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檔案知識管理模式的構(gòu)建探討論文
摘要：
本文從檔案管理角度，結(jié)合本單位檔案管理發(fā)展的三個階段，聯(lián)系檔案信息化程度和檔案工作者素質(zhì)，分析了檔案管理邁向知識管理模式的過程，對構(gòu)建檔案知識管理模式提出了發(fā)展策略。
關(guān)鍵詞：
檔案管理；知識管理；信息化；管理模式
伴隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會邁入知識經(jīng)濟時代。傳統(tǒng)的檔案管理模式——單一庫房實物保管已跟不上時代的發(fā)展的步伐，無法使檔案價值得以充分利用。旨在為航天科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，航天企業(yè)檔案管理體制不斷變革，檔案管理方式不斷創(chuàng)新，逐步形成了新時期檔案知識管理模式。
1、檔案知識管理的定義
“檔案知識管理”是一種以“知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”相結(jié)合的檔案管理模式。通俗地說，就是將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合、加工、提煉，并經(jīng)電子化處理，使其系統(tǒng)化、綜合化、知識化，并通過信息化手段進行傳遞，在符合保密規(guī)定的前提下，更利于共享和交流。
2、航天企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展歷程
航天企業(yè)檔案管理在檔案工作者的不懈努力下一直不斷完善和發(fā)展著，先后經(jīng)歷了實體管理、信息管理、知識管理三個階段。
2.1實體管理階段
實體管理是檔案管理的最初模式，基于當(dāng)時的社會發(fā)展程度，在傳統(tǒng)的檔案觀念的束縛下，檔案工作的主體——檔案管理者的職責(zé)就是保管檔案；檔案工作的客體就是被定義為歷史記錄的紙質(zhì)檔案；實施檔案管理的場所就是檔案庫房。檔案管理者對庫房中檔案的存放有著清晰的紙質(zhì)賬目，當(dāng)使用者要利用檔案時，管理者憑借這些賬目和個人經(jīng)驗到庫房中查找檔案供使用者借閱。
這一階段的特點是由檔案的本質(zhì)屬性決定的，管理活動是圍繞檔案實體展開的。檔案實體是信息賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，而檔案在數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)上的優(yōu)化則成為衡量管理效率的重要尺度，經(jīng)驗的承襲是改進管理的主要方法，信息技術(shù)只是在錄入、打印檔案賬目中對檔案管理起到了輔助作用。
2.2信息管理階段
20世紀(jì)末，為提升檔案管理質(zhì)量和效率，航天企業(yè)自主研發(fā)檔案管理軟件，并應(yīng)用到檔案管理工作中，為檔案管理帶來了根本性變革。檔案管理的流程更加的系統(tǒng)化、信息化，檔案工作者可直接在檔案管理系統(tǒng)中錄入、整理、編排、提取案卷、文件的基本信息，檔案借閱更加快捷、方便、準(zhǔn)確。
這一階段的特點是檔案電子信息作用得以發(fā)揮，突破了實體檔案的物理局限，直接對電子信息進行相對獨立的管理和利用。信息技術(shù)轉(zhuǎn)化成提升檔案管理效率最直接的要素，以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息共享平臺初步建立。借閱者可通過檔案工作人員直接在檔案管理系統(tǒng)中檢索到要借閱的檔案基本信息，因此這時的檔案管理弱化了對檔案工作者經(jīng)驗的依賴，強化了對其計算機應(yīng)用技能的要求。
2.3知識管理階段
進入21世紀(jì)，航天企業(yè)進行了組織機構(gòu)調(diào)整，對檔案管理模式進行了深入的研究和思考，提出了知識管理的發(fā)展思路，并在實踐中取得了豐碩的成果。
2.3.1檔案知識管理的定位
知識管理階段是檔案管理的高級階段，是對前兩種管理形式的拓展與延伸。知識管理階段在組織形式上具有高度集成性，它管理的對象不僅僅限于檔案信息，而是集檔案、情報、圖書于一體，并對零散、粗略的信息進行集中的、精細(xì)的加工、整合，并依據(jù)使用者的要求提供相應(yīng)的服務(wù)形式。
2.3.2航天企業(yè)檔案知識管理的成功案例
航天企業(yè)在對檔案知識管理模式的探索中，有過很多成功的案例。其中北京精密機電控制設(shè)備研究所拓展檔案知識管理方式，在以下幾方面實現(xiàn)知識管理。
一是檔案編研。檔案編研是在檔案信息的基礎(chǔ)上，對其進行分析、研究、整編和重組，形成滿足企業(yè)各項實際工作需要的企業(yè)文獻(xiàn)。本單位已成功組織完成40余項檔案成果的編研工作，題材覆蓋科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理的多個方面，為今后的發(fā)展留下寶貴的知識財富。其中，通過單位辦公自動化管理系統(tǒng)中的“成果分享模塊”實現(xiàn)全所范圍內(nèi)的可視化瀏覽，并設(shè)立評論留言板塊，共同參與編研成果利用與改進。
二是情報翻譯。突破基本的情報搜集、管理模式，依據(jù)使用部門對情報信息的需求方向，對多篇情報資料進行分析、提煉，并翻譯成使用者要求的語言。對情報信息進行加工、轉(zhuǎn)化，通過信息化手段主動推送到使用者辦公自動化平臺，實現(xiàn)更精煉的信息價值和更直接的使用價值。
三是展室建設(shè)。展室是展示科研生產(chǎn)和文化成果的最優(yōu)平臺，通過提煉、加工科研生產(chǎn)和文化成果資料中的精華，以最直接的感官模式與外界進行共享和交流，并對員工起到宣傳教育的作用。因此，展室成為本單位信息資源知識化的重要表現(xiàn)形式。
3 、優(yōu)化檔案知識管理模式的策略
航天企業(yè)檔案知識管理模式雖已初步形成，但還有其廣闊的發(fā)展空間。影響其發(fā)展的基本因素有兩個：硬件因素和軟件因素。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等信息技術(shù)是檔案知識管理模式中的硬件因素，檔案人員的素質(zhì)是檔案知識管理模式中的軟件因素，它們共同影響著這一模式的發(fā)展。下面以北京精密控制設(shè)備研究所為例進行分析。
3.1檔案知識管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀和發(fā)展方向
檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)成和發(fā)展直接影響著檔案管理知識化的程度。而檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的關(guān)系反映著檔案管理信息化的發(fā)展程度。
3.1.1檔案信息化程度
本單位采用辦公自動化系統(tǒng)（OA）和瀚海檔案管理系統(tǒng)（AM）相連接的模式。OA作為行政事務(wù)管理系統(tǒng)，最核心的功能是公文的辦理和流轉(zhuǎn)。AM可實現(xiàn)文件從現(xiàn)行到檔案的全生命周期管理，支持多維視圖檢索、多媒體數(shù)據(jù)管理、離線數(shù)據(jù)檢索，具有開放的通用數(shù)據(jù)接口，支持國產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。系統(tǒng)采用插件管理，便于功能的組合與擴充。因此現(xiàn)行文件的管理、文件歸檔、檔案分類、電子組卷、檔案檢索等工作得以高效開展。OA系統(tǒng)與AM系統(tǒng)之間設(shè)有接口，數(shù)據(jù)可以從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入AM系統(tǒng)，其關(guān)系如圖1所示。這種檔案管理適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，但還是存在兩大問題：第一，沒有對文件檔案進行一體化的全過程管理。AM系統(tǒng)對檔案的管理始于文件歸檔環(huán)節(jié)，而無法前端控制文件的形成、流轉(zhuǎn)過程，只能被動接受從OA系統(tǒng)導(dǎo)入的文件，甚至電子文件歸檔（導(dǎo)入）不是實時、聯(lián)機的進行。第二，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能較弱。AM系統(tǒng)一般都是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建的，能實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。但是，該系統(tǒng)只能實現(xiàn)在線檔案信息目錄級查詢、檢索和瀏覽，不能實現(xiàn)全文瀏覽。
3.1.2檔案知識管理信息系統(tǒng)的發(fā)展方向
檔案知識管理系統(tǒng)應(yīng)覆蓋文檔的生成、利用、維護、基礎(chǔ)分析等過程。這時的AM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)是所屬關(guān)系，如圖2所示：AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)，AM系統(tǒng)對電子文件、電子檔案采取一體化、集成化管理，并能對文件、檔案實行前端控制，檔案利用者可進行網(wǎng)絡(luò)檢索、履行借閱審批手續(xù)后，網(wǎng)上查看檔案全文信息。
綜上所述，檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展方向是AM系統(tǒng)作為OA系統(tǒng)的子系統(tǒng)，實現(xiàn)文件、檔案一體化、集成化管理。
3.2檔案人員的素質(zhì)分析
檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案知識管理的發(fā)展，合格的檔案工作者首先要具備良好的身體素質(zhì)，諸如每年的文書檔案整理中都包括對上千份文件的著錄、編目、鑒定、編頁、蓋章、電子組卷等工作，所以具備良好的身體素質(zhì)是進行檔案工作的前提。其次，檔案工作的特點要求檔案人員要有廣博的文化知識和較高的語文基礎(chǔ)知識、歷史知識，所以檔案工作者應(yīng)具備基本的文化素質(zhì)。最后，檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，它具有特定工作對象。檔案人員必須具備檔案專業(yè)知識，掌握檔案工作的理論原則和技術(shù)方法。這就要求檔案工作者具備一定的專業(yè)素質(zhì)。表1為北京精密機電控制設(shè)備研究所檔案工作人員基本情況。
基于以上數(shù)據(jù)，目前本單位檔案從業(yè)人員中35歲以下年輕人占的比重為24%，擁有本科以上學(xué)歷的人員占總?cè)藬?shù)的62%，檔案專業(yè)畢業(yè)人員占總?cè)藬?shù)的14%。由此可見，調(diào)動青年檔案工作者的積極性，發(fā)揮年輕檔案工作者的能力，強化檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)是檔案知識管理模式優(yōu)化的必經(jīng)之路。
4、結(jié)論
航天企業(yè)檔案管理工作在歷史發(fā)展的潮流中，檔管理機制不斷完善，管理模式不斷提升，管理手段不斷創(chuàng)新，工作者素質(zhì)不斷提高。在新時期檔案知識化的歷史潮流中，在集團、院檔案館的指導(dǎo)下，北京精密控制設(shè)備研究所憑借多年的檔案知識管理探索實踐，正逐步構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系，為構(gòu)建新時期檔案知識管理機制而努力。
參考文獻(xiàn)：
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