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構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)的困境與對策研究論文
1 檔案管理信息系統(tǒng)建設的意義
1.1 實現(xiàn)檔案管理的方便、快捷，節(jié)省人力、物力
檔案管理信息系統(tǒng)就是將檔案進行分期、分段、分區(qū)、分類的管理，把現(xiàn)代化的信息技術作為管理中的主導力量，實現(xiàn)新形勢下的檔案管理系統(tǒng)的建設。由于當今社會的不斷發(fā)展，各領域也面臨著改革的挑戰(zhàn)和考驗，對此，檔案管理更應該結(jié)合企業(yè)實際的發(fā)展方向，以方便、快捷為主要的管理方式，以節(jié)省人力、物力為主要的管理目標。運用現(xiàn)代化信息技術，來提高檔案管理的工作效率，擴大信息系統(tǒng)平臺，促進檔案管理系統(tǒng)的整體優(yōu)化。
1.2 實現(xiàn)檔案管理的自動化以及存儲的信息化轉(zhuǎn)變
�、倬幠空碜詣踊�。傳統(tǒng)的檔案整理中往往會出現(xiàn)檔案排序雜亂無章，類型分類不準確，編目工作無頭緒。編目工作作為檔案管理中的管理基礎，是有效進行檔案管理的必要條件。因此實現(xiàn)編目整理的自動化，是檔案管理信息系統(tǒng)建立的優(yōu)化目的之一。
②統(tǒng)計的自動化。由于計算機具有快速、準確的運算能力，在進行對檔案的數(shù)量統(tǒng)計工作中，可以較為明顯的提高工作效率。還可以進行分類別的數(shù)量統(tǒng)計管理，例如專題類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、年、月、日類型數(shù)據(jù)統(tǒng)計或是所屬作者類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，都能夠進行準確、高效的計算，對檔案的登記與管理工作中起到了關鍵作用。
�、蹤z索的自動化。檔案管理信息系統(tǒng)的建立能夠?qū)崿F(xiàn)高效、快速、準確的檢索工作，與傳統(tǒng)的手工檢索管理相比，擁有更加明顯的優(yōu)勢。并且可在檢索的過程中，縮小檢索檔案目標，并且可依照檢索流程進行邏輯重組，從而準確的鎖定要尋找的檔案，并在最大限度內(nèi)將檔案還原，操作簡單方便，并且滿足檔案管理工作的各項需求。
2 檔案管理信息系統(tǒng)建設中存在的問題
2.1 系統(tǒng)開發(fā)過程中用戶參與程度低
用戶在管理活動中的信息需求是管理信息系統(tǒng)各階段工作的重要依據(jù)。由于專業(yè)背景不同，信息系統(tǒng)專業(yè)人員對用戶需求的理解和用戶對計算機化的信息系統(tǒng)功能的理解只能隨著建設工作的進展逐步加深。在多數(shù)系統(tǒng)建設過程中，用戶參與程度低，系統(tǒng)建設工作主要由信息系統(tǒng)專業(yè)人員承擔，信息系統(tǒng)專業(yè)人員所習慣的工作結(jié)果的描述方式用戶難以理解，雙方缺乏有效的溝通，用戶的許多需求難以表達，在建設過程中也難以反映出來。
2.2 缺乏科學、有效的系統(tǒng)規(guī)劃
盡管檔案管理系統(tǒng)經(jīng)過這些年的努力已經(jīng)有了很大的發(fā)展，但不少已經(jīng)建成或正在建設的系統(tǒng)仍然面臨一系列問題。其中主要的問題是：系統(tǒng)建設與檔案事業(yè)發(fā)展的目標和戰(zhàn)略不匹配；已建成的系統(tǒng)解決問題的有效性低，不能適應環(huán)境變化和組織變革的需要；組織結(jié)構(gòu)陳舊，管理落后；系統(tǒng)使用人員的素質(zhì)偏低；系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境落后，技術方案不合理；系統(tǒng)開發(fā)以及運行維護的標準、規(guī)范混亂；資源短缺，投入太少，而對系統(tǒng)的期望又過高。造成以上問題其中一個主要原因就是人們更多地關心怎樣建設一個管理信息系統(tǒng)，而對于建設一個什么樣的管理信息系統(tǒng)卻注意不夠。對于系的具體方案考慮較少，對總體方案與發(fā)展戰(zhàn)略不夠重視。
2.3 系統(tǒng)測試工作流于形式
大多數(shù)檔案管理系統(tǒng)，特別是與軟件開發(fā)公司聯(lián)合開發(fā)建設的系統(tǒng)，由于用戶缺乏系統(tǒng)開發(fā)工作常識，開發(fā)單位急于報成果，開發(fā)公司刻意縮短開發(fā)時間降低開發(fā)成本等原因，致使系統(tǒng)測試得不到充分進行，有的甚至流于形式。造成開發(fā)人員撤走后，系統(tǒng)運行過程中缺點、毛病百出，許多功能無法實現(xiàn)。盡管在系統(tǒng)開發(fā)周期的各個階段均采取了嚴格的技術審查，希望盡早發(fā)現(xiàn)問題予以修正，但依然難免遺留下差錯，如果沒有在投入運行前的系統(tǒng)測試階段被發(fā)現(xiàn)并及時糾正，問題遲早會在運行中暴露出來，到那時要糾正錯誤將會付出更大的代價，甚至會造成不堪設想的后果。
3 如何實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)建設
3.1 提高計算機信息化素養(yǎng)，為檔案信息化建設打好基礎
檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，愛崗敬業(yè)，既要有高度的工作責任感、良好的職業(yè)道德、辦事細心的工作態(tài)度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識。在工作中，不斷提高文書檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。掌握一定的先進技術，具備一定的信息能力，使自己的能力適應日新月異的科學技術的需要。
3.2 檔案信息系統(tǒng)建設必須具備的專業(yè)知識
熟悉多媒體技術、網(wǎng)絡技術、光盤技術、復印機及數(shù)字圖像掃描等現(xiàn)代化技術，大膽探索電子檔案的管理方式，建立電子檔案的管理方法，掌握先進檔案信息加工處理、傳播和檢索技術，形成電子文件歸檔和電子檔案管理的新標準。通過不斷探索，加強各種類型、各個層次檔案館之間的聯(lián)系和交流，分工合作，共建、共享檔案信息資源。
3.3 推進檔案管理信息化工作的規(guī)范化、標準化
科學規(guī)范的管理檔案是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。建立“以本單位為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作。要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：第一，要準確把握文件立卷歸檔的時效性；第二，要明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；第三，在堅持貫徹“以本單位為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。
綜上所述，檔案管理是為滿足社會需要，進而開展的相關信息的存檔和編輯的過程。檔案管理工作的范圍較廣、工作量大，因此傳統(tǒng)的檔案管理方法很難實現(xiàn)理想化的檔案管理。由于信息技術發(fā)展的不斷深入，檔案管理信息系統(tǒng)的建設是檔案管理發(fā)展進程中的重要里程碑，為提供真實有效的材料依據(jù)以及信息化資源平臺建設都有著重要的意義，同時也是我國檔案管理工作發(fā)展的新標志。
參考文獻
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