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職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)【1】
摘要：職工檔案管理系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更加方便的方式對(duì)職工進(jìn)行管理，而且可以為人力資源管理提供所需的相關(guān)信息。
因此，運(yùn)用軟件工程思想，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)編寫(xiě)一套完善的職工檔案管理系統(tǒng)尤為必要。
對(duì)職工檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)，介紹了各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)處理流程，并對(duì)系統(tǒng)主要功能進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：職工檔案管理系統(tǒng);軟件工程;數(shù)據(jù)庫(kù)
0引言
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)的職工人數(shù)也在不斷擴(kuò)大，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理成為當(dāng)前管理者較為關(guān)注的問(wèn)題。
如果能實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化，無(wú)疑將給公司管理部門(mén)帶來(lái)極大方便。
職工檔案管理一直以來(lái)被視為一項(xiàng)瑣碎、繁雜而又十分細(xì)致的工作，而傳統(tǒng)的手工管理和文件管理方式，表現(xiàn)出了效率低、保密性差，且時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)、查找不方便、維護(hù)更新不及時(shí)等弊端。
該系統(tǒng)旨在為企業(yè)提供一種更方便的方式對(duì)職工進(jìn)行管理，而且可為職工工資管理、人力資源管理提供所需相關(guān)信息。
正是計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展使得人們從過(guò)去繁雜的手工勞動(dòng)中得以解脫，從而使這種高效的管理方式得以迅速普及，進(jìn)而為企業(yè)及職工提供方便。
1系統(tǒng)功能描述
通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的實(shí)際用戶(hù)及使用部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)調(diào)查，同時(shí)綜合互聯(lián)網(wǎng)上的相關(guān)資料表述，從而對(duì)系統(tǒng)所要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。
該系統(tǒng)的用戶(hù)主要是普通用戶(hù)(職工)和系統(tǒng)管理員，職工主要通過(guò)該系統(tǒng)對(duì)自己的基本信息及考勤信息進(jìn)行瀏覽、編輯、查詢(xún)等，如果需要?jiǎng)t對(duì)其進(jìn)行打印操作，以期通過(guò)對(duì)系統(tǒng)的操作及時(shí)更新自己的檔案信息，以便公司人事部門(mén)統(tǒng)計(jì)。
而系統(tǒng)管理員則負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及系統(tǒng)的維護(hù)，擁有比普通用戶(hù)較多的功能，可對(duì)其檔案、簡(jiǎn)歷等進(jìn)行及時(shí)更新，可添加、修改、刪除職工的信息。
不同權(quán)限的用戶(hù)可通過(guò)自己擁有的權(quán)限進(jìn)入相同的系統(tǒng)界面，但操作不同的功能。
2各模塊之間的關(guān)系及系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
職工檔案管理系統(tǒng)主要包含部門(mén)管理、檔案管理、檔案查詢(xún)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)管理，內(nèi)容涉及較多。
主要是對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行管理，具體包括職工基本信息以及職工考勤信息的添加、刪除、修改、查詢(xún)等功能，同時(shí)可對(duì)查詢(xún)結(jié)果進(jìn)行打印;數(shù)據(jù)庫(kù)管理主要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)異常情況時(shí)使數(shù)據(jù)庫(kù)丟失;系統(tǒng)管理主要是對(duì)用戶(hù)的登錄信息進(jìn)行添加、修改等操作。
3系統(tǒng)處理流程
系統(tǒng)的整個(gè)處理流程如圖2所示，系統(tǒng)管理員可以對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行職工信息的添加、修改、刪除、查詢(xún)等操作，而職工可利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息及考勤信息的查詢(xún)、登錄密碼的修改等操作。
這些檔案信息和考勤信息等數(shù)據(jù)信息都存儲(chǔ)在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，當(dāng)執(zhí)行這些相關(guān)操作時(shí)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息會(huì)從數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)出，在屏幕上顯示出相關(guān)的操作結(jié)果，并且系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行及時(shí)的更新和維護(hù)等，以保證顯示的信息結(jié)果正確無(wú)誤。
4系統(tǒng)主要功能劃分
4.1部門(mén)管理
部門(mén)信息包括部門(mén)編號(hào)、部門(mén)名稱(chēng)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、部門(mén)電話(huà)等信息，用戶(hù)可以瀏覽各信息。
通過(guò)TreeView控件和ListView控件，實(shí)現(xiàn)將數(shù)據(jù)庫(kù)的字段信息添加到TreeView中，數(shù)據(jù)庫(kù)里的字段將以目錄的形式呈現(xiàn)給用戶(hù)，單擊一個(gè)字段可以顯示該字段的數(shù)據(jù)信息，界面類(lèi)似于資源管理器，利用ListView顯示數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄信息。
4.2檔案管理
檔案管理包括職工基本信息管理、職工考勤管理、個(gè)人簡(jiǎn)歷管理。
這些功能因用戶(hù)使用系統(tǒng)權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通用戶(hù)沒(méi)有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)限，只能對(duì)職工的信息進(jìn)行瀏覽。
4.3職工信息管理
職工信息管理包括對(duì)職工的基本信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。
其主要子模塊如下：
(1)基本信息的添加。
管理員首先進(jìn)入職工信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加信息的界面。
職工信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加。
有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇，如果添加的信息不符合要求，將會(huì)出現(xiàn)提示框，告訴用戶(hù)哪些信息的輸入不正確，如生日、參加工作的時(shí)間及進(jìn)入公司的時(shí)間都必須為日期型。
必須把所有要添加的信息完全添加，才可將各項(xiàng)信息添加成功。
如果用戶(hù)為普通用戶(hù)則不能進(jìn)入該界面，即在職工信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
(2)基本信息的查詢(xún)。
為了方便管理員及普通用戶(hù)查詢(xún)，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查詢(xún)時(shí)用戶(hù)將查詢(xún)內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢(xún)的條件，點(diǎn)擊開(kāi)始搜索按鈕，便可以查詢(xún)出自己想要的信息。
該查詢(xún)的優(yōu)點(diǎn)在于方便用戶(hù)做任何查詢(xún)，管理員可以輸入任何可提供的數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行查詢(xún)，顯示信息為所有數(shù)據(jù)庫(kù)中提供的數(shù)據(jù)。
(3)職工信息的查詢(xún)。
輸入一定的查詢(xún)條件(某一或某些條件)，單擊開(kāi)始搜索按鈕將會(huì)對(duì)該條件進(jìn)行查詢(xún)并顯示查詢(xún)結(jié)果。
4.4職工考勤管理
職工考勤管理包括對(duì)職工的考勤信息進(jìn)行瀏覽、添加職工記錄，以及對(duì)職工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改、刪除職工記錄。
其主要子模塊為
考勤信息添加：管理員首先進(jìn)入職工考勤信息瀏覽窗體，在該窗體的下方有一個(gè)添加信息的按鈕，點(diǎn)擊該按鈕進(jìn)入添加考勤信息的界面。
職工考勤信息的添加窗體使用了兩個(gè)Frame控件及多個(gè)TextBox、Lable、ComboBox控件，對(duì)職工考勤的各項(xiàng)信息進(jìn)行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在選擇框中選擇。
必須把所有要添加的信息完全添加，才可以將各項(xiàng)信息添加成功。
如果用戶(hù)為普通用戶(hù)則不能進(jìn)入該界面，即在職工考勤信息瀏覽界面中增加按鈕并設(shè)置為灰色，把Command控件的Enable屬性選擇為False即可。
4.5檔案查詢(xún)
當(dāng)輸入一定的查詢(xún)條件時(shí)可對(duì)職工基本信息及考勤信息進(jìn)行查詢(xún)。
其主要子模塊為
職工考勤查詢(xún)：管理員及普通用戶(hù)均可以對(duì)考勤信息進(jìn)行查詢(xún)，為了方便管理員及普通用戶(hù)查詢(xún)，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查詢(xún)時(shí)用戶(hù)將查詢(xún)內(nèi)容輸入到Text中，或在ComboBox中選擇自己所要查詢(xún)的條件，如果數(shù)據(jù)庫(kù)中有相應(yīng)的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊開(kāi)始搜索按鈕后，則將在MSFlexGrid控件中顯示查詢(xún)結(jié)果，在該控件的底部會(huì)顯示出查詢(xún)的記錄條數(shù)，職工考勤信息的查詢(xún)主要是確定所要查詢(xún)的考勤年月。
打印功能是通過(guò)VB的第三方控件tubPrinter報(bào)表控件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，該控件可以打印常見(jiàn)數(shù)據(jù)控件中的數(shù)據(jù)，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的數(shù)據(jù)等。
5結(jié)語(yǔ)
對(duì)于職工檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能做到全面、方便、快捷、友好。
對(duì)于普通用戶(hù)，本軟件提供了全面的查詢(xún)統(tǒng)計(jì)功能，用戶(hù)可以根據(jù)不同的需要選擇不同的條件進(jìn)行單一或組合查詢(xún)，確保提高查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)速度，使查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)工作變得更加便捷。
參考文獻(xiàn)參考文獻(xiàn)：
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企業(yè)職工檔案管理【2】
摘 要：企業(yè)職工人事檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個(gè)人基本信息、成長(zhǎng)經(jīng)歷的文檔，是反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的信息材料，是選拔人才的重要工具，是人力資源管理、開(kāi)發(fā)與利用的重要依據(jù)，也是職工個(gè)人繳納社會(huì)各種保險(xiǎn)、退休、退職的重要依據(jù)。
本文對(duì)企業(yè)職工人事檔案在管理當(dāng)中存在的問(wèn)題及原因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的對(duì)策。
關(guān)鍵詞：職工檔案 管理問(wèn)題 對(duì)策
企業(yè)職工人事檔案是人才的主要信息源，是記錄職工個(gè)人基本信息、成長(zhǎng)經(jīng)歷的文檔，是反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的信息材料，是選拔人才的重要工具，是人力資源管理、開(kāi)發(fā)與利用的重要依據(jù)，也是職工個(gè)人繳納社會(huì)各種保險(xiǎn)、退休、退職的重要依據(jù)。
它真實(shí)客觀地反映了個(gè)人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)懲等方面的綜合反映。
它的原始性、真實(shí)性和完整性，決定了職工檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。
但由于個(gè)別企業(yè)對(duì)職工檔案管理的不夠重視，職工人事檔案管理混亂，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案柜等設(shè)備設(shè)施，也沒(méi)有管理制度，以至造成職工檔案遺漏遺失，因此本文來(lái)研究如何加強(qiáng)職工的檔案管理。
一、企業(yè)檔案部門(mén)的重新定位
檔案是員工的“標(biāo)簽”，也是一種企業(yè)資產(chǎn)，潛藏著大量有價(jià)值的知識(shí)，對(duì)檔案的有效整理保管、對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，對(duì)檔案中蘊(yùn)藏的各種顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的有效挖掘轉(zhuǎn)化能提升檔案部門(mén)的地位、發(fā)揮檔案部門(mén)的價(jià)值，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益，保證了企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外信息溝通的順暢。
企業(yè)檔案部門(mén)要實(shí)現(xiàn)員工檔案知識(shí)的有效挖掘轉(zhuǎn)化，需要重新對(duì)自己的角色進(jìn)行定位，對(duì)自身應(yīng)擔(dān)負(fù)的職能形成清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。
企業(yè)檔案部門(mén)的重新定位也是營(yíng)造基于相對(duì)信息對(duì)稱(chēng)的企業(yè)檔案工作環(huán)境的關(guān)鍵舉措。
企業(yè)檔案部門(mén)不能僅僅局限于對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理與保管，要主動(dòng)擔(dān)負(fù)為需要信息的人們及時(shí)地提供信息;為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)和思路;記錄并傳承企業(yè)員工在長(zhǎng)期的實(shí)踐摸索中積淀的經(jīng)驗(yàn);為企業(yè)的研發(fā)、管理等方面提供鮮活的材料;弘揚(yáng)企業(yè)文化、增強(qiáng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感;為企業(yè)的發(fā)展總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等職責(zé)。
企業(yè)檔案部門(mén)還要對(duì)企業(yè)進(jìn)行深入了解的基礎(chǔ)上，了解企業(yè)的發(fā)展動(dòng)向，即使掌握最新信息，建立企業(yè)自身的知識(shí)庫(kù)，方便知識(shí)的共享，營(yíng)造企業(yè)知識(shí)管理環(huán)境，使檔案部門(mén)成為企業(yè)的“信息資源中心”、“知識(shí)中心”。
二、深入挖掘企業(yè)檔案利用需求
深入研究企業(yè)員工檔案利用需求，可以有效降低企業(yè)檔案部門(mén)與檔案利用者之間的由于信息不對(duì)稱(chēng)帶來(lái)的不利影響。
主要從以下兩個(gè)方面著手：一方面，研究企業(yè)需求，掌握利用規(guī)律主動(dòng)有效地提供企業(yè)檔案信息。
企業(yè)需求是檔案信息 發(fā)利用的動(dòng)力，只有通過(guò)深入細(xì)致的調(diào)查研究，了解企業(yè)各級(jí)各類(lèi)人員對(duì)信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時(shí)、有效的信息服務(wù)，有針對(duì)性地滿(mǎn)足他們的客觀需要。
為此，企業(yè)檔案部門(mén)一方面要定期參加企業(yè)管理的各種會(huì)議和一些重大活動(dòng)，了解企業(yè)當(dāng)前的管理動(dòng)向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并主動(dòng)提供有價(jià)值的檔案信息服務(wù);另一方面，通過(guò)利用工作，收集反饋信息，總結(jié)提供利用的客觀規(guī)律，掌握提供利用工作的效果和動(dòng)態(tài)，并通過(guò)分析研究，提供最便捷、有效的服務(wù)方法和途徑。
從而有效降低信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象帶來(lái)的不利影響。
另一方面，要深度挖掘企業(yè)檔案信息資源，為檔案利用者服務(wù)。
企業(yè)要振興發(fā)展，不但要從市場(chǎng)上收集各類(lèi)信息為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，更重要的是要從企業(yè)檔案資源中獲取有價(jià)值的信息。
因?yàn)�，企業(yè)發(fā)展具有連續(xù)性，檔案作為潛在的具有歷史價(jià)值的信息，開(kāi)發(fā)及時(shí)，應(yīng)用得法，會(huì)很快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，幫助企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。
這樣才能盡量緩解企業(yè)檔案 發(fā)利用過(guò)程中的信息不對(duì)稱(chēng)，從而解決出現(xiàn)的延誤和錯(cuò)誤現(xiàn)象。
三、實(shí)施企業(yè)歸檔范圍動(dòng)態(tài)更新
企業(yè)員工檔案工作的管理的不規(guī)范和信息不對(duì)稱(chēng)現(xiàn)象嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案的資源構(gòu)成。
實(shí)施企業(yè)歸檔范圍的動(dòng)態(tài)更新，可以促進(jìn)企業(yè)檔案部門(mén)與各部門(mén)員工之間的積極溝通，從而降低由于雙方之間的信息不對(duì)稱(chēng)造成的不利影響，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)。
文件歸檔范圍是檔案收集的依據(jù)，對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的建設(shè)具有關(guān)鍵的指導(dǎo)和約束作用。
傳統(tǒng)企業(yè)的歸檔范圍往往是“一錘定終身”，在很大程度上不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的需求。
為了避免檔案收集的盲目性、隨意性，首先要準(zhǔn)確界定歸檔范圍，對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)文件歸檔范圍做適時(shí)適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)該圍繞企業(yè)經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，拓寬檔案收集的廣度;結(jié)合企業(yè)信息化進(jìn)程，拓展檔案收集的深度。
現(xiàn)代企業(yè)管理是充滿(mǎn)活力，不斷創(chuàng)新的過(guò)程，現(xiàn)代企業(yè)文件歸檔范圍的制定也需要隨著企業(yè)的發(fā)展而不斷發(fā)展，即真正做到“與時(shí)俱進(jìn)”。
為了制訂準(zhǔn)確的歸檔類(lèi)目，首先，檔案部門(mén)要會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)部門(mén)，按照現(xiàn)代企業(yè)信息資源的構(gòu)成和特點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、管理現(xiàn)狀和發(fā)展目標(biāo)做全面的調(diào)查分析，真正以企業(yè)需求為導(dǎo)向，全面反思原有的歸檔范圍。
其次，要弄清楚用戶(hù)所需檔案的分布情況，以及從哪些部門(mén)或外部單位獲取信息，即信息源在哪里，在此基礎(chǔ)上重新制訂企業(yè)的歸檔類(lèi)目和保管期限。
該表制定后不能一勞永逸，至少需要每年修訂一次。
檔案部門(mén)在平時(shí)進(jìn)行檔案收集和提供利用時(shí)，應(yīng)注意與各業(yè)務(wù)部門(mén)積極溝通，分析和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有歸檔范圍的缺陷，以便定期進(jìn)行修訂完善工作。
總之，檔案對(duì)員工是非常重要的一份文件，需要企業(yè)用心去管理和呵護(hù)，只有這樣，才能解除員工的后顧之憂(yōu)，從而為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值。
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