食品藥品檢驗(yàn)電子檔案管理探討論文

　　摘要：檔案管理部門(mén)是食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)中心，起到不容忽視的作用。電子檔案在檔案管理中非常重要。食品藥品檢驗(yàn)所應(yīng)利用數(shù)據(jù)中心整合各信息系統(tǒng)和信息資源，及時(shí)更新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。同時(shí)，食品藥品檢驗(yàn)所也應(yīng)基于數(shù)據(jù)中心的實(shí)際情況建立相應(yīng)管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)處理檔案的加工、整理、排序、分類(lèi)、編目和其他內(nèi)容，可以進(jìn)一步增強(qiáng)電子檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，并確保食品藥品檢驗(yàn)結(jié)果無(wú)誤。

　　關(guān)鍵詞：食品藥品檢驗(yàn) 電子檔案 檔案管理 檔案信息化

　　社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展給人們創(chuàng)造了更加美好的生活，大家越來(lái)越重視身體健康。食品藥品檢驗(yàn)?zāi)転槿藗兊娜粘ｏ嬍澈陀盟幪峁┌踩�保證。因此，在新時(shí)期必須不斷完善和優(yōu)化食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的檔案管理，將先進(jìn)的理念和技術(shù)融入到工作中，使其能夠全面發(fā)展和不斷創(chuàng)新。

　　1 食品藥品檢驗(yàn)檔案管理內(nèi)容及意義

　　食品藥品監(jiān)督檢驗(yàn)研究院所是國(guó)家和地方食品藥品質(zhì)量保證體系機(jī)構(gòu)和技術(shù)支持部門(mén)，是一個(gè)基于法律規(guī)定的國(guó)家藥品和生物制品的質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)和技術(shù)仲裁機(jī)構(gòu)，承擔(dān)對(duì)食品、醫(yī)藥、保健食品、生物制品、化妝品、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物等多類(lèi)型產(chǎn)品注冊(cè)的審批，生物制品的進(jìn)口檢驗(yàn)、監(jiān)督、檢驗(yàn)和安全評(píng)價(jià)及發(fā)放，負(fù)責(zé)國(guó)家食品藥品檢驗(yàn)與真菌類(lèi)有毒物質(zhì)的研究、生產(chǎn)、銷(xiāo)售和管理，并進(jìn)行相關(guān)技術(shù)研究。食品藥品檢驗(yàn)記錄檢驗(yàn)、科研、培訓(xùn)和管理及其他內(nèi)容，主要包括食品和藥品檢驗(yàn)服務(wù)以及食品和藥物檢驗(yàn)管理，歸于科技檔案的類(lèi)別，不僅與一般檔案“自然形成”“歷史記錄”“使用價(jià)值”和其他屬性相一致，還有其獨(dú)有的特征，例如材料的分散性、較強(qiáng)的時(shí)限性、較高的使用頻率、查詢(xún)困難、信息的多樣性，較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性等。當(dāng)今信息技術(shù)日益廣泛的應(yīng)用，借鑒國(guó)內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)中的云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，建立電子食品藥品檢驗(yàn)檔案，拓展、深化檔案信息資源向公眾開(kāi)放，將有效地改善食品藥品檢驗(yàn)檔案的服務(wù)質(zhì)量和效率。

　　2 食品藥品檢驗(yàn)建立電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

　　食品藥品檢驗(yàn)電子檔案具有以下優(yōu)勢(shì)：一是占用空間少。傳統(tǒng)的檔案存放各種大型檔案柜儲(chǔ)存各種案卷，需要占用大量空間。檔案管理信息化后，不再需要大的存儲(chǔ)空間，也不需要進(jìn)行繁瑣的排序和歸檔工作，只需要一個(gè)小芯片就可以存儲(chǔ)電子檔案，檔案保存的時(shí)間更長(zhǎng)，存儲(chǔ)的內(nèi)容更加完備。二是信息處理效率高。紙質(zhì)文件資料在檔案管理信息化后將形成電子文件，并立即進(jìn)行歸檔分類(lèi)處理。文件資料的存儲(chǔ)、收集、登記、檢查和統(tǒng)計(jì)將獲得更加迅速的結(jié)果，這不僅使文件的歸檔率和文件內(nèi)容的完整性得到了保證，而且也利于檔案的搜索和利用。三是實(shí)現(xiàn)了共享資源。資源共享一直是傳統(tǒng)檔案很難實(shí)現(xiàn)的功能，當(dāng)需要查閱時(shí)只能親自去檔案室。實(shí)施電子檔案信息化管理后，能有效地解決這一問(wèn)題。

　　3 食品藥品檢驗(yàn)檔案管理現(xiàn)狀

　　3.1電子檔案建設(shè)相對(duì)滯后

　　以往我國(guó)檔案管理以黑白文字為主，紙質(zhì)檔案是留存記錄的主要載體，檔案管理工作未能跟上時(shí)代的發(fā)展的步伐。由于單位對(duì)檔案管理投入相對(duì)較少，重視程度較低，導(dǎo)致普遍認(rèn)為保存檔案就是單純?yōu)榱吮９軝n案文件，這種思想使得檔案管理失去了活力，從而導(dǎo)致檔案遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，這不利于電子檔案的發(fā)展。當(dāng)前，盡管大多數(shù)的食品和藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)開(kāi)始高度關(guān)注食品藥品檔案信息化建設(shè)，但是由于缺乏電子檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和方法，仍采用傳統(tǒng)的手工方法來(lái)進(jìn)行大部分檔案管理工作，絕大多數(shù)食品藥品檢驗(yàn)檔案仍停留在收集存儲(chǔ)的階段，不能實(shí)現(xiàn)食品藥品檢驗(yàn)檔案的自動(dòng)化管理和實(shí)時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源，難以適應(yīng)食品藥品監(jiān)督管理工作的發(fā)展節(jié)奏和食品藥品檢驗(yàn)工作的實(shí)際需要。

　　3.2電子檔案管理軟硬件設(shè)施配置不足

　　由于大多數(shù)的食品和藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)建立時(shí)間不長(zhǎng)，基礎(chǔ)工作條件相對(duì)不完備，沒(méi)有為檔案管理工作配備專(zhuān)業(yè)人員和專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，防火、防盜和防潮等安防措施沒(méi)有得到有效落實(shí)，沒(méi)有安裝如空調(diào)、除濕機(jī)等維護(hù)設(shè)備。電腦、打印機(jī)、掃描儀是檔案管理的基本配置，但是一些檔案管理部門(mén)甚至沒(méi)有掃描儀，也沒(méi)有建立全面的實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)，檔案查詢(xún)管理仍然處于人工階段，這非常不利于食品藥品檔案管理的信息化發(fā)展。與此同時(shí)，電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在處理和管理檔案上沒(méi)有一致的規(guī)范，很難實(shí)現(xiàn)共享所有檔案信息資源。此外，食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案管理團(tuán)隊(duì)人員配備不足，知識(shí)結(jié)構(gòu)跟不上發(fā)展步伐，軟硬件質(zhì)量還須繼續(xù)提高。

　　3.3查詢(xún)檔案不便捷

　　目前，許多食品藥品檢驗(yàn)檔案的保存還處于紙本階段。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的積累之后，存儲(chǔ)的文檔越來(lái)越多，占用的空間相應(yīng)也越來(lái)越大。此外，由于查詢(xún)不方便，有些內(nèi)容需要保密，給查閱食品藥品檢驗(yàn)檔案增加了難度，檔案的利用率和開(kāi)發(fā)程度相對(duì)較低，這與公民享有平等使用檔案資源的權(quán)利之間產(chǎn)生了矛盾。例如2016年，濟(jì)南市食品藥品檢驗(yàn)所檔案的借閱量?jī)H占檔案總儲(chǔ)存量的3%左右。除上述原因外，食品藥品檢驗(yàn)檔案由于自身存在保密性的特點(diǎn)和獲取信息的渠道不通暢，也造成較低的檔案利用率。

　　4 食品藥品檢驗(yàn)電子檔案建設(shè)的措施

　　4.1加大檔案管理投入，提高創(chuàng)新能力

　　管理層要更加重視檔案管理，從資金、存儲(chǔ)空間等方面及時(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，要做好三個(gè)方面的工作。第一，建好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)和公共互聯(lián)網(wǎng)+。內(nèi)部網(wǎng)主要進(jìn)行食品藥品檢驗(yàn)檔案信息的傳遞、收集、預(yù)處理和檢索內(nèi)部信息。企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)是負(fù)責(zé)食品檢測(cè)系統(tǒng)的驗(yàn)收和信息收集及交付業(yè)務(wù)的一個(gè)處理系統(tǒng)，為專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)提供信息服務(wù)；公共互聯(lián)網(wǎng)面向公眾提供服務(wù)，向大眾媒體提供各種方式的檔案信息查詢(xún)和瀏覽服務(wù)。第二，建好硬件環(huán)境。食品藥品檢驗(yàn)檔案信息管理主要包括電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案的建設(shè)和運(yùn)行。根據(jù)整個(gè)系統(tǒng)的需求，建立具有高性能、高并發(fā)用戶(hù)的大容量存儲(chǔ)和訪問(wèn)服務(wù)器系統(tǒng)的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，配置光端機(jī)、高速網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、路由器、安全設(shè)備和數(shù)字處理設(shè)備。第三，建好軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)包括應(yīng)用軟件工具和系統(tǒng)工具兩大類(lèi)。系統(tǒng)軟件的主要作用是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中建立操作平臺(tái)，協(xié)調(diào)和管理各種獨(dú)立硬件之間的工作，使它們能相互配合完成各項(xiàng)系統(tǒng)指令。應(yīng)用軟件是一種滿(mǎn)足用戶(hù)在文件領(lǐng)域解決具體問(wèn)題的應(yīng)用程序，如OCR識(shí)別、數(shù)字圖像處理、校對(duì)、質(zhì)量檢驗(yàn)等一系列專(zhuān)用軟件。還要對(duì)基層食品藥品監(jiān)督管理人員開(kāi)展教育培訓(xùn)，提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能。

　　4.2整合食品藥品檢驗(yàn)檔案資源

　　經(jīng)上級(jí)部門(mén)批準(zhǔn)后，對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案資源進(jìn)行整合，并按照授權(quán)的范圍對(duì)庫(kù)存文件資料進(jìn)行編目整理。完成以上工作后，招標(biāo)采購(gòu)電子檔案管理軟件；整合硬件設(shè)備，包括文件柜、個(gè)人電腦、小型電腦、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀以及其他外圍設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施；在此基礎(chǔ)上，建立食品藥品檢驗(yàn)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、食品藥品檢驗(yàn)電子檔案管理系統(tǒng)和食品藥品檢驗(yàn)信息網(wǎng)站。不同文件格式的電子信息資源存儲(chǔ)在食品藥品檢驗(yàn)院的服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中，由食品藥品監(jiān)督檢驗(yàn)信息網(wǎng)站開(kāi)展公共信息的查詢(xún)服務(wù)，通過(guò)食品藥品檢驗(yàn)電子檔案為食品和藥品管理信息系統(tǒng)和食品藥品檢驗(yàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)提供后臺(tái)管理支持。滿(mǎn)足大眾查詢(xún)利用檔案的需求，使食品藥品檔案管理在建設(shè)和諧社會(huì)中發(fā)揮良好的作用。

　　4.3在食藥檢檔案信息化建設(shè)中運(yùn)用云技術(shù)

　　把云技術(shù)運(yùn)用在通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)食品藥品檢驗(yàn)檔案具有很多優(yōu)點(diǎn)。首先，減少了維護(hù)硬件設(shè)施的成本，通過(guò)使用云計(jì)算技術(shù)，可以把保存的檔案信息資源直接放在云平臺(tái)上，降低了采購(gòu)服務(wù)器和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的成本，降低了設(shè)備維護(hù)和設(shè)施更新的成本。其次，減少了檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和維護(hù)方面的開(kāi)支。目前，云技術(shù)已經(jīng)相當(dāng)成熟，云存儲(chǔ)平臺(tái)的直接應(yīng)用不僅節(jié)省了硬件設(shè)施，還可以直接利用云平臺(tái)管理技術(shù)管理檔案和信息資源，降低了研發(fā)整個(gè)管理系統(tǒng)和對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)維護(hù)升級(jí)的成本。第三，避免“信息孤島”現(xiàn)象的產(chǎn)生�；�于現(xiàn)有硬件和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，當(dāng)?shù)厥称匪幤繁O(jiān)督檢查和檔案管理機(jī)構(gòu)在不同的地方可以考慮建立一個(gè)本地云平臺(tái)，進(jìn)而建立一個(gè)國(guó)家檔案管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。在此基礎(chǔ)上，以實(shí)現(xiàn)國(guó)家統(tǒng)一管理食品藥品檢驗(yàn)檔案信息。當(dāng)然，使用云技術(shù)也不是完美無(wú)缺的，由于云服務(wù)企業(yè)掌握了食品藥品檢驗(yàn)檔案的原始信息，如果云服務(wù)企業(yè)利用這些信息牟利，將對(duì)食品藥品檢驗(yàn)檔案管理帶來(lái)不利的影響和危險(xiǎn)。因此，關(guān)鍵問(wèn)題是要保證云服務(wù)企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量和業(yè)務(wù)誠(chéng)信不存在風(fēng)險(xiǎn)。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)管體系建設(shè)，進(jìn)一步完善相關(guān)法律體系。此外，我們需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)低碳管理。例如，為某個(gè)主題創(chuàng)建一個(gè)數(shù)字存檔數(shù)據(jù)庫(kù)。在資源共享原則的基礎(chǔ)上，合理有序地進(jìn)行工作分工，以滿(mǎn)足大眾對(duì)檔案信息使用的需求。建立在線(xiàn)檔案閱覽室和線(xiàn)上展覽廳，突破空間和時(shí)間的束縛，大家可以實(shí)時(shí)通過(guò)在線(xiàn)檔案閱覽室和線(xiàn)上展覽廳查詢(xún)檔案。建立查閱網(wǎng)絡(luò)檔案BBS，更大程度發(fā)揮以用戶(hù)為中心，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)直接咨詢(xún)和信息發(fā)布，促進(jìn)基層食品藥品監(jiān)督規(guī)范化管理。

　　5 結(jié)束語(yǔ)

　　總之，當(dāng)前檔案管理工作發(fā)展的主流方向是檔案信息化，信息化程度越高越能體現(xiàn)出檔案利用的水平。然而，食品和藥品檢驗(yàn)檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的事業(yè)，而是需要付出長(zhǎng)期艱巨的努力才能實(shí)現(xiàn)的任務(wù)。應(yīng)該參考國(guó)內(nèi)外同行的成功經(jīng)驗(yàn)，做出符合實(shí)際情況的計(jì)劃，建立檔案管理和檔案服務(wù)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的基本框架和基本方法，推進(jìn)國(guó)家管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，“雙套制”檔案管理和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，充分實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、低碳化，進(jìn)一步提升食品藥品檢驗(yàn)檔案社會(huì)服務(wù)功能。

　　參考文獻(xiàn)：

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