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檔案安全管理對(duì)策分析論文
摘要：檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展，給檔案安全管理帶來(lái)前所未有的挑戰(zhàn)，利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效解決信息化檔案安全問(wèn)題，進(jìn)一步完善檔案管理安全體系，已經(jīng)成為檔案管理的重中之重。
關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理論文；安全性
隨著信息產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作逐步由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，在迎來(lái)檔案事業(yè)大發(fā)展的同時(shí)，檔案信息安全保障工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。如何利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，有效解決信息化檔案安全問(wèn)題，完善檔案管理安全體系，讓檔案管理安全性得到提升，是每一名檔案管理工作者必須思考和面對(duì)的問(wèn)題。
一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀
1.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化不斷完善。隨著網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的不斷加快，社會(huì)各界對(duì)檔案的需求利用越來(lái)越多，要求也越來(lái)越高。當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作已通過(guò)建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)，優(yōu)化了檔案資料的管理及查詢，極大的方便了公眾對(duì)檔案信息的檢索查找，較好的實(shí)現(xiàn)[1]了檔案資源共享利用。2.檔案管理的效率不斷提高。當(dāng)前，我國(guó)檔案數(shù)據(jù)管理已經(jīng)建立了現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)操作流程，為檔案管理自動(dòng)化提供了重要的保障，使檔案數(shù)據(jù)管理的前期工作更加順暢，尤其是我國(guó)自行開(kāi)發(fā)的一系列計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，可以對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行深加工，從而確保檔案利用的各種需要，升華了檔案的潛在作用，確保了調(diào)檔迅速準(zhǔn)確，提高了檔案管理的效率。3.檔案管理的內(nèi)容不斷拓展。受經(jīng)濟(jì)條件和社會(huì)認(rèn)知的局限，我國(guó)檔案管理曾一度長(zhǎng)期處于與社會(huì)隔離、相對(duì)封閉的狀態(tài)。公眾對(duì)檔案管理的普遍理解是用于黨政機(jī)關(guān)單位和編史修志方面的公務(wù)需求。而如今檔案利用正在向多元化發(fā)展，不僅在文書和財(cái)務(wù)管理方面占主導(dǎo)作用，在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、房地產(chǎn)等領(lǐng)域檔案資料的保管和利用所占比例也正在逐步升高。
二、信息化條件下檔案安全管理工作存在的問(wèn)題
1.檔案管理系統(tǒng)不安全因素。互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用以及辦公自動(dòng)化已成為日常辦公的主要方式，但計(jì)算機(jī)病毒的危害，讓檔案管理系統(tǒng)極易發(fā)生病毒感染，管理系統(tǒng)一旦遭受惡意攻擊和入侵，給檔案信息安全帶來(lái)嚴(yán)重的威脅。此外，電子檔案在保管時(shí)受多方面因素制約，包括載體壽命、電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期[2]和載體所載檔案與電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性，計(jì)算機(jī)硬件一旦因操作不當(dāng)，造成死機(jī)或系統(tǒng)癱瘓，就會(huì)造成數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和文件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)缺失。
2.檔案安全管理制度的不完善。在我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，只能利用《檔案法》和計(jì)算機(jī)相關(guān)法律法規(guī)來(lái)確保數(shù)字化檔案信息資源的安全，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行安全性維護(hù)。這就為不法分子帶來(lái)了可乘之機(jī)，對(duì)檔案信息資源的安全性、完整性與可靠性帶來(lái)極大的潛在隱患。
3.檔案管理工作者安全意識(shí)有待加強(qiáng)。傳統(tǒng)的檔案管理者一是沒(méi)有足夠的信息化管理意識(shí)，對(duì)電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)安全沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)，無(wú)法很好的應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)；其次在專業(yè)技能上，體現(xiàn)出水平不高，基礎(chǔ)知識(shí)不扎實(shí)，信息技術(shù)能力缺乏，導(dǎo)致工作效率不高，業(yè)務(wù)能力上不去；最后是信息化管理制度不完善。在檔案工作人員的晉升考核中，關(guān)于信息安全技能的考核不足，缺少激勵(lì)性的機(jī)制，無(wú)法較好的調(diào)動(dòng)從業(yè)人員的工作積極性。
三、應(yīng)對(duì)信息化條件下檔案安全管理工作的對(duì)策
1.保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。應(yīng)重視軟硬件設(shè)備的安全維護(hù)。在日常工作中，必須高度重視電腦軟硬件設(shè)備的維護(hù)，積極采取必要的安全防范措施，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的信息安全暢通和正常運(yùn)行。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，新領(lǐng)域，新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案管理人員在素質(zhì)上提出了更高的要求，檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，檔案管理人員的安全意識(shí)高低直接影響了檔案安全，要讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，為電子檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
2.構(gòu)建完善的檔案信息安全規(guī)章制度。不斷完善《檔案法》《保密法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)、政策，并結(jié)合單位實(shí)際情況，制定同檔案管理工作相適應(yīng)的規(guī)章制度。通過(guò)健全的檔案信息安全法規(guī)，確保檔案管理在運(yùn)行過(guò)程安全可靠，同時(shí)，檔案管理部門也應(yīng)強(qiáng)化對(duì)法律法規(guī)執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，從而使檔案工作有法可依，有理可循，讓檔案工作者不違規(guī)、不越軌。
3.處理好檔案管理不同標(biāo)準(zhǔn)之間的關(guān)系。一是要處理好國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)（地方）標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系。不能一味強(qiáng)調(diào)不同標(biāo)準(zhǔn)的差異性和優(yōu)缺點(diǎn)，應(yīng)優(yōu)先采用使用范圍較廣的標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到一步到位；二是要處理好相關(guān)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)間的關(guān)系。檔案與圖書、文物、遺產(chǎn)等領(lǐng)域在保護(hù)對(duì)象、保護(hù)措施和管理方法上都存在交叉和相似之處，要做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，融會(huì)貫通；三是要處理好標(biāo)準(zhǔn)與制度管理之間的關(guān)系。構(gòu)建檔案安全標(biāo)準(zhǔn)體系可以以標(biāo)準(zhǔn)管理為主，以制度管理為輔，配合相關(guān)的法規(guī)制度來(lái)保障標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行中的不足。
4.提高檔案工作者信息安全素質(zhì)。一是要加強(qiáng)檔案管理者對(duì)工作的責(zé)任感和敏銳感。要充分發(fā)揮檔案的各項(xiàng)功能，檔案管理者必須具備對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)組織負(fù)責(zé)，對(duì)自己負(fù)責(zé)的態(tài)度，努力在提高服務(wù)態(tài)度，創(chuàng)新服務(wù)方式，改革服務(wù)理念方面狠下功夫；二是要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)理論知識(shí)。檔案管理對(duì)業(yè)務(wù)操作能力有較高的要求，檔案管理者必須緊跟時(shí)代步伐，根據(jù)自身的不足積極參加培訓(xùn)，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的觀念，及時(shí)調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能在檔案事業(yè)中有所作為。
參考文獻(xiàn)：
[1]李君鳳，劉浩巖．檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]．黑龍江史志，2012（9）：40-41．
[2]王朝陽(yáng)．檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)及安全問(wèn)題[J]．西北水利水電學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（2）：30-31．
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