對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和體制的思考論文

　　—、引言

　　在一個(gè)企業(yè)中，檔案管理無(wú)疑是企業(yè)管理的一個(gè)子系統(tǒng)。對(duì)于非國(guó)有企業(yè)，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經(jīng)不僅僅在于是否有利于檔案學(xué)理論研宄的豐富和促進(jìn)，更在于能否對(duì)該企業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)揮其實(shí)際的事功。

　　我國(guó)對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理比較集中的探討始于上個(gè)世紀(jì)90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來(lái)自觀念上，也來(lái)自現(xiàn)實(shí)中。試以如下表述為例：對(duì)于眾多非國(guó)有企業(yè)，檔案行政管理部門應(yīng)對(duì)它們進(jìn)行調(diào)查、摸底、排隊(duì)，對(duì)不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同經(jīng)營(yíng)方式的企業(yè)，做到心中有數(shù)，從而盡快制定、出臺(tái)一批地方檔案行政規(guī)章、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，盡量使企業(yè)不走彎路或少走彎路“抓執(zhí)法檢查是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)”等等。筆者以為，這可以看作是傳統(tǒng)觀念的典型文本，是“計(jì)劃時(shí)代”“強(qiáng)勢(shì)政府”在檔案管理領(lǐng)域的精神延續(xù)。但是，實(shí)踐似乎在證明這種判斷對(duì)當(dāng)代現(xiàn)實(shí)缺乏更宏觀和深入的分析。對(duì)當(dāng)代中國(guó)而言，這是對(duì)政府的力量作了過(guò)于烏托邦，或者說(shuō)過(guò)于樂(lè)觀的估計(jì)。其實(shí)在筆者看來(lái)，有學(xué)者指出的“理順關(guān)系”才是真正中的之語(yǔ)。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點(diǎn)倒是達(dá)成了共識(shí)，即將法律監(jiān)控作為國(guó)家對(duì)非國(guó)有企業(yè)控制的重要手段。猶為可貴的是，對(duì)于監(jiān)控本身，有學(xué)者作出了清醒的認(rèn)識(shí)和反思：監(jiān)管中應(yīng)堅(jiān)持不干擾非國(guó)有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，有利于促進(jìn)非國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)管理，提高經(jīng)濟(jì)效益；有利于對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值檔案的安全保管，科學(xué)利用，合理流向。”“監(jiān)控方法要靈活。……可以因地制宜，‘因企制宜’。”在這個(gè)意義上說(shuō)，這種觀點(diǎn)不是袖手談經(jīng)，卻體現(xiàn)了一種清醒、求實(shí)的色彩。

　　要談非國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作，百轉(zhuǎn)千回，最終還是繞不過(guò)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和外部體制問(wèn)題。事實(shí)證明，較為明確的、進(jìn)一步探討這些問(wèn)題的時(shí)機(jī)已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準(zhǔn)的操作程序，而僅在于對(duì)非國(guó)有企業(yè)檔案管理的原則和體制作一番同當(dāng)下現(xiàn)實(shí)環(huán)境相契合的思考。

　　二、非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則

　　談及“原則”，不能不提及我國(guó)檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國(guó)檔案法)規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用�！边@是用國(guó)家法律形式確定下來(lái)的我國(guó)檔案工作基本原則，是指導(dǎo)全國(guó)檔案工作的科學(xué)準(zhǔn)則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”

　　筆者的本意是，前者的表述側(cè)重于宏觀層面，而這里談的“非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時(shí)所處的時(shí)代背景，即當(dāng)時(shí)非國(guó)有企業(yè)無(wú)論從數(shù)量還是質(zhì)量上在國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系中還僅僅處于“補(bǔ)充”的地位，質(zhì)言之，國(guó)有企業(yè)大一統(tǒng)的局面并沒(méi)有被撼動(dòng)。因此，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”這樣的宏觀原則更多是對(duì)國(guó)有企業(yè)而言，其著眼點(diǎn)也不可能超越當(dāng)時(shí)的社會(huì)現(xiàn)實(shí)。然而，當(dāng)從產(chǎn)權(quán)到制度都與從前的國(guó)有企業(yè)迥異的非國(guó)有企業(yè)發(fā)展到今天成為一股不可忽視的力量時(shí)，我們顯然不宜再將原來(lái)的宏觀原則作過(guò)于教條和機(jī)械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國(guó)有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”，可以說(shuō)是改革深入發(fā)展的內(nèi)在要求。這與其說(shuō)是一種變革，毋寧說(shuō)是一種發(fā)展、完善。

　　1、效益性原則

　　企業(yè)是以盈利為根本目的，從這個(gè)意義上說(shuō)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的企業(yè)首要遵循的是效益原則。企業(yè)檔案管理講求效益性從根本上說(shuō)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的客觀要求和體現(xiàn)。

　　所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個(gè)最佳的平衡點(diǎn)。

　　效益性原則的貫徹過(guò)程，本身就是一個(gè)沖出偏見(jiàn)的過(guò)程一個(gè)審視成法的過(guò)程。如果能以國(guó)外企業(yè)的管理方式為鑒，那么日本的經(jīng)驗(yàn)讓人不無(wú)啟迪。日本實(shí)行的是政府主導(dǎo)下的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，既有別于英美式的自由市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，也有別于西、北歐的社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。日本民間企業(yè)在對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策時(shí)，一定要對(duì)投入資本額及預(yù)期收到的效果進(jìn)行比較研宄。在實(shí)施“設(shè)置完備的檔案管理體制”時(shí)，日本的民間企業(yè)總希望獲取大大超過(guò)投入的成效。事實(shí)上，他們?cè)趯?shí)踐中很少走集中統(tǒng)一保管的道路，而是分散管理。民間企業(yè)按各自獨(dú)立的意志決策的管理方式，是日本社會(huì)適應(yīng)現(xiàn)代化進(jìn)程的一種制度選擇。

　　如果放到整個(gè)國(guó)家和社會(huì)的視野來(lái)考慮，效益性原則最終還涉及到非國(guó)有企業(yè)檔案管理的外部體制問(wèn)題。在此背景之下，筆者愿意引入一個(gè)理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開(kāi)放社會(huì)：改革全球資本主義》—書中提出的關(guān)于一個(gè)開(kāi)放社會(huì)的“基層化原則”。根據(jù)基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應(yīng)該由政府來(lái)完成，凡是由個(gè)人或家庭可以完成的事情不應(yīng)該由政府或民間組織來(lái)完成，其優(yōu)越性正在于個(gè)人、民間以及其他基層單位能夠?qū)�決策和管理的合理性提升到最大限度，因?yàn)樗鼈兙邆涓鼮槌浞值娜肆Α⑽锪�、�?dòng)力以及知情程度來(lái)解決各自的問(wèn)題。在這一思路下，除去企業(yè)和員工本身，各種官方色彩相對(duì)淡出的檔案中介機(jī)構(gòu)、各種行業(yè)協(xié)會(huì)和檔案工作者協(xié)會(huì)將有所作為。關(guān)于這一體制問(wèn)題，在后文還將進(jìn)一步談及。

　　2、自主性原則

　　顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業(yè)自身作為檔案管理的主體，企業(yè)檔案具體的收集、整理、保管、利用、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員安排等由企業(yè)自己決定。筆者以為，這是由我國(guó)現(xiàn)行法律法規(guī)推導(dǎo)出的必然結(jié)論。

　　按照《中華人民共和國(guó)私營(yíng)企業(yè)暫行條例》的規(guī)定：私營(yíng)企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有�！闭沾司�神，非國(guó)有企業(yè)的檔案作為特殊財(cái)產(chǎn)，同其資產(chǎn)一樣也應(yīng)該屬于資產(chǎn)的所有者擁有。道理不難理解，私營(yíng)企業(yè)是以生產(chǎn)資料私有制為基礎(chǔ)的，而私營(yíng)企業(yè)檔案是私營(yíng)企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的歷史記錄，它不是獨(dú)立產(chǎn)生的，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的伴生物。而把這個(gè)結(jié)論一般地推廣到整個(gè)非國(guó)有企業(yè)范疇，我們就完全可以說(shuō)，產(chǎn)權(quán)制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業(yè)產(chǎn)權(quán)歸誰(shuí)所有，企業(yè)檔案也歸誰(shuí)所有。從法理上講，此結(jié)論適用于《民法通則》關(guān)于財(cái)產(chǎn)權(quán)的一般規(guī)定。因此，非國(guó)有企業(yè)的所有者毫無(wú)疑問(wèn)地享有其所有權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)和處分權(quán)，當(dāng)然也包括檔案的管理權(quán)和很大程度上的處分權(quán)。

　　由此，曾有報(bào)章提到過(guò)的由檔案行政機(jī)關(guān)動(dòng)員幫助非國(guó)有企業(yè)建檔的說(shuō)法其實(shí)大有可斟酌之處。有求必應(yīng)的“幫助”當(dāng)在情理之中，越俎代庖的“動(dòng)員”卻是師出無(wú)名。

　　然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權(quán)”呢？這是因?yàn)闄n案作為企業(yè)活動(dòng)的沉淀，同一般企業(yè)行為一樣，也在一定條件上具有經(jīng)濟(jì)學(xué)上講的“外部性”一比如對(duì)檔案的第二價(jià)值的考慮，對(duì)國(guó)家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規(guī)定：集體所有和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國(guó)家檔案行政部門有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時(shí)，可以收購(gòu)或者征購(gòu)�！币槐M管有些問(wèn)題有待在立法上進(jìn)一步明確（這在后文的體制部分將會(huì)談及）一卻不妨礙我們作如下結(jié)論：非國(guó)有企業(yè)檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

　　在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據(jù)索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統(tǒng)決策帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統(tǒng)，而且也適用于經(jīng)濟(jì)、文化和其他領(lǐng)域?qū)�檔案管理而言，非國(guó)有企業(yè)的自主管理正是這一原則的集中體現(xiàn)。道理很簡(jiǎn)單由于權(quán)力過(guò)分集中的管理模式對(duì)管理對(duì)象而言往往具有一損倶損的風(fēng)險(xiǎn)性；而另一方面，過(guò)度的垂直控制將動(dòng)用極大的資源，降低國(guó)家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權(quán)的管理成本和風(fēng)險(xiǎn)，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對(duì)每一個(gè)企業(yè)的運(yùn)作情況和檔案信息進(jìn)行細(xì)細(xì)甄別的情況下，非國(guó)有企業(yè)檔案的自主管理理所當(dāng)然是明智之舉。

　　3、靈活性原則

　　所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環(huán)境決定，非國(guó)有企業(yè)成千上萬(wàn)，情況各不相同。各企業(yè)規(guī)模不同，具體軟硬件環(huán)境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。馬克思主義哲學(xué)有一個(gè)重要觀點(diǎn)，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優(yōu)劣并不能給實(shí)踐帶來(lái)多少指導(dǎo)意義。試想，如果面對(duì)的是一個(gè)小企業(yè)，本身產(chǎn)生檔案不多，卻要求其照搬傳統(tǒng)國(guó)有企業(yè)的檔案管理模式，專門的檔案機(jī)構(gòu)和專職的檔案人員一應(yīng)倶全，集中統(tǒng)一，層層控制，按時(shí)移交，定時(shí)鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業(yè)不僅有規(guī)模的不同，更有行業(yè)特點(diǎn)的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強(qiáng)求一律，但求得當(dāng)。

　　靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點(diǎn)的靈活。保管地點(diǎn)的選擇離不開(kāi)軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來(lái)流行講跟國(guó)際接軌，檔案界亦不免披歐風(fēng)，沐美雨，甚至言必稱“托管機(jī)構(gòu)”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當(dāng)說(shuō)，外來(lái)的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應(yīng)該鄙夷。甚至傳統(tǒng)的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹(shù)正正之旗，但又何妨辦公室保險(xiǎn)柜的方寸之間能夠以簡(jiǎn)約求便利，以平拙攝神奇？

　　管理對(duì)象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義�？萍紙D紙、文書文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、技術(shù)成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個(gè)區(qū)別對(duì)待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現(xiàn)，更是無(wú)時(shí)無(wú)刻不在呼喚著管理手段的靈活與創(chuàng)新，呼喚著管理的手段既有彈性又統(tǒng)攝自如。

　　據(jù)日本檔案學(xué)者大谷明史介紹，“日本企業(yè)的檔案管理體制除少數(shù)外，一般都不是集中統(tǒng)一保管型，而是分散管理型。……盡管整個(gè)企業(yè)沒(méi)有形成集中統(tǒng)一保管檔案的管理體制，但企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)，都能依據(jù)各部門妥善保管的檔案正常開(kāi)展工作。如果將此當(dāng)作對(duì)集中統(tǒng)一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對(duì)企業(yè)檔案管理靈活性和多樣化趨勢(shì)的注腳，筆者則加以認(rèn)同。

　　歸納、提煉和抽象有時(shí)是一把雙刃劍，在條縷分析的同時(shí)不免產(chǎn)生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強(qiáng)調(diào)，然而并不能掩蓋其中意蘊(yùn)的重疊與交叉。筆者以為，無(wú)論是對(duì)國(guó)家社會(huì)來(lái)講，還是于單個(gè)企業(yè)而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說(shuō)，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開(kāi)放社會(huì)的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關(guān)系。

　　三、非國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的外部體制

　　所謂非國(guó)有企業(yè)檔案管理的外部體制，指的是一個(gè)國(guó)家之內(nèi)管理全部非國(guó)有企業(yè)檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個(gè)企業(yè)檔案的內(nèi)部管理模式相對(duì)，在外延上包括各類與非國(guó)有企業(yè)檔案有關(guān)的機(jī)構(gòu)的設(shè)置、隸屬關(guān)系、職權(quán)關(guān)系等，更明確一點(diǎn)說(shuō)，指的是檔案行政管理部門、企業(yè)以及其他機(jī)構(gòu)和組織之間的關(guān)系問(wèn)題。事實(shí)證明，非國(guó)有企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的選擇和運(yùn)行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。

　　筆者以為，今天的非國(guó)有企業(yè)檔案管理體制，應(yīng)當(dāng)是：以自主管理為基礎(chǔ)，以法律監(jiān)控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結(jié)合。

　　對(duì)民間性質(zhì)的檔案組織應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)。

　　可以說(shuō)，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立，以往在政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸領(lǐng)域推行的中央集權(quán)制結(jié)構(gòu)開(kāi)始松動(dòng)，國(guó)家與社會(huì)的界分開(kāi)始顯現(xiàn)，國(guó)家對(duì)社會(huì)資源的控制減弱，公民自主性得到提升，各種民間性質(zhì)的組織或曰非政府組織（NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會(huì)中介組織是個(gè)人、團(tuán)體（企業(yè)、行業(yè)）自由和權(quán)利的基礎(chǔ)，是國(guó)家與社會(huì)、團(tuán)體、個(gè)人間的聯(lián)系中介和溝通管道，是維持社會(huì)穩(wěn)定的“穩(wěn)壓器”。

　　所謂民間性質(zhì)的檔案組織，或者是純民間性質(zhì)，或者是半官方性質(zhì)。純民間組織，1936年美國(guó)成立的檔案工作者協(xié)會(huì)可為代表；半官方機(jī)構(gòu)，1998年深圳掛牌的檔案寄存中心可為個(gè)例。由此可見(jiàn)，筆者在這里談及的具有民間性質(zhì)而為企業(yè)服務(wù)的檔案組織主要是兩類，一類是服務(wù)于企業(yè)的檔案研宄組織，另一類是以盈利為目的的企業(yè)檔案托管機(jī)構(gòu)。

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