高校學生檔案管理存在的問題及對策論文

時間：2022-10-07 17:56:24 檔案管理畢業(yè)論文我要投稿

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高校學生檔案管理存在的問題及對策論文

　　論文摘要：強化學生檔案工作是提高高校學生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于提高學生的綜合素質，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。本文指出了高校學生檔案管理存在的問題：學生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應有的活力。同時提出提高高校學生檔案管理水平的對策。

高校學生檔案管理存在的問題及對策論文

　　論文關鍵詞：高校,學生檔案工作,問題,對策

　　強化學生檔案工作是提高高校學生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學生的發(fā)展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。目前，高校學生檔案管理存在的問題是：學生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應有的活力。

　　一、高校學生檔案管理意識淡薄的表現(xiàn)

　�。ㄒ唬⿲W生方面

　　通過大量調查發(fā)現(xiàn)：大學生們的“學生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學生不清楚“學生檔案”包括哪些內容；有47.1%的大學生對“學生檔案”的重要性持否定看法。再從大學畢業(yè)生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉到了學校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉回了原籍，還是留在了學校，或是轉到了人才市場。很多大學生畢業(yè)后，不清楚自己在校學習期間所形成的“學生檔案”會在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關注。因此可以看出：當代大學生的“學生檔案意識”淡薄甚至缺失。

　　（二）高校管理者方面

　　高校管理者“學生檔案管理意識”不強。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

　　1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不�！钡膯栴}較為明顯。

　　2．從業(yè)務培訓上講，多數(shù)學生檔案管理人員未接受過檔案管理專業(yè)知識和相關法律知識的系統(tǒng)培訓，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。

　　3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應付上級主管部門的檢查。

　　4．從設施設備上講，由于資金投入少，沒有專門的學生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設備不足，很多高校都沒有配套的學生檔案管理軟件及電腦，設施設備都沒有達到應有的技術要求，“舊而缺”的問題較為普遍。

　　這些普遍存在的問題，直接導致學生檔案工作質量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。

　　二、提高高校學生檔案管理水平的對策

　　1.普及學生檔案知識，增強學生的檔案意識

　　國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中明確提出要對大學生普及檔案知識的教育，組織學生學習本校結合自己實際情況制定的《高校學生檔案管理辦法細則》，讓學生知道學生檔案的歸檔范圍。因此，在學生管理實踐中，高校應發(fā)揮自身的優(yōu)勢,利用系部櫥窗、班級黑板報、校園廣播、主題團日活動、舉行學生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強宣傳教育。

　　其次，可以通過舉辦相關講座，對學生宣傳與普及檔案知識，培養(yǎng)學生的檔案意識。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優(yōu)勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業(yè)技術人員和檔案工作的一線人員來我校開設講座，讓學生更多了解檔案知識，產生興趣，增強檔案意識。

　　再次，可以通過開設相關課程強化學生的檔案意識，如開設檔案基礎公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應當在相關專業(yè)的高年級開設有關檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業(yè)、法律事務專業(yè)已開設檔案管理基礎課程。

　　只有通過多種形式，讓學生更多地、更全面地了解檔案知識，增強檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學生檔案事業(yè)發(fā)展的動力。只有通過宣傳學習,使全校師生員工充分認識到高校學生檔案的重要性，使大學生對自身檔案有一個正確的認識,積極主動地豐富充實學生檔案的歸檔內容。例如，參加學校的大學生文化藝術節(jié)、社團組織，競爭學生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內容，同時提高了大學生的綜合素質。大學生在填寫個人檔案材料時,做到準確、工整、規(guī)范、真實,從源頭上解決學生檔案歸檔材料內容少、質量差的問題。

　　2.樹立正確的檔案管理理念，增強高校學生管理者的學生檔案管理意識

　　為使學生檔案管理工作適應新形勢的需要,必須增強高校學生管理者的學生檔案管理意識，樹立正確的學生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》,增強學生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學生檔案管理工作的內容，充分認識到搞好學生檔案管理工作的重要性。在學生管理實踐中，搞好學生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學生的發(fā)展，提高學生的綜合素質，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。高校管理者在現(xiàn)實工作中應重視高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎上，做好學生檔案管理工作，并進一步合理開發(fā)和利用學生檔案的建檔工作，督促學生，提升學生的綜合素質。

　　3.重視學生檔案管理，加強學生檔案管理隊伍建設

　　要想搞好高校學生檔案工作,就必須建立一支強有力的學生檔案管理隊伍。各個系部配備具有高度責任心的專職人員從事學生檔案管理工作，并不斷提高他們的業(yè)務水平,以適應新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經驗，高校檔案室的專業(yè)技術人員每月對學生檔案管理人員進行業(yè)務學習，各系部進行學生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學生檔案管理業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應掌握學生檔案管理方法。高校專職學生檔案管理人員應當加強自身學習，提高文化素質。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學生檔案管理工作提出了更高的要求。學生檔案管理人員要充分認識到學生檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學生檔案工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進學生檔案管理工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉變。

　　4.發(fā)揮學生檔案管理功能，重視學生檔案信息的研究與開發(fā)

　　齊全、規(guī)范、完整、有序的學生檔案，不僅能真實生動地記錄這所學校教育教學發(fā)展進程，而且能反映出其辦學質量和管理水平的優(yōu)劣。這時的學生檔案，就成了歷史的見證，成了學校管理全過程中最真實、最可靠的信息來源。高校學生檔案管理工作人員應當根據(jù)現(xiàn)在高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質教育入手,有針對性地對學生檔案資料進行分類匯編,認真研究開發(fā)大學生信息資源,在知識、能力、品德等方面發(fā)現(xiàn)學生的優(yōu)點,為學生在大學的發(fā)展提供指導，為學生的未來發(fā)展提供豐富的檔案資料。

　　5.加大學生檔案管理工作的投入，更新學生檔案管理技術、手段和設備

　　隨著招生規(guī)模的不斷擴大,學生檔案數(shù)量逐年增加,檔案內容更加完善,傳統(tǒng)的手工管理已不能適應快速發(fā)展的高教事業(yè)。這就需要加大對高校學生檔案工作的硬件投入。一是實現(xiàn)微機化管理。當前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發(fā)適合我校學生管理的學生檔案管理軟件,把高校學生檔案管理從落后的手工操作轉化為現(xiàn)代化管理已是勢在必行。二是實現(xiàn)學生檔案檢索內容的數(shù)字化,使其各部門學生檔案信息資源共享,從而達到更加快速、系統(tǒng)、全面、準確地提供每個學生檔案材料的目錄。

　　綜上所述，高校學生檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。檔案管理工作者要根據(jù)當前高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質教育入手,認真研究開發(fā)大學生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學生的優(yōu)點和長處,以便于因材施教。這對于加強學生管理,幫助學生成才,指導學生就業(yè)等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實,科學規(guī)范工作,就能更好地管理好學生檔案,就能最大限度地發(fā)揮高校學生檔案的作用,從而為高校學生的教育管理起到應有的作用。

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