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基層事業(yè)單位檔案管理信息化工作存在的問題及對(duì)策論文
基層事業(yè)單位所形成的檔案是在長(zhǎng)期實(shí)踐工作、管理和學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，記載著事業(yè)單位的發(fā)展歷程。目前，基層事業(yè)單位檔案工作還存在著不少薄弱環(huán)節(jié)，特別是隨著信息社會(huì)的發(fā)展，基層事業(yè)單位檔案工作遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的需要。
一、基層事業(yè)單位檔案管理信息化工作存在的問題
1.檔案信息化意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來，有些事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為事業(yè)單位的主要工作是專業(yè)技術(shù)人才管理、教學(xué)、科研，以培養(yǎng)技能型、實(shí)用型人才為主，從而忽視檔案工作，檔案信息化工作更是處于"說起來重要，做起來次要，忙起來不要"的不利位置。特別是定編定崗時(shí)，對(duì)檔案人員的編制過分壓縮，或不設(shè)崗，造成人手過分緊張。事業(yè)單位各部門也常因歸檔立卷不及時(shí)而造成文件材料的缺失。
2.信息化管理體制老化，缺乏競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制。從總體上看，事業(yè)單位檔案管理模式仍然是手工作業(yè)，極大地限制了檔案的發(fā)展速度，致使檔案管理人員沒有時(shí)間鉆研和科學(xué)開發(fā)管理，不能積極開發(fā)與主動(dòng)提供利用檔案。管理方式落后，部門之間沒有網(wǎng)絡(luò)連接，致使檢索速度慢，查準(zhǔn)率、查全率低。雖然一些事業(yè)單位檔案室配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但從利用計(jì)算機(jī)技術(shù)完善檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面的情況看，還缺乏綜合處理技術(shù)能力。
3.檔案信息化利用率低。目前，大多數(shù)事業(yè)單位運(yùn)行機(jī)制老化，服務(wù)方式和手段落后，使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于利用率低、消耗高的低效運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。資源浪費(fèi)嚴(yán)重，社會(huì)滿足率低；而信息時(shí)代由于產(chǎn)業(yè)信息高速發(fā)展，社會(huì)靈活運(yùn)轉(zhuǎn)，服務(wù)多樣，資源信息開發(fā)充足，因此利用率高的各類信息機(jī)構(gòu)，在為社會(huì)提供的信息服務(wù)中，將顯示出旺盛的生命力。傳統(tǒng)檔案管理的體制管理必須改革，否則就不能在激烈的市場(chǎng)信息上有所作為，甚至?xí)粩D出信息市場(chǎng)。
二、基層事業(yè)單位檔案信息化管理工作應(yīng)采取的對(duì)策
1.強(qiáng)化單位檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)。檔案工作首先要得到事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入事業(yè)單位管理工作的議事日程，深入持久地組織好 《檔案法》 學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以事業(yè)單位一把手為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職懂計(jì)算機(jī)的檔案員，事業(yè)單位各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。
2.規(guī)范信息化管理、健全制度。建立完善的檔案信息化管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化管理的可靠保證和有力措施。各科（處）室做到職責(zé)明確，部門之間全部連接網(wǎng)絡(luò)，使歸檔有標(biāo)準(zhǔn)，立卷有范圍，借閱有條例，保密有規(guī)定，庫(kù)房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展�！毒C合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等各項(xiàng)制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使檔案工作保質(zhì)保量限期完成。
3.強(qiáng)化計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)管理，提高能力。檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任事業(yè)單位專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使事業(yè)單位的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為事業(yè)單位教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。
4.提供信息化服務(wù)及開發(fā)利用。事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)與利用，我們堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重服務(wù)態(tài)度改善，服務(wù)質(zhì)量提高，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案室的功能服務(wù)，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以利用開發(fā)為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映事業(yè)單位特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為科研、教學(xué)和其他工作服務(wù)。
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