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優(yōu)化行政管理，提高工作效率
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化程度的加深和社會(huì)資源配置方式的轉(zhuǎn)變，高校需要自力更生，自謀發(fā)展，這就對(duì)高校行政管理工作提出更高的要求。要實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的行政管理，就必須優(yōu)化行政管理，提高工作效率。下面小編就為大家?guī)?lái)了關(guān)于高校優(yōu)化行政管理，提高工作效率的論文哦!
摘要：高校行政管理工作是高校工作的重要組成部分。高校應(yīng)從優(yōu)化服務(wù)方式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、辦事流程、信息建設(shè)、人力資源配置、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核機(jī)制等方面來(lái)實(shí)現(xiàn)提高行政管理的工作效率。
關(guān)鍵字：高校行政管理 優(yōu)化 工作效率 提高
前言：高校行政管理是高校為了實(shí)現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)的目標(biāo)，依靠一定的機(jī)構(gòu)制度，采用一定的措施和手段，發(fā)揮管理和行政職能，帶領(lǐng)和引導(dǎo)師生員工有效完成學(xué)校任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)的組織活動(dòng)[1]。高校的行政管理工作是聯(lián)系學(xué)校與師生親和度的紐帶，是銜接教師與學(xué)生教與學(xué)的橋梁，因此，高校行政管理工作舉足輕重。
一、優(yōu)化服務(wù)方式
做好服務(wù)工作是行政管理工作的核心，現(xiàn)代社會(huì)信息流量多又快，如何及時(shí)的向廣大師生傳遞信息呢?當(dāng)今最快的工具就是網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)(如高校網(wǎng)站、電子郵箱、qq群等)、信息管理系統(tǒng)和電話等通訊工具。
高校行政管理工作聯(lián)系著校內(nèi)師生的教與學(xué)，就必須做好師生的各項(xiàng)服務(wù)工作。將學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度通過(guò)高校網(wǎng)站及時(shí)向校內(nèi)師生傳達(dá);學(xué)校各部門根據(jù)工作需要及時(shí)發(fā)布通知;第一時(shí)間轉(zhuǎn)達(dá)上級(jí)部門的文件精神等等都是做好服務(wù)工作的好方法。充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)可以節(jié)約成本，加快信息傳遞速度，方便、及時(shí)、快捷;對(duì)師生來(lái)說(shuō)既可以節(jié)省時(shí)間，又能充分利用學(xué)校優(yōu)化整合的資源，起到事半功倍的功效。
高校工作類別繁多，可以根據(jù)性質(zhì)相同或工作在“同一戰(zhàn)線”的人員中建立qq群，便于交流工作，相互學(xué)習(xí)，更能及時(shí)傳遞各種與之有關(guān)的信息、工作要求、工作進(jìn)展、信息反饋等。
通過(guò)電子郵箱，可以傳輸大量的文件，是對(duì)qq群的有益補(bǔ)充。高校各單位可以登記各部門領(lǐng)導(dǎo)或是工作人員的郵箱，對(duì)占用空間較大的文件通過(guò)電子郵箱進(jìn)行群發(fā)，及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)到相應(yīng)工作人員的郵箱。通過(guò)電子郵箱傳遞信息，其文件精神傳達(dá)準(zhǔn)確，信息量大且傳達(dá)速度快，可以極大的提高工作效率。
高校行政管理工作聯(lián)系著學(xué)校和校外各種機(jī)構(gòu)、部門，要及時(shí)完成各種行政管理工作，其政策性和時(shí)效性強(qiáng)。因此，優(yōu)化服務(wù)方式方法，及時(shí)快捷的傳達(dá)各種文件精神和信息顯得尤其重要。
二、優(yōu)化機(jī)構(gòu)設(shè)置
高校行政管理應(yīng)精簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)，減少層級(jí)，優(yōu)化職能部門設(shè)置，加強(qiáng)各職能部門的協(xié)調(diào)合作。當(dāng)前大多數(shù)高�？茖咏M織的管理層級(jí)較多，職能部門重復(fù)時(shí)有發(fā)生，對(duì)于職能重復(fù)度較大的部門或部門內(nèi)部科室，應(yīng)進(jìn)行整合歸并，減少資源的重復(fù)配置，提高人力、物力、財(cái)力的使用效率。
與此同時(shí)，對(duì)于學(xué)校資源和行政工作，要理順管理關(guān)系，清晰地劃分職責(zé)范圍，做到分工合作，保證行政執(zhí)行暢通無(wú)阻。每個(gè)職能部門雖然分工不同，但共同目標(biāo)都是為學(xué)校師生提供高水平的服務(wù)，保證學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，所以應(yīng)有整體意識(shí)和全局意識(shí)，不能各自為營(yíng)，各自為戰(zhàn)。在涉及學(xué)校的整體利益和發(fā)展規(guī)劃時(shí)，各職能部門應(yīng)團(tuán)結(jié)協(xié)作，共謀計(jì)策，共促學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，各部門不能互相推諉，應(yīng)積極協(xié)商，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)[4]。精簡(jiǎn)優(yōu)化職能機(jī)構(gòu)，可以大大提高高校行政管理的工作效率[2]。
三、優(yōu)化辦事流程
高校行政管理工作要優(yōu)化管理流程，提高辦事效率。根據(jù)上級(jí)精神和學(xué)校各項(xiàng)制度、規(guī)定合理設(shè)計(jì)辦事流程并張貼辦公室墻上，將管理流程及時(shí)準(zhǔn)確的公布在學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，讓廣大師生知曉并接受監(jiān)督。接待師生辦事，能在一個(gè)辦公室處理的絕不讓師生多跑其他科室;師生對(duì)辦事流程不清楚的，要耐心的引導(dǎo)，真正做到讓師生辦事順暢，少走彎路;管理流程中一些無(wú)關(guān)緊要的環(huán)節(jié)能省就省，對(duì)毫無(wú)意義的環(huán)節(jié)堅(jiān)決刪除。目的只有一個(gè)，遵循辦事原則，優(yōu)化辦事流程，提高辦公效率。
四、優(yōu)化信息建設(shè)
高校行政管理的信息化建設(shè)是依托網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、智能化等信息化技術(shù)平臺(tái)，調(diào)動(dòng)一切可利用的信息數(shù)據(jù)資源，對(duì)資本流、信息流、物資流、人才流等要素進(jìn)行科學(xué)管理和分析[5]，來(lái)實(shí)現(xiàn)高校行政管理的現(xiàn)代化、信息化和高效化。
高校應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)平臺(tái)，建立學(xué)校綜合信息管理系統(tǒng)。讓教師、學(xué)生、家長(zhǎng)和社會(huì)用人單位能及時(shí)了解到學(xué)校各個(gè)方面的最新信息;同時(shí)，也可以收集到來(lái)自各方面的反饋意見(jiàn)。將現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校具體管理中，以網(wǎng)絡(luò)充當(dāng)信息載體，可以及時(shí)收發(fā)，處理發(fā)布和傳遞信息;建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)的和相應(yīng)的辦公信息資源庫(kù)，可以減輕工作負(fù)擔(dān)，提高行政管理效能，避免重復(fù)收集數(shù)據(jù)[2]。充分利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)最大程度地實(shí)現(xiàn)信息資源的管理和共享，保證行政管理人員全方位的信息交流[7]，既簡(jiǎn)化管理程序，縮短管理流程，加快信息的流通，提高管理效率，又使高校行政管理工作變得高效、便捷和“環(huán)保”[6]。
當(dāng)然，高校應(yīng)加強(qiáng)信息建設(shè)的維護(hù)工作，加大投入，確保信息建設(shè)的安全與穩(wěn)定。
五、優(yōu)化人力資源
高校行政管理工作具有連續(xù)性、持續(xù)性和相對(duì)穩(wěn)定性等特點(diǎn)，所以，從事行政工作的行政人員，一定需要相對(duì)穩(wěn)定，才能保證整個(gè)行政事務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和運(yùn)行，從而為學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供前提條件和有力的保障。因此，合理配置行政管理人員、優(yōu)化人力資源是確保高校行政管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要環(huán)節(jié)。
行政管理崗位配置人員應(yīng)老中青結(jié)合，實(shí)行傳幫帶。在崗位空缺之前，應(yīng)選好新人并傳授其相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)和要點(diǎn)，使其一上崗就能很好的處理各項(xiàng)事務(wù)，保證工作的連續(xù)性，確保工作不延誤。其次，行政管理工作應(yīng)根據(jù)崗位的性質(zhì)，配置有相應(yīng)經(jīng)驗(yàn)和辦事能力的人員，讓其發(fā)揮特長(zhǎng)，充分體現(xiàn)出其自身價(jià)值。
高校行政管理崗位和人員的配置須有專門機(jī)構(gòu)或部門負(fù)責(zé)，定期梳理，及時(shí)調(diào)換，確保高校行政管理工作正常有序開(kāi)展。
六、優(yōu)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)
行政管理辦公效率與管理水平的高低，與行政管理隊(duì)伍的素質(zhì)密切相關(guān)。提高高校行政管理隊(duì)伍素質(zhì)是管理的社會(huì)化、現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化程度的要求[2]。因此，要不斷加強(qiáng)對(duì)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的思想政治素質(zhì)、專業(yè)管理知識(shí)、教育理論和規(guī)律、管理能力和業(yè)務(wù)水平，最終實(shí)行行政管理社會(huì)化、現(xiàn)代化、專業(yè)化、規(guī)范化。
高校應(yīng)該為管理者素質(zhì)的提高創(chuàng)造條件，加強(qiáng)在職教育、開(kāi)展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)及舉辦多種形式的培訓(xùn)，全面提高行政管理人員的素質(zhì)。通過(guò)培訓(xùn)，提高高校行政管理干部的思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和領(lǐng)導(dǎo)水平，保持他們不斷創(chuàng)新的能力和熱情;通過(guò)學(xué)習(xí)，努力培養(yǎng)、造就一支政治堅(jiān)定、德才兼?zhèn)�、懂教育、善管理、適應(yīng)高等教育發(fā)展和改革需要的管理隊(duì)伍。針對(duì)部分行政管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)比較單一的情況，可以通過(guò)繼續(xù)教育，促使其不斷加強(qiáng)現(xiàn)代管理理論及系統(tǒng)的教育理論的學(xué)習(xí)和研究。如定期舉行管理理論方面的研討活動(dòng)，定期進(jìn)行管理業(yè)務(wù)方面的崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，定期舉辦文化素質(zhì)教育類培訓(xùn)班，定期開(kāi)展工作研討會(huì)等[11]。
作為新時(shí)代的高校行政管理人員，還必須具有自主學(xué)習(xí)的能力，不斷的更新知識(shí)，擴(kuò)寬知識(shí)，接受新思想，使自己能在新的時(shí)代環(huán)境之下，提高自身的業(yè)務(wù)能力，掌握新的管理理論，靈活運(yùn)用新的管理方法，同時(shí)也能掌握使用新進(jìn)辦公設(shè)備技術(shù)的能力。這樣才能在日益變化的環(huán)境中實(shí)現(xiàn)行政管理工作的創(chuàng)新和高效[6]。
七、優(yōu)化考核機(jī)制
對(duì)高校行政管理人員要優(yōu)化考核機(jī)制，建立有效考核辦法，完善激勵(lì)機(jī)制，實(shí)行競(jìng)聘上崗、適度輪崗等方式，解決行政管理人員的后顧之憂。
建立“強(qiáng)化人文管理，輔以考核激勵(lì)”的思路來(lái)調(diào)動(dòng)行政管理人員工作的積極性。制定明細(xì)的崗位職責(zé)，讓管理人員明確崗位的工作任務(wù)、目標(biāo)和職責(zé)。根據(jù)管理工作的特點(diǎn)，本著“宜粗不宜細(xì)”的原則建立工作績(jī)效考核辦法。重視“捆綁考核”，體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神導(dǎo)向。不求斤斤計(jì)較，但求態(tài)度積極[12]�？己诉^(guò)程遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確�？茖W(xué)、民主，不徇私情，不搞特殊、不搞照顧。
完善激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)行政管理人員關(guān)心集體，積極工作，做出成績(jī)。以多種形式來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)工作態(tài)度好、工作效果好的同志。要使工作人員感覺(jué)到只要認(rèn)真工作，就會(huì)人人有奔頭，人人有體驗(yàn)工作滿足感的機(jī)會(huì)。
實(shí)行競(jìng)聘上崗、適度輪崗，充分調(diào)動(dòng)行政人員的工作積極性。在高校管理過(guò)程中，管理人員由于長(zhǎng)期在同一崗位上工作，易出現(xiàn)消極現(xiàn)象。因此，高校管理工作，應(yīng)針對(duì)不同人員的工作特點(diǎn)，在個(gè)人崗位選擇中采用競(jìng)聘上崗、適度輪崗的方式。管理中，對(duì)在某崗位上不合適的人員，在幫助他們改進(jìn)的同時(shí)，通過(guò)管理崗位的輪換，尋求改善的可能[12]。
對(duì)行政管理人員的職稱評(píng)定，高校應(yīng)提供多樣化的渠道和晉升機(jī)會(huì)，積極支持他們晉升職稱職務(wù)，使他們?cè)诠ぷ鲉挝焕铽@得歸屬感，受到尊重、實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，解決行政管理人員的后顧之憂。
結(jié)束語(yǔ)
高校行政管理工作既取決于高層領(lǐng)導(dǎo)人員的高屋建瓴、科學(xué)合理的統(tǒng)籌安排，更依靠行政管理工作人員的積極配合和努力工作。因此，高校從服務(wù)方式、機(jī)構(gòu)設(shè)置、辦事流程、信息建設(shè)、人力資源配置、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、考核機(jī)制等方面來(lái)優(yōu)化行政管理工作，既能體現(xiàn)高校領(lǐng)導(dǎo)能力，更重要的是能提高行政管理工作的效率。
參考文獻(xiàn)：
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