項目管理理論論文

　　項目管理理論在招標(biāo)代理機構(gòu)中的運用

　　項目是為創(chuàng)造獨特產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時性工作。

　　項目管理就是將知識、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項目轟動，以滿足項目的要求[1]。

　　招標(biāo)是指招標(biāo)人(買方)發(fā)出招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書，說明招標(biāo)的工程、貨物、服務(wù)的范圍、標(biāo)段(標(biāo)包)劃分、數(shù)量、投標(biāo)人(賣方)的資格要求等，邀請?zhí)囟ɑ虿惶囟ǖ耐稑?biāo)人(賣方)在規(guī)定的時間、地點按照一定的程序進(jìn)行投標(biāo)的行為。

　　招標(biāo)是一項臨時性的服務(wù)過程，所以當(dāng)一個招標(biāo)代理機構(gòu)接受業(yè)務(wù)委托進(jìn)行招投標(biāo)事宜，我們就可以將其看作一個項目。

　　我們可以用項目管理的思想對招標(biāo)過程進(jìn)行管理。

　　一、目前招標(biāo)中存在的問題(從招標(biāo)代理機構(gòu)角度解析)

　　第一，一些招投標(biāo)代理機構(gòu)從業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，自身專業(yè)水平不高，存在和投標(biāo)人串通投標(biāo)等不正當(dāng)競爭行為，標(biāo)的不明確，組織評標(biāo)能力不足，對投標(biāo)人的資質(zhì)審查不嚴(yán)格，這些因素都為招標(biāo)工作埋下了隱患，再加上我國目前招標(biāo)方面的法律法規(guī)不夠健全，招標(biāo)文件不完善，這些問題都給招標(biāo)過程中的不正當(dāng)競爭提供機會，導(dǎo)致整個招標(biāo)工作的不規(guī)范，影響正常的招標(biāo)秩序。

　　第二，一些招標(biāo)代理機構(gòu)在承攬招標(biāo)代理業(yè)務(wù)時，為了獲取代理資格無視企業(yè)成本和招標(biāo)代理收費標(biāo)準(zhǔn)，隨意降低代理服務(wù)價格，形成價格惡性競爭，進(jìn)一步降低了招標(biāo)代理服務(wù)行業(yè)的利潤率。

　　二、項目管理三要素在招標(biāo)代理機構(gòu)管理中的運用

　　(一)項目時間管理在招標(biāo)代理機構(gòu)管理中的運用

　　招標(biāo)工作是一項程序性很強的工作，執(zhí)行過程中可能會遇見各種問題阻礙招標(biāo)工作的進(jìn)展，作為招標(biāo)代理機構(gòu)，應(yīng)考慮各方面不確定因素，這就要求我們必須對招標(biāo)工作進(jìn)行時間管理，對招標(biāo)進(jìn)度進(jìn)行管控，編制每個項目的招標(biāo)計劃，合理安排每一階段的工作，并按計劃及時完成。

　　招標(biāo)計劃可以采用網(wǎng)絡(luò)計劃圖、甘特圖等工具進(jìn)行編制，在招標(biāo)計劃的編制過程中要合理安排招標(biāo)開始時間、持續(xù)時間、完成時間，保證每項招標(biāo)工作滿足甲方的需要。

　　招標(biāo)計劃編制完畢后，計劃管理者要以計劃為依據(jù)，將計劃的各項工作分配到具體執(zhí)行者并要求執(zhí)行者嚴(yán)格以計劃為依據(jù)推進(jìn)工作。

　　計劃執(zhí)行者要嚴(yán)格按計劃開展各項工作并保存相應(yīng)記錄。

　　良好的招標(biāo)工作計劃不僅能清晰明了的向我們展示每項招標(biāo)工作的進(jìn)展情況，還能幫我們了解各種偏差對招標(biāo)工作造成的影響程度，此外我們可以將招標(biāo)計劃執(zhí)行過程中的成功經(jīng)驗及時加以總結(jié)并推廣，制定出標(biāo)準(zhǔn)化的流程。

　　如果招標(biāo)代理機構(gòu)的每個項目進(jìn)度都能控制到位，不斷提升時間管理能力，將會大大節(jié)省資源。

　　(二)項目成本管理在招標(biāo)代理機構(gòu)管理中的運用

　　上述招標(biāo)存在問題里提到，現(xiàn)在招標(biāo)代理機構(gòu)競爭激烈，那么控制好成本就會提升利潤空間，提高代理機構(gòu)自身的競爭力。

　　所以應(yīng)將成本管理理念融入到企業(yè)文化中去并能夠?qū)⑵渥鳛橐豁椈�本的和長期的戰(zhàn)略性方針體現(xiàn)于代理機構(gòu)管理的所有層次、職能和環(huán)節(jié)。

　　成本管理在招標(biāo)代理機構(gòu)的實施就可以分為三個階段：事前預(yù)算、事中控制、事后考核。

　　首先，在招標(biāo)代理結(jié)構(gòu)打算接受一項招標(biāo)代理業(yè)務(wù)時就要先根據(jù)自身實際情況做好預(yù)算。

　　預(yù)算科學(xué)與否決定了成本控制的好壞，并且預(yù)算要盡可能的具體，這樣就有了成本控制的依據(jù)。

　　其次，要依據(jù)預(yù)算，有效控制招標(biāo)的各個過程與環(huán)節(jié)。

　　例如：招標(biāo)代理機構(gòu)可以在電子招評標(biāo)平臺上發(fā)售招標(biāo)文件(電子版)、網(wǎng)上接受投標(biāo)文件、網(wǎng)上閱評標(biāo)等，這樣可以減少會場租用、人員投入、文件印刷、往來差旅等諸多方面的大量費用。

　　控制的過程就是將實際與預(yù)算不斷進(jìn)行對比，查找原因并采取糾正措施的過程。

　　最后，整個招標(biāo)項目完成，對比實際成本與計劃成本，本項目成本與類似項目成本，找出差距，分析原因，為以后項目成本管理積累資料，同時我們根據(jù)成本考核指標(biāo)對相關(guān)人員及部門進(jìn)行考核。

　　通過以上三階段的實施，使成本處于全過程的監(jiān)控之下，即使發(fā)生偏離標(biāo)準(zhǔn)成本的情況，也會因為能在發(fā)生環(huán)節(jié)及時發(fā)現(xiàn)，而避免了成本失控的進(jìn)一步擴大，使成本損失限制在最小程度。

　　(三)項目質(zhì)量管理在招標(biāo)代理機構(gòu)管理中的運用

　　招標(biāo)代理機構(gòu)提供的產(chǎn)品是服務(wù)，上面問題里面也提到隨著招標(biāo)代理機構(gòu)迅速發(fā)展，招投標(biāo)市場競爭日趨激烈，而招標(biāo)代理機構(gòu)服務(wù)內(nèi)容單一、質(zhì)量低下。

　　我們就需要來改善和提高服務(wù)質(zhì)量，以增加市場競爭力。

　　招標(biāo)服務(wù)的質(zhì)量無法像有形產(chǎn)品那樣，可以在經(jīng)過檢驗合格后才交付給客戶，他的提供與使用具有同步性。

　　因此招標(biāo)代理機構(gòu)的質(zhì)量管理應(yīng)是一個動態(tài)的、持續(xù)的過程，所以為有效開展招標(biāo)服務(wù)質(zhì)量管理可以建立招標(biāo)服務(wù)質(zhì)量體系。

　　首先，在建立招標(biāo)服務(wù)體系的過程中，我們要確定招標(biāo)的需要。

　　招標(biāo)代理人應(yīng)多角度，多方面與客戶溝通，了解和收集客戶需求(如招標(biāo)人對項目的具體要求，項目人員組成情況，行政監(jiān)管部門對政策法規(guī)執(zhí)行的情況和監(jiān)督尺度等)并對所有需求進(jìn)行分析排序以確定關(guān)鍵的質(zhì)量特性。

　　其次，就要確定質(zhì)量方針和目標(biāo)并配備人力、物資和信息等必需的資源。

　　尤其人的素質(zhì)是決定工作質(zhì)量的關(guān)鍵，因此對人的管理就是資源管理的核心，要使每個人都明確其目標(biāo)、職責(zé)和權(quán)限，并自覺的執(zhí)行，要對領(lǐng)導(dǎo)和員工適當(dāng)授權(quán)，使其積極主動的為自己的目標(biāo)奮斗，進(jìn)而實現(xiàn)總目標(biāo)。

　　為確保每一個人都能勝任其崗位工作，應(yīng)進(jìn)行多種形式的培訓(xùn)、工作標(biāo)準(zhǔn)化管理、績效考核來提高員工的能力和素質(zhì)。

　　例如：可以規(guī)定：送招標(biāo)辦備案的招標(biāo)代理合同等文件代理人要簽字或蓋章，以此作為考核代理人員的依據(jù)并公布所有招標(biāo)代理從業(yè)人員考核情況。

　　凡公布的招標(biāo)代理從業(yè)人員有違法違規(guī)、暗箱操作等行為一經(jīng)投訴或考核不合格，取消其招標(biāo)代理從業(yè)人員資格等等。

　　這將解決目前招標(biāo)代理人員素質(zhì)不齊的問題。

　　最后，要確定實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)必需的過程、質(zhì)量控制點和控制方法，建立持續(xù)改進(jìn)的質(zhì)量體系。

　　招標(biāo)代理機構(gòu)的服務(wù)過程就是從接受招標(biāo)人委托到簽訂招標(biāo)項目合同為止的一系列活動，我們可以制定WBS將整個過程分解成各個子過程，并對各個子過程進(jìn)行分析，確定每一個過程需開展的質(zhì)量活動、需采取的控制方法，進(jìn)而制定一系列規(guī)范性文件來確保每一個環(huán)節(jié)都能滿足其質(zhì)量目標(biāo)。

　　還要規(guī)定一些預(yù)防措施，防止招標(biāo)過程中可能發(fā)生服務(wù)質(zhì)量問題。

　　在完成對招標(biāo)全過程的檢測并逐項記錄全過程各關(guān)鍵控制點的基礎(chǔ)上，招標(biāo)代理機構(gòu)還應(yīng)對監(jiān)測的結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計分析，查找實際操作過程與質(zhì)量目標(biāo)之間的差距，尋求改進(jìn)方法，采用PDCA循環(huán)推進(jìn)服務(wù)質(zhì)量管理體系。

　　招標(biāo)代理機構(gòu)運用項目質(zhì)量管理思想，建立服務(wù)質(zhì)量管理體系才能對所操作的每一個招標(biāo)服務(wù)項目的全過程進(jìn)行有效監(jiān)控，為客戶提供規(guī)范的招標(biāo)服務(wù);才能對每一個項目實施做到事前有依據(jù)、事中有檢查、事后有評定;才能使員工改進(jìn)服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量水平;才能增加在招標(biāo)市場的競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

　　綜上所述，項目管理三要素：時間、成本、質(zhì)量均可以在招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行運用并且可以適度的解決目前招標(biāo)代理市場中出現(xiàn)的問題。

　　然而時間、成本、質(zhì)量就是一個等邊三角形的三角，任何一方的移動必定帶動其他的變形，是魚與熊掌的關(guān)系，所以我們要找準(zhǔn)一個平衡點，做好取舍分析，保證三個目標(biāo)結(jié)構(gòu)的均衡性、合理性，力求達(dá)到目標(biāo)系統(tǒng)的整體優(yōu)化。

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