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高校檔案信息化管理綜述論文
摘 要：高校無紙化辦公及教學模式的改革發(fā)展，促進了高校數字化校園建設的節(jié)奏，檔案信息化管理是其極為重要的一部分，高校檔案管理只有數字化、信息化、網絡化，才能高效便捷、優(yōu)質保量地服務于高校的快速建設與發(fā)展。當前一些高校檔案管理存在手段落實制度
關鍵詞:高校檔案;信息化管理;措施
高校檔案是高校從事科研教學、黨政管理及其余各項活動過程中形成的對社會和學校具有一定保存價值的各種文字記錄、影像資料、圖標資料等不同存儲類型的歷史記錄，是高校進步發(fā)展的歷史見證，也是衡量一所高校教育教學質量是否提高、科研學術水平和管理水平是否取得長足進步的重要尺度，在高校發(fā)展中起著舉足輕重的作用。隨著高校無紙化辦公、數字化教學以及科技網絡技術的迅猛發(fā)展，信息技術在高校檔案管理過程中發(fā)揮了極其重要的作用，加之數字化校園建設的提出，也要求高校充分利用信息技術，不斷獲取信息、更新信息、及時有效的傳遞信息和應用信息，不斷向社會提供更多具有重要意義的檔案信息。高校檔案管理實現網絡化、數字化，無疑能有效快捷、保質保量地為我國高等教育科研管理事業(yè)服務。
1高校檔案管理工作中存在的不足
1．1管理形式落后、意識淡薄
現如今我國諸多高校的高層管理者認為高校的當務之急是緊抓、狠抓教育教學質量和科研學術水平，忽視檔案管理工作，致使高校檔案管理工作地位不高、責任不明，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開展，甚至滯緩了學校的高效建設與快速發(fā)展。一些管理者認為檔案管理就是簡單的記錄和保管，工作任務簡單，無需專業(yè)人士負責管理，采取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理，致使管理人員素質參差不齊，專業(yè)知識水平欠佳，工作中疏漏百出，如各類檔案分類不清、歸檔范圍不明，導致各類檔案收集不齊全;加之，缺乏檔案管理的理論指導，使得整理檔案時文件先后順序顛倒，案卷標題擬定不準確，保管期限寬嚴劃分不一，組卷水平整體不高，嚴重影響高校檔案管理質量。更有甚者，很多高校在檔案管理與建設過程中投入資金不足，使得創(chuàng)新管理工作開展受阻，庫房和辦公設施落后，加之長年累積在檔案管理上的故步自封，使得繁雜工作得不到優(yōu)化，形成惡性循環(huán)進而阻礙了檔案管理的建設發(fā)展［1］。
1．2管理制度不完善、體制不健全
普通高等學校檔案管理工作起步較晚，制度不完善，體制不健全，對檔案的日常管理與建設工作不重視，以致檔案資料建設不齊全，相當一部分檔案存于個人或者沒有及時收集整理歸檔。如各學院每學期都有教師外出培訓學習，卻無具體實施過程中的文字記錄，也無培養(yǎng)計劃與總結;各院系實驗室每天對學生開放實驗，但沒有詳細的使用記錄和改進意見統(tǒng)計，均對高校的教育改革和建設形成一定阻礙。在教學和科研工作中，雖然各職能部門管理者傾注了大量的心血，細致工作，詳實記錄，但部分工作出于種種原因當時未能全面、及時的記錄或材料零星記錄或分散存放，加上無專業(yè)人士管理負責，幾經易手容易導致資料丟失、混亂。這樣一來，在日后學校建設或改革中需要相關材料時，不得不重新添補、整理，花費大量的人力、物力和財力，造成了巨大損失的同時給學校的日常教學管理和教學工作帶來一定程度上的影響。
1．3檔案使用效率低下、功能單一
高校檔案是高校發(fā)展歷程的見證，也是高校改革發(fā)展的寶貴財富。但是，檔案只有經過開發(fā)利用才能成為有效資源，其價值才能被很好地發(fā)掘和利用，才能很好的服務于高校的建設發(fā)展中。然而，當前高校由于疏忽了檔案管理工作，缺乏檔案宣傳，使得檔案信息資源的重要性得不到重視。而且，檔案檢索系統(tǒng)缺乏或不完善、不科學，不能及時準確地為使用者提供向導和查詢所需資料;檔案編研工作力度不足，不能及時有效的對信息進行編輯加工或形成各種編研成果，信息分散削弱了檔案信息資源的高效性;硬件建設不足，設備更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高檔案管理意識，加強檔案管理制度建設，保障檔案設施的先進性，只有這樣才能使得檔案信息資源在科研教學、行政管理等工作中得到很好的利用。
2檔案信息化管理建設的必要性
高校是一個信息化高度發(fā)展及應用極為普遍的教育機構，網絡技術在這里得到快速發(fā)展和應用，并給日常教學科研及行政管理等工作中帶來極大的便利。作為高校資源建設的重要部分，檔案的信息化管理也受到越來越多的關注和支持，從而開展檔案信息化管理也是響應學校信息化發(fā)展號召的需求，保障學校信息資源及時有效地記錄、更新及傳播［2］。
2．1檔案業(yè)務發(fā)展的需求
高等學校是傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機構，它的文化沉積與文化理念是高等學校發(fā)展和辦學的重要內涵。檔案管理部門是負責收集、記載、保管和研究并提供這些相關資料、信息的部門，在高等學校文化底蘊與文化積累過程中，具有舉足輕重的作用。教育體制的不斷深入革新，高校的全面快速發(fā)展使得交往活動與教學科研管理等相關工作門類眾多、內容多彩，相應的檔案門類和信息數據急劇增長;另外一方面，隨著網絡技術的快速發(fā)展，高校發(fā)展也進入信息化時代，電子政務使辦公自動化程度得到提高及普及，檔案載體類型也由最初單一的紙質檔案發(fā)展成為圖片、聲像、光盤、移動硬盤等多種載體檔案，載體信息容量大，不穩(wěn)定因素多，因此，需要對載體信息實施信息化管理。
2．2檔案工作人員素質提升的需求
隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展，科技的迅猛進步，高校教育越來越綜合性與專業(yè)化，齊頭并進，互為推動，使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著從事檔案管理的工作者知識結構專一、管理模式獨具特色，才能更好的順應高校獨具特色的信息化快速發(fā)展的需要。此外，無紙化自動辦公也加快了檔案管理工作現代化進程，電子文件等新載體檔案已取代了傳統(tǒng)的紙質檔案，也就使得傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式已經不能滿足新載體檔案管理的需求，也對新時期高校檔案管理人員的知識水平和專業(yè)技能提出新的要求。更具專業(yè)特色和管理技能的檔案管理人員的出現也必然會除舊革新，使得檔案管理進入信息化時代。
2．3檔案信息資源開發(fā)利用的需求
隨著高校信息化的深入發(fā)展，檔案信息資源備受人們的廣泛關注，學校師生及社會人士對檔案信息的依賴程度也日趨漸長，這就要求更加系統(tǒng)、更加完善和更加精準的檔案信息服務。檔案信息化本來就是一項全新的工作，是一個極其系統(tǒng)的工程，也是檔案管理模式一次質的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、存儲容量大、使用壽命長、易傳播復制等特點已逐步取代了過去的紙質檔案。加之，網絡技術及信息化時代的發(fā)展，人們對檔案信息的系統(tǒng)全面、及時有效的更新服務提出了更高的要求。檔案管理者就要在門類眾多、內容多彩、信息量龐大的檔案信息資源中精簡加工、汲取精華，及時有效的提供信息化服務。
3檔案信息化管理舉措
高校檔案信息化是以國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展要求為導向，以檔案網絡建設為基礎，信息資源建設為核心，擴大檔案信息資源開發(fā)和利用為目標，同時以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規(guī)、標準規(guī)范、管理制度等為保障體系的信息化工作。
3．1檔案管理的標準化與規(guī)范化建設
檔案信息化管理離不開規(guī)范化和標準化的要求，只有規(guī)范管理形式，將管理模式形成制度化標準，才能逐漸向現代化信息管理方向發(fā)展。高校檔案信息內容豐富、形式多樣，應建立統(tǒng)一科學的檔案管理目錄標準和規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度，合理應用網絡管理和查詢規(guī)范等方式快捷準確的為查詢者提供檔案資料。甚至可以結合各大高校的自身情況，建立符合自身發(fā)展的信息資源庫，在符合國家信息化和檔案管理的有關方針政策下，兼具綜合性、可操作性和向導性，區(qū)分不同情況，科學、有序地制定檔案信息化標準體系和完善的管理和運行制度［3］。
3．2檔案信息資源的數字化建設與管理軟件應用
全球信息化建設加快各大高校之間數據庫的銜接，使得各大高校之間的信息資源共享更為便捷快通。傳統(tǒng)的紙質檔案信息在數字化和信息化的發(fā)展模式下，已經嚴重滯后于高校的發(fā)展需求，各大高校就必須借鑒成功高校的辦學理念和經驗，結合自身發(fā)展特點，建立極具特色的、同時附有專業(yè)性、共享性、規(guī)律性和多樣性的數字化檔案數據庫，以便于各大高校之間的網絡交流和資源共享。在數字化檔案建設與管理中，遵循“規(guī)范、先進、實用”的原則，加大檔案管理軟件的實施力度，努力提高檔案管理技術與操作應用水平，確保為檔案信息交換和資源共享提供便利條件［4］。
3．3檔案管理人員自身素質的專業(yè)化建設
隨著高校教育事業(yè)的現代化和信息化的逐步推進，高校檔案信息化管理工作需要必須注重引進或培養(yǎng)一批專業(yè)知識技能過硬、計算機操作及相關軟件應用嫻熟的復合型人才。同時注重營造學習高新技術知識的良好環(huán)境，加強檔案工作人員的專業(yè)素質和職業(yè)道德培訓，逐步提高現有管理人員的信息意識、專業(yè)知識和管理技能，確保高校檔案信息化工作管理的順利推進。另外，高校加強對檔案信息化管理建設工作過程中的指導和監(jiān)督工作，同時要求各部門各院系在紙質文件歸檔的時候也應完成電子文件的歸檔任務，確保紙質文件與電子文檔的齊全完整，從而更好地為高校師生服務［5］。
參考文獻:
［1］馬玉杰．本科教學評估與高校檔案管理工作研究［J］．檔案學研究，2006(6):22－26．
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