電話禮儀三要素

　　無論是在社交場所還是工作場合都要注意電話禮儀，電話禮儀越來越受到關(guān)注，那么電話禮儀的要素是什么，電話禮儀三要素有哪些?小編已經(jīng)整理好三篇關(guān)于電話禮儀三要素的文章供大家閱讀。

　　【一】電話的基本禮儀

　　(一)重要的第一聲

　　當(dāng)打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。

　　在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。

　　同樣說:“你好， 這里是XX公司”。

　　但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。

　　因此要記住，接電話時，應(yīng)有“代表單位形象”的意識。

　　(二)要有喜悅的心情

　　打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化， 所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應(yīng)對。

　　(三)清晰明朗的聲音

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。

　　如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。

　　因 此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　(四)迅速準(zhǔn)確的接聽

　　現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。

　　電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的 單位會給他留下不好的印象。

　　即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有 其他人，應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的， 這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。

　　如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會 十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

　　(五)認(rèn)真清楚的記錄

　　隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進(jìn)行。

　　在工作中這些資料都是十分重要 的。

　　對打電話，接電話具有相同的重要性。

　　電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于 5WIH技巧。

　　(六)了解來電話的目的

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。

　　接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。

　　首先應(yīng)了解對方來電的目的，如自己無法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　(七)掛電話前的禮貌

　　要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

　　【二】移動電話禮儀

　　尊重別人。

　　1.開會請關(guān)機(jī)(特殊情況放在震動，但不要在會議上接電話)。

　　2.和別人進(jìn)行面對面會議或談話時，一般不要接電話。

　　如必須接時，應(yīng)先向?qū)Ψ降狼浮?/p>

　　3.在職場，開機(jī)就隨身帶手機(jī)，不要讓手機(jī)長時間在桌上叫。

　　4.會客、聚會等社交場合時不要沉溺于翻看手機(jī)。

　　不要擾人。

　　1.不要在圖書館、博物館、影劇院、音樂廳、美術(shù)館、電梯、以及其他周圍封閉的公眾場合使用手機(jī)。

　　2.在公共場合接電話時要不要大聲通話，不要進(jìn)行情緒化交談。

　　尊重安全。

　　在飛機(jī)上、加油站、急救室要關(guān)機(jī)。

　　放置禮儀。

　　在公共場合，手機(jī)沒有使用時應(yīng)放在隨身攜帶的公文包里(最正規(guī))或上衣內(nèi)袋;也可以放在不起眼的地方，如手邊、背后、手袋里。

　　收發(fā)短信。

　　在需要將手機(jī)調(diào)至震動狀態(tài)或是關(guān)機(jī)的場合，用手機(jī)接收短信，也要設(shè)定成震動狀態(tài)，并不要在別人注視到你的時候查看短信。

　　彩鈴設(shè)置。

　　彩鈴確有獨(dú)特之處，但工作場合最好不要用怪異或格調(diào)低下的彩鈴，以免影響形象。

　　【三】電話形象三要素

　　第一，時空選擇，如果你要想確保電話的質(zhì)量，就是你想把這個事說清楚，你想把這個事擺平搞定了，首先你要注意時間的選擇。

　　譬如你跟私人通話，你首先要選擇效率高的時間，換句話來講人家不煩你的時間。

　　比如在我們中國人來說，你和任何一個人打電話，包括我包括你家人在內(nèi)，休息時間別給人家打電話，除非萬不得已，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，嚴(yán)格講沒有什么重大的急事別打電話，萬一有急事打電話，你第一句話要說的是抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了，否則的話人家會煩的。

　　再者就餐的時間別打電話。

　　說實(shí)話，像我們大家都挺忙的，我和你一樣，中午就那么一個小時吃個飯，你還給我打個長長的電話，你影響我食欲，破壞我消化系統(tǒng)，摧殘我生命。

　　這個不要講，另外你要注意，節(jié)假日不是重大事端不要打電話。

　　過去我們傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)社會，很多人有一個習(xí)慣是不太尊重個人隱私，我曾經(jīng)講過，拜訪客人也好，打電話也好，盡量不要占用對方的節(jié)假日，你給對方一個休息的時間 ，節(jié)假日是我的空間，我喜歡關(guān)掉電話，我喜歡跟家人在一起，或者我喜歡獨(dú)處。

　　我難得有個七天大假，好家伙你天天給我打電話，找我聊天，一塊兒吃飯又串門你影響我私人空間，我們講了，尊重別人就是要尊重對方的選擇，這個理念一定要有，所以節(jié)假日沒有什么急事，免了，可以用其他的方式，發(fā)個短信或者諸如此類，別打電話。

　　如果是外國人，尤其是美國、歐洲這樣距離較遠(yuǎn)的國家你要注意，打電話你還要明白時差的問題。

　　你這兒是白天，沒準(zhǔn)人家剛睡，所以你要考慮第一時間的選擇。

　　第二，打電話要注意一個空間。

　　什么意思呢?一般來講，私人電話就是在家里打的，辦公室電話是在辦公室打的，別占小便宜，我不怕你笑話，我相信你也知道，我們有極個別的人，特愛占小便宜，經(jīng)常有人告訴我，老金，有國際長途要打嗎?我說有啊，到我們公司來吧，我們公司可以打。

　　不合適，便宜沒有這么占的，一個文明的人要講游戲規(guī)則，不要占有國家資產(chǎn)，也不要侵吞國家或者你的公司的資財(cái)，打電話私人電話就是用你手機(jī)，用你們家電話，別占公司的便宜，別占政府機(jī)關(guān)的便宜。

　　還有一點(diǎn)你要注意，打電話如果你要在公眾空間的話實(shí)際上是一種噪音騷擾，任何一個有教養(yǎng)的人是不能在公眾場所打電話的。

　　什么影劇院，會議中心啊，餐廳啊，商場啊，經(jīng)常有些不自覺的人，拿起電話就吧唧吧唧，曾經(jīng)有一個老外在5年以前曾經(jīng)問過我，說你們那個電話是不是人多的地方才能撥通，經(jīng)常有人這么干，打著電話旁若無人，橫沖直撞，影響別人。

　　是吧，我看電影、看電視、聽音樂會呢，多難得的一個欣賞機(jī)會，你這兒哇哇手機(jī)吭哧吭哧亂響，非常不好，要注意空間選擇。

　　第三，要注意通話的長度。

　　電話打多長好呢?當(dāng)然實(shí)際生活中你這個電話你有多少事你說多長時間，說清楚為止，把事搞定了，但是要注意，從互相尊重這個角度我已經(jīng)不厭其煩地講了，禮的意思就是尊重，這是綱這是基本點(diǎn)，從互相尊重的角度，通話時間是宜短不宜長，電話禮儀有一個規(guī)則，叫做電話三分鐘原則。

　　什么意思呢?就是你跟外人通話的話每次的時候應(yīng)該有效地控制在三分鐘之內(nèi)。

　　我的意思倒不是說讓你掐著表，或者放一個鬧鐘，每次通話之前撥好鬧鐘，到三分鐘吭哧就斷電，不是那個意思。

　　是要你長話短說，廢話不說，沒話別說。

　　我們有同志打電話很寂寞，拿起話筒就跟你捉迷藏，喂，你猜我是誰啊?你聽不出來啊，你慢慢再猜吧，不對，你再猜，不對，我是誰你都不知道啊，好不容易猜對了，又問人家，你猜我在干什么?不對，不對不對，我在吃東西，你猜我吃什么呢，不對，你沒認(rèn)真猜，不對，我告訴你吧，我什么都沒吃，他有病啊。

　　有自戀癖傾向，任何一個有教養(yǎng)的人他是一個辦事有效率的人，他是一個尊重時間的人，時間就是金錢，時間就是效益，時間就是生命，我們生命是由時間組成的，你浪費(fèi)別人的時間就是浪費(fèi)人家的生命，所以打電話一定要短。

　　如果是公司企業(yè)里內(nèi)訓(xùn)的話，我經(jīng)常給員工一個忠告就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。

　　擴(kuò)展：職場電話禮儀

　　一、接聽電話的步驟：

　　1、接聽電話前：

　�、拧�準(zhǔn)備筆和紙：如果大家沒有準(zhǔn)備好筆和紙，那么當(dāng)對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準(zhǔn)備好筆和紙。

　�、啤⑼Ｖ挂磺胁槐匾�的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關(guān)的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。

　�、�、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

　　⑷、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　2、接聽電話

　�、�、三聲之內(nèi)接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：

　�、�、注意接聽電話的語調(diào)，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當(dāng)中能聽出你是在微笑;

　�、�、注意語調(diào)的速度;

　　③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　④、注意雙方接聽電話的環(huán)境;

　�、�、注意當(dāng)電話線路發(fā)生故障時，必須向?qū)Ψ酱_認(rèn)原因;

　�、�、注意打電話雙方的態(tài)度。

　�、�、當(dāng)聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。

　�、�、主動問候，報部門介紹自己;

　�、�、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以說“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應(yīng)如何稱呼您嗎?”;

　�、�、須擱置電話時或讓賓客等待時;應(yīng)給予說明，并至歉。每過20秒留意一下對方，向?qū)Ψ搅私馐欠裨敢獾认氯ァ?/p>

　�、伞⑥D(zhuǎn)接電話要迅速：每一位員工都必須學(xué)會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉(zhuǎn)接正確的分機(jī)上，并要讓對方知道電話是轉(zhuǎn)給誰的。

　�、省�對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應(yīng)盡力去幫助賓客，對于每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉(zhuǎn)告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉(zhuǎn)接電話⑦、直接回答(解決問題) ⑧、回電話

　�、�、感謝對方來電，并禮貌地結(jié)束電話：在電話結(jié)束時，應(yīng)用積極的態(tài)度，同時要使用對方的名字來感謝對方。

　�、獭⒁�經(jīng)常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。

　　二、接電話的禮儀：

　　1、電話鈴一響，應(yīng)盡快去接，最好不要讓鈴聲響過五遍。拿起電話應(yīng)先自報家門，“您好，這里是xx公司xx部”;詢問時應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r候，根據(jù)對方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的口氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。

　　2、接電話時，對對方的談話可作必要的重復(fù)，重要的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要的記錄下來，如時間、地點(diǎn)、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。

　　3、電話交談完畢時，應(yīng)盡量讓對方結(jié)束對話，若確需自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。

　　三、留言五要素：

　　致：即給誰的留言

　　發(fā)自：誰想要留言

　　日期：最好也包括具體時間

　　記錄者簽名：有助于尋找線索，或弄清不明白的地方

　　內(nèi)容：

　　四、打電話的一些簡單技巧：

　　1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然后說幫您找一下。將所了解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。

　　2、打電話時，列出要點(diǎn)，避免浪費(fèi)時間。

　　3、在打電話之前，要準(zhǔn)備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。

　　4、如果你找的人不在，可以問一下對方什么時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。

　　5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因?yàn)樵儐柲愕那闆r而浪費(fèi)時間。

　　6、通話完畢時應(yīng)道“再見”，然后輕輕放下電話。

　　7、選擇適當(dāng)?shù)臅r間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的時間，因?yàn)檫@時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。禮儀講師譚小芳認(rèn)為，公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對方單位，若確有必要往對方家里打時，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時間。

　　五、使工作順利的電話術(shù)

　　(一)遲到、請假由自己打電話;

　　(二)外出辦事，隨時與單位聯(lián)系;

　　(三)外出辦事應(yīng)告知去處及電話;

　　(四)延誤拜訪時間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò);

　　(五)用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò);

　　(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;

　　(七)借用別家單位電話應(yīng)注意 一般借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。

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