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科技檔案保管整理簡化
科技檔案保管整理簡化【1】
【摘要】隨著現(xiàn)如今科學(xué)檔案管理研究的不斷發(fā)展，科學(xué)檔案保管整理簡化已經(jīng)取了不錯(cuò)的效果，通過科學(xué)檔案保管和整理簡化有助于提高檔案的查找速度，就目前科學(xué)檔案的簡化而言，可以通過采用傳統(tǒng)文書式文檔管理辦法對(duì)科學(xué)文檔進(jìn)行簡化。
下面筆者就讀科學(xué)檔案保管整理簡化的方法和簡化的操作可行性進(jìn)行分析。
【關(guān)鍵詞】科學(xué)檔案;可行性;簡化方法
一、科學(xué)檔案簡化整理可行性分析
對(duì)于科學(xué)檔案的簡化而言，首先要在保障不影響檔案正常管理的情況下進(jìn)行，通過采用傳統(tǒng)文檔式檔案管理簡化方法，通過將科學(xué)文檔進(jìn)行單位整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)科學(xué)文檔的簡化。
在傳統(tǒng)文“件”文書文檔的簡化發(fā)展下，科學(xué)文檔可以充分借鑒傳統(tǒng)文檔的簡化原則，通過對(duì)整理對(duì)象進(jìn)行優(yōu)化，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)科學(xué)檔案的簡化整理在科學(xué)檔案的管理上有很多和文書檔案管理所相同的地方，我們可以通過將文書文檔的簡化方式，對(duì)科學(xué)文檔簡化進(jìn)行套用，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)科學(xué)文檔的有效簡化。
在現(xiàn)代科技的發(fā)展進(jìn)程下，通過借助計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠有效提升檔案管理的發(fā)展，不僅如此還能夠?qū)⒖茖W(xué)檔案通過良好的數(shù)字化鏈接，實(shí)現(xiàn)對(duì)大面積數(shù)據(jù)的有效調(diào)取。
二、科學(xué)檔案簡化優(yōu)勢(shì)分析
1.簡化程序。
對(duì)于傳統(tǒng)的科技檔案保管整理而言，其大多要經(jīng)過對(duì)檔案的定期分類、編號(hào)、編目、組合、擬定標(biāo)題以及裝盒這幾個(gè)步驟，有的時(shí)候整理步驟高達(dá)十幾道。
通過簡化整理能夠僅通過對(duì)檔案的分類定期、編號(hào)、編目和裝盒這幾個(gè)步驟就實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理。
在充分利用計(jì)算機(jī)軟“件”，使用專門的檔案管理系統(tǒng)將檔案的目錄進(jìn)行一鍵生成，大大降低了人工的使用，不僅降低了科學(xué)檔案的整理保管時(shí)間，還降低了保管過程中的費(fèi)用和人力支出。
通過對(duì)科學(xué)檔案進(jìn)行簡化，在檢索程序的同時(shí)，人們手工的工作就得到了降低，使得文件的管理過程中所需要的人力大幅的降低。
2.加快檢索速度。
現(xiàn)階段科學(xué)檔案在傳統(tǒng)的整理中要想查找出我們所需要的檔案，首先要查找出相應(yīng)的技術(shù)和文“件”是屬于哪一種類型，然后通過相應(yīng)的目錄分類找到有關(guān)的技術(shù)文件，然后再從檔案保管箱里找到我們所需要的檔案。
如是想從案卷中查找出相關(guān)的圖紙或者文件就需要對(duì)相關(guān)的文件和圖紙進(jìn)行查找，通過保管期限的不同找出不同的檔案案卷，這種查找方式十分的困難，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的準(zhǔn)確查找。
對(duì)于傳統(tǒng)整理而言的案卷而言，其查找手續(xù)與檢索的速度都十分的緩慢，不利于檔案的利用和管理。
通過簡化整理的科學(xué)檔案，能夠充分利用計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理和檢索功能，再找找所需的檔案和文件的時(shí)候僅通過計(jì)算機(jī)的檢索功能就能夠輕松地將相關(guān)的文件查找出來，在通過對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索，就能夠?qū)⑽覀兯枰奈募珳?zhǔn)的查找出來，從而提高檔案的有效利用率。
3.檔案利用方便。
在通過對(duì)科學(xué)檔案進(jìn)行按“件”劃分之后，檔案的查找速度以及查找能力就能夠得到很大的提升，在通過以各“件”的名稱進(jìn)行檢索，就能夠?qū)崿F(xiàn)將所需要的問題進(jìn)行快速的搜索。
在科學(xué)檔案簡化下能夠在有效利用計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大系統(tǒng)的情況保障“件”的快速整理和檢索。
通過對(duì)科學(xué)檔案的“組件”和“件”的管理不僅使得檔案的利用更加便利而且還增強(qiáng)了檔案報(bào)關(guān)的安全性，在檢索的時(shí)候通過精確查找和相關(guān)組件查找，從而使得檔案使用更為精準(zhǔn)避免了由于檢索問題導(dǎo)致的信息泄露。
三、科學(xué)檔案保管整理簡化方式
首先在對(duì)一些整理繁瑣且工作量較大的“件”進(jìn)行整理上，要想其整體的工作量的阿斗簡化，就需要對(duì)其進(jìn)行“件”理論模式操作，也就是將每一份文“件”都按照“件”來劃分，將“件”分為單一自然“件”和組合自然“件”這幾種形式。
通過“件”和“組件”的方式能夠有效對(duì)工作檢索內(nèi)容進(jìn)行簡化，通過這種方式能夠保障在工作的時(shí)候其范圍能夠得到適度的擴(kuò)展，其中相關(guān)的有機(jī)組合能夠通過模仿傳統(tǒng)文書文檔，卷宗的整理形式，將傳統(tǒng)卷宗整理形式與“件”的形式進(jìn)行結(jié)合，實(shí)現(xiàn)將科學(xué)檢索的內(nèi)容的簡化，能夠滿足各方面的需求。
在對(duì)科學(xué)檔案保管簡化方式的“組件”過程中，一定要遵循將內(nèi)容簡單且數(shù)量少的并在內(nèi)容上存在內(nèi)在關(guān)聯(lián)的文“件”進(jìn)行“組件”，比方說會(huì)議記錄、會(huì)議材料、會(huì)議討論圖紙等。
進(jìn)行“組件”的主要目的就是為了保障其能夠可觀的理解，不必采用較為復(fù)雜的規(guī)則來進(jìn)行硬性的強(qiáng)調(diào)。
再其掌握尺度的調(diào)控上，需要各單位在“組件”的時(shí)候根據(jù)企業(yè)的自身情況進(jìn)行。
從而保障“組件”和簡化能夠滿足單位檔案檢索和保管需求。
對(duì)于檔案的“組件”之前，還需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的預(yù)處理，通過人工的整理能夠有效地給“組件”進(jìn)行封面和標(biāo)題，從而使得在“組件”內(nèi)部的填寫的時(shí)候，能夠與正式文“件”進(jìn)行統(tǒng)一裝訂。
在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檔案管理軟“件”錄入的時(shí)候，通過計(jì)算機(jī)模糊檢索，就能夠?qū)⑽覀冎叭斯ぬ幚淼南鄳?yīng)問題進(jìn)行全面的調(diào)取，保障我們所調(diào)取出來的數(shù)據(jù)適合我們檢索的內(nèi)容。
對(duì)于檔案管理而言，其進(jìn)行目錄管理的時(shí)候還需要我們對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理軟“件”中目錄進(jìn)行設(shè)置，這樣我們就能夠通過利用目錄實(shí)現(xiàn)將“組件”的全面檢索。
【參考文獻(xiàn)】
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檔案的保管與整理【2】
摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案管理工作的重要性被越來越多的人所重視，與此同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生著明顯的變化。
檔案的保管與整理做為檔案管理工作的重要組成部分，只有不斷加強(qiáng)對(duì)檔案保管與整理方法的創(chuàng)新，才能更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。
下面本文就檔案的保管與整理工作進(jìn)行了進(jìn)一步的論述。
關(guān)鍵詞：檔案;保管;整理
在檔案管理工作中，做好檔案的整理與保管工作有著非常重要的意義，我們要在日常工作中以檔案管理原則為基礎(chǔ)，更好地提高檔案管理工作的科學(xué)性。
為了使得檔案管理工作做得更好，我們要盡量做好檔案的保管與整理工作的創(chuàng)新，從而使得檔案管理工作更加順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更好地提高檔案信息的利用率。
一、做好檔案整理與保管工作創(chuàng)新性的重要意義
檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進(jìn)而促進(jìn)檔案內(nèi)容的利用。
因此，在進(jìn)行這兩項(xiàng)工作的過程中，工作人員應(yīng)該充分考慮到時(shí)代發(fā)展的需要，找到傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足之處，對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，提升工作效率。
(1)在管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)
現(xiàn)如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了高速發(fā)展時(shí)期，信息化和現(xiàn)代化的趨勢(shì)比較明顯。
在實(shí)際的工作中，工作人員應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等融入到檔案的整理和保管當(dāng)中。
先進(jìn)技術(shù)和檔案的相互結(jié)合，必然會(huì)直接推動(dòng)管理工作進(jìn)行的高效性。
另外，工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過程中，首先需要按照檔案的內(nèi)容和實(shí)行的需求進(jìn)行分類，在這一過程中，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用是不可或缺的，從檔案發(fā)展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢(shì)。
(2)現(xiàn)代化的檔案整理手段應(yīng)該備受關(guān)注
現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，檔案管理工作中應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。
主要是在應(yīng)用這一技術(shù)之后，檔案管理工作的工作形式發(fā)生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質(zhì)檔案，只需要借助計(jì)算設(shè)備來對(duì)電子版的檔案信息進(jìn)行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。
利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的整理技術(shù)，工作人員就可以實(shí)現(xiàn)檔案序列的自動(dòng)編號(hào)，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的檢索，提升可檔案內(nèi)容查找和應(yīng)用的效率。
另外，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)作用比較明顯，達(dá)到了整理和保管工作簡單易行的效果。
二、如何做好檔案的整理工作
對(duì)于企事業(yè)單位來說，檔案對(duì)單位的發(fā)展起到一個(gè)監(jiān)督的作用。
但是目前，在一些單位發(fā)展中，并沒有健全的文化管理制度，而檔案工作也并不規(guī)范，檔案整理工作也并沒有專人來負(fù)責(zé)。
還有一些其他的單位建立了規(guī)范的檔案室，把立卷的任務(wù)交給了檔案室，這樣的方式雖然保證了文檔管理的正規(guī)性，但是無法確保檔案收集的全面性。
文件材料的產(chǎn)生規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系都不清晰，導(dǎo)致檔案的內(nèi)在質(zhì)量不高。
因此，要做好檔案管理整理工作，那么就要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，加強(qiáng)對(duì)檔案整理工作制度的建立。
所以建立標(biāo)準(zhǔn)的立卷制度十分必要，有關(guān)部門要明確文書檔案管理的工作。
在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，要注意把文件形成年度和針對(duì)年度相結(jié)合。
一般文件要按文件形成的年度立卷，特殊文件要按針對(duì)年度立卷，如計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表要按針對(duì)年度立卷。
另外，要注意在整理過程中對(duì)上下級(jí)文件之間密切聯(lián)系的把握。
一般在進(jìn)行檔案整理時(shí)，要把上級(jí)、下級(jí)與本級(jí)文件分開組卷;但請(qǐng)示與批復(fù)，來文與復(fù)文應(yīng)與本單位文件一起組卷，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件可以與上級(jí)文件一起分類組卷。
同時(shí)，進(jìn)行檔案整理時(shí)，要注意對(duì)檔案的保管期限，一般對(duì)于需要永久、長期、短期保存的文件應(yīng)分別組卷，但為了保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，少量保管期限短的文件與保管期限長的文件一起組卷時(shí)，保管期限從長。
三、如何做好檔案的信息保管工作
對(duì)檔案信息的保管工作，我們可以利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行輔助，對(duì)一些檔案在月末或是年底來進(jìn)行分批次的處理，同時(shí)也可以對(duì)特定的文件進(jìn)行單獨(dú)的處理。
編制歸檔文件責(zé)任者、內(nèi)容、文種的報(bào)表，并按上述分支對(duì)每個(gè)詞條給分，這些詞條我們可以預(yù)先找出一部分，其他的一部分可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行找出。
另一方面，我們可以通過對(duì)列出歸檔文件的性質(zhì)，把文件分為重要性和一般性，通過各種性質(zhì)進(jìn)行合理的歸檔。
根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。
如模版一：責(zé)任者、內(nèi)容、文種;模版二：內(nèi)容、文種。
這樣可以為計(jì)算機(jī)的自動(dòng)抽詞提供方便。
編制計(jì)算機(jī)的歸檔程序。
對(duì)電子文件的標(biāo)題名中各個(gè)字段進(jìn)行比較，對(duì)責(zé)任者、內(nèi)容進(jìn)行一次性的抽取，并給予相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。
它們共同組成了編制工作的核心。
每一份文檔形成電子文件后，需要在設(shè)計(jì)好的程序中運(yùn)行，通過對(duì)運(yùn)行后的總分?jǐn)?shù)確認(rèn)可以實(shí)現(xiàn)初步的保管期限，并對(duì)其進(jìn)行人工審閱。
總之，我們現(xiàn)在處于一個(gè)信息高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會(huì)之中，科學(xué)技術(shù)每天都在不斷地進(jìn)步與更新，檔案管理工作做為見證社會(huì)進(jìn)步的一個(gè)重要組成部分，它對(duì)歷史發(fā)展起著重要的記載作用，同時(shí)，檔案管理工作對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的一些重要事件可以起到真實(shí)地反映。
近年來，隨著我國改革開放的繼續(xù)深入與發(fā)展，如何更好地提高檔案管理水平，更加及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地提供檔案信息，從而更好地滿足社會(huì)的發(fā)展，成為我們所要積極面對(duì)的一個(gè)新問題。
參考文獻(xiàn)：
[1]楊峰.關(guān)于檔案整理與保管工作的思考[J].遼寧師專學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版) .2013(02)
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文書檔案的整理與保管方法的創(chuàng)新【3】
摘 要：從現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。
隨著信息技術(shù)的高效普及和發(fā)展，文書檔案的管理方式也發(fā)生了明顯的變化。
由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作的發(fā)生弊端展現(xiàn)，無法促進(jìn)檔案管理工作的高效進(jìn)行。
文書檔案的整理形式和保管方法都應(yīng)該在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能夠促進(jìn)檔案管理工作的長足發(fā)展。
本文中，筆者主要對(duì)文書檔案管理方式的創(chuàng)新性和相應(yīng)的措施進(jìn)行分析，僅供參考。
關(guān)鍵詞：文書檔案;整理方法;保管方法;創(chuàng)新
做好文書檔案的整理和保管工作至關(guān)重要，工作人員在實(shí)際的工作中應(yīng)該以文書檔案的管理原則為基礎(chǔ)，提升文書檔案管理工作的科學(xué)性。
為了實(shí)現(xiàn)這一目的，工作人員應(yīng)該盡量做好文書檔案的整理和保管工作，使得文書檔案保管工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在提升工作效率的基礎(chǔ)上，提升檔案信息的利用率。
1 文書檔案整理、保管方式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的重要性
文書檔案的整理工作和保管工作的最終目的就是保證檔案管理工作的高效性，進(jìn)而促進(jìn)檔案內(nèi)容的利用。
因此，在進(jìn)行這兩項(xiàng)工作的過程中，工作人員應(yīng)該充分考慮到時(shí)代發(fā)展的需要，找到傳統(tǒng)管理方式的弊端和不足之處，對(duì)工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，提升工作效率。
1.1 在管理工作中應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)
現(xiàn)如今，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了高速發(fā)展時(shí)期，信息化和現(xiàn)代化的趨勢(shì)比較明顯。
在實(shí)際的工作中，工作人員應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)等融入到文書檔案的整理和保管當(dāng)中。
先進(jìn)技術(shù)和文書檔案的相互結(jié)合，必然會(huì)直接推動(dòng)管理工作進(jìn)行的高效性。
另外，工作人員在對(duì)文書檔案進(jìn)行管理的過程中，首先需要按照文書檔案的內(nèi)容和實(shí)行的需求進(jìn)行分類，在這一過程中，檔案管理技術(shù)的應(yīng)用是不可或缺的，從文書檔案發(fā)展的方向上看，這也是一種普遍的趨勢(shì)。
1.2 現(xiàn)代化的文書檔案整理手段應(yīng)該備受關(guān)注
現(xiàn)如今，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，文書管理工作中應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。
主要是在應(yīng)用這一技術(shù)之后，文書檔案管理工作的工作形式發(fā)生了明顯的變化，無需采用繁雜的紙質(zhì)檔案，只需要借助計(jì)算設(shè)備來對(duì)電子版的檔案信息進(jìn)行管理即可，這樣不僅可以減少工作人員的工作量，還可以起到事半功倍的效果。
利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的整理技術(shù)，工作人員就可以實(shí)現(xiàn)檔案序列的自動(dòng)編號(hào)，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)的檢索，提升可檔案內(nèi)容查找和應(yīng)用的效率。
另外，計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)作用比較明顯，達(dá)到了整理和保管工作簡單易行的效果。
2 檔案整理和保管工作對(duì)人員素質(zhì)提出了更高的要求
從這一點(diǎn)上看，文書檔案管理工作能夠得以運(yùn)行的主要因素就是工作人員的自身素質(zhì)達(dá)標(biāo)。
檔案管理工作中，工作人員是主體。
由于現(xiàn)代社會(huì)處于一個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，文書檔案信息內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不斷地涌入，這就給檔案管理工作帶來了一定的困難。
因此，在檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)是影響工作能否高效進(jìn)行的重點(diǎn)。
為了提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德，在具體工作之前，管理人員要對(duì)其做好培訓(xùn)和教育工作。
在提升檔案管理工作者業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)上，保持積極的工作態(tài)度。
由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作對(duì)人員素質(zhì)的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏創(chuàng)新性。
在吸收教訓(xùn)之后，對(duì)檔案管理工作人員素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)，從某種程度上可以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。
3 做好文書檔案整理和保管工作的具體做法
3.1 文書檔案管理工作的分類方法
通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個(gè)方面來進(jìn)行分析和探討。
第一是年度分類，第二是組織機(jī)構(gòu)分類，第三是問題分類。
3.1.1 年度分類。
所謂的年度分類法在進(jìn)行的過程中，主要是根據(jù)文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行區(qū)分，然后根據(jù)時(shí)間的差異來排列。
在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進(jìn)行歸納，提升檔案分類的高效性。
經(jīng)過具體的實(shí)踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質(zhì)量和效率，在實(shí)際的工作中意義重大。
3.1.2 組織機(jī)構(gòu)分類法。
根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。
它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。
3.1.3 問題分類法。
按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。
3.2 檔案裝訂
檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。
正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復(fù)文之間，都可以根據(jù)實(shí)際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。
不過如果有關(guān)的文書檔案拆開處理時(shí)，在進(jìn)行排序時(shí)還是應(yīng)當(dāng)相對(duì)集中于一處，以方便后期的利用。
3.3 檔號(hào)章與頁碼編寫
檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的工作之一，頁碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。
所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。
重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。
4 如何做好文書檔案的信息保管工作
通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。
抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。
首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。
這個(gè)過程可以有主要和次要之分。
按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。
其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。
這種設(shè)置方法沒有明確的規(guī)定，包括其中的文書內(nèi)容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。
再者，編輯制作計(jì)算機(jī)輔助程序。
這項(xiàng)工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對(duì)照。
找出其中相一致的內(nèi)容，方便儲(chǔ)存和使用。
第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計(jì)算機(jī)中正常運(yùn)行。
并按照分類標(biāo)準(zhǔn)與保管期限等進(jìn)行劃分。
5 結(jié)論
新時(shí)期企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。
檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。
創(chuàng)新，是以原來的管理方法為前提，融人新的技術(shù)手段，做到更高效更便捷。
因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投入實(shí)踐。
充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。
把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。
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