檔案管理現(xiàn)代化論文
檔案管理現(xiàn)代化論文【1】
摘要：實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是時(shí)代發(fā)展的要求。
充分認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)及內(nèi)容，是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，制定加快檔案管理現(xiàn)代化的措施，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)代化;措施
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息化及電子政務(wù)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是歷史發(fā)展的必然。
檔案現(xiàn)代化管理相對(duì)傳統(tǒng)管理而言，是以系統(tǒng)理論為基礎(chǔ)，以數(shù)學(xué)方法為工具，借助計(jì)算機(jī)數(shù)字通信等技術(shù)組成的最佳結(jié)構(gòu)體系。
它能充分發(fā)揮管理人員的積極性和創(chuàng)造性，以取得被管理對(duì)象在確定目標(biāo)下其整體動(dòng)態(tài)的最佳效果。
計(jì)算機(jī)數(shù)字通信的應(yīng)用遍布社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，它已經(jīng)成為一種普遍存在的工作方式，檔案存取、辦公自動(dòng)化、電子文件數(shù)量的增加，都對(duì)計(jì)算機(jī)提出了較高的要求。
檔案數(shù)據(jù)處理的特點(diǎn)是數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、保管時(shí)間長(zhǎng)，計(jì)算機(jī)要求被加工的檔案數(shù)據(jù)必須正確、完整和規(guī)范并可及時(shí)增加和修改，硬盤作為電子檔案的載體，發(fā)揮著不可替代的作用，它容量大、體積小，可以把大量檔案、文件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在里面，并且可以隨時(shí)隨地修改，成為存放檔案較為理想的載體，大大節(jié)省了空間，使得查找和管理更為方便，從而提高了工作效率。
一、檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)及內(nèi)容
1.檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)
一是數(shù)字化。
借助各種現(xiàn)代高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化存儲(chǔ)、加工、流轉(zhuǎn)、利用與控制。
包括檔案資源數(shù)字化整理、建設(shè)檔案數(shù)字化信息資源庫(kù)、建設(shè)檔案數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)。
二是網(wǎng)絡(luò)化。
借助計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)不同檔案保管單位之間以及用戶之間的信息檢索與共享。
2.檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容
一是管理思想的現(xiàn)代化。
管理思想現(xiàn)代化，就是要更新觀念，提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)。
要實(shí)現(xiàn)檔案工作的最終目的，必須要有先進(jìn)的管理思想和科學(xué)的管理方法，做到“洋為中用”。
在認(rèn)識(shí)上，要大力宣傳檔案現(xiàn)代化管理的重要性及優(yōu)越性。
二是管理人才的現(xiàn)代化。
它是檔案管理現(xiàn)代化的保證，應(yīng)當(dāng)有一批掌握現(xiàn)代化技術(shù)，具有管理才能和專業(yè)知識(shí)的人才。
因?yàn)樯鐣?huì)的需要，檔案工作者僅僅掌握專業(yè)知識(shí)是不夠的，還必須掌握各種相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，特別是現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)。
另外，要重視新型人才的培養(yǎng)，培養(yǎng)一批高級(jí)檔案管理專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)人才的更新。
三是管理方法的現(xiàn)代化。
它是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)，主要是運(yùn)用現(xiàn)代化的管理。
建立健全規(guī)章制度，是檔案管理方法現(xiàn)代化的一個(gè)重要部分。
四是管理手段的現(xiàn)代化。
它是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，它包括運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。
充分和利用現(xiàn)代化管理設(shè)備和保護(hù)措施，加大對(duì)檔案管理工作的投入，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理手段現(xiàn)代化。
各級(jí)檔案部門要在檔案管理軟件和硬件建設(shè)上下本錢，充分使用現(xiàn)代化的管理手段，提升檔案管理工作科學(xué)化、信息化水平。
二、加快檔案管理現(xiàn)代化的有效措施
1.更新檔案管理觀念是前提
沒有檔案管理觀念現(xiàn)代化，即使有一流的檔案保護(hù)和管理設(shè)施，也還是不能解決現(xiàn)有檔案管理觀念滯后性和檔案管理發(fā)展的先進(jìn)性之間的矛盾，更不可能在根深蒂固的傳統(tǒng)檔案管理觀念的基礎(chǔ)上構(gòu)筑檔案管理現(xiàn)代化的大廈。
2.加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是根本
加強(qiáng)基礎(chǔ)工作是檔案管理現(xiàn)代化的前提，要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。
在檔案管理基礎(chǔ)工作的各大環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大的工程，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程。
3.集中統(tǒng)一管理機(jī)制要健全
目前，檔案信息現(xiàn)代化的管理體制同時(shí)存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，主要是集中統(tǒng)一管理不力，應(yīng)下決心解決這一問題，從管理制度上保證業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，軟硬件的選用，上下各個(gè)層次和各專業(yè)辦公自動(dòng)化等都應(yīng)納入統(tǒng)一的檔案信息現(xiàn)代化管理之中，以利于檔案的系統(tǒng)化查找利用，不能各行其是自建系統(tǒng)，造成信息分割和資源浪費(fèi)。
4.抓好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是關(guān)鍵
目前，檔案管理現(xiàn)代化從總體上看，仍處于由文件處理向信息管理的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。
開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是國(guó)家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。
數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。
建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。
當(dāng)前若能把數(shù)據(jù)庫(kù)的完善提高和各單位檔案目錄庫(kù)建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)連接形成開放的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)群，將大大提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
5.重視人才培養(yǎng)和引進(jìn)是方向
推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化的關(guān)鍵是人才，檔案信息現(xiàn)代化的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響現(xiàn)代化水平的提高。
要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施加快現(xiàn)代化技術(shù)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，抓好知識(shí)更新、引進(jìn)、消化，使檔案人員掌握信息技術(shù)的新知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。
可以肯定，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑，多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。
6.集思廣益、科學(xué)決策是保證
目前，檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)與推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)行結(jié)合起來，正確的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要的作用。
因此，要提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主性，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財(cái)物力的可能、社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析、集思廣益，這樣才能避免失誤。
要加強(qiáng)檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，提出長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，審定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施方案，為提高新政決策水平建立制度保證。
檔案的現(xiàn)代化管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，需要各級(jí)檔案部門順應(yīng)形勢(shì)，加強(qiáng)合作。
從檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作開始做起，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)，在廣泛采用先進(jìn)技術(shù)基礎(chǔ)上，構(gòu)筑網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理部門和檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。
我們要抓住機(jī)遇，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極采用先進(jìn)的科技手段，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，為檔案事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。
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現(xiàn)代化檔案管理論文【2】
摘 要：檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)的重要工作。
檔案管理是一門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)取決于如何有效地利用它為政治、經(jīng)濟(jì)、文化以及社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)提供信息服務(wù)，讓“死檔案”變成“活信息”。
本文就當(dāng)前我國(guó)高等�？茖W(xué)校檔案管理存在的問題及對(duì)策進(jìn)行了思考，對(duì)社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)具有十分重要的指導(dǎo)意義。
關(guān)鍵詞：檔案;現(xiàn)代化;管理
1 檔案管理存在的問題
1.1 檔案管理手段落后。
目前，我國(guó)的檔案管理還比較落后，很多檔案管理部門沒有電腦等現(xiàn)代化管理設(shè)備對(duì)信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)處理，就連起碼的分類裝訂、防火、防蛀的設(shè)施也不具備。
管理人員還是依靠手工方式和原始手段完成檔案的裝訂保管工作，這不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效力低下，而且影響到檔案的長(zhǎng)期安全保存和迅捷方便使用。
因此，檔案管理工作要向現(xiàn)代化管理邁進(jìn)，是當(dāng)務(wù)之急的一項(xiàng)改革。
1.2 管理從業(yè)人員素質(zhì)不高。
目前，我國(guó)�？茖W(xué)校檔案管理的工作人員普遍素質(zhì)比較低，大多數(shù)以前都不是學(xué)檔案管理的，沒有高學(xué)歷，對(duì)自身工作的認(rèn)識(shí)也不夠，有“做一天和尚撞一天鐘”的思想，缺乏學(xué)習(xí)本職工作的積極性，創(chuàng)新更無從談起。
有的工作人員就是高等專科學(xué)校為了吸引或留住人才而解決的教授、博士的配偶和子弟，有的甚至是校外聘用的臨時(shí)工，專業(yè)人才相當(dāng)匱乏。
檔案管理還是過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的工作的延續(xù)，相對(duì)比較呆板，沒有活力，領(lǐng)導(dǎo)也不是很重視，導(dǎo)致高等專科學(xué)校檔案管理工作停滯不前，阻礙了高等�？茖W(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展。
1.3 對(duì)檔案工作重視不夠。
這個(gè)問題普遍存在，領(lǐng)導(dǎo)和教職工的檔案意識(shí)都比較淡薄。
例如：形成的材料處室上交不及時(shí)，造成年度立卷歸檔工作不能按時(shí)完成，以及材料收集不齊全，分散在處、組、室甚至個(gè)人的手中，都嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案的系統(tǒng)性和完整性。
1.4 資源不足和浪費(fèi)。
盲目追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動(dòng)服務(wù)，各自攻破，封閉自導(dǎo)，勢(shì)必造成檔案文獻(xiàn)資源的極大浪費(fèi)。
檔案館雖然收藏有學(xué)校文獻(xiàn)資源，但是不可能把所有的文獻(xiàn)資源收藏齊全。
人們至今仍然會(huì)感到館藏資源的不足。
單憑本館館藏難以滿足用戶的信息需求。
2 進(jìn)一步強(qiáng)化檔案意識(shí)，妥善確立檔案工作目標(biāo)
2.1 強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理。
檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的重要原因是部分檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不足，因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。
因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。
學(xué)校應(yīng)通過檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。
每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。
同時(shí)，要針對(duì)各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時(shí)調(diào)研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。
2.2 增強(qiáng)檔案意識(shí)，建立高等�？茖W(xué)校檔案領(lǐng)導(dǎo)體制。
檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。
結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。
建立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制以及與學(xué)校整體發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)。
2.3 以檔案管理者為本是做好檔案工作的關(guān)鍵。
在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)和人才是發(fā)展的關(guān)鍵要素。
面對(duì)快速發(fā)展、充滿競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)，要保持檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展，檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)至關(guān)重要。
檔案管理者在檔案的接收、管理、提供服務(wù)、信息開發(fā)等方面都擔(dān)任著重要角色。
檔案管理者不僅是檔案信息庫(kù)的建造者和維護(hù)者，更是檔案信息資源和利用者之間的橋梁和紐帶，是高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、操作者。
因此，具有高素質(zhì)和創(chuàng)新整理精神的檔案管理者是檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的基本保證。
要以人為本，為檔案管理者的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、生活創(chuàng)造條件，給他們更多的關(guān)心，做到以“事業(yè)留人、感情留人、適當(dāng)?shù)拇隽羧?rdquo;，積極創(chuàng)造有利于檔案管理者成長(zhǎng)的良好環(huán)境。
要引進(jìn)年輕、高學(xué)歷的專門人才從事檔案管理工作，改變了過去檔案管理者隊(duì)伍學(xué)歷低、年齡偏大的局面。
3 結(jié) 語
總之，檔案是歷史的見證，是人類活動(dòng)的記錄，更是認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，由此可見，學(xué)校檔案管理是學(xué)校工作的保障和依據(jù)，具有重要意義。
當(dāng)今時(shí)代，機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存，若不能及時(shí)把握機(jī)遇，發(fā)展的希望便會(huì)失之交臂。
因此，高等專科學(xué)校檔案工作應(yīng)面對(duì)改革的新形勢(shì)，立足并校后的現(xiàn)實(shí)狀況，采取有效措施，促進(jìn)檔案工作新的發(fā)展。
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