公函和介紹信的格式

時(shí)間：2024-09-17 10:06:18 信函我要投稿

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公函和介紹信的格式

　　公函和介紹信是一種文體，但格式不同，下面是小編整理的公函和介紹信的格式，歡迎大家參考!

公函和介紹信的格式

　　公函格式：

　　公函是公務(wù)文書(shū)的主要文體之一，主要用于社會(huì)組織在各種公務(wù)活動(dòng)中與其他社會(huì)組織的溝通和聯(lián)絡(luò)，處理的是內(nèi)容比較嚴(yán)肅、正式的事務(wù)，一般用社會(huì)組織的專用信箋打印，撰寫(xiě)時(shí)也要求具有較為規(guī)整的公文格式，從而顯得鄭重和正規(guī)。

　　公共關(guān)系從業(yè)人員在實(shí)際工作中，有多種場(chǎng)合需要撰寫(xiě)公函。所撰寫(xiě)的公函是否規(guī)整，往往能體現(xiàn)一個(gè)公關(guān)組織(公關(guān)公司或公關(guān)部)專業(yè)化水準(zhǔn)的高低，并給接受這一公函者留下不同的印象。所以，無(wú)論文字和形式，均應(yīng)精心推敲和設(shè)定，不可草率行事。

　　公函的撰寫(xiě)，首先應(yīng)注意掌握以下基本要點(diǎn)：

　　(1)要有標(biāo)題。這一標(biāo)題，一般情況下用“公函”兩字即可。在特定情況下，需寫(xiě)明是關(guān)于某一事項(xiàng)的“致函”或“復(fù)函”。

　　(2)頂格書(shū)寫(xiě)致函單位的全稱。如公函發(fā)送對(duì)象為該單位某一負(fù)責(zé)人士，一般應(yīng)先寫(xiě)上單位全稱，再換行頂格書(shū)寫(xiě)該負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)。

　　(3)正文必須寫(xiě)明所聯(lián)系(或交涉)事務(wù)的內(nèi)容(包括有關(guān)背景情況)。通常是一函一事，內(nèi)容盡可能單一，切忌煩瑣。

　　(4)行文應(yīng)該規(guī)范，文字力求簡(jiǎn)潔，語(yǔ)氣則應(yīng)不卑不亢，并根據(jù)內(nèi)容和對(duì)象選擇恰當(dāng)?shù)拇朕o。

　　(5)公函的結(jié)尾，一般應(yīng)寫(xiě)上“此致敬禮”或“即頌近祺”之類的禮貌用語(yǔ)，并署明發(fā)函的社會(huì)組織(或代表這一組織的個(gè)人)的全稱和發(fā)函時(shí)間，加蓋公章(或親筆署名)。

　　當(dāng)然，要能撰寫(xiě)出較為規(guī)范的公函，僅把握一般寫(xiě)作要點(diǎn)還不夠，還須根據(jù)不同的致函對(duì)象和函件的具體內(nèi)容而靈活應(yīng)用。

　　介紹信格式：

　　相對(duì)公函而言，介紹信的撰寫(xiě)要簡(jiǎn)單一些。

　　介紹信作為一種專用書(shū)信，主要用于社會(huì)組織在派出人員去其他單位和部門聯(lián)系工作、商辦事務(wù)、參加會(huì)議和參觀學(xué)習(xí)時(shí)證明該派出人員身份，并說(shuō)明所接洽的事務(wù)。在程序上，這樣顯得比較正式和規(guī)范。

　　需要指出的是：目前不少社會(huì)組織中經(jīng)常使用一種印刷體介紹信，即事先按一定格式將介紹信印制好，需用時(shí)填上相關(guān)內(nèi)容并加蓋公章即可。這種格式化的介紹信，如用于一些簡(jiǎn)單事務(wù)的聯(lián)系，有時(shí)倒也不失方便。但從公共關(guān)系工作的特殊要求來(lái)說(shuō)，在許多情況下，最好還是采用專門撰寫(xiě)并用社會(huì)組織專用信箋打印的介紹信——既表示對(duì)對(duì)方的尊重，又顯得較為鄭重其事。

　　介紹信的撰寫(xiě)，可參照范文1-17，一般掌握以下要點(diǎn)即可：

　　(1)題頭注明“介紹信”字樣。

　　(2)頂格書(shū)寫(xiě)所派出人員前往單位的全稱。

　　(3)寫(xiě)明所派出人員的姓名、職務(wù)、性別。在某些特定情況下，還需注明所派出人員的年齡和政治面貌。另外，如派出人員不止一人時(shí)，應(yīng)注明派出人數(shù)。

　　(4)寫(xiě)明派出人員所要聯(lián)系的事宜，并表明希望或要求，但文字必須非常簡(jiǎn)要，不必另加說(shuō)明性詞語(yǔ)。

　　(5)介紹信的結(jié)尾，一般亦應(yīng)寫(xiě)上“此致敬禮”之類的禮貌用語(yǔ)，并署明簽發(fā)介紹信的社會(huì)組織的全稱和發(fā)函時(shí)間(有時(shí)還需要注明該介紹信的有效日期)，加蓋公章。

　　范文：

　　公函范文：

　　關(guān)于X X活動(dòng)有關(guān)問(wèn)題的復(fù)函

　　X X X X股份有限公司

　　X X X 總經(jīng)理：

　　您好!

　　貴公司X 月X日送來(lái)的函件收到。對(duì)貴公司提出的問(wèn)題，本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了認(rèn)真研究，現(xiàn)答復(fù)如下：

　　由貴公司委托本公司策劃和實(shí)施的X X活動(dòng)，已于日前結(jié)束。本公司認(rèn)為，這一活動(dòng)總體上是成功的，輿論反響也是好的。至于活動(dòng)中出現(xiàn)的個(gè)別操作失誤，對(duì)整個(gè)活動(dòng)并無(wú)大的影響。何況，造成這一失誤的原因，與貴公司某些現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行人員自行其事、不按實(shí)施計(jì)劃執(zhí)行有一定關(guān)系，似不應(yīng)由本公司承擔(dān)全部職責(zé)。所以，貴公司據(jù)此提出要扣除合同中議定的公關(guān)服務(wù)費(fèi)用，似于理不合。敬請(qǐng)貴公司領(lǐng)導(dǎo)重新審議此事。本公司不希望因?yàn)檫@一細(xì)節(jié)問(wèn)題而訴諸法律，并因此影響雙方的友好合作關(guān)系。

　　專此復(fù)函，順頌商祺!

　　上海X X 公共關(guān)系有限公司(蓋章)

　　20xx年X 月X日

　　介紹信范文：

　　上海市人民政府對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)：

　　茲有本公司客戶部經(jīng)理X X X(女)等兩人前往你處，聯(lián)系X X X X公司全球董事會(huì)主席機(jī)場(chǎng)貴賓接待一事，請(qǐng)予以接待，并大力支持為盼。

　　此致

　　敬禮!

　　上海X X 公共關(guān)系有限公司(蓋章)

　　20xx年X 月X日

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