高校檔案的信息化管理論文
【摘要】文章就高校檔案信息化管理工作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)其重要性進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分析。因?yàn)闄n案信息化管理是當(dāng)前高校所面臨的一大難題，且在實(shí)際管理工作中，檔案信息化管理存在著一些不良現(xiàn)象，所以對(duì)其不良問題做了簡(jiǎn)單的闡述，如投入費(fèi)用高；工作任務(wù)多。最后針對(duì)這種現(xiàn)象，提出了高校檔案信息化管理策略，如高校應(yīng)當(dāng)增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備；創(chuàng)新檔案管理信息化制度；創(chuàng)新檔案管理信息化理念。
【關(guān)鍵詞】高校；檔案信息化；管理
一、引言
隨著我國(guó)進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)科技時(shí)代，人們生活水平的上升，經(jīng)濟(jì)的全面增長(zhǎng)，讓高校檔案管理工作趨向信息化管理方向發(fā)展。可是從如今的情況來看，高校檔案管理工作信息化發(fā)展，還只是處在一個(gè)開始的階段，其中有著多種多樣的問題需要各個(gè)高校進(jìn)行解決。所以，這也就需要高校對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合性的分析。
二、檔案信息化管理
高校檔案信息化管理一般是采用檔案自動(dòng)化和智能方式進(jìn)行管理，且這樣的信息化管理不但可以進(jìn)一步提高管理工作的效率，還能完成檔案資源共享。首先，對(duì)于提升管理工作的效率，管理工作人員采用計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)來登記檔案信息資料和數(shù)據(jù)、對(duì)檔案進(jìn)行檢索和使用，采集電子檔案，只要登記一次檔案相關(guān)數(shù)據(jù)就可以進(jìn)行多次使用，而且還能完成數(shù)據(jù)資料共享。相關(guān)工作人員把檔案登記在計(jì)算機(jī)以后，就可以對(duì)檔案信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的加工，這樣就不需要進(jìn)行兩次文獻(xiàn)信息加工，在很大程度上減少了加工的時(shí)間，且還可以很快地進(jìn)行二次出版，這樣就可以提升檔案管理工作效率以及檢索效率。其次，對(duì)于完成信息資源共享的問題，一般而言，檔案信息化創(chuàng)建最主要的就是創(chuàng)建資源，然后使用信息技術(shù)提升檔案管理的水平，進(jìn)而完成資源共享。但相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息化管理，就能夠在很大程度上提高信息資源的使用次數(shù)，進(jìn)而擴(kuò)展檔案服務(wù)的范疇。
三、檔案信息化管理存在的不良問題
（一）投入費(fèi)用高，籌集費(fèi)用比較困難。從目前的高校檔案信息化管理來看，要想籌集足夠的費(fèi)用是比較困難的，這也是大部分高校檔案信息化管理需要解決的一個(gè)問題。高校要做好信息化管理工作，不單單需要購(gòu)買對(duì)應(yīng)的計(jì)算機(jī)和掃描儀等，與此同時(shí)，還需要對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系和安全體系作為支撐，可是要獲取這些東西，需要投入較高的成本費(fèi)用。除去這一部分，因?yàn)殡娮赢a(chǎn)品更新速度非�？欤沂褂闷谙薅�，而設(shè)施維修與更新費(fèi)用很高，所以就需要進(jìn)行持續(xù)的資金投入才能確保檔案信息化管理工作正常運(yùn)行。
（二）工作任務(wù)繁重，取得良好的效果比較難。由于相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候，要對(duì)已有的檔案資料進(jìn)行登記和整理，然后經(jīng)過掃描等方法，把各種各樣的照片、書籍、文本等載體轉(zhuǎn)化成電子文檔。且還要根據(jù)有關(guān)規(guī)定采用文檔處理軟件把各種數(shù)據(jù)資料做一個(gè)規(guī)范性的整理和歸納，這樣才可以便于使用者進(jìn)行查詢。除此以外，信息化管理要對(duì)客戶提供信息資源共享的服務(wù)平臺(tái)，就需要相關(guān)工作人員把遠(yuǎn)程信息服務(wù)方面的工作做到位，尤其是安全方面的問題。要做好這些工作，需要投入大量的時(shí)間和精力，就需要進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的系統(tǒng)健全，假如費(fèi)用和技術(shù)等不能保證，就不能取得預(yù)期的效果。
四、檔案信息化管理策略
（一）增加信息化基礎(chǔ)設(shè)備。高校檔案應(yīng)當(dāng)把檔案信息化管理放在高校整體發(fā)展計(jì)劃之中，并且應(yīng)當(dāng)確保資金和政策方面，進(jìn)而增強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備。提升檔案信息化管理部門與工作人員的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)水平，發(fā)揮檔案信息化體系的最大作用。此外，高校應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建內(nèi)部局域網(wǎng)，完成檔案管理體系以及別的辦公網(wǎng)絡(luò)相互連接，從而完成各個(gè)部門向高校檔案管理部門遠(yuǎn)程歸檔，這樣可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。
（二）對(duì)檔案信息化管理制度進(jìn)行有效創(chuàng)新。高效應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理信息化制度進(jìn)行有效的創(chuàng)新，這樣就可以確保檔案信息化正常運(yùn)行。高校需要根據(jù)自身的實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)高校內(nèi)部以及外部關(guān)系進(jìn)行簡(jiǎn)單的調(diào)節(jié)，尤其需要調(diào)整好部門的上下級(jí)關(guān)系和部門與部門之間的關(guān)系，這樣才能有效確保信息化檔案管理制度可以成為高校管理當(dāng)中的一個(gè)核心部分。采用制度對(duì)高校檔案管理的方法與工作流程進(jìn)行一定的約束，以此讓檔案管理工作成為其他工作的有力支撐。除此之外，高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息安全工作方面的探索，進(jìn)而提升檔案信息化管理安全性。
（三）把檔案管理工作理念進(jìn)行有效創(chuàng)新。高校開展檔案信息化管理工作的過程中，一定要根據(jù)自身的發(fā)展需求，借助國(guó)內(nèi)以及外國(guó)的先進(jìn)管理理念與技術(shù)�？墒歉咝１仨氉⒁獾揭粋�(gè)問題，就是不能進(jìn)行生搬硬套，不對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新。檔案信息化管理應(yīng)當(dāng)盡可能防止重復(fù)性管理，且不可以只關(guān)注到檔案管理體系軟件和服務(wù)器的創(chuàng)建，一定要根據(jù)自身的檔案管理工作實(shí)際情況進(jìn)行管理工作。與此同時(shí)，高校還應(yīng)當(dāng)兼顧信息技術(shù)更新與進(jìn)步的趨勢(shì)，創(chuàng)新檔案信息化管理工作。
五、結(jié)語
開展高校檔案信息化管理工作，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高校檔案管理工作的實(shí)際情況，制定出相應(yīng)的策略，解決管理工作中存在的不良問題。做好高校檔案信息化管理工作，可以提升檔案管理工作效率，充分利用高校檔案資源，發(fā)揮其最大的作用。
參考文獻(xiàn)：
[1]葛桂珍.試論高校檔案信息化管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2005(05):79-80.
[2]李衛(wèi)忠.高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)(綜合版),2012(01):112-115.
[3]章鄴.論高校檔案信息化管理[J].鹽城師范學(xué)院學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2012(06):97-99.
[4]劉燕.高校檔案信息化管理探討[J].現(xiàn)代情報(bào),2012(06):162-164.
【高校檔案的信息化管理論文】相關(guān)文章：
高校檔案信息化管理綜述論文10-09
高校教學(xué)檔案信息化管理探析論文10-12
高校檔案信息化管理建設(shè)途徑論文10-08
信息化建設(shè)對(duì)高校檔案管理的應(yīng)用論文10-09
高校檔案管理信息化初探管理論文10-10
管窺創(chuàng)建高校信息化檔案管理的舉措論文10-13
高校檔案管理信息化建設(shè)路徑論文10-09
信息化背景的高校人事檔案管理分析論文10-10