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檔案管理畢業(yè)論文

檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理

時(shí)間:2022-10-05 21:30:36 檔案管理畢業(yè)論文 我要投稿
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檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理

  檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理【1】

  摘 要:檔案自身具有一定的結(jié)構(gòu)形式,在進(jìn)行檔案整理過(guò)程中要全面的對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行掌握,這樣才能夠提升檔案整理工作的工作效率和工作質(zhì)量。

  現(xiàn)本文就檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案的整理進(jìn)行探究,僅供交流借鑒。

  關(guān)鍵詞:檔案;物質(zhì)結(jié)構(gòu);檔案整理

  盡管人類(lèi)很早就對(duì)檔案是一種物質(zhì)有所了解,但是深刻的認(rèn)識(shí)還是在檔案整理工作的不斷完善過(guò)程中實(shí)現(xiàn)的,傳統(tǒng)檔案管理工作存在一定程度的缺陷,是對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)程度不足引起的,而現(xiàn)代的檔案管理工作已經(jīng)充分的認(rèn)識(shí)到了文件間的歷史聯(lián)系是多維的,因此檔案管理工作的管理水平在逐漸提升。

  1 傳統(tǒng)檔案整理和現(xiàn)代檔案整理的共性

  檔案本身是一種物質(zhì),那么它就必須具有物質(zhì)的結(jié)構(gòu)形式,檔案人員在進(jìn)行檔案整理過(guò)程中,要掌握好檔案的結(jié)構(gòu)特征,對(duì)結(jié)構(gòu)特征進(jìn)行全面的分析,提高辨別意識(shí),將非檔案結(jié)構(gòu)的物質(zhì)轉(zhuǎn)化為檔案結(jié)構(gòu)。

  因此,無(wú)論是傳統(tǒng)大檔案整理工作是現(xiàn)代化的檔案整理工作都要根據(jù)檔案結(jié)構(gòu)自身結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行有效的管理。

  在對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的過(guò)程中,存在不同的認(rèn)識(shí)階段,不同社會(huì)發(fā)展程度,檔案的結(jié)構(gòu)形式也不同,同一時(shí)期,人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)也可能存在不同的認(rèn)識(shí),認(rèn)識(shí)程度也存在一定的偏差,但檔案的整理卻是存在的一定程度的共性,因此,我們可以以不同時(shí)代人們對(duì)檔案結(jié)構(gòu)形式的不同認(rèn)識(shí)出發(fā),全面的掌握傳統(tǒng)檔案整理和現(xiàn)代化檔案整理工作的方式,從中總結(jié)出提升檔案整理工作效率的經(jīng)驗(yàn)。

  2 檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)檔案整理

  傳統(tǒng)檔案整理過(guò)程中,對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)形式還不是很了解,只是單純的檔案的整理工作看做是一個(gè)個(gè)文件的裝訂存檔,各個(gè)文件的組合構(gòu)成一個(gè)完整的檔案,但對(duì)于文件之間的歷史關(guān)系也有一定淺顯的認(rèn)識(shí),但是由于其的存在形式不是物質(zhì),知識(shí)文件之間的某些信息層面的聯(lián)系,集合了的文件才可以看做是一中物質(zhì),即檔案是物質(zhì),有自己的機(jī)構(gòu)形式。

  為了加強(qiáng)人們對(duì)這一知識(shí)點(diǎn)的充分認(rèn)識(shí),可以將傳統(tǒng)檔案整理中的檔案結(jié)構(gòu)形式當(dāng)做是單一的物質(zhì)結(jié)構(gòu)。

  在人們認(rèn)識(shí)到檔案中的各個(gè)文件間的歷史聯(lián)系是多維的,因而在檔案整理過(guò)程中要堅(jiān)持最大限度的保持文件間的歷史聯(lián)系的原則。

  利用文件間的物理排序來(lái)維持文件間的歷史聯(lián)系的傳統(tǒng)檔案整理工作是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,因?yàn)槲募g的歷史聯(lián)系是多維的,而傳統(tǒng)檔案管理所采用的靠文件間的物理排序記錄的方式是一維的,傳統(tǒng)檔案管理工作存在一定的缺陷的地方就在此,認(rèn)識(shí)到文件間的歷史聯(lián)系是多維的,但整理方式卻還是一維的,違背了事物發(fā)展的結(jié)構(gòu)形式,不利于檔案整理工作質(zhì)量的提高。

  雖然檔案學(xué)提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則,但它又不得不經(jīng)過(guò)各種解釋和篩選,最終還是從文件之間歷史聯(lián)系的六個(gè)特征中,只選取其中的一個(gè)最為關(guān)鍵和最具有代表的特征,來(lái)形成檔案整理原則。

  只有認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn),我們也才能徹底地理解人們?yōu)槭裁匆贿呍趫?jiān)持必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系“的檔案整理原則,而另一邊則在檔案整理實(shí)踐上,又堅(jiān)決反對(duì)主、客體原則”這一多維檔案整理原則。

  現(xiàn)在我們必須非常深刻地意識(shí)到,文件之間歷史聯(lián)系的多維性,這是對(duì)文件之間歷史聯(lián)系的一種科學(xué)認(rèn)識(shí),而“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則也是科學(xué)的二由于傳統(tǒng)檔案整理實(shí)踐始終堅(jiān)持用文件的物理排序來(lái)記錄文件之間的歷史聯(lián)系,所以傳統(tǒng)檔案整理就不可能真正地實(shí)踐這些理念。

  3 檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案管理

  人們?cè)趯?duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有了明確的認(rèn)識(shí),而檔案所具有的雙重結(jié)構(gòu)也能使人們?cè)诠ぷ髦锌梢园l(fā)現(xiàn)其整理的規(guī)律,并且對(duì)現(xiàn)代化的檔案整理更加順手。

  這樣一來(lái),我國(guó)的檔案管理者在具體的管理工作中才能實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值,以推動(dòng)檔案整理工作的順利開(kāi)展。

  檔案的雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)中,其中的文件集合所代表的還是一種物質(zhì),而文件與文件之間的聯(lián)系也還是存在的,它們同檔案中單一的結(jié)構(gòu)還是有不同的地方,雙重的檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中,有一種新的物質(zhì)出現(xiàn),也就是“歷史的聯(lián)系記錄”。

  簡(jiǎn)單地說(shuō),雙重的檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中,文件集合是其中的一種物質(zhì),就連歷史的聯(lián)系記錄也是其中的一種物質(zhì),這也就是為什么被稱(chēng)作“雙重物質(zhì)”的原因。

  當(dāng)然,我們不能對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生低估的想法,也正是這樣的變化才逐漸形成了現(xiàn)如今的檔案整理規(guī)律和整體特點(diǎn)。

  對(duì)于歷史的聯(lián)系記錄來(lái)說(shuō),現(xiàn)代的檔案整理方法中已經(jīng)不承認(rèn)利用文件的物理記錄去排序與文件之間所保持的聯(lián)系是整理檔案的唯一一種方法,而認(rèn)為根據(jù)歷史的聯(lián)系記錄去整理檔案,是記錄各個(gè)文件之間聯(lián)系的科學(xué)方法。

  在現(xiàn)代的整理檔案工作中,所謂歷史的聯(lián)系記錄已經(jīng)是文件記錄與文件之間保持一定歷史聯(lián)系的物質(zhì)結(jié)構(gòu)。

  檔案中各個(gè)文件間的歷史聯(lián)系承載者,已經(jīng)不再是單一的文件集合式的檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu),而是雙重的檔案物質(zhì)所體現(xiàn)出來(lái)的歷史記錄。

  在檔案整理中利用這種物質(zhì)結(jié)構(gòu),是特意來(lái)記錄各個(gè)文件中所產(chǎn)生的歷史聯(lián)系,這也是現(xiàn)代的檔案整理工作必須遵守的一項(xiàng)規(guī)則。

  檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)歷史的聯(lián)系記錄,能使檔案各個(gè)文件間所有的歷史聯(lián)系通過(guò)物質(zhì)形式去記錄并且長(zhǎng)久保持,更重要的一點(diǎn)是,我們能通過(guò)這種物質(zhì)擺脫掉文件集合只能做單一記錄工作和保持文件之間的聯(lián)系這項(xiàng)弊端,能徹底實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)記錄的檔案工作。

  現(xiàn)代的檔案管理工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了記錄文件歷史聯(lián)系的多維,檔案整理原則也要應(yīng)時(shí)而變,檔案整理的原則要打破傳統(tǒng)的一維記錄文件間的歷史聯(lián)系,所以檔案作為一種物質(zhì)結(jié)構(gòu)形式,在演變過(guò)程中要高舉文件間的歷史聯(lián)系是多維的旗幟,實(shí)現(xiàn)了檔案整理工作的完美蛻變,現(xiàn)代化的檔案整理工作在一定程度上提升了檔案的使用價(jià)值,滿(mǎn)足了人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的對(duì)檔案的需求。

  結(jié)束語(yǔ)

  在檔案整理工作中,一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)就是要對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)更加科學(xué)合理的認(rèn)識(shí),在這樣的情況下,我們一定要在實(shí)際的工作中對(duì)檔案自身所具備的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)相對(duì)科學(xué)合理的認(rèn)識(shí),只有這樣,才能采取有效的方法做好檔案整理,提升檔案工作的質(zhì)量。

  由于檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)是檔案內(nèi)在的、基本的存在形式,因而它決定著檔案的屬性、功能、價(jià)值和本質(zhì)。

  “檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)”是一個(gè)創(chuàng)新性的觀(guān)點(diǎn),有學(xué)者在此基礎(chǔ)上又提出了文件雙重結(jié)構(gòu)的理論,對(duì)檔案學(xué)理論的研究和實(shí)踐都具有重要的意義。

  參考文獻(xiàn)

  [1]郭萍.淺論檔案的修復(fù)裱糊技術(shù)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015(4).

  [2]鄭慧玲.檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理[J].山西檔案,2014(2).

  [3]劉紅芹.淺談人事檔案材料的收集與整理[J].檔案管理,2015(4).

  檔案的收集與整理【2】

  [摘 要]檔案材料的收集與整理是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ),材料收集是否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、規(guī)范,整理是否合乎標(biāo)準(zhǔn),直接關(guān)系到檔案的價(jià)值,決定著能否為有關(guān)部門(mén)提供高質(zhì)量服務(wù),更好地起到憑證與參考作用。

  [關(guān)鍵詞]檔案 作用 收集 整理 措施

  檔案的收集與整理工作是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),它為檔案工作提供了實(shí)際的管理對(duì)象。

  檔案收集與整理工作,就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定通過(guò)一定的途徑和方法將各部門(mén)分散產(chǎn)生和形成的具有保存價(jià)值,且可供查考利用的各種文件材料集中到單位檔案室統(tǒng)一管理的過(guò)程,這是單位檔案部門(mén)獲得和積累檔案的一種重要的手段。

  檔案收集工作是否科學(xué),決定了檔案收集數(shù)量多少和質(zhì)量高低,因此,只有收集到豐富的檔案資料,才能真正提高檔案工作的質(zhì)量,更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

  檔案是在單位管理和實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。

  檔案的收集與整理從一定程度上來(lái)講是反映單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志,是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄,檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障,下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點(diǎn)看法。

  一、提高認(rèn)識(shí),明確檔案在工作中的作用

  檔案是具有保存價(jià)值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄,同時(shí)具有很高的實(shí)用價(jià)值。

  隨著社會(huì)的進(jìn)步以及新形勢(shì)發(fā)展的需求,檔案基礎(chǔ)工作有了進(jìn)一步的發(fā)展,檔案分類(lèi)工作更加具體、精細(xì),努力提高認(rèn)識(shí),在充分認(rèn)識(shí)檔案工作重要性的前提下,把全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點(diǎn),提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn),因此,檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé),做好檔案的收集、整理和歸檔工作,一方面保證各門(mén)類(lèi)檔案的齊全完整,更好地提供利用,另一方面也給國(guó)家積累檔案打下一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

  二、檔案的收集與整理工作的意義

  檔案的收集與整理工作,對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要意義。

  它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

  在檔案工作所有環(huán)節(jié)中,收集工作是起點(diǎn),提供利用是目的,而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。

  上承收集工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量,下繼開(kāi)發(fā)利用,為開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造條件。

  因此,這是一個(gè)很重要的中間環(huán)節(jié),其意義為:一是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ),要有成效地進(jìn)行管理,還必須善于實(shí)際地進(jìn)行組織工作。

  檔案的整理工作,就是對(duì)檔案進(jìn)行有序地組織,以利于查找利用,以利于檔案的安全保管。

  二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭,檔案整理得好,其分類(lèi)和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能,可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。

  三、確保檔案的收集與整理具有真實(shí)性

  檔案是歷史及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,這是它的價(jià)值所在。

  它是客觀(guān)形成的,是確鑿的原始材料和歷史證件。

  現(xiàn)代國(guó)外學(xué)者,特別是歷史學(xué)家對(duì)于檔案史料的重視和迫切要求,充分證明了檔案史料的重要使用價(jià)值。

  檔案記載了許許多多的歷史事件和社會(huì)現(xiàn)象,內(nèi)容十分豐富。

  檔案又是新的社會(huì)實(shí)踐最可靠的憑證和依據(jù),檔案是在生產(chǎn)實(shí)踐和社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的,它客觀(guān)地、真實(shí)地記載著各階段的活動(dòng),銘刻著歷史上的千秋功過(guò),保留著真切的歷史標(biāo)記,因此,檔案發(fā)生的效用與日俱增。

  四、檔案收集與整理工作中存在的主要問(wèn)題

  一是庫(kù)房問(wèn)題。

  檔案庫(kù)房必須選擇寬敞、通風(fēng)良好的地方,避免檔案收集后保存時(shí),長(zhǎng)期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊現(xiàn)象;二是由于管理不科學(xué),致使檔案混亂,用時(shí)查找不到;三是有些人不了解檔案在整個(gè)社會(huì)中的重大作用。

  五、加強(qiáng)檔案收集與整理工作的對(duì)策和措施

  (一)做好檔案的收集與整理

  檔案的收集是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ),這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量,因此,要把檔案這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好,首先要做好檔案的收集工作,才能更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

  如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確,充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展工作中的作用,是目前檔案管理部門(mén)面臨的一個(gè)突出問(wèn)題。

  目前,有些人沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性,認(rèn)為檔案沒(méi)有效益,可有可無(wú),導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高,檔案工作進(jìn)展緩慢,這就要求我們對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)收集、整理、歸檔,為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù),發(fā)揮其重要作用。

  檔案整理工作,從其中各個(gè)環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上,又可概括為系統(tǒng)化和編目?jī)纱蟛糠帧?/p>

  檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類(lèi)、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。

  案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄,備考表,案卷封面的編目、案卷目錄的編制。

  系統(tǒng)化是整理工作的開(kāi)始,編目是整理工作的結(jié)束;系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ),編目是系統(tǒng)化的反映。

  在實(shí)際工作中,二者往往交錯(cuò)進(jìn)行。

  (二)加強(qiáng)管理,狠抓檔案工作制度落實(shí)

  要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個(gè)切合實(shí)際的管理辦法來(lái)規(guī)范此項(xiàng)工作。

  同時(shí),要建立相應(yīng)的檔案管理制度,強(qiáng)化規(guī)范管理,從檔案收集、歸檔到整理都進(jìn)行統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度,防止檔案分散流失。

  在此基礎(chǔ)上要狠抓落實(shí),要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實(shí)處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,違法必究,使之逐步變成自覺(jué)的行動(dòng),以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。

  (三)提高檔案信息管理和服務(wù)水平

  檔案信息化建設(shè)是一個(gè)過(guò)程,在這一過(guò)程中,伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化,檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整,檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異。

  人類(lèi)推進(jìn)信息化進(jìn)程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下,實(shí)現(xiàn)信息的公開(kāi)與信息利用。

  因此,在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識(shí)長(zhǎng)遠(yuǎn)并立足當(dāng)前,認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會(huì)遇到的各個(gè)方面的問(wèn)題。

  (四)認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》,建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制

  只有加強(qiáng)宣傳《檔案法》,依法辦事,引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會(huì)的廣泛關(guān)注,從而提高全民,特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識(shí),營(yíng)造出一種良好的檔案工作氛圍。

  同時(shí),要抓住機(jī)遇,發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用,做好檔案的收集整理工作,通過(guò)建立獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來(lái)考核檔案工作人員的工作業(yè)績(jī)、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小,從而調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的工作積極性。

  (五)注重文件材料的收集與整理

  存檔的文件、材料要隨時(shí)收集并整理,以保證歸檔文件材料的完整性、針對(duì)性和時(shí)效性。

  文件資料的收集要齊全、完整、突出重點(diǎn);整理要符合要求,按照歸檔范圍進(jìn)行分類(lèi)整理,力求整齊美觀(guān)。

  同時(shí),要加強(qiáng)檔案保管工作,確保檔案機(jī)密安全。

  集到的原始資料和數(shù)據(jù),要進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和歸納,使資料系統(tǒng)化,便于分析和敘述。

  六、結(jié)束語(yǔ)

  完整齊全的檔案材料并經(jīng)系統(tǒng)整理的檔案能科學(xué)地、系統(tǒng)地為單位各項(xiàng)工作服務(wù),檔案室要發(fā)揮前端調(diào)控功能,從立卷歸檔做起,注意有重點(diǎn)、有計(jì)劃地收集、整理各門(mén)類(lèi)的檔案,把基礎(chǔ)打牢,發(fā)揮檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)作用,把有保存價(jià)值的檔案集中管理,采取切實(shí)有效的措施,改善工作思路,拓展工作對(duì)象,創(chuàng)新工作手段,豐富檔案資源,使檔案信息有取之不盡,用之不竭的來(lái)源,確保檔案資源開(kāi)發(fā)利用工作的質(zhì)量和效率。

  電子檔案的整理與保護(hù)【3】

  摘 要 中石化西北油田分公司勘探開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)研究院資料中心主要負(fù)責(zé)塔河油田鉆井地質(zhì)、鉆井工程、地面建設(shè)、科研項(xiàng)目、測(cè)井曲線(xiàn)等各類(lèi)綜合原本資料的錄入、整理、歸檔等工作。

  目前,中心的檔案資料大都采用電子檔案保存,歸檔的類(lèi)型主要有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等類(lèi)型。

  而如何將種類(lèi)繁多的各種檔案資料進(jìn)行整理歸檔,并確保檔案資料的保存安全可靠,切實(shí)有效的發(fā)揮檔案資料的功能,電子檔案的整理與保護(hù)顯得尤為重要確保電子檔案資料的可靠性,切實(shí)有效的發(fā)揮電子檔案資料的功能,電子檔案的整理與保護(hù)顯得尤為重要。

  關(guān)鍵詞 電子檔案 整理 保護(hù)

  西北油田分公司資料館主要負(fù)責(zé)塔河油田鉆井地質(zhì)、鉆井工程、地面建設(shè)、科研項(xiàng)目、測(cè)井曲線(xiàn)、實(shí)物等各類(lèi)資料的錄入、整理、歸檔等工作。

  目前,資料館的檔案資料大都采用電子檔案保存,歸檔的類(lèi)型主要有硬盤(pán)、光盤(pán)、磁帶等類(lèi)型。

  而如何將種類(lèi)繁多的各種檔案資料進(jìn)行整理歸檔,并確保檔案資料的保存安全可靠,切實(shí)有效的發(fā)揮檔案資料的功能,電子檔案的整理與保護(hù)顯得尤為重要。

  一、電子檔案的整理

  通常情況下,資料館接收的檔案資料的種類(lèi)較多,為使資料管理有序,便于查找,應(yīng)當(dāng)按照中石化地質(zhì)資料歸檔管理辦法進(jìn)行分類(lèi)整理,然后再進(jìn)行歸檔。

  (一)基建、科研檔案。

  基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印并使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就要按照檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái),使用戶(hù)可以直接檢索到每一張圖紙資料。

  (二)各種鉆井地質(zhì)、鉆井工程等等。

  在引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí),供應(yīng)商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展,產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì),而且多數(shù)企業(yè)的管理也采用了電子化。

  明確提出電子文件的必要條件,如:系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。

  在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí),應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

  在做好以上檔案資料分類(lèi)整理的基礎(chǔ)上,再進(jìn)行資料歸檔時(shí),應(yīng)當(dāng)按照檔案的種類(lèi)、時(shí)間、組織機(jī)構(gòu)、保管期限等進(jìn)行分別歸檔,要將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的檔案資料進(jìn)行分盤(pán)保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔檔案資料的保管壽命。

  對(duì)于同一歸檔部門(mén)的檔案資料,還應(yīng)集中在同一盤(pán)上歸檔保管,以方便利用。

  同時(shí)為了確保電子檔案資料組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔資料時(shí)集中完成組盤(pán)后,檔案人員要以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,建立檔案管理信息,如:分類(lèi)號(hào)、檔案號(hào)、保管密級(jí)、保管期限等,并建立盤(pán)內(nèi)文件目錄,便于在計(jì)算機(jī)上對(duì)盤(pán)內(nèi)文件進(jìn)行快速查找。

  二、電子檔案的保護(hù)

  由于歸檔電子檔案以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中部分電子檔案資料還是用軟磁盤(pán)保存。

  而光盤(pán)作為新型的存貯載體,比軟盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性,有利于歸檔電子檔案的長(zhǎng)期保存,因此,應(yīng)大力提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀,將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。

  但是,不論是軟磁盤(pán)還是光盤(pán)存儲(chǔ),他們的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子檔案保護(hù)的重點(diǎn),都必須制定相應(yīng)的保護(hù)措施。

  (一)軟磁盤(pán)的保護(hù)。

  首先應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格,使用3.5寸高密盤(pán)進(jìn)行保存,并嚴(yán)把軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。

  軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到1年,就讀不出數(shù)據(jù)。

  目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品,所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

  其次要規(guī)范保管條件。

  軟磁盤(pán)應(yīng)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%—50%,溫度控制在14—24℃。

  再次要加強(qiáng)病毒防范。

  各業(yè)務(wù)部門(mén)都應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子檔案的磁盤(pán)不帶病毒,并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

  最后應(yīng)當(dāng)做好加密盤(pán)的管理。

  有的電子檔案在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。

  所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

  在條件允許時(shí),還是建議將存貯電子檔案的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán),便于長(zhǎng)久保存。

  (二)光盤(pán)的保護(hù)。

  首先應(yīng)規(guī)范排放和使用。

  光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置,避免大量堆疊,以防光盤(pán)翹曲,在使用過(guò)程中還要避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。

  其次要保持良好的溫度、濕度環(huán)境。

  高溫會(huì)使光盤(pán)氧化、變形或老化,潮濕會(huì)使光盤(pán)發(fā)生霉變。

  為此光盤(pán)存放的溫度宜控制在14℃-24℃,相對(duì)濕度控制在40%-65%。

  最后應(yīng)注意避光。

  光盤(pán)材料的塑料保護(hù)層對(duì)紫外光極為敏感,陽(yáng)光的直射會(huì)使光盤(pán)過(guò)早老化。

  因此,光盤(pán)要十分注意避光。

  不管磁盤(pán)還是光盤(pán),定期復(fù)制是當(dāng)前延長(zhǎng)電子文件壽命的有效措施,磁盤(pán)每2年,光盤(pán)每5年應(yīng)轉(zhuǎn)存一次,轉(zhuǎn)存后的載體與原載體要同編號(hào)保存。

  以上是筆者在從事檔案資料管理工作中的一些經(jīng)驗(yàn)和做法。

  當(dāng)然,做好電子檔案的管理和保護(hù)工作,運(yùn)用一定的技術(shù)手段是做好檔案管理工作必須具備的外在條件,檔案資料管理工作人員的責(zé)任心和業(yè)務(wù)技能水平同樣也是關(guān)鍵之所在,只有不斷提高管理人員的整體素質(zhì),積極引導(dǎo)他們樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí),才能真正發(fā)揮好檔案資料管理工作的服務(wù)職能,才能更好地為油田油氣生產(chǎn)服好務(wù)。

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