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對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和體制的思考論文
—、引言
在一個(gè)企業(yè)中,檔案管理無(wú)疑是企業(yè)管理的一個(gè)子系統(tǒng)。對(duì)于非國(guó)有企業(yè),能否探索出一條行之有效的檔案管理方法,其意義已經(jīng)不僅僅在于是否有利于檔案學(xué)理論研宄的豐富和促進(jìn),更在于能否對(duì)該企業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)揮其實(shí)際的事功。
我國(guó)對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理比較集中的探討始于上個(gè)世紀(jì)90年代,而有探討就必然有分歧。這種分歧既來(lái)自觀念上,也來(lái)自現(xiàn)實(shí)中。試以如下表述為例:對(duì)于眾多非國(guó)有企業(yè),檔案行政管理部門應(yīng)對(duì)它們進(jìn)行調(diào)查、摸底、排隊(duì),對(duì)不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同經(jīng)營(yíng)方式的企業(yè),做到心中有數(shù),從而盡快制定、出臺(tái)一批地方檔案行政規(guī)章、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度,盡量使企業(yè)不走彎路或少走彎路“抓執(zhí)法檢查是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)”等等。筆者以為,這可以看作是傳統(tǒng)觀念的典型文本,是“計(jì)劃時(shí)代”“強(qiáng)勢(shì)政府”在檔案管理領(lǐng)域的精神延續(xù)。但是,實(shí)踐似乎在證明這種判斷對(duì)當(dāng)代現(xiàn)實(shí)缺乏更宏觀和深入的分析。對(duì)當(dāng)代中國(guó)而言,這是對(duì)政府的力量作了過(guò)于烏托邦,或者說(shuō)過(guò)于樂(lè)觀的估計(jì)。其實(shí)在筆者看來(lái),有學(xué)者指出的“理順關(guān)系”才是真正中的之語(yǔ)。雖然宄竟如何理順,這方面的研宄尚不夠深入,但有一點(diǎn)倒是達(dá)成了共識(shí),即將法律監(jiān)控作為國(guó)家對(duì)非國(guó)有企業(yè)控制的重要手段。猶為可貴的是,對(duì)于監(jiān)控本身,有學(xué)者作出了清醒的認(rèn)識(shí)和反思:監(jiān)管中應(yīng)堅(jiān)持不干擾非國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),有利于促進(jìn)非國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益;有利于對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的安全保管,科學(xué)利用,合理流向。”“監(jiān)控方法要靈活。……可以因地制宜,‘因企制宜’。”在這個(gè)意義上說(shuō),這種觀點(diǎn)不是袖手談經(jīng),卻體現(xiàn)了一種清醒、求實(shí)的色彩。
要談非國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作,百轉(zhuǎn)千回,最終還是繞不過(guò)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和外部體制問(wèn)題。事實(shí)證明,較為明確的、進(jìn)一步探討這些問(wèn)題的時(shí)機(jī)已然成熟。雖然如此,本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準(zhǔn)的操作程序,而僅在于對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和體制作一番同當(dāng)下現(xiàn)實(shí)環(huán)境相契合的思考。
二、非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則
談及“原則”,不能不提及我國(guó)檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法)規(guī)定:檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,維護(hù)檔案完整與安全,便于社會(huì)各方面的利用!边@是用國(guó)家法律形式確定下來(lái)的我國(guó)檔案工作基本原則,是指導(dǎo)全國(guó)檔案工作的科學(xué)準(zhǔn)則。既然如此,為什么在這里還要談‘非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”
筆者的本意是,前者的表述側(cè)重于宏觀層面,而這里談的“非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是,不僅僅如此,更重要的在于1987年《檔案法》公布時(shí)所處的時(shí)代背景,即當(dāng)時(shí)非國(guó)有企業(yè)無(wú)論從數(shù)量還是質(zhì)量上在國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系中還僅僅處于“補(bǔ)充”的地位,質(zhì)言之,國(guó)有企業(yè)大一統(tǒng)的局面并沒(méi)有被撼動(dòng)。因此,“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理”這樣的宏觀原則更多是對(duì)國(guó)有企業(yè)而言,其著眼點(diǎn)也不可能超越當(dāng)時(shí)的社會(huì)現(xiàn)實(shí)。然而,當(dāng)從產(chǎn)權(quán)到制度都與從前的國(guó)有企業(yè)迥異的非國(guó)有企業(yè)發(fā)展到今天成為一股不可忽視的力量時(shí),我們顯然不宜再將原來(lái)的宏觀原則作過(guò)于教條和機(jī)械化的理解。因此,今天從微觀層面上提出“非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”,可以說(shuō)是改革深入發(fā)展的內(nèi)在要求。這與其說(shuō)是一種變革,毋寧說(shuō)是一種發(fā)展、完善。
1、效益性原則
企業(yè)是以盈利為根本目的,從這個(gè)意義上說(shuō),市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)首要遵循的是效益原則。企業(yè)檔案管理講求效益性從根本上說(shuō)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求和體現(xiàn)。
所謂效益,一是指管理成本最小,二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式,就是要在這一小一大間尋求一個(gè)最佳的平衡點(diǎn)。
效益性原則的貫徹過(guò)程,本身就是一個(gè)沖出偏見(jiàn)的過(guò)程一個(gè)審視成法的過(guò)程。如果能以國(guó)外企業(yè)的管理方式為鑒,那么日本的經(jīng)驗(yàn)讓人不無(wú)啟迪。日本實(shí)行的是政府主導(dǎo)下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì),既有別于英美式的自由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì),也有別于西、北歐的社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。日本民間企業(yè)在對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策時(shí),一定要對(duì)投入資本額及預(yù)期收到的效果進(jìn)行比較研宄。在實(shí)施“設(shè)置完備的檔案管理體制”時(shí),日本的民間企業(yè)總希望獲取大大超過(guò)投入的成效。事實(shí)上,他們?cè)趯?shí)踐中很少走集中統(tǒng)一保管的道路,而是分散管理。民間企業(yè)按各自獨(dú)立的意志決策的管理方式,是日本社會(huì)適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程的一種制度選擇。
如果放到整個(gè)國(guó)家和社會(huì)的視野來(lái)考慮,效益性原則最終還涉及到非國(guó)有企業(yè)檔案管理的外部體制問(wèn)題。在此背景之下,筆者愿意引入一個(gè)理論的參照系,即喬治。索羅斯在《開(kāi)放社會(huì):改革全球資本主義》—書中提出的關(guān)于一個(gè)開(kāi)放社會(huì)的“基層化原則”。根據(jù)基層化原則,凡是由民間組織可以完成的事情不應(yīng)該由政府來(lái)完成,凡是由個(gè)人或家庭可以完成的事情不應(yīng)該由政府或民間組織來(lái)完成,其優(yōu)越性正在于個(gè)人、民間以及其他基層單位能夠?qū)Q策和管理的合理性提升到最大限度,因?yàn)樗鼈兙邆涓鼮槌浞值娜肆Α⑽锪、?dòng)力以及知情程度來(lái)解決各自的問(wèn)題。在這一思路下,除去企業(yè)和員工本身,各種官方色彩相對(duì)淡出的檔案中介機(jī)構(gòu)、各種行業(yè)協(xié)會(huì)和檔案工作者協(xié)會(huì)將有所作為。關(guān)于這一體制問(wèn)題,在后文還將進(jìn)一步談及。
2、自主性原則
顧名思義,所謂自主性原則,即是由企業(yè)自身作為檔案管理的主體,企業(yè)檔案具體的收集、整理、保管、利用、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員安排等由企業(yè)自己決定。筆者以為,這是由我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)推導(dǎo)出的必然結(jié)論。
按照《中華人民共和國(guó)私營(yíng)企業(yè)暫行條例》的規(guī)定:私營(yíng)企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有!闭沾司,非國(guó)有企業(yè)的檔案作為特殊財(cái)產(chǎn),同其資產(chǎn)一樣也應(yīng)該屬于資產(chǎn)的所有者擁有。道理不難理解,私營(yíng)企業(yè)是以生產(chǎn)資料私有制為基礎(chǔ)的,而私營(yíng)企業(yè)檔案是私營(yíng)企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的歷史記錄,它不是獨(dú)立產(chǎn)生的,是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的伴生物。而把這個(gè)結(jié)論一般地推廣到整個(gè)非國(guó)有企業(yè)范疇,我們就完全可以說(shuō),產(chǎn)權(quán)制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性,企業(yè)產(chǎn)權(quán)歸誰(shuí)所有,企業(yè)檔案也歸誰(shuí)所有。從法理上講,此結(jié)論適用于《民法通則》關(guān)于財(cái)產(chǎn)權(quán)的一般規(guī)定。因此,非國(guó)有企業(yè)的所有者毫無(wú)疑問(wèn)地享有其所有權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)和處分權(quán),當(dāng)然也包括檔案的管理權(quán)和很大程度上的處分權(quán)。
由此,曾有報(bào)章提到過(guò)的由檔案行政機(jī)關(guān)動(dòng)員幫助非國(guó)有企業(yè)建檔的說(shuō)法其實(shí)大有可斟酌之處。有求必應(yīng)的“幫助”當(dāng)在情理之中,越俎代庖的“動(dòng)員”卻是師出無(wú)名。
然而,為什么上文只提到“很大程度上的處分權(quán)”呢?這是因?yàn)闄n案作為企業(yè)活動(dòng)的沉淀,同一般企業(yè)行為一樣,也在一定條件上具有經(jīng)濟(jì)學(xué)上講的“外部性”一比如對(duì)檔案的第二價(jià)值的考慮,對(duì)國(guó)家安全的考慮。因此,《檔案法》第十六條有如下規(guī)定:集體所有和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的,或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案,檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的,國(guó)家檔案行政部門有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施,必要時(shí),可以收購(gòu)或者征購(gòu)!币槐M管有些問(wèn)題有待在立法上進(jìn)一步明確(這在后文的體制部分將會(huì)談及)一卻不妨礙我們作如下結(jié)論:非國(guó)有企業(yè)檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。
在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據(jù)索羅斯的解釋,基層化的含義是,由于難以確定什么是公共利益,因此決策必須在盡可能低的層面上作出,層次越低,因大一統(tǒng)決策帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也越小,而管理成本也越小,效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統(tǒng),而且也適用于經(jīng)濟(jì)、文化和其他領(lǐng)域?qū)n案管理而言,非國(guó)有企業(yè)的自主管理正是這一原則的集中體現(xiàn)。道理很簡(jiǎn)單由于權(quán)力過(guò)分集中的管理模式對(duì)管理對(duì)象而言往往具有一損倶損的風(fēng)險(xiǎn)性;而另一方面,過(guò)度的垂直控制將動(dòng)用極大的資源,降低國(guó)家行政的效率。這樣,既不可能降低高度集權(quán)的管理成本和風(fēng)險(xiǎn),相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對(duì)每一個(gè)企業(yè)的運(yùn)作情況和檔案信息進(jìn)行細(xì)細(xì)甄別的情況下,非國(guó)有企業(yè)檔案的自主管理理所當(dāng)然是明智之舉。
3、靈活性原則
所謂靈活性原則,筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環(huán)境決定,非國(guó)有企業(yè)成千上萬(wàn),情況各不相同。各企業(yè)規(guī)模不同,具體軟硬件環(huán)境也不同,管理檔案的方式也就不盡相同。馬克思主義哲學(xué)有一個(gè)重要觀點(diǎn),即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優(yōu)劣并不能給實(shí)踐帶來(lái)多少指導(dǎo)意義。試想,如果面對(duì)的是一個(gè)小企業(yè),本身產(chǎn)生檔案不多,卻要求其照搬傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理模式,專門的檔案機(jī)構(gòu)和專職的檔案人員一應(yīng)倶全,集中統(tǒng)一,層層控制,按時(shí)移交,定時(shí)鑒定,從理論上看好則好矣,卻未免可笑。推而言之,企業(yè)不僅有規(guī)模的不同,更有行業(yè)特點(diǎn)的差異,其管理方式或分散,或集中,不必強(qiáng)求一律,但求得當(dāng)。
靈活性原則的第二層意思,指的是保管地點(diǎn)的靈活。保管地點(diǎn)的選擇離不開(kāi)軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒,首先要看的是條件,其次看的是成本。近年來(lái)流行講跟國(guó)際接軌,檔案界亦不免披歐風(fēng),沐美雨,甚至言必稱“托管機(jī)構(gòu)”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量,我們當(dāng)說(shuō),外來(lái)的文件中心固然有新潮之意,自家的“敝帚自珍”未必就應(yīng)該鄙夷。甚至傳統(tǒng)的檔案館室固然是以堂堂之陣,樹(shù)正正之旗,但又何妨辦公室保險(xiǎn)柜的方寸之間能夠以簡(jiǎn)約求便利,以平拙攝神奇?
管理對(duì)象的多元要求具體管理手段的多元,這是靈活性的第三層含義?萍紙D紙、文書文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、技術(shù)成果,諸如此類,林林總總,不一而足,要的就是個(gè)區(qū)別對(duì)待,量體裁衣。而檔案不同載體的出現(xiàn),更是無(wú)時(shí)無(wú)刻不在呼喚著管理手段的靈活與創(chuàng)新,呼喚著管理的手段既有彈性又統(tǒng)攝自如。
據(jù)日本檔案學(xué)者大谷明史介紹,“日本企業(yè)的檔案管理體制除少數(shù)外,一般都不是集中統(tǒng)一保管型,而是分散管理型。……盡管整個(gè)企業(yè)沒(méi)有形成集中統(tǒng)一保管檔案的管理體制,但企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng),都能依據(jù)各部門妥善保管的檔案正常開(kāi)展工作。如果將此當(dāng)作對(duì)集中統(tǒng)一保管模式的非議自然不免迂腐,但如果把這看成是對(duì)企業(yè)檔案管理靈活性和多樣化趨勢(shì)的注腳,筆者則加以認(rèn)同。
歸納、提煉和抽象有時(shí)是一把雙刃劍,在條縷分析的同時(shí)不免產(chǎn)生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則,雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強(qiáng)調(diào),然而并不能掩蓋其中意蘊(yùn)的重疊與交叉。筆者以為,無(wú)論是對(duì)國(guó)家社會(huì)來(lái)講,還是于單個(gè)企業(yè)而言,效益性原則是其根本。從某種程度上說(shuō),效益性原則是因,自主性原則和靈活性原則是果;效益性原則是里,自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開(kāi)放社會(huì)的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關(guān)系。
三、非國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的外部體制
所謂非國(guó)有企業(yè)檔案管理的外部體制,指的是一個(gè)國(guó)家之內(nèi)管理全部非國(guó)有企業(yè)檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個(gè)企業(yè)檔案的內(nèi)部管理模式相對(duì),在外延上包括各類與非國(guó)有企業(yè)檔案有關(guān)的機(jī)構(gòu)的設(shè)置、隸屬關(guān)系、職權(quán)關(guān)系等,更明確一點(diǎn)說(shuō),指的是檔案行政管理部門、企業(yè)以及其他機(jī)構(gòu)和組織之間的關(guān)系問(wèn)題。事實(shí)證明,非國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的選擇和運(yùn)行,在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。
筆者以為,今天的非國(guó)有企業(yè)檔案管理體制,應(yīng)當(dāng)是:以自主管理為基礎(chǔ),以法律監(jiān)控為框架,以民間檔案組織為后盾,集中管理與分散管理相結(jié)合。
對(duì)民間性質(zhì)的檔案組織應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)。
可以說(shuō),隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立,以往在政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸領(lǐng)域推行的中央集權(quán)制結(jié)構(gòu)開(kāi)始松動(dòng),國(guó)家與社會(huì)的界分開(kāi)始顯現(xiàn),國(guó)家對(duì)社會(huì)資源的控制減弱,公民自主性得到提升,各種民間性質(zhì)的組織或曰非政府組織(NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會(huì)中介組織是個(gè)人、團(tuán)體(企業(yè)、行業(yè))自由和權(quán)利的基礎(chǔ),是國(guó)家與社會(huì)、團(tuán)體、個(gè)人間的聯(lián)系中介和溝通管道,是維持社會(huì)穩(wěn)定的“穩(wěn)壓器”。
所謂民間性質(zhì)的檔案組織,或者是純民間性質(zhì),或者是半官方性質(zhì)。純民間組織,1936年美國(guó)成立的檔案工作者協(xié)會(huì)可為代表;半官方機(jī)構(gòu),1998年深圳掛牌的檔案寄存中心可為個(gè)例。由此可見(jiàn),筆者在這里談及的具有民間性質(zhì)而為企業(yè)服務(wù)的檔案組織主要是兩類,一類是服務(wù)于企業(yè)的檔案研宄組織,另一類是以盈利為目的的企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)。
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