怎樣做好檔案信息的數(shù)字化管理論文

　　摘要:檔案與我們的生活關(guān)系親密，檔案記載著我們?nèi)粘Ｉ�活中的個(gè)人信息、學(xué)歷情況、工作實(shí)踐狀況以及獎懲信息，在檔案中的這些信息是最為真實(shí)的無法人為竄改的，因而檔案關(guān)于我們來說的重要性在這一方面也就得以全面表現(xiàn)了。受經(jīng)濟(jì)全球化的影響，我國的經(jīng)濟(jì)體系建立日益完善起來，而得益于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國的數(shù)字化進(jìn)程也逐步浸透進(jìn)日常生活的各個(gè)范疇，相關(guān)于檔案管理體系而言，檔案的信息化管理就顯得尤為重要。因而本文主要剖析了如何做好檔案信息數(shù)字化管理的相關(guān)事項(xiàng)，以期為相關(guān)工作提供一定的理論支持。

　　關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化論文

　　檔案是我們個(gè)人信息的最真實(shí)載體，而在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的時(shí)期背景之下，計(jì)算機(jī)從一定角度而言為我們帶來了跨時(shí)期意義的信息化數(shù)據(jù)化改造，而這一點(diǎn)關(guān)于檔案管理來說無疑是非常有協(xié)助的，借助相關(guān)的科技化、信息化、數(shù)字化技術(shù)，檔案管理體系的改造就可以得到進(jìn)一步提升。而借助這一檔案管理體系的時(shí)期性革新，相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)就可以完成與檔案管理技術(shù)的分離，進(jìn)而使檔案管理的效率和檔案管理的整體流程都在此根底上得到系統(tǒng)性的規(guī)劃，進(jìn)而完成檔案管理的全面信息數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

　　1檔案數(shù)字化管理綜述

　　國度檔案局所發(fā)布的《全國檔案信息化建立施行綱要》明白指出：檔案信息化建立要順應(yīng)國度信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的請求，把檔案信息化歸入國度信息化建立的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建立為根底，以檔案信息資源建立為中心，以擴(kuò)展檔案信息資源開發(fā)應(yīng)用為目的，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化，信息管理規(guī)范化、信息效勞網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速安康發(fā)展。檔案數(shù)字化即數(shù)字檔案，是指經(jīng)過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲和應(yīng)用的文件。數(shù)字檔案是人類社會真實(shí)活動的數(shù)字化記載，是辦公自動化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的必然結(jié)果，它必將深入地改動檔案工作的相貌和信息環(huán)境。

　　2檔案信息數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

　　當(dāng)今檔案信息數(shù)字化管理主要面臨著四個(gè)問題，一是電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)存在，形成資源的極大糜費(fèi)。很多單位在理論數(shù)字檔案的過程中，由于缺乏對其正確的認(rèn)識和系統(tǒng)的把握，總是對數(shù)字檔案心存芥蒂。為了順應(yīng)上級數(shù)字檔案工作的請求，在積極理論數(shù)字檔案的過程中，又將電子檔案以紙質(zhì)的方式進(jìn)行了一次傳統(tǒng)的歸檔管理，這就形成了很多反復(fù)的、不用要的勞動和資源的極大糜費(fèi)，不利于數(shù)字檔案的鼎力推行應(yīng)用和檔案資源的共享。二是數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的不兼容給歸檔帶來費(fèi)事。由于二者的不兼容，經(jīng)常形成辦公自動化所產(chǎn)生的電子文檔等材料需求轉(zhuǎn)換格式。三是電子檔案由于隨時(shí)可以修正，動態(tài)記載檔案信息，所以，很難像紙質(zhì)檔案一樣依據(jù)規(guī)則和其價(jià)值肯定保管時(shí)限。四是數(shù)字檔案的應(yīng)用認(rèn)識淡薄，形成了檔案資源得不到充沛應(yīng)用。很多企業(yè)工作人員對數(shù)字檔案缺乏正確的認(rèn)識，未能順應(yīng)數(shù)字檔案給其查閱帶來的便當(dāng)，常常因沒有紙質(zhì)檔案而放棄對資源的應(yīng)用。

　　3完成檔案信息數(shù)字化管理的措施

　　3.1完善檔案數(shù)字化管理軟硬件控制機(jī)制

　　數(shù)字化的完成需求借助一定的物質(zhì)載體，而這一載體表如今當(dāng)今信息數(shù)字化管理進(jìn)程中就是相關(guān)的軟硬件技術(shù)。首先詳細(xì)可表現(xiàn)在數(shù)字檔案的樹立上，數(shù)字檔案看似很簡單，但是實(shí)踐執(zhí)行起來要以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為根底，將紙質(zhì)檔案上的大量信息歸集到數(shù)字程序之中，并且經(jīng)過最為直觀的數(shù)字信息方式將之展示給閱讀這一數(shù)字信息的群眾。而這一過程的完成需求大量的時(shí)間來對龐大的紙質(zhì)檔案進(jìn)行梳理和整合，由于紙質(zhì)到信息的轉(zhuǎn)化必需經(jīng)過一定的錄入時(shí)間，而時(shí)間的提升除了提升錄入速度和借助一定的掃描類儀器之外，別無他法。所以在當(dāng)今信息化的數(shù)字處置環(huán)節(jié)會采用錄入和掃描輸入相分離的方式來完善錄入工作，但是掃描類儀器的智能化水平也是有限的，因而檔案的轉(zhuǎn)化性錄入進(jìn)程完成起來照舊需求一定的時(shí)間。在完成這一復(fù)雜工序之后，還需求進(jìn)行一定的軟件開發(fā)維護(hù)、檔案材料分類歸檔、電子二次掃描、備份以及檔案的系統(tǒng)化電子管理等流程，這些數(shù)字化流程的而完成都要以軟硬件的配合為根底，因而數(shù)字化管理類軟件和硬件的開發(fā)環(huán)節(jié)作為數(shù)字檔案樹立的根底必需為建立方認(rèn)真看待，進(jìn)而保證其他工序可以以此為基而調(diào)和有序地發(fā)展。

　　3.2完善檔案管理數(shù)字化與其它系統(tǒng)的銜接

　　檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的執(zhí)行相對獨(dú)立，通常會由特地的管理部門指派專人操作，但是這種獨(dú)立性只是相對的，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的施行照舊需求其它部門的協(xié)同配合，進(jìn)而使整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)程得到全方位的優(yōu)化，通常狀況下，辦公自動化系統(tǒng)與檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的聯(lián)絡(luò)最為嚴(yán)密，并且這兩個(gè)系統(tǒng)在實(shí)踐的工作進(jìn)程中會有一定的交集，因而檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的施行也要恰當(dāng)?shù)刈裾辙k公自動化的施行規(guī)范，進(jìn)而統(tǒng)一檔案材料的公用查詢接口，并且使兩個(gè)系統(tǒng)均可以順利地運(yùn)用接口中開放的檔案數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)查詢與調(diào)取機(jī)制，以便于完成檔案數(shù)字化管理體系中的財(cái)務(wù)體統(tǒng)優(yōu)化、分配以及人事管理的無縫對接分配機(jī)制之類的相關(guān)科技化功用。

　　3.3用數(shù)字檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案

　　數(shù)字檔案在一定水平上作為紙質(zhì)檔案的替代物，具有可復(fù)制性、易保管性等許多優(yōu)秀屬性，對這些屬性加以應(yīng)用并對這些屬性的載體———數(shù)字檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃，可以在一定水平上取代紙質(zhì)檔案的位置。紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案的承載物，在過去信息化、數(shù)字化并未全面發(fā)展的時(shí)期起著一定的信息交互性作用。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的便攜性、可閱性較差，再加上繁雜的紙質(zhì)檔案不利于檔案管理的完成，因而紙質(zhì)檔案曾經(jīng)慢慢退出了歷史舞臺。數(shù)字檔案是順應(yīng)檔案信息化客觀請求的新穎事物，必需鼎力推行。同時(shí)，為了避免“雙套制”的存在，需鼎力推行數(shù)字檔案，避免二者并存帶來的資源閑置和糜費(fèi)。在此根底上，信息時(shí)期進(jìn)行數(shù)字檔案管理就請求檔案管理工作者具備較高的專業(yè)素質(zhì)和高程度的計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用程度，因而，需求經(jīng)過展開培訓(xùn)學(xué)習(xí)，鼎力提高管理者的專業(yè)素質(zhì)，以滿足數(shù)字檔案對人才專業(yè)素質(zhì)的客觀需求，更好地勝任數(shù)字檔案管理工作。

　　完畢語

　　總而言之，當(dāng)下檔案信息數(shù)字化管理體制的推出較為合適當(dāng)今時(shí)期的發(fā)展趨向，因而對這種新型數(shù)字化檔案管理形式的提高有利于完善新時(shí)期我國檔案的相關(guān)整合工作，有利于使檔案的調(diào)動和管理更具機(jī)動化，便當(dāng)人們對檔案體系整體進(jìn)行一定的規(guī)劃和變動。同時(shí)還有利于我國檔案管理事業(yè)的改造與發(fā)展，而這對我國的科技事業(yè)和信息事業(yè)來說也都是具有積極而提高的意義的，國度必需對此予以鼎力支持。

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