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檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理
檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理【1】
摘 要：檔案自身具有一定的結(jié)構(gòu)形式，在進(jìn)行檔案整理過(guò)程中要全面的對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行掌握，這樣才能夠提升檔案整理工作的工作效率和工作質(zhì)量。
現(xiàn)本文就檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案的整理進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案;物質(zhì)結(jié)構(gòu);檔案整理
盡管人類(lèi)很早就對(duì)檔案是一種物質(zhì)有所了解，但是深刻的認(rèn)識(shí)還是在檔案整理工作的不斷完善過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的，傳統(tǒng)檔案管理工作存在一定程度的缺陷，是對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)程度不足引起的，而現(xiàn)代的檔案管理工作已經(jīng)充分的認(rèn)識(shí)到了文件間的歷史聯(lián)系是多維的，因此檔案管理工作的管理水平在逐漸提升。
1 傳統(tǒng)檔案整理和現(xiàn)代檔案整理的共性
檔案本身是一種物質(zhì)，那么它就必須具有物質(zhì)的結(jié)構(gòu)形式，檔案人員在進(jìn)行檔案整理過(guò)程中，要掌握好檔案的結(jié)構(gòu)特征，對(duì)結(jié)構(gòu)特征進(jìn)行全面的分析，提高辨別意識(shí)，將非檔案結(jié)構(gòu)的物質(zhì)轉(zhuǎn)化為檔案結(jié)構(gòu)。
因此，無(wú)論是傳統(tǒng)大檔案整理工作是現(xiàn)代化的檔案整理工作都要根據(jù)檔案結(jié)構(gòu)自身結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行有效的管理。
在對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的過(guò)程中，存在不同的認(rèn)識(shí)階段，不同社會(huì)發(fā)展程度，檔案的結(jié)構(gòu)形式也不同，同一時(shí)期，人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)也可能存在不同的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)程度也存在一定的偏差，但檔案的整理卻是存在的一定程度的共性，因此，我們可以以不同時(shí)代人們對(duì)檔案結(jié)構(gòu)形式的不同認(rèn)識(shí)出發(fā)，全面的掌握傳統(tǒng)檔案整理和現(xiàn)代化檔案整理工作的方式，從中總結(jié)出提升檔案整理工作效率的經(jīng)驗(yàn)。
2 檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)檔案整理
傳統(tǒng)檔案整理過(guò)程中，對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)形式還不是很了解，只是單純的檔案的整理工作看做是一個(gè)個(gè)文件的裝訂存檔，各個(gè)文件的組合構(gòu)成一個(gè)完整的檔案，但對(duì)于文件之間的歷史關(guān)系也有一定淺顯的認(rèn)識(shí)，但是由于其的存在形式不是物質(zhì)，知識(shí)文件之間的某些信息層面的聯(lián)系，集合了的文件才可以看做是一中物質(zhì)，即檔案是物質(zhì)，有自己的機(jī)構(gòu)形式。
為了加強(qiáng)人們對(duì)這一知識(shí)點(diǎn)的充分認(rèn)識(shí)，可以將傳統(tǒng)檔案整理中的檔案結(jié)構(gòu)形式當(dāng)做是單一的物質(zhì)結(jié)構(gòu)。
在人們認(rèn)識(shí)到檔案中的各個(gè)文件間的歷史聯(lián)系是多維的，因而在檔案整理過(guò)程中要堅(jiān)持最大限度的保持文件間的歷史聯(lián)系的原則。
利用文件間的物理排序來(lái)維持文件間的歷史聯(lián)系的傳統(tǒng)檔案整理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因?yàn)槲募g的歷史聯(lián)系是多維的，而傳統(tǒng)檔案管理所采用的靠文件間的物理排序記錄的方式是一維的，傳統(tǒng)檔案管理工作存在一定的缺陷的地方就在此，認(rèn)識(shí)到文件間的歷史聯(lián)系是多維的，但整理方式卻還是一維的，違背了事物發(fā)展的結(jié)構(gòu)形式，不利于檔案整理工作質(zhì)量的提高。
雖然檔案學(xué)提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則，但它又不得不經(jīng)過(guò)各種解釋和篩選，最終還是從文件之間歷史聯(lián)系的六個(gè)特征中，只選取其中的一個(gè)最為關(guān)鍵和最具有代表的特征，來(lái)形成檔案整理原則。
只有認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)，我們也才能徹底地理解人們?yōu)槭裁匆贿呍趫?jiān)持必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系“的檔案整理原則，而另一邊則在檔案整理實(shí)踐上，又堅(jiān)決反對(duì)主、客體原則”這一多維檔案整理原則。
現(xiàn)在我們必須非常深刻地意識(shí)到，文件之間歷史聯(lián)系的多維性，這是對(duì)文件之間歷史聯(lián)系的一種科學(xué)認(rèn)識(shí)，而“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則也是科學(xué)的二由于傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐始終堅(jiān)持用文件的物理排序來(lái)記錄文件之間的歷史聯(lián)系，所以傳統(tǒng)檔案整理就不可能真正地實(shí)踐這些理念。
3 檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案管理
人們?cè)趯?duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有了明確的認(rèn)識(shí)，而檔案所具有的雙重結(jié)構(gòu)也能使人們?cè)诠ぷ髦锌梢园l(fā)現(xiàn)其整理的規(guī)律，并且對(duì)現(xiàn)代化的檔案整理更加順手。
這樣一來(lái)，我國(guó)的檔案管理者在具體的管理工作中才能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，以推動(dòng)檔案整理工作的順利開(kāi)展。
檔案的雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)中，其中的文件集合所代表的還是一種物質(zhì)，而文件與文件之間的聯(lián)系也還是存在的，它們同檔案中單一的結(jié)構(gòu)還是有不同的地方，雙重的檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中，有一種新的物質(zhì)出現(xiàn)，也就是“歷史的聯(lián)系記錄”。
簡(jiǎn)單地說(shuō)，雙重的檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中，文件集合是其中的一種物質(zhì)，就連歷史的聯(lián)系記錄也是其中的一種物質(zhì)，這也就是為什么被稱(chēng)作“雙重物質(zhì)”的原因。
當(dāng)然，我們不能對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生低估的想法，也正是這樣的變化才逐漸形成了現(xiàn)如今的檔案整理規(guī)律和整體特點(diǎn)。
對(duì)于歷史的聯(lián)系記錄來(lái)說(shuō)，現(xiàn)代的檔案整理方法中已經(jīng)不承認(rèn)利用文件的物理記錄去排序與文件之間所保持的聯(lián)系是整理檔案的唯一一種方法，而認(rèn)為根據(jù)歷史的聯(lián)系記錄去整理檔案，是記錄各個(gè)文件之間聯(lián)系的科學(xué)方法。
在現(xiàn)代的整理檔案工作中，所謂歷史的聯(lián)系記錄已經(jīng)是文件記錄與文件之間保持一定歷史聯(lián)系的物質(zhì)結(jié)構(gòu)。
檔案中各個(gè)文件間的歷史聯(lián)系承載者，已經(jīng)不再是單一的文件集合式的檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)，而是雙重的檔案物質(zhì)所體現(xiàn)出來(lái)的歷史記錄。
在檔案整理中利用這種物質(zhì)結(jié)構(gòu)，是特意來(lái)記錄各個(gè)文件中所產(chǎn)生的歷史聯(lián)系，這也是現(xiàn)代的檔案整理工作必須遵守的一項(xiàng)規(guī)則。
檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)歷史的聯(lián)系記錄，能使檔案各個(gè)文件間所有的歷史聯(lián)系通過(guò)物質(zhì)形式去記錄并且長(zhǎng)久保持，更重要的一點(diǎn)是，我們能通過(guò)這種物質(zhì)擺脫掉文件集合只能做單一記錄工作和保持文件之間的聯(lián)系這項(xiàng)弊端，能徹底實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)記錄的檔案工作。
現(xiàn)代的檔案管理工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了記錄文件歷史聯(lián)系的多維，檔案整理原則也要應(yīng)時(shí)而變，檔案整理的原則要打破傳統(tǒng)的一維記錄文件間的歷史聯(lián)系，所以檔案作為一種物質(zhì)結(jié)構(gòu)形式，在演變過(guò)程中要高舉文件間的歷史聯(lián)系是多維的旗幟，實(shí)現(xiàn)了檔案整理工作的完美蛻變，現(xiàn)代化的檔案整理工作在一定程度上提升了檔案的使用價(jià)值，滿(mǎn)足了人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的對(duì)檔案的需求。
結(jié)束語(yǔ)
在檔案整理工作中，一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)就是要對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)更加科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，在這樣的情況下，我們一定要在實(shí)際的工作中對(duì)檔案自身所具備的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)相對(duì)科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，只有這樣，才能采取有效的方法做好檔案整理，提升檔案工作的質(zhì)量。
由于檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)是檔案內(nèi)在的、基本的存在形式，因而它決定著檔案的屬性、功能、價(jià)值和本質(zhì)。
“檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)”是一個(gè)創(chuàng)新性的觀(guān)點(diǎn)，有學(xué)者在此基礎(chǔ)上又提出了文件雙重結(jié)構(gòu)的理論，對(duì)檔案學(xué)理論的研究和實(shí)踐都具有重要的意義。
參考文獻(xiàn)
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[3]劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理[J].檔案管理，2015(4).
檔案的收集與整理【2】
[摘 要]檔案材料的收集與整理是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，材料收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn)，直接關(guān)系到檔案的價(jià)值，決定著能否為有關(guān)部門(mén)提供高質(zhì)量服務(wù)，更好地起到憑證與參考作用。
[關(guān)鍵詞]檔案 作用 收集 整理 措施
檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象。
檔案收集與整理工作，就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定通過(guò)一定的途徑和方法將各部門(mén)分散產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值，且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過(guò)程，這是單位檔案部門(mén)獲得和積累檔案的一種重要的手段。
檔案收集工作是否科學(xué)，決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低，因此，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
檔案是在單位管理和實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。
檔案的收集與整理從一定程度上來(lái)講是反映單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志，是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點(diǎn)看法。
一、提高認(rèn)識(shí)，明確檔案在工作中的作用
檔案是具有保存價(jià)值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄，同時(shí)具有很高的實(shí)用價(jià)值。
隨著社會(huì)的進(jìn)步以及新形勢(shì)發(fā)展的需求，檔案基礎(chǔ)工作有了進(jìn)一步的發(fā)展，檔案分類(lèi)工作更加具體、精細(xì)，努力提高認(rèn)識(shí)，在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的前提下，把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點(diǎn)，提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn)，因此，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門(mén)類(lèi)檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國(guó)家積累檔案打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
二、檔案的收集與整理工作的意義
檔案的收集與整理工作，對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要意義。
它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點(diǎn)，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。
上承收集工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，下繼開(kāi)發(fā)利用，為開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。
因此，這是一個(gè)很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，要有成效地進(jìn)行管理，還必須善于實(shí)際地進(jìn)行組織工作。
檔案的整理工作，就是對(duì)檔案進(jìn)行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。
二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類(lèi)和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。
三、確保檔案的收集與整理具有真實(shí)性
檔案是歷史及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，這是它的價(jià)值所在。
它是客觀(guān)形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。
現(xiàn)代國(guó)外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對(duì)于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。
檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。
檔案又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的，它客觀(guān)地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng)，銘刻著歷史上的千秋功過(guò)，保留著真切的歷史標(biāo)記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。
四、檔案收集與整理工作中存在的主要問(wèn)題
一是庫(kù)房問(wèn)題。
檔案庫(kù)房必須選擇寬敞、通風(fēng)良好的地方，避免檔案收集后保存時(shí)，長(zhǎng)期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊現(xiàn)象;二是由于管理不科學(xué)，致使檔案混亂，用時(shí)查找不到;三是有些人不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用。
五、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對(duì)策和措施
(一)做好檔案的收集與整理
檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門(mén)面臨的一個(gè)突出問(wèn)題。
目前，有些人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案沒(méi)有效益，可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進(jìn)展緩慢，這就要求我們對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮其重要作用。
檔案整理工作，從其中各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和編目?jī)纱蟛糠帧?/p>
檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。
案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。
系統(tǒng)化是整理工作的開(kāi)始，編目是整理工作的結(jié)束;系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的反映。
在實(shí)際工作中，二者往往交錯(cuò)進(jìn)行。
(二)加強(qiáng)管理，狠抓檔案工作制度落實(shí)
要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作。
同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。
在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí)，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。
(三)提高檔案信息管理和服務(wù)水平
檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程，在這一過(guò)程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。
人類(lèi)推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)與信息利用。
因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。
(四)認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制
只有加強(qiáng)宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí)，營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。
同時(shí)，要抓住機(jī)遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來(lái)考核檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的工作積極性。
(五)注重文件材料的收集與整理
存檔的文件、材料要隨時(shí)收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和時(shí)效性。
文件資料的收集要齊全、完整、突出重點(diǎn);整理要符合要求，按照歸檔范圍進(jìn)行分類(lèi)整理，力求整齊美觀(guān)。
同時(shí)，要加強(qiáng)檔案保管工作，確保檔案機(jī)密安全。
集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。
六、結(jié)束語(yǔ)
完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能，從立卷歸檔做起，注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理各門(mén)類(lèi)的檔案，把基礎(chǔ)打牢，發(fā)揮檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用，把有保存價(jià)值的檔案集中管理，采取切實(shí)有效的措施，改善工作思路，拓展工作對(duì)象，創(chuàng)新工作手段，豐富檔案資源，使檔案信息有取之不盡，用之不竭的來(lái)源，確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。
電子檔案的整理與保護(hù)【3】
摘 要 中石化西北油田分公司勘探開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)研究院資料中心主要負(fù)責(zé)塔河油田鉆井地質(zhì)、鉆井工程、地面建設(shè)、科研項(xiàng)目、測(cè)井曲線(xiàn)等各類(lèi)綜合原本資料的錄入、整理、歸檔等工作。
目前，中心的檔案資料大都采用電子檔案保存，歸檔的類(lèi)型主要有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等類(lèi)型。
而如何將種類(lèi)繁多的各種檔案資料進(jìn)行整理歸檔，并確保檔案資料的保存安全可靠，切實(shí)有效的發(fā)揮檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護(hù)顯得尤為重要確保電子檔案資料的可靠性，切實(shí)有效的發(fā)揮電子檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護(hù)顯得尤為重要。
關(guān)鍵詞 電子檔案 整理 保護(hù)
西北油田分公司資料館主要負(fù)責(zé)塔河油田鉆井地質(zhì)、鉆井工程、地面建設(shè)、科研項(xiàng)目、測(cè)井曲線(xiàn)、實(shí)物等各類(lèi)資料的錄入、整理、歸檔等工作。
目前，資料館的檔案資料大都采用電子檔案保存，歸檔的類(lèi)型主要有硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等類(lèi)型。
而如何將種類(lèi)繁多的各種檔案資料進(jìn)行整理歸檔，并確保檔案資料的保存安全可靠，切實(shí)有效的發(fā)揮檔案資料的功能，電子檔案的整理與保護(hù)顯得尤為重要。
一、電子檔案的整理
通常情況下，資料館接收的檔案資料的種類(lèi)較多，為使資料管理有序，便于查找，應(yīng)當(dāng)按照中石化地質(zhì)資料歸檔管理辦法進(jìn)行分類(lèi)整理，然后再進(jìn)行歸檔。
(一)基建、科研檔案。
基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印并使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就要按照檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使用戶(hù)可以直接檢索到每一張圖紙資料。
(二)各種鉆井地質(zhì)、鉆井工程等等。
在引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，供應(yīng)商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且多數(shù)企業(yè)的管理也采用了電子化。
明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。
在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。
在做好以上檔案資料分類(lèi)整理的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行資料歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照檔案的種類(lèi)、時(shí)間、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等進(jìn)行分別歸檔，要將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的檔案資料進(jìn)行分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔檔案資料的保管壽命。
對(duì)于同一歸檔部門(mén)的檔案資料，還應(yīng)集中在同一盤(pán)上歸檔保管，以方便利用。
同時(shí)為了確保電子檔案資料組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔資料時(shí)集中完成組盤(pán)后，檔案人員要以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，建立檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔案號(hào)、保管密級(jí)、保管期限等，并建立盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于在計(jì)算機(jī)上對(duì)盤(pán)內(nèi)文件進(jìn)行快速查找。
二、電子檔案的保護(hù)
由于歸檔電子檔案以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中部分電子檔案資料還是用軟磁盤(pán)保存。
而光盤(pán)作為新型的存貯載體，比軟盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子檔案的長(zhǎng)期保存，因此，應(yīng)大力提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。
但是，不論是軟磁盤(pán)還是光盤(pán)存儲(chǔ)，他們的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子檔案保護(hù)的重點(diǎn)，都必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施。
(一)軟磁盤(pán)的保護(hù)。
首先應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格，使用3.5寸高密盤(pán)進(jìn)行保存，并嚴(yán)把軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。
軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到1年，就讀不出數(shù)據(jù)。
目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。
其次要規(guī)范保管條件。
軟磁盤(pán)應(yīng)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%—50%，溫度控制在14—24℃。
再次要加強(qiáng)病毒防范。
各業(yè)務(wù)部門(mén)都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子檔案的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。
最后應(yīng)當(dāng)做好加密盤(pán)的管理。
有的電子檔案在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。
所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。
在條件允許時(shí)，還是建議將存貯電子檔案的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(zhǎng)久保存。
(二)光盤(pán)的保護(hù)。
首先應(yīng)規(guī)范排放和使用。
光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中還要避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。
其次要保持良好的溫度、濕度環(huán)境。
高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤(pán)發(fā)生霉變。
為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14℃-24℃，相對(duì)濕度控制在40%-65%。
最后應(yīng)注意避光。
光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感，陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。
因此，光盤(pán)要十分注意避光。
不管磁盤(pán)還是光盤(pán)，定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施，磁盤(pán)每2年，光盤(pán)每5年應(yīng)轉(zhuǎn)存一次，轉(zhuǎn)存后的載體與原載體要同編號(hào)保存。
以上是筆者在從事檔案資料管理工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和做法。
當(dāng)然，做好電子檔案的管理和保護(hù)工作，運(yùn)用一定的技術(shù)手段是做好檔案管理工作必須具備的外在條件，檔案資料管理工作人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)技能水平同樣也是關(guān)鍵之所在，只有不斷提高管理人員的整體素質(zhì)，積極引導(dǎo)他們樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)，才能真正發(fā)揮好檔案資料管理工作的服務(wù)職能，才能更好地為油田油氣生產(chǎn)服好務(wù)。
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