借助檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施論文

　　在企業(yè)的管理工作中，檔案管理可以說使其最基礎(chǔ)的部分，也是最不可或缺的重要環(huán)節(jié)。它對提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮著重大的作用。但是在當(dāng)前的企業(yè)管理運(yùn)行中，管理者大多只注重提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，企業(yè)的檔案管理不是作為貨幣的形態(tài)出現(xiàn)的，所以經(jīng)常不能引起管理者的重視，他們大多認(rèn)為檔案管理和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益關(guān)系不大，所以忽視了對檔案的利用和管理，也阻礙了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。因此，我們必須要正確認(rèn)識檔案管理和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系。

　　一、檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益之間的關(guān)系

　�。ㄒ唬┛茖W(xué)的檔案管理能夠評估企業(yè)的潛在效益

　　企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面的成果，它不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的過去和現(xiàn)在的發(fā)展現(xiàn)狀做一個(gè)明確的反映，更重要的是企業(yè)檔案起身所包含的一些和科技、管理等有關(guān)的信息可以為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供內(nèi)在動(dòng)力。通過了解企業(yè)和社會有關(guān)方面的實(shí)際需求，對信息進(jìn)行加工、技術(shù)轉(zhuǎn)讓和咨詢等環(huán)節(jié)提供利用方式。通過對企業(yè)檔案的管理，能夠和企業(yè)的資產(chǎn)、人力、技術(shù)等這些因素結(jié)合起來。進(jìn)而產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益。

　　企業(yè)的檔案主要是借助表格、數(shù)據(jù)、圖紙、報(bào)告和論文等形式來表現(xiàn)的，屬于一種知識性產(chǎn)品。企業(yè)檔案主要是對各種資料進(jìn)行整理和歸納，所以體現(xiàn)出了一定的知識性和科學(xué)性，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供重要參考。企業(yè)的檔案主要包括人事檔案、科技檔案、會計(jì)檔案等這幾種類型。人事檔案主要是記錄員工的自然狀況以及政治面貌等等，它能夠?yàn)槠髽I(yè)分配提供依據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)槠髽I(yè)的人力資源建設(shè)提供重要參考，對人力資源的合理配置、挖掘企業(yè)員工的潛能具有重要意義。科技檔案主要是記錄技術(shù)人員的智慧和企業(yè)的生產(chǎn)成果。所以科技檔案具有顯著的知識性和信息性，它的利用價(jià)值最主要是體現(xiàn)在企業(yè)的投標(biāo)招標(biāo)工作中。會計(jì)檔案也可以說是對企業(yè)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)的積累，是企業(yè)生產(chǎn)效益的真實(shí)寫照。因此它能夠?yàn)槠髽I(yè)解決經(jīng)濟(jì)糾紛、創(chuàng)新經(jīng)營管理模式以及為企業(yè)提供更科學(xué)的決策等方面提供證據(jù)。尤其是對于國有企業(yè)來說，需要對企業(yè)進(jìn)行深層次、多領(lǐng)域的管理，而企業(yè)檔案可以為管理者提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對其作出更好的經(jīng)濟(jì)決策發(fā)揮著重大的作用。因此，我們可以說科學(xué)的檔案管理能夠評估企業(yè)的潛在效益，是企業(yè)的巨大財(cái)富。

　　（二）通過對檔案信息資源的開發(fā)利用來提高經(jīng)濟(jì)效益

　　正確理解企業(yè)檔案管理經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)質(zhì)，能夠幫助我們更好地把握和分析企業(yè)檔案的經(jīng)濟(jì)效益。因此把握其實(shí)質(zhì)問題，是我們提高企業(yè)檔案經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案新具有可傳遞性、可再生性、本源性和可擴(kuò)散性等這些特點(diǎn)，實(shí)質(zhì)上這些特點(diǎn)也都是一般信息都具有的。把這些特點(diǎn)和企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行結(jié)合，可以讓企業(yè)檔案信息效益具有新的特點(diǎn)。首先是，企業(yè)檔案在產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的時(shí)候是不會損失檔案信息的，相反，它能夠擴(kuò)大和傳播檔案信息，因此，信息資源和其他的物質(zhì)資源是不同的。其次，在企業(yè)的發(fā)展中，企業(yè)檔案會持續(xù)地產(chǎn)生或大或小的經(jīng)濟(jì)效益，而不僅僅試一次經(jīng)營活動(dòng)。再者，企業(yè)的檔案信息的價(jià)值必須要借助企業(yè)科學(xué)的經(jīng)營管理和決策等活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)，它是把檔案信息和和企業(yè)的資產(chǎn)、技術(shù)等這些因素結(jié)合起來發(fā)揮作用的，檔案管理者自身并不能夠直接實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。

　　最后是檔案信息實(shí)際上也是一種商品，它在進(jìn)入市場之后會產(chǎn)生或多或少的直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是檔案信息在其他的方面所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益相對而言是比較模糊的，同時(shí)也是不確定的。

　　這種現(xiàn)實(shí)情況使得企業(yè)在做檔案收益的整理時(shí)很少會單獨(dú)做一些財(cái)務(wù)處理，只能借助非資產(chǎn)性技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)讓或者是科技成果推廣等這些方式，作為商品的檔案信息才能獲得經(jīng)濟(jì)效益，從而使企業(yè)的財(cái)務(wù)部門對此給予記賬。這種情況也導(dǎo)致了一些檔案管理人員無法正確合理地認(rèn)識和估算檔案管理所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。

　�。ㄈ�）企業(yè)檔案具有客觀性，能在特定時(shí)刻產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益

　　企業(yè)檔案具有十分獨(dú)特的屬性，它不但有很強(qiáng)的知識性和信息性，還具有一定的客觀性，即客觀的憑證性。因此企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)處理政治、經(jīng)濟(jì)和法律以及其他的活動(dòng)中發(fā)揮出其客觀憑證的作用，具有一定的證據(jù)價(jià)值。面對當(dāng)前的市場經(jīng)濟(jì)狀況，各個(gè)企業(yè)之間的競爭更加激烈，為更快適應(yīng)這種情況，企業(yè)內(nèi)在也在不斷調(diào)整自身的勞務(wù)關(guān)系，因此，企業(yè)會不可避免地遇到一些對內(nèi)對外的經(jīng)濟(jì)糾紛和勞務(wù)糾紛，并做出正確地處理方式。而企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中，在今次那個(gè)生產(chǎn)競標(biāo)或是為營銷作出努力時(shí)，經(jīng)常需要企業(yè)提供能夠證明自身業(yè)績和整體實(shí)力的材料。面對這一問題，企業(yè)檔案可以充分發(fā)揮作用，因?yàn)槠涮峁┑淖C據(jù)資料都具有一定的客觀性、權(quán)威性和實(shí)效性。

　�。ㄋ模�檔案管理具有規(guī)范性，能為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理提供間接效益企業(yè)檔案一般都要求建立在科學(xué)和真實(shí)的基礎(chǔ)上。因此企業(yè)檔案需要在企業(yè)的長期經(jīng)營管理中，通過檔案管理人員和助管人員的共同努力，對檔案進(jìn)行編寫、整體，并最終進(jìn)行歸檔，整個(gè)過程的程序是非常嚴(yán)密的，檔案建立的標(biāo)準(zhǔn)也很嚴(yán)格，需要檔案管理工作者付出大量的心血和時(shí)間。所以，企業(yè)的檔案管理工作一般都具有很強(qiáng)的規(guī)范性。因此在企業(yè)檔案的收集、整體和最終的歸檔中，一方面要求檔案管理工作者認(rèn)真進(jìn)行資料的積累和整理，然后總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高自己的檔案管理能力和自身的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)，提高檔案管理者的工作效率和工作質(zhì)量，另一方面也要加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理建設(shè)，因此規(guī)范的企業(yè)檔案，能夠?yàn)槠髽I(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供間接的經(jīng)濟(jì)效益。

　　二、借助檔案管理提高經(jīng)濟(jì)效益的措施

　�。ㄒ唬┨岣邫n案管理人員的素質(zhì)

　　提高檔案管理人員的素質(zhì)最主要的方式就是企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理工作者的培訓(xùn)。根據(jù)企業(yè)檔案管理的要求，來提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)素質(zhì)和檔案管理水平，提高他們對檔案管理系統(tǒng)的處理和應(yīng)對能力。在培訓(xùn)中，檔案管理培訓(xùn)專家要借助大量豐富的語言、圖表和案例等等來向培訓(xùn)人員講解檔案管理的流程和設(shè)計(jì)思路，以及如何對企業(yè)檔案進(jìn)行應(yīng)用和維護(hù)。檔案管理一般需要借助具體的軟件，所以檔案管理人員要了解其安裝和使用方法。在進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，培訓(xùn)專家還要教檔案管理人員如何折疊檔案圖紙、了解檔案的制作所需要的工具，以及如何準(zhǔn)備刻制歸檔章的材料等等。通過對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，可以就檔案管理這一工作為檔案管理人員提供一個(gè)交流和分享的平臺，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展，進(jìn)而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　（二）對各種規(guī)章制度進(jìn)行完善

　　為了更好地落實(shí)檔案管理工作，企業(yè)要根據(jù)國家與檔案管理相關(guān)的法律規(guī)定，來對檔案的保管、編制、利用以及保密等工作的有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善。提高檔案管理的工作效率和工作的透明度，保證各項(xiàng)措施都能夠做到位。同時(shí)還要對檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，使文件歸檔和入庫工作能夠及時(shí)完成。此外還要做到對各種檔案文件進(jìn)行完整、準(zhǔn)確地分類，以便日后隨時(shí)查找、使用。此外，還要采取一系列的有效措施，對企業(yè)的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和利用。只有這樣才可以使檔案管理工作更加制度化和規(guī)范化，為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高提供保障。另外，還以建立規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理工作者不可以隨便對檔案內(nèi)容進(jìn)行改動(dòng)，重要的資料和檔案要及時(shí)歸檔。

　　（三）重視檔案的管理和保密工作

　　每個(gè)企業(yè)都應(yīng)加強(qiáng)對企業(yè)檔案的重視和宣傳，要對檔案管理人員召開專題會議，使他們能夠集中學(xué)習(xí)企業(yè)檔案管理的原則和方法，并且引進(jìn)其他優(yōu)秀企業(yè)在這方面的成功經(jīng)驗(yàn)，以求在檔案管理工作中取得良好的效果，間接提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。此外，企業(yè)還要加強(qiáng)對檔案保密工作的重視，這樣能夠更好地維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。因此，企業(yè)檔案管理工作者一定要具有極強(qiáng)的保密意識維護(hù)企業(yè)的技術(shù)機(jī)密，進(jìn)而保障企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)。對一些科技秘密、重要的人事檔案和一些商業(yè)機(jī)密一定要進(jìn)行安全保密地存放。

　　（四）對檔案實(shí)行信息化管理

　　企業(yè)的檔案匯集了企業(yè)所有的信息資源，因此必須要實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，只有這樣才能夠提高企業(yè)對信息資源的開發(fā)和利用水平。基于這一點(diǎn)，企業(yè)在對自身的辦公進(jìn)行自動(dòng)化建設(shè)時(shí)，要特別注意與企業(yè)檔案信息工作的結(jié)合，并進(jìn)行一定的資金和技術(shù)投入，對檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，把企業(yè)信息化和檔案信息化結(jié)合起來，進(jìn)一步完善企業(yè)的檔案管理工作，間接提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　結(jié)束語

　　隨著企業(yè)發(fā)展更加規(guī)范化，企業(yè)的檔案管理工作為企業(yè)發(fā)展的作用也體現(xiàn)的更加明顯。企業(yè)的檔案管理和經(jīng)濟(jì)效益的提高是分不開的，因此，企業(yè)必須要在提高經(jīng)濟(jì)效益的前提下，加強(qiáng)對企業(yè)檔案管理工作的重視。

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