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加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理建設(shè)的方法探究論文
[摘要]醫(yī)院檔案是醫(yī)院不同階段歷史中的原始記錄,在醫(yī)院管理中占有重要作用。目前醫(yī)院檔案管理中存在的問題嚴(yán)重制約了檔案管理的發(fā)展,繼而制約醫(yī)院的全面發(fā)展。本文通過分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀,提出創(chuàng)新管理環(huán)境、管理系統(tǒng)和創(chuàng)新服務(wù)工作等措施加強(qiáng)檔案綜合管理。
[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;檔案;管理
醫(yī)院檔案,是記錄醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中最可靠的原始數(shù)據(jù),具有很強(qiáng)的權(quán)威性。醫(yī)院檔案不僅包括醫(yī)院全體人員的信息資料,還包括醫(yī)院設(shè)備、基建等方面的原始記錄和憑證。保管好醫(yī)院檔案,是更好的為醫(yī)院和人民群眾服務(wù)的必要前提。怎樣加強(qiáng)醫(yī)院檔案綜合管理,是當(dāng)前醫(yī)院管理人員應(yīng)積極思考的問題。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
由于目前很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重視程度不夠,使得檔案管理仍有很多不足,進(jìn)而制約了醫(yī)療事業(yè)的全面發(fā)展。主要表現(xiàn)在:
(一)檔案管理意識(shí)薄弱目前很多醫(yī)院對(duì)檔案管理工作意識(shí)比較淡薄,一些檔案管理人員認(rèn)識(shí)不到位,認(rèn)為檔案管理就是保管和整理資料,沒有認(rèn)清工作的重要性。誤以為檔案就是記錄和保存一下歷史,也不能為醫(yī)院創(chuàng)造什么經(jīng)濟(jì)效益,就沒有必要做出很細(xì)致的分門別類,這使得檔案資料的利用率低下,對(duì)其中一些有價(jià)值的資料開發(fā)利用不足夠。
(二)檔案管理制度不完善
一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重視程度不夠,導(dǎo)致了在選拔和管理檔案管理人員時(shí)出現(xiàn)諸多問題。日常制度不嚴(yán)直接導(dǎo)致工作責(zé)任心不強(qiáng),不能仔細(xì)對(duì)每份資料進(jìn)行信息篩選歸檔。有些醫(yī)院檔案管理是分散式的,即科研的檔案歸科教管;人事檔案歸人事處管;相關(guān)病歷就由各業(yè)務(wù)科室自行管理,這就行成了一個(gè)單位多部分管理檔案的混亂格局。
(三)信息化手段未得到充分利用進(jìn)入科技日益發(fā)展的今天,檔案管理已逐步走向數(shù)字化、科技化、信息化,這也能大大提高檔案管理的工作效率。但一些醫(yī)院對(duì)此重視不夠,還停留在手工抄寫的時(shí)期,這必不可少地增加了遺漏錯(cuò)誤的機(jī)率,靠管理人員的記憶翻找檔案,嚴(yán)重影響了查找速度和效率;蛘咭恍┽t(yī)院配備了計(jì)算機(jī),但軟硬件設(shè)備落后,不能及時(shí)更新,不能引進(jìn)信息化管理手段,這必然導(dǎo)致檔案管理水平停止不前。
(四)檔案管理人員素質(zhì)欠缺
有的醫(yī)院檔案管理人員不少,但水平一般。大部分是從非檔案管理專業(yè)的人員抽調(diào)過來,不具備檔案管理人員的基本素質(zhì)。還有的醫(yī)院檔案管理人員是由其他工作人員兼職,也就沒有過多精力投入到檔案管理工作中去,這必然造成檔案管理水平低下。
二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的措施
隨著醫(yī)療體制改革的不斷完善與深入,對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。因此,要促進(jìn)醫(yī)院檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展,必須尋找到一條加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的新舉措。
(一)創(chuàng)新管理環(huán)境
要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理水平,必須創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的環(huán)境,具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:
1.更新觀念,管理理念現(xiàn)代化醫(yī)院管理人員要更新觀念,認(rèn)清檔案是醫(yī)院的重要信息資源,把這項(xiàng)工作提到重要議事日程上來,與醫(yī)院的各項(xiàng)建設(shè)同時(shí)規(guī)劃發(fā)展。并且大力宣傳檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作開展的積極推動(dòng)作用,提高人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度。同時(shí)交現(xiàn)代化管理理論融入檔案管理中,形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的分層管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制,提高檔案管理工作在全醫(yī)院工作中的地位。
2.更新硬件建設(shè),管理技術(shù)現(xiàn)代化要不斷更新醫(yī)院的硬件設(shè)施,提高管理技術(shù)現(xiàn)代化。要利用計(jì)算機(jī)管理代替人工抄錄,醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理工作的費(fèi)用投入,配備相應(yīng)硬件設(shè)施,檔案管理人員運(yùn)用圖案、表格等方式先對(duì)檔案資料進(jìn)行分類,再通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)管理,使查詢資料更清晰、高效、快捷,提高檔案使用時(shí)工作效率,而且計(jì)算機(jī)保密性也更強(qiáng)。
(二)創(chuàng)新管理系統(tǒng)
建立一個(gè)健全的管理系統(tǒng),對(duì)醫(yī)院檔案管理起著至關(guān)重要的作用。
1.健全檔案管理制度
隨著科技的發(fā)展,醫(yī)院檔案管理方法也要隨之不斷提高,必須形成相對(duì)應(yīng)的科學(xué)的醫(yī)院檔案管理體系。建立管理制度的內(nèi)容也很廣泛,比如建立檔案利用、歸檔和收集、保管等等,做好檔案資料的保管期限和歸檔等制度。醫(yī)院可以把這些制度納入崗位考核和日?荚u(píng)中,做好隨機(jī)的考核和總結(jié),真正把制度落到實(shí)處,推動(dòng)檔案管理工作的全面發(fā)展。
2.實(shí)現(xiàn)信息化管理
信息化管理,就是把現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的保存、處置和管理中,提高工作效率。隨著社會(huì)的發(fā)展,傳統(tǒng)的手工操作已遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到管理工作的要求。不同醫(yī)院信息化管理水平的高低,也影響著檔案管理工作的開發(fā)利用水平。醫(yī)院應(yīng)建立自己的數(shù)據(jù)庫,利用網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資料的系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化。
同時(shí),在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下,部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放,建立公開、透明的檔案管理機(jī)制。開展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)如查詢、搜索和評(píng)價(jià)等功能,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。打破以往各部門的界限,互通信息,從而達(dá)到資源最大限度地開發(fā)利用,并能為醫(yī)院管理者提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。
(三)創(chuàng)新服務(wù)工作
1.擴(kuò)大服務(wù)范圍科技飛快發(fā)展的今天,醫(yī)院檔案管理工作不僅僅是服務(wù)于本醫(yī)院,而是應(yīng)該將服務(wù)范圍應(yīng)擴(kuò)大到整個(gè)醫(yī)療體系,為醫(yī)療戰(zhàn)線系統(tǒng)服務(wù),廣大人民群眾服務(wù),具體到醫(yī)療科技等等領(lǐng)域。
2.創(chuàng)新服務(wù)方式
醫(yī)院目前的服務(wù)方式還過于單調(diào),應(yīng)該創(chuàng)新服務(wù)方式?梢越⑨t(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源共享。在允許的前提下,可公布一定信息,供醫(yī)療科研事業(yè)研究使用。同時(shí)可以建立一套可靠安全的檢索系統(tǒng),無論是本醫(yī)院查尋資料,或是查詢其他檔案,都會(huì)變得準(zhǔn)確而快捷,這種檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、現(xiàn)代化就遲早實(shí)現(xiàn)。
三、結(jié)語
總之,醫(yī)院檔案作為記錄信息的寶貴資源,加強(qiáng)檔案和管理,對(duì)醫(yī)院全面發(fā)展顯得非常重要,這就需要醫(yī)院檔案管理人員不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高醫(yī)院管理水平,從而增加醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。
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