企業(yè)檔案管理的思考
下面是小編整理的企業(yè)檔案管理的思考的論文，歡迎各位檔案管理畢業(yè)的同學(xué)借鑒哦!
摘要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)自身發(fā)展的需要，企業(yè)開展檔案管理也是國家《檔案法》的規(guī)定。企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄 檔案管理是企業(yè)管理的一個子系統(tǒng)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等方面的基礎(chǔ)和前提。沒有資料管理、數(shù)字管理、信息管理。就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機會，檔案管理也是保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的一項重要的基礎(chǔ)性措施。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案能起到至關(guān)重要的作用，因此，各企業(yè)在日常工作中，應(yīng)注意各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學(xué)分類整理，統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案，實現(xiàn)檔案的有效利用。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 管理
一、企業(yè)檔案是企業(yè)管理的基礎(chǔ)
企業(yè)是經(jīng)濟實體，在生產(chǎn)經(jīng)營活動中會產(chǎn)生經(jīng)營、技術(shù)、財務(wù)等許多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)在工作中都會產(chǎn)生大量的文件和單據(jù)，這些文件和單據(jù)支撐著企業(yè)的運轉(zhuǎn)，是企業(yè)活動的真實的原始記錄。
成年累月形成數(shù)量龐大的文件和單據(jù)，是任意散失，自生自滅呢?還是切實地管理起來，這是必須的選擇。有的企業(yè)各部門各自保存檔案，理由是利用方便，但是這種分散式所謂保存，卻是企業(yè)檔案散失的缺口。1、各自保存檔案是否確實保存了，2、歸檔保存的檔案是否準(zhǔn)確、齊全、完整，3、誰來監(jiān)督檢查歸檔情況、保存情況。事實上在缺乏監(jiān)督又缺乏專業(yè)指導(dǎo)的情況下，各自保存的情況大多是不規(guī)范的，管理狀況是不佳的。
企業(yè)的機構(gòu)設(shè)置和人員配置也不是一成不變的，隨著企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)營的擴展，企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)隨之會新增、撤銷、更名。在機構(gòu)變動過程中檔案材料往往會因為沒有移交而散失，尤其在辦公櫥柜搬遷過程中檔案材料丟失的事情是很常見的。因此，將檔案材料各自保管從長期保存的角度來看是不保險的。企業(yè)的員工過去從分配報到起至退休，往往是“終身”的，現(xiàn)在人事制度實行雙向選擇后，員工跳槽的機率相當(dāng)高，人員流動性很大，不及時將辦理完畢的工作文件、圖紙、單據(jù)等及時歸檔的話，往往會出現(xiàn)人走了，檔案材料也沒了。
企業(yè)檔案由各部門各自保存，都要各自設(shè)小庫房不經(jīng)濟又不安全。另一個問題是各部門檔案材料閉門自守，影響了相關(guān)部門之間的協(xié)同工作，不能形成企業(yè)內(nèi)共享的檔案資源。各部門保存的檔案材料大多分散在個人手里，尤其是常常因部門骨干或部門負(fù)責(zé)人出差或開會，一時找不到人，影響了利用檔案。
當(dāng)企業(yè)檔案處于分散、無序管理狀態(tài)時，這個企業(yè)的管理往往也是松散的。優(yōu)秀的企業(yè)管理是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母咝У�。�?yán)格的行政規(guī)章，確保檔案集中統(tǒng)一管理，員工無論是普通員工還是高層領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)當(dāng)履行按規(guī)定將職務(wù)活動形成的材料立卷歸檔。檔案人員科學(xué)地管理檔案，當(dāng)企業(yè)工作需要時在第一時間及時提供相關(guān)檔案材料。只有集中統(tǒng)一管理，才能專業(yè)化，才能經(jīng)濟，才能安全。
對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者來說，管理企業(yè)不能拍腦袋，搞長官意志。決策要有數(shù)據(jù)依據(jù)，考核也要有事實依據(jù)，建立檔案工作后檔案人員就能提供各方面的檔案信息。
二、企業(yè)檔案是企業(yè)的無形資產(chǎn)
企業(yè)活動目的是為了創(chuàng)造財富，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都十分注重資產(chǎn)的積累。按經(jīng)濟學(xué)說法，企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業(yè)獲得效益的資源。資產(chǎn)由有形實物資產(chǎn)和無形資產(chǎn)組成，許多領(lǐng)導(dǎo)者只注重實物資產(chǎn)而忽略無形資產(chǎn)。
檔案是有形實物資產(chǎn)的憑證，例如企業(yè)的土地、房屋、設(shè)備都有所有人的憑證或單據(jù)，是實物資產(chǎn)與擁有者之間關(guān)系的具有法律作用的證明，如果遺失了，很麻煩，甚至?xí)䥺适Х杀Ｗo。所以，實物憑證類檔案一定要妥善保存好。
企業(yè)的資質(zhì)文件，如工商執(zhí)照、稅務(wù)證書、質(zhì)量認(rèn)證書、專業(yè)許可證等政府有關(guān)部門依法頒發(fā)的行政許可文件，規(guī)定了不同行業(yè)不同檔次企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的范圍和合法性，不僅辦這些許可證需要錢，更重要的是有了這些許可證才能從事經(jīng)營生產(chǎn)活動。一個企業(yè)有不少行政許可的證件，這是無形資產(chǎn)的一部分，也要好好保管好。
市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，在企業(yè)與企業(yè)的經(jīng)濟交往和合作中不可避免地會產(chǎn)生矛盾和糾紛，當(dāng)經(jīng)濟仲裁或法律裁定時，企業(yè)檔案即是維護企業(yè)合法權(quán)益的證據(jù)，也是法律認(rèn)可的證據(jù)。有時找出一張單據(jù)或一個文件勝過千言萬語。合同是經(jīng)濟交往中最常見的契約文件，它以條款形式明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，妥善保存好合同檔案極為重要，它不僅約束簽訂合同雙方遵守承諾，也是經(jīng)費支付和收入的依據(jù)。建立了齊全的合同檔案和財務(wù)檔案，每筆財務(wù)往來都有頭有尾，在清理企業(yè)拖欠款時發(fā)揮巨大作用，維護了企業(yè)合法權(quán)益，挽回不必要的損失。
科技創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的動力，在知識經(jīng)濟社會里，產(chǎn)品設(shè)計創(chuàng)新、技術(shù)發(fā)明創(chuàng)造越來越多。做好知識產(chǎn)權(quán)保護工作首先要將科技成果檔案建立起來，從申請立項、課題調(diào)研、策劃方案、設(shè)計計點、試驗分析、形成成果、專家鑒定至申報專利都要有詳實的材料。有了科技成果材料可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力、開發(fā)新產(chǎn)品、提高產(chǎn)品數(shù)量和質(zhì)量。有些科技成果可以有償轉(zhuǎn)讓，獲取更大范圍的效益。
企業(yè)的實物資產(chǎn)是有形的，而無形資產(chǎn)說它無形是指其不是直接的生產(chǎn)資料，但是也不是虛擬的，而是相對實物生產(chǎn)資料而言說它無形。其實，無形資產(chǎn)也有形，這就是檔案材料。
三、如何做好企業(yè)檔案基礎(chǔ)管理
1、抓基礎(chǔ)制度規(guī)范建設(shè)，完善工作程序和管理方法
根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)的要求，制定公司檔案管理辦法，并召集各部門的負(fù)責(zé)人和資料管理員參加公司檔案管理制度討論會，深入討論《文件和資料控制程序》，然后與公司各事業(yè)部進行深入交流和調(diào)研，完成管理辦法的起草和征求意見工作，并相繼進行頒布，在公司各部門試用。
2、嚴(yán)格做好文書檔案收集、整理和歸檔工作
檔案管理員，既是管理員，又是操作員，要按照“精之又精，慎之又慎”的原則，做好文檔整理歸檔工作。把公司、部門和個人手中分散的、種類和數(shù)量繁多的文件材料，根據(jù)公司《文件和資料控制程序》進行歸檔。針對目前紙質(zhì)檔案和電子檔案并行的現(xiàn)狀，要首先保證紙質(zhì)檔案的完整性，全面實現(xiàn)當(dāng)年度文檔的全息化管理。
3、全方位進行庫房管理，消除各種安全隱患。
對公司所有檔案庫房進行徹底檢查，清點庫存并修復(fù)了破損檔案。作為公司安全工作之一，公司保密辦應(yīng)組織檔案安全檢查，重點檢查庫房的防火、防潮、防盜、防蟲，將安全隱患排除在預(yù)防工作中。
4、進一步整理照片資料，提高聲像檔案管理水平
將公司成立以來的歸檔資料進行數(shù)字化掃描，建立底片光盤、公司年度大事記等新的電子檔案。把照片檔案進入數(shù)字管理系統(tǒng)。這樣方便用戶的檢索查用�！断駥嵨飿s譽檔案管理辦法》，要求聲像檔案要光盤歸檔，一式3份保存：實物榮譽檔案在交接時要拍成數(shù)碼照片，進入多層次管理，逐步實現(xiàn)信息管理，方便借閱和使用。
5、抓好國家重點建設(shè)項目檔案工作
在抓好檔案管理工作的同時，公司尤其要重視對國家項目的檔案管理工作。根據(jù)國家及行業(yè)的新規(guī)定，制定符合本公司企業(yè)的國家重點建設(shè)項目檔案管理實施辦法。使公司承擔(dān)的各類國家級項目的檔案整理工作依此辦法進行，在項目全面開工時，針對國家項目的參建單位的檔案管理人員和公司人員進行全面的檔案管理培訓(xùn)，經(jīng)考試合格的檔案人員方可上崗操作。
企業(yè)檔案工作是企業(yè)的基礎(chǔ)綜合管理工作，貫穿于企業(yè)設(shè)計、施工、生產(chǎn)、經(jīng)營、監(jiān)理、管理的全過程和各個細(xì)節(jié)，也是企業(yè)生產(chǎn)安全的重要保障。企業(yè)運行的結(jié)果一是看得見的線路設(shè)施，再就是系統(tǒng)的檔案資料。檔案既是企業(yè)的物質(zhì)財富，更是企業(yè)的精神財富。在信息社會，作為企業(yè)最有保存價值的檔案的管理者，深感責(zé)任重大和工作意義的深遠(yuǎn)，應(yīng)為企業(yè)的高速發(fā)展貢獻力量!
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