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試析企業(yè)會計電算化管理中的內(nèi)部控制論文
一、企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題
1.內(nèi)部會計檔案管理混亂
對于企業(yè)而言，會計信息能夠為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方案的制訂提供有效的依據(jù),只有進行科學(xué)高效的會計檔案管理，才能保證會計工作的正常進行，才能實現(xiàn)對企業(yè)不同時期的財務(wù)情況的比較，及時發(fā)現(xiàn)各種運行中的偏差。但是有調(diào)查顯示，很多企業(yè)在推行會計電算化初期時缺乏系統(tǒng)的控制管理體系，并且企業(yè)認(rèn)為采用電算化的形式有丟失會計資料的風(fēng)險。手工與計算機并行的會計電算化降低了會計核算的效率，給檔案管理帶來了更多困難，也極易造成內(nèi)部會計檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。
2.會計核算的各模塊之間缺乏聯(lián)系
在進行最終的會計核算時，需要對總賬'、固定資產(chǎn)、工資等各個財務(wù)模塊進行核算工作，通過各個模塊之間的聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的自主査詢和轉(zhuǎn)賬等，提高工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。但由于軟件的功能缺陷，導(dǎo)致核算工作的各個模塊之間的聯(lián)系出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)不能順利進行傳遞，從而阻礙會計電算化的發(fā)展。除此之外，由于會計電算化軟件的這種缺點’還會導(dǎo)致子系統(tǒng)直接建立在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)上的現(xiàn)象出現(xiàn)，加大工作人員的工作量，造成工作負(fù)擔(dān)。在此過程中，一旦由于人為原因而導(dǎo)致計算機運行出錯，將會給企業(yè)帶來很大損失。
3.會計電算化軟件的部分功能不符合內(nèi)部控制要求
在電算化系統(tǒng)的建立過程中會計電算化軟件可能會有一些贅余的功能，雖然一般不會對整個系統(tǒng)造成影響，但是一旦操作出現(xiàn)問題或者程序受到篡改就會造成系統(tǒng)的失效，丟失系統(tǒng)數(shù)據(jù)，給工作人員造成誤導(dǎo)，并且還會給不法分子帶來可乘之機’造成企業(yè)損失。且由于企業(yè)對自己經(jīng)濟效益的重視，為防止盜版在系統(tǒng)的設(shè)計過程中往往忽視用戶數(shù)據(jù)的安全性，或者加密設(shè)置不夠完善,而導(dǎo)致在內(nèi)部控制的過程中出現(xiàn)問題。
4.會計電算化人員的綜合素質(zhì)不高
隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，計算機更新的速度也在不斷加快，這導(dǎo)致會計電算化系統(tǒng)不斷更新，給相關(guān)工作人員帶來較高的技術(shù)要求�，F(xiàn)有的企業(yè)會計電算化工作人員必須不斷進行學(xué)習(xí)，跟上時代發(fā)展，才能實現(xiàn)對電算化系統(tǒng)的良好應(yīng)用，并進一步實現(xiàn)電算化系統(tǒng)的開發(fā)，促進企業(yè)發(fā)展。然而,在很多企業(yè)中，由于各種原因，并不能實現(xiàn)這一點’造成企業(yè)對會計電算化內(nèi)部控制工作難以貫徹實施，給企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。同時由于一些工作人員的職業(yè)道德水平不高，還會造成違法行為的出現(xiàn)，這更加需要企業(yè)加強內(nèi)部控制。
二、加強企業(yè)會計電算化內(nèi)部控制的相關(guān)對策
1.建立完善的會計電算化操作制度
通過對問題的分析可以知道，在會計電算化系統(tǒng)實行的過程中，必須注重操作的規(guī)范性，因此必須建立相應(yīng)的制度。操作制度建立的前提是會計電算化工作人員必須對相關(guān)操作內(nèi)容有著全面的學(xué)習(xí)、認(rèn)知和了解，并嚴(yán)格按照操作內(nèi)容進行操作，在嚴(yán)格系統(tǒng)軟件密碼管理的同時，保證密碼的安全性，定期更換密碼。除此之外，在對系統(tǒng)進行操作的過程中，禁止違規(guī)操作和越權(quán)操作的出現(xiàn)’加強計算機使用的管理,禁止操作人員在開機狀態(tài)下離開操作崗位，造成損失。另外，在對計算機進行維修操作時，要保證對維修人員進的工作進行監(jiān)督,切不可大意而造成損失。同時還要保證維修人員的證件齊全，維修工作必須要通過相關(guān)部門的審批。建立相關(guān)的操作記錄制度，對操作人員、操作時間、計算機故障和維修進行記錄，明確細(xì)節(jié)’保證系統(tǒng)安全。
2.完善計算機管理制度
在會計電算化工作進行時，必須保證計算機的正常運行，因此計算機的管理也是內(nèi)部控制工作的重點。首先，要對計算機等設(shè)備進行定期的維修和保養(yǎng)，保證機房的干凈整潔，排除安全隱患。其次，要對會計相關(guān)數(shù)據(jù)做好備份工作，防止由于計算機的故障或者操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失，同時有效防止非法刪除或修改計算機內(nèi)容的操作而造成的會計數(shù)據(jù)的失真。在對磁盤等介質(zhì)所存放的會計數(shù)據(jù)進行處理時更要注意備份工作的實行，并且應(yīng)當(dāng)將備份好的數(shù)據(jù)載體放在安全的地方，避免失竊造成的數(shù)據(jù)丟失。再次，要注意計算機在維修和進行軟件更新時一定要通過相關(guān)部門的審批’并且做好相關(guān)記錄，以保證系統(tǒng)安全。最后，為保證計算機軟件及硬件的正常工作，要進行相應(yīng)的故障排除工作,采取相應(yīng)的管理措施，保證數(shù)據(jù)的完整性。
3.完善檔案保存制度
在企業(yè)進行會計電算化的過程中，檔案的妥善保存至關(guān)重要，企業(yè)內(nèi)部對于所有的會計電算化的檔案要進行分類，按照檔案的重要性確定保密的級別，不同的人事級別對應(yīng)不同的査閱權(quán)限。在需要借閱會計檔案的時候，要嚴(yán)格審查借閱人的身份，確保借閱人具有相應(yīng)的資格獲取檔案。
4.慎重選擇會計電算化軟件
在計算機技術(shù)水平不斷發(fā)展的今天,會計電算化不斷推行，會計電算化軟件的好壞直接影響著企業(yè)會計核算工作的好壞。因此在進行會計電算化軟件的選擇時,必須慎重。由于會計電算化軟件直接關(guān)系到會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制工作，因此，在選擇會計電算化軟件的時候要從實用性、安全性、便捷性、可靠性等方面出發(fā)，對各種軟件進行全面了解’通過企業(yè)的實際情況，選擇適合企業(yè)財務(wù)管理的會計電算化軟件。
5.提高企業(yè)會計電算化工作人員的整體素質(zhì)
(1)做好考核機制
通過考核機制的建立和執(zhí)行,嚴(yán)格把關(guān)筆試和面試，保證弓I進人才的技術(shù)水平，為日后的會計電算化工作的良好進行打下基礎(chǔ)。同時對會計電算化工作人員還要進行定期的考核，考核工作人員對于會計電算化相關(guān)技術(shù)知識的掌握和了解的程度，確保工作人員知法守法。
(2)進行定期培訓(xùn)
企業(yè)在對自己的員工進行定期培訓(xùn)時，應(yīng)當(dāng)保證對專業(yè)知識和專業(yè)技能的培訓(xùn)，可以通過與大型企業(yè)的交流和合作，進行人才的洽談工作,提高工作人員的技術(shù)水平。同時,還要對企業(yè)的員工的職業(yè)道德進行培訓(xùn),通過對法律法規(guī)的宣傳，確保電算化工作的合法、合理、準(zhǔn)確實施，避免違法違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高工作人員的整體素質(zhì)。
6.數(shù)據(jù)安全控制
對系統(tǒng)進行加防處理,防止操作失誤對數(shù)據(jù)造成破壞，并防止人為破壞數(shù)據(jù)；防止病毒人侵,防止無關(guān)人員隨意進人;設(shè)置進入口令,子系統(tǒng)中也要設(shè)置相應(yīng)的口令，防止非法訪問和非法操作；采用日志的形式，對人員實行的系統(tǒng)操作進行記錄和管理，日志中記錄的項目包括查詢數(shù)據(jù)的時間和查詢的方式等。這樣做的目的是當(dāng)系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，便于解決;對軟件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式、文檔資料、源程序清單和程序說明書進行加密管理。
三、結(jié)束語
隨著社會的不斷發(fā)展，經(jīng)濟水平的不斷提高和市場經(jīng)濟的不斷推行，企業(yè)必須提高自己的市場競爭力來保證企業(yè)的良好發(fā)展。因此，必須加大對電算化水平的內(nèi)部控制力度，實現(xiàn)會計電算化的不斷推行和發(fā)展。通過相關(guān)制度的建立，提高工作人員的整體素質(zhì)，促進企業(yè)的不斷發(fā)展。
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