- 相關(guān)推薦
飯店顧客投訴管理循環(huán)鏈
飯店顧客投訴管理循環(huán)鏈
[摘要] 本文分析了國內(nèi)飯店投訴管理的現(xiàn)狀，提出了飯店顧客投訴管理循環(huán)鏈，對(duì)飯店的服務(wù)質(zhì)量管理有一定的參考意義。
[關(guān)鍵詞] 飯店 投訴管理 循環(huán)鏈
一、問題的提出
顧客投訴是飯店管理者較棘手的問題，因?yàn)槿魏纬霈F(xiàn)的服務(wù)失誤都可能引起顧客的投訴，而如果投訴處理不當(dāng)，不僅會(huì)引起顧客的強(qiáng)烈不滿、使顧客流失，更會(huì)對(duì)飯店造成極壞的影響，產(chǎn)生不良的口碑效應(yīng)。
我國很多飯店沒有建立專門的投訴管理制度，缺乏統(tǒng)一、系統(tǒng)的投訴處理評(píng)估體系;不少飯店雖認(rèn)真接受并圓滿處理了投訴，但同類事件仍屢次出現(xiàn);不少飯店的職責(zé)不明，各崗位不能相互配合或溝通不暢，員工沒有主動(dòng)處理投訴的權(quán)利，逐級(jí)上報(bào)，導(dǎo)致投訴處理不及時(shí);解決問題時(shí)的拖延又讓顧客感到飯店的誠意不夠，失去了一批忠誠顧客。
有些顧客在向部門投訴無果后，投訴上至總經(jīng)理、消協(xié)、或有關(guān)行政機(jī)關(guān)，甚至到人民法院起訴。
如何有效規(guī)避顧客投訴風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵在于飯店要系統(tǒng)地、規(guī)范地對(duì)顧客投訴進(jìn)行管理。
二、顧客投訴管理循環(huán)鏈分析
投訴管理不應(yīng)治標(biāo)不治本，像消防員一樣哪有火情就去哪滅火，而是應(yīng)從“避免服務(wù)失誤，爭(zhēng)取第一次做對(duì)”的事前預(yù)防階段開始，到平復(fù)顧客心情、接受確認(rèn)投訴階段，到快速行動(dòng)、平息處理階段，到反饋總結(jié)、向顧客學(xué)習(xí)階段，再到事前預(yù)防階段，前后階段相互銜接，形成一個(gè)閉合的顧客投訴管理循環(huán)鏈，不斷循環(huán)往復(fù)。
1.未雨綢繆階段――避免和預(yù)防服務(wù)失誤
預(yù)防服務(wù)失誤形成零缺陷文化，保證“第一次就把事情做對(duì)”對(duì)飯店服務(wù)至關(guān)重要。
雖然投訴不可能完全消除，但預(yù)防是關(guān)鍵。
飯店的目標(biāo)是讓每個(gè)顧客滿意，尋找改善服務(wù)的方法，通過培訓(xùn)，讓員工充分理解顧客利益對(duì)飯店的價(jià)值，做好時(shí)刻為每位顧客提供超前式的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，盡可能減少顧客的不滿，提高顧客忠誠度。
(1)管理層的三項(xiàng)措施。
管理層應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)文化氛圍的營造、服務(wù)人員的培訓(xùn)和授權(quán)上。
措施一，通過灌輸飯店服務(wù)宗旨和服務(wù)理念，營造零缺陷服務(wù)文化和正確認(rèn)識(shí)投訴、善待顧客投訴的企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)鼓勵(lì)顧客投訴，服務(wù)人員應(yīng)正視投訴;措施二，注重提高員工的綜合素質(zhì)，有計(jì)劃地對(duì)進(jìn)行員工培訓(xùn)，提高員工凝聚力和滿意度;措施三，要明確職責(zé)，合理分工，培養(yǎng)員工的責(zé)任心，適當(dāng)授權(quán)，讓不同層面的員工知道自己的工作權(quán)限，特別加強(qiáng)一線員工的授權(quán)力度，采取首問責(zé)任制，由與顧客接觸的第一個(gè)人負(fù)責(zé)顧客問題的解決。
(2)服務(wù)人員的五項(xiàng)修煉。
服務(wù)人員要內(nèi)外兼修，進(jìn)行五項(xiàng)修煉。
修煉一，樹立正確的服務(wù)理念，真心關(guān)注、關(guān)愛、關(guān)懷顧客;修煉二，善于揣摩顧客心理，學(xué)會(huì)察言觀色;修煉三，磨練內(nèi)功，塑造良好的專業(yè)素養(yǎng);修煉四，苦練外功，注重外在形象、談吐與舉止，保持良好的修養(yǎng);修煉五，努力進(jìn)行服務(wù)創(chuàng)新，爭(zhēng)取“第一次就把事情做對(duì)”，不給顧客投訴的機(jī)會(huì)。
2.接受確認(rèn)階段――平復(fù)顧客心情
(1)接受投訴。
如果投訴在服務(wù)傳遞過程中發(fā)生，要迅速受理，充分補(bǔ)救，絕不拖延;若投訴在服務(wù)完成后發(fā)生，要充分估計(jì)解決問題需要的時(shí)間。
投訴處理的目的不僅僅是避免給飯店帶來的麻煩，更重要的是希望通過有效處理投訴，能夠挽回顧客的信任，贏得更多的忠誠顧客。
(2)傾聽投訴。
投訴問題不論大小，都應(yīng)耐心、冷靜、仔細(xì)地傾聽，表現(xiàn)出對(duì)客人的禮貌、尊重，給顧客一個(gè)宣泄不滿和委屈的機(jī)會(huì)，來分散心里積壓的不滿情緒，讓客人慢慢平靜下來，同時(shí)可以不斷點(diǎn)頭說：“嗯”，不要讓顧客覺得是在敷衍他。
在傾聽后，要充分的道歉，真誠地說：“對(duì)不起”。
顧客的對(duì)錯(cuò)并不重要，重要的是該如何解決問題而不讓事態(tài)蔓延。
(3)記錄確認(rèn)。
在傾聽的同時(shí)，要認(rèn)真填寫好投訴記錄單。
寫清客人投訴的要點(diǎn)、細(xì)節(jié)，并適時(shí)復(fù)述，感謝他們對(duì)飯店的關(guān)心與支持，以緩和客人情緒。
然后重復(fù)顧客敘述的情況，告訴顧客，你已經(jīng)了解了他的問題，并請(qǐng)他確認(rèn)是否正確。
3.平息處理階段――快速行動(dòng)
(1)追本溯源，分析投訴原因、歸納投訴類型。
顧客投訴主要表現(xiàn)在對(duì)硬件和軟件的投訴上。
以飯店餐飲為例，硬件投訴包括餐廳實(shí)體環(huán)境設(shè)施上不完善、有故障、設(shè)計(jì)不當(dāng)，所提供的產(chǎn)品不能滿足顧客的基本期望或超出顧客容忍區(qū)間，如顧客發(fā)現(xiàn)桌布或餐具上有灰塵或污漬;沒有給客人提供足夠的菜式以供選擇等等; 軟件投訴主要包括服務(wù)傳遞過程失誤、員工對(duì)顧客需求反應(yīng)的不及時(shí)以及服務(wù)意識(shí)和服務(wù)技巧上不到位，如客人進(jìn)入餐廳，服務(wù)人員沒有微笑迎接或跟客人打招呼、裝束不整齊、欠缺禮貌用語等等。
根據(jù)分析不同類型的投訴，對(duì)顧客投訴的問題進(jìn)行調(diào)查，找出原因。
如果顧客投訴的是食物不衛(wèi)生、變質(zhì)、有異味、異物等問題，飯店應(yīng)立即派人到用餐現(xiàn)場(chǎng)了解情況。
(2)提出解決方案，并及時(shí)上報(bào)。
根據(jù)問題產(chǎn)生的原因，在充分征求顧客意見的基礎(chǔ)上，提出合理可行的解決方案，并將解決方案告知顧客。
對(duì)難以處理的問題或超出受理人員處理權(quán)限的，應(yīng)及時(shí)上報(bào)有權(quán)處理的領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)商，不可遺漏、隱瞞材料，尤其是涉及個(gè)人自身利益，更不應(yīng)有情不報(bào)。
(3)快速解決。
授權(quán)顧客參與解決方案的制定，給顧客選擇的機(jī)會(huì)。
對(duì)于顧客不能接受的處理方案，要通過談判予以解決，直到最終達(dá)成解決方案，并將該方案付諸實(shí)施。
不管是退單、更換、補(bǔ)償還是賠償，飯店都應(yīng)在第一時(shí)間完成，讓顧客切實(shí)感受到飯店的誠意。
需征求領(lǐng)導(dǎo)意見的，要及時(shí)把方案及時(shí)告之客人，暫無法解決的或處理時(shí)間較長的，應(yīng)向客人致歉，并說明處理的流程，時(shí)間跨度，并定時(shí)向客人報(bào)告工作進(jìn)度，請(qǐng)求客人諒解，不能無把握、無根據(jù)地向客人保證。
4.反饋總結(jié)階段――從投訴的顧客身上學(xué)習(xí)
(1)感謝顧客并跟蹤服務(wù)。
感謝顧客的內(nèi)容包括感謝顧客的投訴，讓飯店有發(fā)現(xiàn)問題、了解到自身不足的機(jī)會(huì);讓顧客知道飯店會(huì)努力改進(jìn)工作，同時(shí)希望得到顧客對(duì)飯店的繼續(xù)幫助和支持等四方面著手。
在答謝后，飯店還要指派負(fù)責(zé)處理該顧客的人員進(jìn)行跟蹤服務(wù)，并通過E-mail、信函、登門拜訪、電話把處理結(jié)果和進(jìn)度及時(shí)向顧客反饋，并及時(shí)調(diào)查顧客的滿意度。
(2)學(xué)習(xí)評(píng)估，防患于未然。
定期對(duì)顧客投訴問題進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，分析是組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)的問題還是食物、服務(wù)的問題，并提出預(yù)防改進(jìn)措施。
同時(shí)把評(píng)估及跟蹤反饋的處理結(jié)果及措施納入員工培訓(xùn)和內(nèi)容中。
并可在每日例會(huì)上由主管告之提醒員工，引起注意。
若意義影響重大的，可臨時(shí)召開員工大會(huì)傳達(dá)，緊急培訓(xùn)。
5.循環(huán)鏈上必不可少的兩個(gè)鏈條
(1)制定危機(jī)管理方案。
飯店食物中毒、人身傷害等具有重大影響的顧客投訴事件，往往對(duì)顧客身體和心理造成重大傷害，也會(huì)在社會(huì)上有很大負(fù)面影響，有損飯店形象和聲譽(yù)。
如何化“危機(jī)”為“機(jī)遇”，飯店管理層應(yīng)當(dāng)及時(shí)啟動(dòng)危機(jī)管理方案，挽回飯店信譽(yù)，使損失降到最小。
首先，成立危機(jī)管理小組，制定應(yīng)對(duì)危機(jī)的立場(chǎng)和統(tǒng)一口徑。
其次，取得顧客的理解與支持。
利用一切手段取得顧客諒解，查明事件發(fā)生的具體原因，接受顧客所提出的解決方案，并可請(qǐng)受害的顧客擔(dān)任飯店質(zhì)量監(jiān)督的形象大使，隨時(shí)對(duì)飯店食物、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
可以給該顧客享有在飯店用餐優(yōu)惠的待遇。
再者，可利用媒體贏得口碑。
遇到重大的投訴事件，要首先掌握?qǐng)?bào)道的主動(dòng)權(quán)，控制事態(tài)的發(fā)展。
可以召開記者招待會(huì)，把事件的真相、調(diào)查處理結(jié)果告知媒體，還可以請(qǐng)受害者到會(huì)發(fā)言。
另外，可積極參與公益活動(dòng)，提升飯店美譽(yù)度。
與政府、行業(yè)協(xié)會(huì)、衛(wèi)生監(jiān)查部門、媒體建立友好關(guān)系，積極參與國內(nèi)公益活動(dòng)，改善和提升飯店的品牌形象。
(2)建立鼓勵(lì)投訴機(jī)制。
建立顧客投訴受理中心，方便顧客傳遞他們的建議和投訴，明確處理投訴的程序，各部門的職責(zé)及經(jīng)理、員工的權(quán)限，設(shè)定員工自主處理投訴的自由裁量范圍，獎(jiǎng)懲制度等。
可將顧客意見卡以展示牌的形式放于各醒目的位置，配備專門的免費(fèi)投訴監(jiān)督電話。
改進(jìn)飯店投訴收集程序，在飯店的各樓層服務(wù)臺(tái)建立捕獲投訴信息分理處，將投訴、建議或問詢匯聚到一個(gè)收集點(diǎn)，歸類和分析;有條件的飯店可建立方便顧客投訴的技術(shù)支持系統(tǒng)，如顧客投訴管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，可有助于各樓層分理處更方便快捷進(jìn)行信息溝通，將顧客投訴信息傳遞到受理中心，方便分類、匯總、評(píng)估，加快飯店處理投訴的效率。
對(duì)不愿意提出投訴的顧客進(jìn)行調(diào)查。
可采用個(gè)別詢問或電話訪問的形式主動(dòng)深入地挖掘某些顧客沒有表達(dá)出來的意見或建議，以便深刻地了解投訴的特征，更好地解決顧客的投訴。
【飯店顧客投訴管理循環(huán)鏈】相關(guān)文章：
飯店吸引顧客的宣傳語大全02-23
關(guān)于工作被顧客投訴檢討書（通用10篇）02-14
淺議旅游飯店管理10-26
基于循環(huán)經(jīng)濟(jì)的企業(yè)成本管理初探論文10-08
循環(huán)經(jīng)濟(jì)管理模式的分析論文10-08
循環(huán)經(jīng)濟(jì)管理模式探索論文10-08
供應(yīng)鏈管理實(shí)習(xí)報(bào)告范文10-08
道路運(yùn)輸服務(wù)質(zhì)量投訴管理規(guī)定06-18