事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施的論文

　　摘要：近年來，我國事業(yè)單位在社會發(fā)展中所發(fā)揮的作用越來越大。事業(yè)單位作為服務廣大人民的窗口，它的工作質(zhì)量直接影響著人民生活。因此，有必要對事業(yè)單位職能的發(fā)揮給予足夠的重視。目前事業(yè)單位的電子檔案管理方式，與傳統(tǒng)的檔案管理相比有很大的提升，不僅大大減輕了工作人員的壓力，提高了工作效率，還使得檔案的查詢和搜索等更加簡單便捷，從而使事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量得到提升。本文對目前事業(yè)單位的電子檔案管理的主要措施進行了具體分析，希望對我國事業(yè)單位的快速發(fā)展有所幫助。

　　關鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；措施

　　1事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀

　　隨著社會的發(fā)展，辦公自動化也在逐步地擴展。在目前我國的事業(yè)單位中，電子檔案管理的方式正受到較為廣泛的關注和應用。通過將檔案信息電子化，不僅方便了對相關數(shù)據(jù)的錄入和檢索，使工作的簡便性大大提升，降低了人員的工作壓力，提升了工作的效率，還提高了事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量，使單位的發(fā)展與社會發(fā)展相協(xié)調(diào)，進一步提升了服務水平。另外，檔案的電子化與傳統(tǒng)相比雖然都有收集、整理和保存等環(huán)節(jié)，但在安全性、傳輸性以及可修改性等方面卻有很大不同，這一方面給檔案的管理帶來很多優(yōu)勢，另一方面也造成了很多隱患。

　　2電子檔案管理中出現(xiàn)的主要問題

　　2.1安全性問題。檔案管理電子化雖然給相關人員帶來了很大的便捷，提高了管理效率，但同時，它也造成了較大的安全問題。在現(xiàn)代，互聯(lián)網(wǎng)已蔓延到各個行業(yè)及各個領域，它在帶來很大好處的同時也使數(shù)據(jù)和信息的安全受到很大威脅。由于進入互聯(lián)網(wǎng)的門檻較低，再加上全球網(wǎng)絡正朝著共享性和開放性的方向發(fā)展，這就使得不法分子接近相關數(shù)據(jù)信息的難度大大減小，通過制造專門的病毒和木馬等或者直接潛入目標的數(shù)據(jù)庫中，竊取、篡改或破壞相關數(shù)據(jù)，給相關人員帶來較大的損失。計算機系統(tǒng)中出現(xiàn)漏洞是十分普遍的事，這就使互聯(lián)網(wǎng)所帶來的風險始終存在，再加上在數(shù)據(jù)通過U盤等工具進行轉(zhuǎn)移時所產(chǎn)生的泄露風險、計算機軟件或者硬件的突然故障導致系統(tǒng)癱瘓的風險等問題，更突顯了電子檔案管理安全問題的重要性。另外，由于現(xiàn)代的黑x所使用的技術(shù)越來越高級，大多數(shù)防火墻往往防不勝防，在遇到較大的威脅時不能很好地起到作用。再加上電子檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，部分人員不能及時對檔案系統(tǒng)的安全措施進行及時的維護和升級，使得數(shù)據(jù)信息面臨較大威脅，而當管理人員為追求個人利益而泄露部分檔案信息時，也不易被上層領導察覺，這進一步增加了檔案管理的難度。

　　2.2兼容性問題。由于各個事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)有一定差異，導致在不同的單位之間進行檔案信息的傳輸和共享時可能會出現(xiàn)兼容性問題，從而造成信息往來的不便。在目前，大多數(shù)事業(yè)單位的電子檔案的接收格式有很大不同，這十分不利于上級進行統(tǒng)一的管理，同時，又由于每個部門在對檔案進行制作和處理時所使用的軟件和所采取的形式不同，最終使得文件的形式差異較大，這給文件的管理工作帶來很大難度，大大降低了檔案管理的工作效率。

　　2.3保管問題。電子檔案的保管與紙質(zhì)檔案有較大區(qū)別。在保管紙質(zhì)檔案時，要注意的是防水、防火、防潮、防蟲等問題，而電子檔案的保管則略有差異。首先，電子檔案同樣要進行水和火的防護，防止水和火對電子設備造成損害；其次，電子檔案在進行保管前，要徹底的查殺病毒和木馬，要保證檔案文件自身的安全，必要情況下還要進行加密工作，定期進行安全檢查，確保記錄信息的完整性和安全性；再次，要選擇質(zhì)量較好的存儲設備，避免因設備的損壞而導致文件丟失；最后，還要對保管環(huán)境進行控制，遠離有害氣體和強磁場環(huán)境，同時選擇合適的溫度和濕度條件。

　　2.4歸檔問題。由于電子檔案具有一定的可重復性和可逆性，使得相關人員在對檔案進行修改時不會產(chǎn)生修改痕跡，從而減少了在進行歸類時所產(chǎn)生的錯誤，同時，由于錯誤可以被及時更正，為工作帶來很大的便捷，但是，電子檔案的這種性質(zhì)也使其面臨檔案的真實性無法得到保證的問題，由于檔案可被人無痕跡修改，使得其內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息無法被看出是否被人刻意改動，進而影響檔案的使用。電子檔案由于是通過虛擬的方式形成的，相關人員可以隨時進行數(shù)據(jù)信息的修改等工作，使得其文件真?zhèn)蔚谋鎰e難度大大提升，另外，由于其載體可通過復制粘貼等方式進行變更，從而使其缺乏法律方面的效力，因此，在電子檔案的真實性和原始性的界定方面目前還存在較大問題。

　　3相應的解決措施

　　3.1加強安全防護。事業(yè)單位應定期的對檔案管理系統(tǒng)進行升級和維護，設置完善防火墻系統(tǒng)，及時的進行病毒和木馬的查殺工作，定期進行漏洞的修補，對網(wǎng)絡的安全加大監(jiān)測力度，及時引進國外先進軟件進行系統(tǒng)的防護工作。同時，要對設備所處的環(huán)境進行檢查，遠離水源和易燃易爆物品，對含有有害氣體和較大磁場的環(huán)境應及時進行處理或更換設備安置地點。另外，還要提升管理人員的素質(zhì)，提升人員的安全責任意識，必要時可制定危機處理應急方案以降低安全問題出現(xiàn)時所造成的損失。

　　3.2規(guī)范統(tǒng)一格式。對于事業(yè)單位來說，若要減少在進行文件共享以及傳輸?shù)惹闆r下出現(xiàn)的不兼容問題的發(fā)生，唯有通過在各單位之間建立共同的標準，將格式等進行規(guī)范和統(tǒng)一，摒棄具有特殊格式的軟件，使文件類型等保持一致。通過建立電子檔案規(guī)范制度，對電子檔案的收集、整理、保存等方面的具體細節(jié)進行嚴格規(guī)定，從而大大方便事業(yè)單位的整體工作效率，提升事業(yè)單位的服務質(zhì)量。

　　3.3加強檔案文件真實性。檔案文件的真實性和原始性的加強主要是通過借助先進的計算機技術(shù)以及嚴密的制度來實現(xiàn)。首先，事業(yè)單位應引進國外先進的文件加密技術(shù)，使得每次檔案修改的內(nèi)容及修改時間等信息完完全全的被記錄下來，通過對電子檔案的內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及背景等的元數(shù)據(jù)進行保留，方便日后的查詢和追蹤工作；其次，要在制度上進行設置，在有相關人員進行檔案的修改時務必要經(jīng)過上級的批準，通過采用身份驗證管理方式，防止無關人員對數(shù)據(jù)信息的篡改，具體來說，可使用包括用戶信息驗證、數(shù)字證書認證以及輸入密碼口令等方法，來對用戶的權(quán)限進行一定限制，保證檔案數(shù)據(jù)的真實性和原始性。

　　4結(jié)論

　　事業(yè)單位的電子檔案管理工作還存在著諸多問題，包括安全性問題、兼容性問題、歸檔問題以及保管問題等，可通過加強安全防范措施、制定相應標準統(tǒng)一格式以及提升管理人員素質(zhì)等方式來進行解決，從而提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量，減少錯誤的發(fā)生率，提升事業(yè)單位的服務水平。本文對事業(yè)單位電子檔案管理的主要措施進行了仔細分析，對存在的問題進行了客觀詳細的探討，并給出了部分解決方法，為相關研究人員提供了一定幫助。

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