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文書檔案的收集及整理
文書檔案的收集及整理【1】
摘 要：從現(xiàn)如今社會發(fā)展的現(xiàn)狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。
隨著信息技術(shù)的高效普及和發(fā)展，文書檔案的管理方式也發(fā)生了明顯的變化。
由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的發(fā)生弊端展現(xiàn)，無法促進檔案管理工作的高效進行。
文書檔案的收集方法和整理形式都應該在原有的基礎上進行創(chuàng)新，這樣才能夠促進檔案管理工作的長足發(fā)展。
本文中，筆者主要對文書檔案的收集方法和整理形式進行分析，僅供參考。
關(guān)鍵詞：文書檔案;收集;整理
文書檔案是單位、部門每一項工作活動來龍去脈的清晰記載，做好文書檔案的整理和保管工作至關(guān)重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。
為了實現(xiàn)這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的收集和整理工作，使得文書檔案保管工作順應時代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。
1 文書檔案收集規(guī)范化
收集是檔案工作賴以存在的基礎。
檔案工作的對象是檔案，檔案只有不斷地通過收集才能逐漸完善。
如果沒有收集，沒有檔案，檔案工作也就沒有了工作對象，失去了存在的條件和基礎。
檔案收集得及時、完整、系統(tǒng)，可以為檔案管理的各處環(huán)節(jié)創(chuàng)造照好的物質(zhì)條件，可以完整地、系統(tǒng)地為利用者提供方便，更好地為各項工作服務。
(1)文書檔案收集的要求
收集的要求高低，直接關(guān)系著人館文書檔案的質(zhì)量好壞，所以辦公室文秘在接收和收集工作中應該認真掌握，切實把好關(guān)口。
具體要求，主要有以下幾點：對按規(guī)定欲接收的文書檔案實行驗收制。
檔案館在進行收集工作中，要事先向保存機關(guān)下達通知，并切實檢查欲接收文書檔案的真實程度、規(guī)范化程度和齊全程度。
凡是不符合要求的都要由原保存機關(guān)負責修改，然后再復查，直至達到要求時才能予以接收。
對其他應收集的文書檔案，要切實注意依據(jù)黨的有關(guān)政策進行收集。
特別是在集體、個體和合資等企業(yè)中，存在著企業(yè)經(jīng)營保密問題，一定要尊重他們的要求，注意保護他們的利益，待取得他們同意之后再行征集和收集，決不能強行收集。
(2)收集的范圍。
檔案文書收集的范圍主要有以下幾個方面：
1.各機關(guān)文書檔案室所保存的重要文書檔案。
這部分指的是對各機關(guān)文書檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長期卷，按照檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，在檔案室內(nèi)保存一定時期(十年、二十年或三十年)，檔案館要按時接收過來。
有的文書檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書檔案，其中的永久卷和部分長期卷，檔案館亦應按時接收。
2.各專業(yè)檔案館主管單位重要文書檔案的復制件。
各單位所形成和保存的重要文書檔案。
各行業(yè)由于文書檔案室建立得不夠健全，所以他們所形成和保存的重要文書檔案是應該直接入館的，也是檔案館應該注意接收和收集的。
其他有關(guān)單位和個人所形成和保存的重要文書檔案。
這些文書檔案的范圍也很廣泛，上述文書檔案，都是很珍貴的，應該特別注意加以收集，避免流失，造成不必要的損失。
3.收集的手續(xù)。
在文書檔案的收集工作中，履行收集手續(xù)是對工作負責的表現(xiàn)，既便于檔案館對文書檔案的統(tǒng)計，又便于有關(guān)人員日后查詢文書檔案的去向。
收集工作的手續(xù)，主要有以下兩項：一是清點。
對文書檔案室來說，要在驗收的同時根據(jù)應收年度的案卷目錄對永久卷和長期卷進行清點。
清點要一卷一卷地進行，并要核對案卷標題，以防有誤。
因為檔案本身涉及許多重要機密和政治問題，一旦出現(xiàn)差錯，政治責任難負，工作損失也難補。
二是立據(jù)。
辦公室文秘在文書檔案的收集工作中，無論是接收機關(guān)文書檔案室的還是接收其他單位的文書檔案，清點之后都要開具收據(jù)，并留存根。
“接收文書檔案收據(jù)”中的項目，主要有交卷機關(guān)(單位)、案卷類別、案卷年度、案卷數(shù)量、接收單位和雙方經(jīng)手人等。
所接收的如系零散文書材料，則應按實際情況開具詳細清單式的收據(jù)，并留收據(jù)存根。
2 文書檔案整理的具體做法
(1)文書檔案管理工作的整理方法
做好文書檔案的整理工作至關(guān)重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。
為了實現(xiàn)這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的整理工作，使得文書檔案保管工作順應時代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。
通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個方面來進行分析和探討：
1. 年度分類。
所謂的年度分類法在進行的過程中，主要是根據(jù)文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時間為標準進行區(qū)分，然后根據(jù)時間的差異來排列。
在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進行歸納，提升檔案分類的高效性。
經(jīng)過具體的實踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質(zhì)量和效率，在實際的工作中意義重大。
2.組織機構(gòu)分類法。
根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。
它以立檔單位內(nèi)部的組織機構(gòu)為標準，按不同的機構(gòu)分別設置類目。
3.問題分類法。
按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。
(2)文書檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環(huán)節(jié)。
一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當然可以分成兩件或者多件。
正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復文之間，都可以根據(jù)實際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。
不過如果有關(guān)的文書檔案拆開處理時，在進行排序時還是應當相對集中于一處，以方便后期的利用。
(3)文書檔號章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的工作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。
所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號碼、所屬年份、機構(gòu)代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內(nèi)容。
重點應當強調(diào)檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。
3 如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計算機系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。
抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。
首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責任人、內(nèi)容、種類等等。
這個過程可以有主要和次要之分。
按照一定規(guī)范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄入到計算機數(shù)據(jù)庫，歸之為自學習系統(tǒng)，形成后各建詞表。
其次，根據(jù)不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。
這種設置方法沒有明確的規(guī)定，包括其中的文書內(nèi)容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。
再者，編輯制作計算機輔助程序。
這項工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對照。
找出其中相一致的內(nèi)容，方便儲存和使用。
第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計算機中正常運行。
并按照分類標準與保管期限等進行劃分。
4 結(jié)語
新時期下企事業(yè)單位的核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企事業(yè)單位的工作進程。
因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投入實踐。
充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡資源，把新時期文書檔案的收集與整理工作推向新臺階。
參考文獻
[1] 于春林. 淺析現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的手段，民營科技，2011.8.
[2] 蘇靜靜.文書檔案立卷改革之我見[J].現(xiàn)代交際，2009(7).
[3] 凌霄.淺談文書檔案的管理辦法[J].才智，2012(21).
單位文書檔案的收集【2】
[摘 要]檔案工作的起點是收集，這是搞好檔案服務工作的基礎。
收集工作搞不好，文件歸檔不齊全、不完整，就不便于利用。
檔案收集整理要具有規(guī)范化，做好對現(xiàn)行單位文書檔案的收集。
[關(guān)鍵詞]檔案保管;鑒定檔案;統(tǒng)計檔案;利用檔案
檔案是單位、部門每一項工作活動來龍去脈的清晰記載，具有以下重要作用：指揮單位正常工作的可靠依據(jù);幫助領(lǐng)導決策的得力工具;澄清內(nèi)部是非的重要依據(jù)。
檔案工作是人類社會歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物，并隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)展、充實。
人們在各種社會實踐活動中形成的大量文書材料，是各種知識經(jīng)驗的載體。
因為文書材料的數(shù)量很大，查找利用很不方便，必須進行一定的分類整理，這就產(chǎn)生了檔案工作。
檔案工作的起點是收集，這是搞好檔案服務工作的基礎。
收集的對象主要是機關(guān)各文書處理部門辦理完畢、立卷歸檔的文件。
收集工作搞不好，文件歸檔不齊全、不完整，就不便于利用。
一、檔案收集整理規(guī)范化
1.檔案收集工作的作用。
收集是檔案工作賴以存在的基礎。
檔案工作的對象是檔案，檔案只有不斷地通過收集才能逐漸完善。
如果沒有收集，沒有檔案，檔案工作也就沒有了工作對象，失去了存在的條件和基礎。
檔案收集得及時、完整、系統(tǒng)，可以為檔案管理的各處環(huán)節(jié)創(chuàng)造照好的物質(zhì)條件，可以完整地、系統(tǒng)地為利用者提供方便，更好地為各項工作服務。
收集是衡量檔案室、檔案館工作的重要標尺。
檔案室、檔案館對機關(guān)、社會的作用大小，取決于室藏、館藏檔案的豐富珍貴程度，最終取決于收集工作的效果。
收集是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理、維護歷史真實面貌的基本途徑。
只有通過收集工作，才能把國家的全部檔案集中到各機關(guān)、單位檔案室和各級各類檔案館，形成集中保管的基地和研究利用檔案的中心，也才能維護黨和國家的歷史真實面貌，并展示于世人面前。
2.檔案收集工作的要求。
(1)所收集的檔案應是完整的。
只有完整的檔案，才能反映一個機關(guān)、單位真實的歷史面貌。
完整，有雙重含義，一是一個機關(guān)各個部門和各項活動的文書材料要齊全，二是每項活動中所形成的文書材料也要齊全，也就是說無論是針對每項活動，還是針對所有活動，其文書材料都沒有殘缺遺漏。
(2)所收集的檔案應是有價值的，真實的。
有價值的，指的是確系具有現(xiàn)實價值和歷史僑值的，特別應重視其歷史價值。
真實的是指檔案確系機關(guān)、單位在實踐恬動中自然形成的，而不是桂撰的或被歪衄了的。
(3)所收集的檔案應是符合規(guī)范化要求的。
規(guī)范化指的是檔案的標準化。
檔案的標準化是多方面的，如文書材料所用紙張的質(zhì)量、大小，案卷的厚薄、大小，卷內(nèi)目錄、案卷目錄和卷皮封面的格式，著錄卡片的大小和格式，等等。
二、對現(xiàn)行單位文書檔案的收集
1.收集的要求。
收集的要求高低，直接關(guān)系著人館文書檔案的質(zhì)量好壞，所以辦公室文秘在接收和收集工作中應該認真掌握，切實把好關(guān)口。
具體要求，主要有以下幾點：
對按規(guī)定欲接收的文書檔案實行驗收制。
檔案館在進行收集工作中，要事先向保存機關(guān)下達通知，并切實檢查欲接收文書檔案的真實程度、規(guī)范化程度和齊全程度。
凡是不符合要求的都要由原保存機關(guān)負責修改，然后再復查，直至達到要求時才能予以接收。
對其他應收集的文書檔案，要切實注意依據(jù)黨的有關(guān)政策進行收集。
特別是在集體、個體和合資等企業(yè)中，存在著企業(yè)經(jīng)營保密問題，一定要尊重他們的要求，注意保護他們的利益，待取得他們同意之后再行征集和收集，決不能強行收集。
2.收集的范圍。
具體說，主要有以下幾個方面：
(1)各機關(guān)文書檔案室所保存的重要文書檔案。
這部分指的是對各機關(guān)文書檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長期卷，按照檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，在檔案室內(nèi)保存一定時期(十年、二十年或三十年)，檔案館要按時接收過來。
有的文書檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書檔案，其中的永久卷和部分長期卷，檔案館亦應按時接收。
(2)各專業(yè)檔案館主管單位重要文書檔案的復制件。
各單位所形成和保存的重要文書檔案。
各行業(yè)由于文書檔案室建立得不夠健全，所以他們所形成和保存的重要文書檔案是應該直接入館的，也是檔案館應該注意接收和收集的。
其他有關(guān)單位和個人所形成和保存的重要文書檔案。
這些文書檔案的范圍也很廣泛，上述文書檔案，都是很珍貴的，應該特別注意加以收集，避免流失，造成不必要的損失。
(3)收集的手續(xù)。
在文書檔案的收集工作中，履行收集手續(xù)是對工作負責的表現(xiàn)，既便于檔案館對文書檔案的統(tǒng)計，又便于有關(guān)人員日后查詢文書檔案的去向。
收集工作的手續(xù)，主要有以下兩項：一是清點。
對文書檔案室來說，要在驗收的同時根據(jù)應收年度的案卷目錄對永久卷和長期卷進行清點。
清點要一卷一卷地進行，并要核對案卷標題，以防有誤。
因為檔案本身涉及許多重要機密和政治問題，一旦出現(xiàn)差錯，政治責任難負，工作損失也難補。
二是立據(jù)。
辦公室文秘在文書檔案的收集工作中，無論是接收機關(guān)文書檔案室的還是接收其他單位的文書檔案，清點之后都要開具收據(jù)，并留存根。
“接收文書檔案收據(jù)”中的項目，主要有交卷機關(guān)(單位)、案卷類別、案卷年度、案卷數(shù)量、接收單位和雙方經(jīng)手人等。
所接收的如系零散文書材料，則應按實際情況開具詳細清單式的收據(jù)，并留收據(jù)存根。
參考文獻：
[1]于春林. 淺析現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的手段，民營科技，2011.8.
[2]陸根妹，吳卓敏.環(huán)境保護檔案的管理.上海港科技，2002.5.
[3]劉冰. 檔案利用公布與公民隱私權(quán)的保護，檔案，2009.11.
[4]陸培蘭， 許建宏. 淺談醫(yī)院檔案的收集工作，中華臨床醫(yī)學雜志，2005.6.
文書檔案收集與整理工作的重要性【3】
【摘 要】文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。
文書檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，是各個機關(guān)、團體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。
收集工作是文書檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他各個環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。
特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館(室)藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。
【關(guān)鍵詞】文書檔案;收集與整理;重要性
文書檔案，又稱管理性檔案，是指機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和行政管理等項活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的文件。
文書檔案管理，是檔案管理工作的重要組成部分，是各個機關(guān)、團體和企、事業(yè)單位檔案工作的主要內(nèi)容之一。
收集工作是文書檔案管理的起始環(huán)節(jié)，與其他各個環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。
特別是在簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、突出館(室)藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。
一、文書檔案收集工作的內(nèi)容
檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關(guān)、個人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機關(guān)檔案室和各級各類檔案館的工作。
從廣義上講，檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面：一是對本機關(guān)需要歸檔檔案的接收工作。
機關(guān)各部門辦理完畢的文是檔案室檔案的主要來源，建立健全機關(guān)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是機關(guān)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑;二是對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作。
接收現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)的檔案，特別是接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案，是各級國家綜合檔案館收集工作的經(jīng)常性任務;三是對歷史檔案的接收和征集工作。
歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位以及著名人物在社會活動中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。
接收、征集歷史檔案是豐富館藏的重要手段。
對于一個具體的立檔單位，文書檔案的收集工作是指該單位的檔案部門按照國家的規(guī)定，通過歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內(nèi)部機構(gòu)和個人手中的文書檔案集中到檔案，實行集中統(tǒng)一管理的工作。
在大多數(shù)單位尤其是黨政機關(guān)，公文是文書檔案的主要來源。
通常，公文在辦理完畢后，經(jīng)過初步整理，履行必要的手續(xù)移交到檔案部門便成為文書檔案。
因此，接收歸檔文件是文書文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
為了使具有保存價值的文件材料都能在檔案室集中保管，檔案部門在開展收集工作時，首先要制定文書檔案的歸檔制度，對歸檔文件的范圍、歸檔時間和歸檔要求作出明確規(guī)定。
需要強調(diào)的是，為了提高文書檔案收集工作的質(zhì)量，突出不同單位室藏檔案的特色，檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時，要增強收集工作的針對性，要按照國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際，將反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動的文件材料列為收集重點。
歸檔制度一經(jīng)確立，檔案部門和各有關(guān)部門應嚴格按照規(guī)定，有計劃、分步驟地開展具體的接收和歸檔工作。
二、文書檔案收集工作的重要性
檔案的收集工作是檔案業(yè)務工作的基礎，文書檔案收集工作的重要性，概括起來有以下兩點：
(1)文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎
文書檔案的收集工作是文書檔案管理工作的起點。
一般情況下，檔案部門管理的檔案不是由檔案部門自身產(chǎn)生和形成的，而是通過開展收集工作，檔案部門將各個部門形成的具有保存價值的文件接收過來，并經(jīng)過長期積累形成的。
因此，從全部檔案業(yè)務工作的程序來看，收集工作是第一個環(huán)節(jié)，它為文書檔案工作提供了實際管理對象。
有了檔案，檔案室才能開展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計和提供利用等各項工作。
收集工作做不好，就沒有齊全完整的檔案，也不會有健全的檔案工作。
(2)文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量
收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。
通常，人們在衡量一個單位檔案管理水平的高低時，首先要查看檔案室收集的檔案文件材料是否齊全完整。
如果收集及時，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當，就能為檔案管理的各個環(huán)節(jié)奠定良好的基礎，從而能夠集中力量對檔案進行深入研究，并廣泛開展檔案的利用工作。
相反，如果檔案收集得少，或者只收集了一些殘損零亂和使用價值不大的檔案材料，不僅會給整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)工作在很大程度上造成無效勞動，而且也不能為社會各項工作提供有效服務。
三、文書檔案收集工作的要求
(1)歸檔的文件材料應當齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求
保證歸檔文件材料的齊全完整是貫穿文書檔案收集工作的始終的基本要求。
就一個機關(guān)而言，檔案的齊全完整是指歸檔文件材料能夠全面、真實地反映本單位的面貌。
具體說，歸檔文件材料在種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都應保持齊全完整。
對于文書文件材料，特別是公文，每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一份文件等要完整成套。
可以說，檔案部門接收文件材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量，而這也正是許多基層單位開展收集工作的難點。
為此，各單位必須將文件材料的形成、積累、立卷和歸檔工作納入有關(guān)業(yè)務部門的職責范圍，通過崗位責任制和其他制度的建立，保證歸檔文件的齊全和完整。
歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。
因此，在收集過程中，檔案人員不僅要檢查文件的完整情況，而且要嚴把文件的書寫質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合要求的文件進入檔案室。
(2)歸檔的文件材料應當精煉準確，并反映立檔單位的主要職能
每個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。
為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實際審慎地進行鑒定，準確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。
(3)檔案部門要加強收集工作的調(diào)查和指導
檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。
為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應歸檔文件的分散、流動、管理和使用等方面的信息。
特別是對業(yè)務部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎上，深入、細致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況，準確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。
在實際工作中，由于種種原因，檔案人員忙于歸檔文件的整理和檔案的日常提供利用工作，很少有足夠的時間詳細了解各業(yè)務部門的具體工作，這就不可避免地造成了收集工作的盲目性。
在收集的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)業(yè)務部門給什么 ，檔案部門就收什么的現(xiàn)象，導致有用的文件收不進來，收來的文件用處不大等問題。
長期如此，這不僅直接影響檔案利用工作的質(zhì)量，而且損害了檔案部門的形象，危及檔案工作的地位。
因此，為了提高收集工作的質(zhì)量，檔案部門應當加強與各業(yè)務部門的溝通和聯(lián)系。
此外，對于單位舉辦的某些重大活動或發(fā)生的重大事件，檔案部門也要積極參與，全面了解情況，并指導有關(guān)人員做好文件的歸檔工作。
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