)信息收集體工作，及時(shí)收集備份轉(zhuǎn)換，避免時(shí)間久后，信息的隱藏和丟失。
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辦公自動(dòng)化中的文書(shū)檔案歸檔的實(shí)踐與思考【3】
[摘 要]檔案管理系統(tǒng)作為辦公自動(dòng)化的重要組成部分，對(duì)現(xiàn)行檔案管理體制的影響是深遠(yuǎn)的。
為此，筆者就目前公司辦公自動(dòng)化中的文書(shū)檔案歸檔作如下分析和思考。
[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化;文書(shū)檔案歸檔;實(shí)踐與思考
文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展中重要的信息整合環(huán)節(jié)，是各種資料實(shí)現(xiàn)整理，分類以及信息分享的載體，而檔案對(duì)于一個(gè)單位或者是企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著不可替代的意義，是企事業(yè)單位各項(xiàng)重大事件的記錄載體，也是未來(lái)各項(xiàng)決策制定的依據(jù)，在辦公自動(dòng)化普及和推廣的趨勢(shì)下，企事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作質(zhì)量也逐漸提高，同時(shí)其中所存在的問(wèn)題也一一暴露出來(lái)。
為了能夠更好的推動(dòng)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，全面分析其中存在的問(wèn)題，并制定合理的解決措施是非常必要的，只有這樣才能夠符合新時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。
1 實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案歸檔自動(dòng)化的必要性
自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)是以網(wǎng)絡(luò)信息化及現(xiàn)代化為目標(biāo)，而進(jìn)行的新型技術(shù)運(yùn)用，其發(fā)展的基礎(chǔ)是為了促使系統(tǒng)的各個(gè)層面，都能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的管理性能，實(shí)現(xiàn)在管理工作中的先進(jìn)性及合理性，促使檔案管理工作更加規(guī)范全面。
采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)對(duì)于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書(shū)檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，也就得到了有效的改善。
文件資料的收集、分類、統(tǒng)計(jì)也就變得簡(jiǎn)單易行，辦公效率也得到了極大的提高，能夠從根本上減輕檔案工作者的日常辦公壓力，檔案管理員能夠隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)的指示操作，完成對(duì)各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)清查與檢索，得出所需的相關(guān)資料，真正意義上實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化辦公。
2 建立科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)
應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式管理檔案系統(tǒng)，在對(duì)文件進(jìn)行傳遞以及編號(hào)時(shí)其過(guò)程具有較明顯的優(yōu)勢(shì)，但是，目前在管理檔案的工作中，并不是所有的檔案工作都適合應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式進(jìn)行管理。
尤其像文件的鑒定、分類或者組卷的一類工作，較注重人的經(jīng)驗(yàn)判斷，并沒(méi)有固定的形式，所以應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行判別，具有較困難的問(wèn)題。
所以，在面對(duì)這種現(xiàn)象，應(yīng)該充分的考慮到計(jì)算機(jī)的有關(guān)優(yōu)勢(shì)，充分的發(fā)揮出檔案管理的功能。
檔案管理的系統(tǒng)應(yīng)該區(qū)別于手工管理的方式，在要求論證的情況下，要對(duì)每一個(gè)手工的環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的研究與分析，并認(rèn)真地研討出哪一類的檔案工作可以應(yīng)用于計(jì)算機(jī)的管理模式，哪些的檔案管理工作是必須要依靠人來(lái)完成。
自進(jìn)行分配以后，檔案管理的工作才能更加的提高管理效率。
在進(jìn)行分析中，會(huì)發(fā)現(xiàn)在檔案管理系統(tǒng)中較為難處理的一個(gè)問(wèn)題就是文件的立卷環(huán)節(jié)。
如果應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理的模式，在這一環(huán)節(jié)中有關(guān)人士要對(duì)文件進(jìn)行鑒定，以及對(duì)歸檔簽訂、期限簽訂，并且包括文件的分類以及組卷，對(duì)案卷的順序進(jìn)行排列以及編寫(xiě)案卷號(hào)等程序。
并且對(duì)文件進(jìn)行簽訂的過(guò)程中，人們需要去判斷文件的各項(xiàng)分類、組卷以及對(duì)案卷的標(biāo)題進(jìn)行擬寫(xiě)等。
因此，檔案管理系統(tǒng)的工作造成了較復(fù)雜的局面，并且對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用也不能夠充分的發(fā)揮出功能，由此會(huì)造成阻礙檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。
所以，建立起科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的程序進(jìn)行簡(jiǎn)化，摒棄繁瑣的環(huán)節(jié)，將立卷的方式更新形式，應(yīng)用單份文件歸檔的方式具有良好的應(yīng)用價(jià)值。
采用單份文件歸檔的形式，文件省去了分類、組卷以及擬寫(xiě)標(biāo)題等內(nèi)容，并且能夠根據(jù)解決計(jì)算機(jī)存在的歸檔困難的問(wèn)題。
但是，即使將立卷方式進(jìn)行了改變，一些有關(guān)于文件的鑒定工作也應(yīng)該由人為進(jìn)行判斷，不能夠?qū)⑦@一程序省略。
所以，在文件的歸檔中，檔案部門(mén)的主要工作就是做好對(duì)文件的鑒定，保證檔案的質(zhì)量。
建立科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，能夠?yàn)闄n案的歸檔工作提供更有效的質(zhì)量保障，簡(jiǎn)化檔案管理中的有關(guān)環(huán)節(jié)，提高管理的效率。
3 對(duì)電子檔案管理的幾點(diǎn)看法
1)對(duì)檔案管理人員的要求
電子檔案的管理工作從形式上看。
工作人員只需按動(dòng)鍵盤(pán)就可以完成各項(xiàng)管理工作，很輕松。
很方便，而實(shí)際上要求每個(gè)檔案工作人員要有很高的文化素質(zhì)。
在對(duì)電子檔案管理的過(guò)程中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、形象技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)技術(shù)和人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理人員不僅要掌握扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又要有比較廣泛的現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，以適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案工作的要求。
為信息社會(huì)的發(fā)展、為人類的進(jìn)步服務(wù)。
2)保證原始性是管理電子檔案的關(guān)鍵
盡管電子文件的原始認(rèn)定遇到了認(rèn)識(shí)上和技術(shù)上的障礙，但我們不能否認(rèn)它的原始性存在，關(guān)鍵在于我們?nèi)绾伪ＷC這種原始性。
我想可以通過(guò)法律手段、行政手段和技術(shù)措施來(lái)解決。
首先，依靠法律行政手段規(guī)范人的行為.保證電子文件的原始性，在電子文件的形成、歸檔、管理、利用等環(huán)節(jié)責(zé)任到人，對(duì)有關(guān)人員建立連鎖責(zé)任制.以法律行政手段予以控制。
其次，要高度重視技術(shù)措施，這是保證電子檔案資料安全可靠的最重要前提。
3)探索保護(hù)電子檔案的有利措施
要有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)、載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等，管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)研究，檔案工作者據(jù)以采取相應(yīng)的措施，以延長(zhǎng)電子檔案資料的保存期限。
還應(yīng)加大資金投入，改善技術(shù)裝備，根據(jù)電子文檔的特點(diǎn)配備相應(yīng)的設(shè)施。
4 自動(dòng)化文書(shū)歸檔的實(shí)踐與思考
采取電腦自動(dòng)化與人工紙制化相結(jié)合的方式。
利用計(jì)算機(jī)管理檔案，在文件的傳遞、排序、編號(hào)、檢索以及存儲(chǔ)上具有明顯的優(yōu)勢(shì)，但并不是所有檔案工作都可以由計(jì)算機(jī)來(lái)替代。
因此，在檔案管理模塊的設(shè)計(jì)階段就應(yīng)考慮如何利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的效能。
在檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)時(shí)，必須對(duì)手工管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)的分析，分清哪些環(huán)節(jié)宜于計(jì)算機(jī)管理，哪些環(huán)節(jié)必須人為干預(yù)，哪些環(huán)可以通過(guò)改變管理模式而達(dá)到能夠適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理。
采取計(jì)算機(jī)與人工鑒定歸檔相結(jié)合的方式。
單份文件歸檔，文件不必進(jìn)行分類、組卷，省去擬寫(xiě)案卷題名等一系列程序，可以很好地解決計(jì)算機(jī)歸檔難的問(wèn)題，但要注意，即使改變了立卷方式，文件的鑒定工作還是需要人為去判別，并且不能省略。
因此，在文件歸檔環(huán)節(jié)中，檔案部門(mén)的主要職責(zé)就是進(jìn)行文件的鑒定工作。
由于文件無(wú)需分類、組卷，文件經(jīng)鑒定后可以直接進(jìn)行排序編號(hào)，迅速轉(zhuǎn)化成檔案。
使歸檔工作變得方便而快捷，這將會(huì)極大地縮短每年的文書(shū)歸檔時(shí)間。
采取簡(jiǎn)化歸檔程序與高效率檔案利用相結(jié)合的方式。
運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，將擺脫以往長(zhǎng)期以來(lái)的一種經(jīng)驗(yàn)式的模糊管理狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理過(guò)渡到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理的轉(zhuǎn)變，為公司高效率的檔案利用工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
檔案管理系統(tǒng)的難點(diǎn)，關(guān)鍵在于文件轉(zhuǎn)化成檔案的這一過(guò)程，即文件立卷過(guò)程。
按傳統(tǒng)的檔案管理模式，這一過(guò)程我們需要經(jīng)過(guò)文件的鑒定，包括歸檔鑒定(即鑒定文件是否需要?dú)w檔)和期限鑒定(即保管期限的鑒定)，文件分類，文件的組卷，擬寫(xiě)案卷題名，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，排列案卷順序，編寫(xiě)案卷號(hào)等程序。
5 結(jié)束語(yǔ)
總之，當(dāng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用之后，文書(shū)檔案管理必須樹(shù)立一個(gè)全新的觀念，只有摒棄舊的管理思想和管理模式，才能從整體上提高檔案工作的管理水平和工作效率，將檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，才有充裕的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用和編研工作，從而在數(shù)字化程度越來(lái)越高的新世紀(jì)里實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。
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