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淺談檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理論文
當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案管理工作也隨之發(fā)生著翻天覆地的變化。尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，使得檔案管理的重心由傳統(tǒng)的保存好檔案轉(zhuǎn)移到運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷完善與豐富檔案信息數(shù)據(jù)庫，使檔案更好地服務(wù)社會，充分發(fā)揮檔案的功能，讓人們認(rèn)識到檔案在社會發(fā)展中的重要性。
一、網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理的必然趨勢
1.檔案管理的現(xiàn)狀
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的工作方式也有了一定的改變，一些檔案管理軟件也被運(yùn)用到檔案工作中，例如現(xiàn)在很多企事業(yè)單位在使用的永樂文檔一體化軟件。但是我們在使用過程中不難發(fā)現(xiàn)，許多管理系統(tǒng)只是實(shí)現(xiàn)了單機(jī)管理，只能對檔案條目進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、刪除、修改、存儲、檢索、報(bào)表、打印等實(shí)體的管理功能和數(shù)據(jù)備份、用戶權(quán)限等系統(tǒng)管理功能，對檔案管理和文書處理的銜接問題、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館的銜接問題、不同類型檔案管理問題、目錄管理和全文管理等問題考慮的都還不是很全面，而且大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)僅是提供檔案管理人員使用，對管理者來說，這種管理方式相對手工管理可以更快的查閱到利用者所需資料的位置，而對利用者來說，這種管理方式與手工管理并無兩樣，檔案利用者還是要到檔案館來查詢檔案。由此可見這種單機(jī)版的管理軟件實(shí)用性并不強(qiáng)。要滿足利用者的需要，使檔案更好地服務(wù)社會，檔案管理人員應(yīng)該開發(fā)一套網(wǎng)絡(luò)版的管理系統(tǒng)，使管理者能夠時(shí)時(shí)監(jiān)控各部門的檔案管理工作，提高工作效率；使利用者隨時(shí)隨地能夠查詢自己需要的檔案資料，提高檔案利用率。當(dāng)然，任何一套軟件系統(tǒng)的開發(fā)都要經(jīng)過細(xì)致的需求分析，并且在使用過程中不斷完善，檔案管理系統(tǒng)也不例外，它需要檔案專業(yè)人員和軟件開發(fā)人員共同努力。
2.檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有無比的優(yōu)越性
檔案事業(yè)是人類的記憶工程，體現(xiàn)其最終價(jià)值就是利用。如何能夠使人們更好地利用檔案，成了檔案管理人員工作中必須思考的問題。
當(dāng)今社會，人們的生活方式、工作方式隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生改變，網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)已形成產(chǎn)業(yè)。檔案管理部門應(yīng)充分利用這些技術(shù)，采用現(xiàn)代化的管理手段來提高檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，提高工作效率。開發(fā)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。論文發(fā)表。網(wǎng)絡(luò)化是檔案管理工作的必然要求。實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，可以減少所保存檔案的交叉重復(fù)，通過聯(lián)機(jī)操作，檔案部門可以時(shí)時(shí)監(jiān)督、檢查各部門的檔案工作，督促其將一些重要檔案及時(shí)歸檔，以免原件損壞和丟失，使檔案部門保存的檔案更加完整。
通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門能夠?yàn)楦髀毮懿块T提供“快、準(zhǔn)、精”的檔案服務(wù)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)各部門的資源共享，快速而有效的提供有關(guān)資源，提高工作效率。檔案管理人員的工作可以逐步從前臺轉(zhuǎn)移到后臺服務(wù)，及時(shí)地更新檔案信息資源庫，將最新的信息資源以最快的速度提供給利用者，以改變傳統(tǒng)的檔案工作方式“你來我借”；管理人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)管理，了解到哪些檔案的利用率最高，從而在以后管理工作中有重點(diǎn)，使檔案工作更具有主動性；由于檔案網(wǎng)絡(luò)化軟件的開發(fā)使用，檔案利用者可以隨時(shí)隨地查詢自己所需要的檔案，利用者可以根據(jù)自己的需要通過管理系統(tǒng)查閱自己的材料，這樣利用者獲得的資料將會是他自己最滿意的。
二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)注意的問題
1.安全保障
網(wǎng)絡(luò)化管理雖然有很多優(yōu)點(diǎn)，但也不能忽視它的不穩(wěn)定性和不安全性，網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。國家保密局規(guī)定，帶密級的文件、信息不能上網(wǎng)，檔案不同于其他信息資源，開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審查。因此，在檔案文件信息上傳到網(wǎng)上前，要仔細(xì)區(qū)分普通檔案和密級檔案，確保密級檔案不能上網(wǎng)流傳。現(xiàn)在被許多企事業(yè)單位運(yùn)用的辦公自動化系統(tǒng)，包含機(jī)關(guān)檔案信息化系統(tǒng)，涉及大量的國家機(jī)密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離。從安全角度考慮，各單位應(yīng)盡可能建立檔案部門獨(dú)立的系統(tǒng)，采用電子身份驗(yàn)證、數(shù)據(jù)加密及加密傳輸、病毒防范等技術(shù)來增強(qiáng)安全性。各部門登記注冊合法用戶，根據(jù)權(quán)限不同上傳電子文件，查詢相關(guān)信息。管理人員還應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)中心管理人員的協(xié)同下定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查，有效監(jiān)督，配以相應(yīng)的技術(shù)手段，確保管理系統(tǒng)安全健康的運(yùn)行。檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)長期的高投入的系統(tǒng)工程，各級各類單位應(yīng)根據(jù)自身情況、條件不一樣，量力而為，分步實(shí)施，講求實(shí)效，不應(yīng)盲目跟風(fēng)，只有逐步建設(shè)，才能持續(xù)發(fā)展。論文發(fā)表。
2.培養(yǎng)人才，提高檔案從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和道德品質(zhì)
檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等工作，需要復(fù)合性人才，檔案部門應(yīng)積極吸納即掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識又懂檔案管理知識的工作人員。檔案部門要不斷增強(qiáng)檔案隊(duì)伍的現(xiàn)代化素質(zhì)，通過多種渠道，采取多種方式，加強(qiáng)對檔案工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能、計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，增設(shè)新的學(xué)科知識，培養(yǎng)出合格的現(xiàn)代化檔案管理復(fù)合型人才；重視檔案人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)的同時(shí)，我們還不能忽視工作人員職業(yè)道德和思想素質(zhì)的培養(yǎng)，檔案工作是一項(xiàng)特殊的工作，對管理人員的道德素質(zhì)有著很高的要求。每個(gè)檔案工作人員要把“甘為他人做嫁衣”的精神作為自己的美德，熱愛本職工作，正確對待名利，熱心服務(wù)，樹立檔案職業(yè)道德信念。在工作中要忠于職守，盡職盡責(zé)，實(shí)事求是，尊重和維護(hù)歷史的真實(shí)面貌。要遵守紀(jì)律，具備嚴(yán)格保密觀念和良好的保密習(xí)慣，維護(hù)國家和單位的利益。
人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案信息化成功之本，是保證檔案信息化建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。技術(shù)再先進(jìn)，也要靠人去掌握和運(yùn)用。各級各類檔案部門始終應(yīng)把培養(yǎng)人才、建設(shè)隊(duì)伍、提高人的素質(zhì)放在第一位。
3.制定法律、法規(guī)保障網(wǎng)絡(luò)化檔案管理工作
檔案工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，保證檔案價(jià)值的前提和基礎(chǔ)是檔案部門的權(quán)威性，必須建立相關(guān)的制度來規(guī)范檔案部門的工作流程，確保檔案的真實(shí)性。
從檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)來講，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是它的重要基礎(chǔ)之一。論文發(fā)表。高速公路上車輛行駛要遵守交通規(guī)則，信息高速公路上的交通，同樣也需要遵守規(guī)范嚴(yán)密、科學(xué)合理的“交通規(guī)則”，這些“交通規(guī)則”就是我們所要構(gòu)建和遵守的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，越來越多的社會生活和科技生產(chǎn)的記錄產(chǎn)生于電子工作環(huán)境，各種文件的生命都將有可能部分甚至全部以電子形式度過，未來館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源就是電子文件。于是，電子文件歸檔和電子檔案管理、電子檔案的查閱，檔案信息的資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，都需要我們做系統(tǒng)的調(diào)研和論證，根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范，逐步制定出檔案網(wǎng)絡(luò)化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。
從檔案管理者應(yīng)該具有的素質(zhì)和法律知識上來看，檔案管理者要有強(qiáng)烈的依法辦事的意識，遵守檔案利用工作紀(jì)律，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布和利用。檔案部門還要建立完善的獎懲制度和激勵機(jī)制，樹立典型，以調(diào)動檔案工作者的工作積極性。
新的時(shí)期——以知識經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代為特征的21世紀(jì)，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們帶來新的機(jī)遇，國內(nèi)有關(guān)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理、電子文件管理、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)等方面研究成果的取得，為檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)積累了可貴的經(jīng)驗(yàn)，我們要抓住機(jī)遇，更新觀念，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理意識，提高人員的技術(shù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使檔案工作上新的臺階，更好地服務(wù)社會。
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