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新時期下做好高校檔案管理工作論文
摘要：互聯(lián)網(wǎng)正在改變社會各行業(yè)的工作，其中就包括高校的檔案管理工作，高校檔案工作應(yīng)該隨著新時期環(huán)境的變化而做出調(diào)整。本文立足于當(dāng)今信息化時代背景，提出新時期高效的檔案管理工作面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，以及應(yīng)該做出的調(diào)整與改變。
關(guān)鍵詞：檔案管理；高校；隊(duì)伍建設(shè)；互聯(lián)網(wǎng)時代；新時期
信息時代的來臨帶來了人們工作方式的革命性變化，互聯(lián)網(wǎng)作為一種新興起的、能夠有效提高工作效率的媒介，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代的各種類型的工作，包括管理工作、服務(wù)工作都在學(xué)習(xí)如何將互聯(lián)網(wǎng)以最高效的形式運(yùn)用到工作中，其中，高校的檔案管理工作是校園管理中的重要部分，內(nèi)容涉及到校內(nèi)人事管理、員工激勵機(jī)制等問題，其工作方式必然會隨著技術(shù)的改變而發(fā)生變化。
一、新時期高校檔案管理工作的變化
1.檔案管理的工作理念高校的檔案管理工作主要是整理、收集、編制、保管學(xué)校員工和學(xué)生的個人檔案，在過去，高校的檔案管理工作理念中存在各自為政、重藏輕用等問題。一方面，在傳統(tǒng)的認(rèn)知里，高校的檔案管理工作并不需要太大的技術(shù)含量，工作難度也比較小，甚至有些高校根本沒有一支專門的負(fù)責(zé)檔案管理的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，而在互聯(lián)網(wǎng)時代，無紙化辦公要求信息的錄入、收集等工作都要有專門的人員負(fù)責(zé)，也就是對各高校加強(qiáng)合作提出了更高的要求，因?yàn)楦咝ｉg的互相協(xié)調(diào)和交流有利于提高高校檔案管理的工作效率，所以各高校要加強(qiáng)在檔案管理工作方面的合作意識。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作以“保存”為主要工作目的，缺乏足夠檔案利用率的能力提升，造成檔案管理人員工作死板、固定化，工作積極性與服務(wù)質(zhì)量都得不到保證。在互聯(lián)網(wǎng)時代，應(yīng)該轉(zhuǎn)變這種工作理念，以創(chuàng)新理念推動高校檔案管理工作向科學(xué)化、系統(tǒng)化發(fā)展。2.檔案管理的工作手段我國的檔案管理工作，尤其是高校中的檔案管理工作，要求有校長和其他領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，很多畢業(yè)生的檔案需要輔導(dǎo)員手寫學(xué)生校園生活評價，對于高校來說是一個不小的工作量，甚至在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)或者農(nóng)村，檔案管理工作完全依靠教師手寫，而手寫的工作效率是很低的，這樣互聯(lián)網(wǎng)就并未在提升檔案管理工作效率中發(fā)揮作用。即使是在一些使用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)錄入信息的高校中，檔案的簽發(fā)、鑒定最終還是要依靠人工，互聯(lián)網(wǎng)并未與檔案管理工作有效結(jié)合起來，數(shù)字化并未在高校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)，或者說至少未在高校檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)。
二、新時期高校檔案管理工作對策
1.改變傳統(tǒng)思維信息化社會要求各行業(yè)人員樹立靈活多變的思維以應(yīng)對不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，競爭的加劇對人們的創(chuàng)新意識也提出了更高的要求，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)思維，提高工作積極性，提高開放意識、服務(wù)意識、創(chuàng)新意識和發(fā)展意識。充分利用微信、官微等公共平臺開展檔案管理工作，建設(shè)一支專業(yè)的具備技術(shù)知識與操作能力的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)先進(jìn)化管理理念，簡化工作程序，認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，尤其是要增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識，可以通過短期培訓(xùn)、組織檔案管理人員收聽專家講座等方式推進(jìn)，最好能使高校的檔案管理隊(duì)伍年輕化，畢竟年輕人比較易于也樂于接受新事物，這樣才能使高校的檔案管理工作跟上時代腳步，完成自身的發(fā)展與救贖。2.組織檔案管理人員學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)時代對人的媒介素養(yǎng)提出了更高要求，尤其是高校有史以來一直是新學(xué)術(shù)、新思維的發(fā)源地，高校檔案管理人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的媒介素養(yǎng)。首先，可以組織檔案管理人員學(xué)習(xí)應(yīng)用新媒體，如在微博、微信、人人網(wǎng)等平臺發(fā)布信息。其次，可以直接錄用一批計(jì)算機(jī)專業(yè)人才進(jìn)行電子檔案整理與后期維護(hù)工作，這樣可以減少員工培訓(xùn)成本，也可以在某種程度上解決高校就業(yè)問題。最后，采取適當(dāng)?shù)募畲胧�，如對檔案保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出突出貢獻(xiàn)的人員、對檔案學(xué)術(shù)研究做出突出貢獻(xiàn)的人員、同違反檔案法規(guī)的不法分子作斗爭的人員等給予物質(zhì)獎勵，每周開展自主學(xué)習(xí)活動，鼓勵檔案管理人員向本校教授學(xué)習(xí)，只有管理人員具備真正的數(shù)字化檔案管理能力，才能有效提高檔案管理工作效率。3.實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化從檔案的收集工作開始，到檔案的使用這一系列環(huán)節(jié)中，電子化信息化的檔案不僅有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，也有利于保障檔案的安全，尤其是相對于紙質(zhì)檔案安全性較低的特點(diǎn)，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存。這就需要教師和學(xué)生熟練使用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行個人信息的查詢，比如一些學(xué)校研發(fā)了自己的APP，也就是掌上教務(wù)，學(xué)生登錄自己的賬號后可以在任意時間看到自己在校期間所有科目的成績、績點(diǎn)和所有個人信息，這樣檔案的使用與互聯(lián)網(wǎng)就實(shí)現(xiàn)了融合，不僅提高了檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，也保障了學(xué)生的信息安全。
三、小結(jié)
在互聯(lián)網(wǎng)時代，各高校應(yīng)該以積極的態(tài)度和飽滿的熱情對待檔案管理工作，不僅需要學(xué)校內(nèi)部的合作與努力，也需要政府的幫助和支持，以創(chuàng)新性思維提高檔案管理服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)電子檔案向更高級的、更便利的層次發(fā)展，最重要的是需要高校全體檔案管理人員共同努力，提高互聯(lián)網(wǎng)操作能力和增強(qiáng)安全意識，為檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)：
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[2]朱冰,胡佳.新時期如何做好高校檔案管理工作[J]統(tǒng)計(jì)與管理,2015(1):123-124.
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