試述事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新構想

　　摘要：檔案載錄了事業(yè)單位始建至發(fā)展歷程中的點點滴滴，而科學、規(guī)范化的檔案管理不僅能夠為事業(yè)單位文件查閱與利用帶來極大便利，使得事業(yè)單位檔案管理水平切實提高，同時也為其未來發(fā)展提供了強大的資源支撐。除此之外，伴隨著市場經(jīng)濟發(fā)展需求與國際化趨同性的趨勢，各大事業(yè)單位在迎來一眾機遇的同時也需要接受更多新的挑戰(zhàn)，在此背景下的檔案管理作為事業(yè)單位不可或缺的組成之一日顯重要，故而對其展開探究具有一定現(xiàn)實意義。

　　關鍵詞：檔案管理

　　一、檔案資源對社會發(fā)展的宏觀作用

　　檔案，既來源于社會，又反饋于社會。在經(jīng)濟建設和文化發(fā)展的過程中，其能夠提供理論指導、歷史知識以及經(jīng)驗教訓等，指導著人類進行經(jīng)濟建設，發(fā)展精神文化，同時推動社會的進步與發(fā)展。究其宏觀作用，筆者認為有如下幾點：其一，具有歷史賦予的文化內(nèi)涵。由于檔案具有資源收集、資源整理以及資源保管的特點，決定了其在反映歷史真實性、直觀性和價值性方面都較其他資源優(yōu)越。換言之，檔案是人類認識客觀世界、認識往復歷史的重要教材。而人類發(fā)展史是一部不能割裂的長篇歷史，檔案的存在，便是這長篇歷史的真實寫照。當前，檔案提供的歷史資料不但為人類歷史的各個階段提供了依據(jù)，也為一些重大舉措的制定提供了非常重要的依據(jù)。在經(jīng)濟建設的過程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠為一些重要制度、政策的制定提供歷史性的參考。在精神文化的建設過程中，充分開發(fā)利用檔案資源，能夠發(fā)現(xiàn)精神文化建設存在的問題，為文化建設提供意見指導，從而不斷地推動精神文化的發(fā)展。其二，承載著技術發(fā)展的意義。檔案的真實性不會隨著人類意志而改變，其能夠讓我們吸收到檔案資源中的經(jīng)驗和教訓，讓利用者杜絕類似錯誤的發(fā)生，進而推動經(jīng)濟和文化的建設。所以說，檔案資源是對人類智慧的總結，且蘊含著非常寶貴的經(jīng)驗和知識，尤其是檔案中記錄的技術資料，在經(jīng)濟文化發(fā)展中的作用更加重要。以技術性檔案資源為例，其能夠為廣大管理人員、技術人員以及各行各業(yè)的工作人員提供借鑒和學習的依據(jù)，使之可以從中吸取大量的工作經(jīng)驗，以此來進行技術創(chuàng)新，工作創(chuàng)新，從而進一步推動經(jīng)濟文化的發(fā)展。比如，船舶的建造技術，傳染病的防治知識，煤礦開采技術，航天技術等的發(fā)展與創(chuàng)新，都是基于檔案資源的借鑒與開發(fā)，而一步步趨于完善的。

　　二、完善事業(yè)單位檔案管理的意義

　　檔案資料載錄著事業(yè)單位發(fā)展的各個印記，是事業(yè)單位展現(xiàn)其歷史與案例的重要平臺，是解決新問題、應對新挑戰(zhàn)的咨詢手冊，也是制定未來發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的指南針。社會主義市場經(jīng)濟改革的深化，不僅帶動了國內(nèi)各領域、行業(yè)的發(fā)展，同時也迎來了更多、更大的挑戰(zhàn)與沖擊，改革創(chuàng)新已呈必然之勢，作為與國民經(jīng)濟息息相關的各大事業(yè)單位更應如是。其中，檔案管理工作作為事業(yè)單位管理中至關重要的有機組成，應給予足夠的關注，使之充分發(fā)揮職能作用，輔助事業(yè)單位于激烈競爭中平穩(wěn)過度，進一步實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。而何以衡量一家事業(yè)單位管理現(xiàn)代化水平的標尺，考量視其檔案管理水平的高低即可知一二。檔案管理工作內(nèi)容包含了記錄事業(yè)單位上下、生產(chǎn)前線或后勤等一系列資料信息，同時記錄著相關財政收入和支出的財務檔案;行政文書和事業(yè)單位印章的保存、管理，行政工作登記備案的行政檔案;工作人員基本信息與人員流動情況的人事檔案;記錄相關產(chǎn)品研究資料的研發(fā)檔案，等等�；�于上述可知，每一檔案都各有其收錄與管轄范圍，且中心內(nèi)容已各不相同，但卻都與事業(yè)單位發(fā)展與運作密不可分，必須予以高度重視，采取規(guī)范化管理，借以嚴謹?shù)陌l(fā)展觀推動事業(yè)單位檔案管理整體水平的提高。

　　三、新時期事業(yè)單位檔案管理的趨勢

　　自步入新世紀以來，以計算機為主的信息技術取得了重大的跨越式發(fā)展，其以省時、高效的特點很快便在各個領域得到了普及。檔案管理工作是一項比較復雜的工作，所涉及的單位人員的檔案較多，無論是存儲還是查找都是一項巨大的工程。隨著信息化趨勢的不斷發(fā)展，檔案管理可以依靠數(shù)字信息方式來進行存儲與查找，而且檔案可以得以長久保存，并得以快速傳遞。同時，利用信息化的檔案管理方式還可以不斷完善新的信息理方式，能降低管理成本，實現(xiàn)資源在線共享，建立單位與用客戶之間的聯(lián)系和交流，優(yōu)化管理體制。由此可見，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息化管理具有一定的必然性。然而，在當前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設進程中依然存在一些問題，使得檔案管理信息化進程受到了阻礙，事業(yè)單位應積極進行檔案管理的信息化建設，優(yōu)化檔案管理，簡化管理流程，使管理更為高效。

　　四、事業(yè)單位檔案管理效能最大化的創(chuàng)新思路

　　一般情況下，檔案管理與利用的規(guī)范化、科學化程度可以間接地反映出企事業(yè)單位整體的發(fā)展水平。而檔案資源的價值正在于其使用價值，而決定其使用價值的則是其資源量，豐富信息資源是吸引更多檔案利用者的有效途徑。為此，要想促進檔案利用率的提升，就不能僅滿足于內(nèi)部現(xiàn)有的信息資源，還應更積極且充分利用各種現(xiàn)代技術手段對各種新穎、有價值的信息資源進行收集，促使檔案信息資源結構的最優(yōu)化，最大限度豐富事業(yè)單位檔案信息庫。

　　(一)立足于單位實際展開相關檔案調(diào)研

　　檔案管理的最終目的，即是將檔案轉換成促進社會發(fā)展的精神和物質(zhì)財富。所以，要想實現(xiàn)這一根本目標，必須盡可能將檔案資源的價值發(fā)揮極致。具體來說，事業(yè)單位相關檔案管理人員應積極主動展開檔案資源的調(diào)查研究，掌握利用者的需求，并在充分調(diào)研的基礎上調(diào)整檔案開發(fā)策略，從而促使檔案信息資源得到更進一步的開發(fā)。然而，需要注意的是，在進行調(diào)查研究的時候，必須確保單位檔案管理人員具備一定應變能力，能夠及時對檔案資源動態(tài)進行全面且深入的分析，以便于準確把握檔案的實時動向。此外，單位檔案人員還應定期深入了解和學習本部門以及本系統(tǒng)的相關資源，主動掌握需求，提前挖掘并傳遞潛在的檔案資源，進而最大限度的發(fā)揮資源應用的價值。

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