會議接待禮儀的常識

　　會議接待禮儀常識是會議服務(wù)禮儀課程之一,一次會議的成功開始,最關(guān)鍵的就在會議接待的環(huán)節(jié)。小編為您推薦幾篇關(guān)于會議接待禮儀的常識，給您提供參考!

　　根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

　　首先是會議的籌備工作。

　　根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。

　　發(fā)放會議通知和會議日程。

　　會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時(shí)間、地點(diǎn)、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。

　　通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。

　　對于外地的會議參加者還要附上到達(dá)會議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。

　　這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

　　會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。

　　它的形式既可以是文字的也可以是表格的。

　　它可以隨會議通知一起發(fā)放。

　　選擇會場。

　　選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。

　　最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn):

　　第一:大小要適中。

　　會場太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。

　　所以，英國的首相丘吉爾曾說:絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。

　　第二:地點(diǎn)要合理。

　　歷史召集的會議，一兩個(gè)小時(shí)就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。

　　超過一天的會議，應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。

　　第三:附屬設(shè)施要齊全。

　　會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查，不能夠因?yàn)樯洗螘�議是從這里開的，沒出什么問題，就草率地認(rèn)為這回也會同樣順利。

　　否則，可能會造成損失。

　　第四:要有停車場。

　　現(xiàn)代社會召集會議，一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經(jīng)不多了。

　　轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。

　　會場的布置。

　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

　　一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。

　　門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。

　　可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。

　　桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。

　　坐席的配置要是和會議的風(fēng)格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:

　�、賵A桌型。

　　如果是使用圓桌或橢圓形桌子。

　　這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。

　　另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。

　　這種形式適于1020人左右的會議。

　　座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的最高領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。

　　同級別的對角線相對而坐。

　�、诳谧中�。

　　如果使用長形方桌。

　　這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

　　③教室型。

　　這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達(dá)情況、指示為目的的會議，這時(shí)與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。

　　這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。

　　主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。

　　主席的座位以第一排正中間的席位為上，其余按左為下右為上的原則依次排列。

　　準(zhǔn)備會議資料。

　　會務(wù)組應(yīng)該準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便于與會者的閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

　　會議前的接待禮儀。

　　會前檢查。

　　這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實(shí)的地方進(jìn)行的補(bǔ)救。

　　比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。

　　提前進(jìn)入接待崗位。

　　接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。

　　一般的接待工作分以下幾個(gè)崗位。

　�、俸灥健�

　　設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。

　　簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。

　　向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。

　　如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。

　　簽到本應(yīng)精致些，以便保存。

　　如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。

　　接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)。

　�、谝�座。

　　簽到后。

　　會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。

　　對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　�、劢哟�。

　　與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

　　會議中的服務(wù)禮儀

　　會議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。

　　倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會者，以便及時(shí)為期天茶水。

　　到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。

　　杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能因在北口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。

　　一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。

　　杯子放在與會者桌上的右上面。

　　如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

　　其他服務(wù)會議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。

　　這就要求各個(gè)工作人員嚴(yán)陣以待，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　如，會議進(jìn)行第一項(xiàng):全體起立、奏國歌。

　　這是音響應(yīng)立即播放出國歌。

　　又如，大會宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎人員排好隊(duì)，禮儀小姐把領(lǐng)導(dǎo)從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領(lǐng)導(dǎo)頒發(fā)給受獎?wù)摺?/p>

　　為使會場上的活動有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

　　如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。

　　如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

　　做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。

　　會議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。

　　如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。

　　另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。

　　會后服務(wù)

　　會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。

　　組織活動會議結(jié)束后，有時(shí)還會安排一些活動。

　　如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強(qiáng)的組織能力才能勝任，同時(shí)其他接待人員要積極配合，各負(fù)其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計(jì)劃的順利實(shí)施。

　　送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時(shí)地踏上歸程。

　　清理會議文件 ①根據(jù)保密原則，回收有關(guān)文件資料。

　�、谡�理會議紀(jì)要。

　�、坌侣剤�(bào)道。

　�、苤骶須w檔。

　�、輹�議總結(jié)

　　會議接待禮儀的常識二

　　會議接待人員形象塑造

　　所有員工按公司要求統(tǒng)一著裝。

　　服裝應(yīng)保持清潔、完好，扣子齊全，不漏扣、錯(cuò)扣。

　　打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。

　　會議接待人員在上崗期間員工必須佩帶工作證牌。

　　男會議接待人員胡須應(yīng)修剪整潔，頭發(fā)修剪整齊，不能過長。

　　女會議接待人員淡妝上崗，且與年齡、身份相符。

　　不能當(dāng)眾化裝。

　　注意講究公共衛(wèi)生，上班前不應(yīng)吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。

　　接待時(shí)注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。

　　立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。

　　行走步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜最新會議接待禮儀基本常識。

　　避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等不文雅行為。

　　與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時(shí)，要神態(tài)專注，表情自然，表達(dá)得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

　　會議儀式種類

　　專題會(賑災(zāi)募捐,拍賣會)

　　學(xué)術(shù)研討會

　　論壇

　　簽約儀式

　　表彰大會(拿獎品，頒發(fā))

　　年會(答謝年會,VIP會員年會)

　　節(jié)日和組織慶典(國慶50周年慶祝活動，慶祝復(fù)旦大學(xué)百年華誕，企業(yè)周年慶典,紀(jì)念名人誕辰)

　　酒會和宴請

　　會展(工業(yè)博覽會，藝術(shù)品展銷會)

　　新產(chǎn)品發(fā)布會

　　文藝活動(聯(lián)歡會,選秀活動,文藝頒獎)

　　首映和首發(fā)儀式

　　新聞媒體發(fā)布會

　　國家和地方級的主題活動(電影節(jié)，民間藝術(shù)節(jié)，國際服裝節(jié))

　　會議場地

　　會議中心

　　多功能廳

　　會展中心

　　飯店/酒店

　　學(xué)院、企業(yè)、公司的會議場所

　　體育館/體育場

　　游艇/游船

　　公園/風(fēng)景區(qū)

　　城市主題廣場

　　博物館/藝術(shù)館

　　會議接待準(zhǔn)備工作

　　一、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格

　　二、發(fā)放會議通知和會議日程

　　三、選擇會場

　　選擇會場時(shí)要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮:大小要適中、地點(diǎn)要合理、附屬設(shè)施要齊全、要有停車場，等等。

　　四、會場的布置

　　會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

　　一般大型的會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。

　　門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語。

　　可在會場內(nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花。

　　桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一坐席的配置方法有圓桌型、口字型、教室型等。

　　配置要和會議飛風(fēng)格和氣氛相符，要較舊禮賓次序。

　　五、準(zhǔn)備會議資料

　　要準(zhǔn)備有關(guān)會議議題的必要資料，應(yīng)整理好后放在文件夾中發(fā)放給與會者，方便其閱讀和做好發(fā)言準(zhǔn)備。

　　六、會前檢查

　　對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或沒有落實(shí)的地方進(jìn)行補(bǔ)救，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題以便做出調(diào)整。

　　七、提前進(jìn)入接待崗位

　　會議接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前進(jìn)入各自的崗位、并進(jìn)入工作狀態(tài)。

　　會議接待服務(wù)禮儀規(guī)范

　　簽到。

　　設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。

　　簽字臺備有毛筆、鋼筆和簽到本。

　　向客人遞鋼筆時(shí)，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。

　　如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。

　　簽到本應(yīng)精致些，以便保存。

　　如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。

　　接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報(bào)到會人數(shù)引座。

　　簽到后，會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。

　　對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

　　接待。

　　與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。

　　會議接待服務(wù)禮儀培訓(xùn)幫助會議接待人員塑造良好的公眾形象，向與會者提供周到、熱情的會議接待服務(wù)禮儀，在展現(xiàn)個(gè)人風(fēng)貌的同時(shí)，也為公司樹立良好的公眾形象。

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