高�？蒲袡n案內(nèi)涵及規(guī)范化管理論文

　　摘要：隨著高�？蒲惺聵I(yè)的不斷深入和發(fā)展，科研工作對(duì)科研檔案的規(guī)范化管理提出了更高的要求。文章通過(guò)整理高�？蒲袡n案管理的內(nèi)涵和作用、歸檔范圍等，提出了完善科研檔案管理制度、實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化、提高科研人員歸檔意識(shí)、提高科研檔案利用率、保證科研檔案完整性等手段實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。

　　關(guān)鍵詞：高校；科研檔案；規(guī)范化

　　1高�？蒲袡n案管理工作的內(nèi)涵及作用

　　高校科研檔案管理是指高等學(xué)校在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料�？蒲袡n案是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科技儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源。它真實(shí)地記述了科研、生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果及有關(guān)科研人員的科技思想、方法和經(jīng)驗(yàn)，具有原始記錄的基本屬性，同時(shí)具有法律憑證、促進(jìn)交流、提供資源再開(kāi)發(fā)利用物質(zhì)基礎(chǔ)等作用。

　　2高�？蒲袡n案管理的歸檔范圍

　　對(duì)于高校科研檔案管理必須集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以利開(kāi)發(fā)利用。目前，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(1987)》高�？蒲袡n案管理包括五個(gè)階段，即科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用。

　　2．1科研準(zhǔn)備階段

　　許多檔案工作者會(huì)忽略此階段的檔案收集，往往此階段的資料又存在一些重要信息。如:項(xiàng)目申報(bào)通知，項(xiàng)目申報(bào)書(shū)(含經(jīng)費(fèi)預(yù)算)、項(xiàng)目審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。

　　2．2研究實(shí)驗(yàn)階段

　　各種載體的重要原始記錄(各類(lèi)錄音或錄像資料、照片，電子或紙質(zhì)筆記等)，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，計(jì)算材料，專(zhuān)利申請(qǐng)的有關(guān)文件材料，設(shè)計(jì)文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來(lái)往技術(shù)文件等，同時(shí)，應(yīng)注意收集項(xiàng)目的年度進(jìn)展報(bào)告。

　　2．3總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段

　　工作總結(jié)，科研報(bào)告，科研成果(專(zhuān)利、論文、專(zhuān)著)，技術(shù)鑒定材料，科研投資情況、決算材料、驗(yàn)收材料的整套文件。

　　2．4成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段

　　成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料、獲獎(jiǎng)證書(shū)、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。

　　2．5推廣應(yīng)用階段

　　推廣應(yīng)用方案、總結(jié)，擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計(jì)文件、工藝文件，生產(chǎn)定型鑒定材料，轉(zhuǎn)讓合同，用戶反饋意見(jiàn)等。根據(jù)教育部令第27號(hào)文件:《高等學(xué)校檔案管理辦法》科研類(lèi)檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月歸檔。

　　3科研檔案的規(guī)范化管理

　　3．1完善科研檔案管理制度

　　目前，高校科研檔案管理大多數(shù)是參照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》要加強(qiáng)科技檔案管理，保證科研檔案的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整，各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際，制定屬于本單位的《檔案管理辦法》。辦法應(yīng)該明確科研檔案管理的總則、科研檔案歸檔范圍、歸檔材料細(xì)節(jié)整理要求、各部門(mén)職能分工、歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間截點(diǎn)、歸檔后管理及保管期限。

　　3．2實(shí)現(xiàn)科研檔案管理信息化

　　檔案管理并不是一成不變的，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步，電子檔案也已成為趨勢(shì)，對(duì)于該些檔案的處理，需要高�？蒲胁块T(mén)與時(shí)俱進(jìn)，定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)。學(xué)�？蒲刑帒�(yīng)有功能完善的科研信息管理系統(tǒng)，并對(duì)該系統(tǒng)的維護(hù)落實(shí)到人。構(gòu)建完善的科研管理信息體系，首先需要管理機(jī)制的建設(shè)，加強(qiáng)信息化管理的規(guī)劃。信息管理系統(tǒng)日新月異，在舊有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上不斷完善是必要的，新建的系統(tǒng)也必須要有“先行一步”的預(yù)知感，能夠彰顯人性化并做到短期內(nèi)不落后�？蒲行畔⑾到y(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)每個(gè)科研檔案管理人員都擁有自己的賬號(hào)，隨時(shí)登陸以便能對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔，實(shí)現(xiàn)科研檔案多渠道、多方式的管理軌道。一個(gè)合格的科研信息管理系統(tǒng)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)化，各項(xiàng)指標(biāo)有據(jù)可查;科研資料管理標(biāo)簽化，檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，做出詳細(xì)目錄;資料信息整理標(biāo)準(zhǔn)化，一是對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目做統(tǒng)一順序整理，二是按照綜合利用信息化要求，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)標(biāo)簽的錄入建庫(kù);科研檔案交接、查閱記錄的信息化，規(guī)范完整的交接、移交記錄，建立必要的查閱審批授權(quán)制度，做好科研檔案保密管理和查閱記錄。［1］

　　3．3提高科研人員歸檔意識(shí)

　　在很多的一段時(shí)間里，高�？蒲许�(xiàng)目管理的過(guò)程中，高校只對(duì)項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目成果評(píng)定等環(huán)節(jié)非常重視，對(duì)科研項(xiàng)目數(shù)量和到賬經(jīng)費(fèi)特別看重，而忽略了科研檔案的收集和歸檔。目前，科研檔案歸檔工作已經(jīng)慢慢得到重視，但仍有部分科研人員對(duì)科研檔案的管理的意識(shí)薄弱。對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，他更多的精力在于項(xiàng)目的研究與結(jié)題，而忽視了項(xiàng)目由申報(bào)到結(jié)題的資料整理，待項(xiàng)目結(jié)題時(shí)該項(xiàng)目的前期資料已經(jīng)遺失。由于高校科研項(xiàng)目多、人員雜，僅僅依靠科研處的少數(shù)工作人員，根本無(wú)從掌握項(xiàng)目現(xiàn)實(shí)的研究階段，更無(wú)法完成每個(gè)項(xiàng)目的資料歸檔。還有部分科研人員將科研成果看做自己的私有財(cái)產(chǎn)，許多具有歸檔價(jià)值的資料，如獲獎(jiǎng)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、論著等均不愿上交或移交檔案時(shí)拖拖拉拉，有所保留。檔案工作的“三參加”(即檔案工作納入到企業(yè)計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中)在科研檔案管理工作中同樣適用�？蒲袡n案工作就應(yīng)該納入高校工作計(jì)劃、納入校領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入到每一位科研人員的崗位職責(zé)中。明確知識(shí)產(chǎn)權(quán)為判定高�？蒲袑�(shí)力與核心競(jìng)爭(zhēng)力的主要標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取各種形式加強(qiáng)對(duì)科研檔案工作重要性的宣傳。［2］強(qiáng)化科研人員與科研檔案管理人員的檔案意識(shí)，高校應(yīng)該實(shí)現(xiàn)資料歸檔的各級(jí)責(zé)任人，以實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目歸檔的系統(tǒng)、準(zhǔn)確、完整。項(xiàng)目立項(xiàng)之時(shí)，應(yīng)要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交《科研項(xiàng)目責(zé)任書(shū)》，該文件中應(yīng)明確項(xiàng)目組成員及個(gè)人分工(含檔案管理人)。各二級(jí)學(xué)院應(yīng)有專(zhuān)職科研秘書(shū)，對(duì)各學(xué)院科研教師全面掌握，督促各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在時(shí)間截點(diǎn)內(nèi)交材料，并統(tǒng)一項(xiàng)目盡量做到有一式兩份的檔案，一份交�？蒲刑帲�一份留在二級(jí)學(xué)院，二級(jí)學(xué)院應(yīng)該小型科研資料檔案室。�？蒲刑幵谌�校科研材料歸檔方面責(zé)無(wú)旁貸，應(yīng)配專(zhuān)職人員對(duì)全�？蒲袡n案進(jìn)行管理，對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程材料進(jìn)行整理，保護(hù)材料完整性，注意材料裝訂細(xì)節(jié)，在科研系統(tǒng)對(duì)歸檔材料作登記，并定期交校檔案室�？蒲袡n案管理人員是科研檔案工作的主體，能否充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義和所承擔(dān)的重任，能否及時(shí)督促科研人員歸檔，是確保檔案整體質(zhì)量、提高科研檔案內(nèi)在價(jià)值和利用率的關(guān)鍵一環(huán)，也是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科技服務(wù)的一個(gè)必要前提。［3］

　　3．4提高科研檔案利用率，保證科研檔案完整性

　　針對(duì)目前情況而言，使用率和完整性都較好的是縱向項(xiàng)目，尤其是國(guó)家級(jí)、省級(jí)項(xiàng)目，這些材料在科研教師職稱(chēng)評(píng)定、再次申請(qǐng)項(xiàng)目、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)等時(shí)候，尤為重要，科研教師對(duì)縱向項(xiàng)目的檔案收集也相對(duì)認(rèn)真，相比之下，橫向項(xiàng)目的檔案管理就較為欠缺。橫向項(xiàng)目沒(méi)有固定的申報(bào)書(shū)、合同等，這就需要科研處對(duì)橫向項(xiàng)目所需要的材料進(jìn)行規(guī)范，提倡教師使用格式合同，填報(bào)格式一致的責(zé)任書(shū)，監(jiān)督教師定期進(jìn)行中期檢查，對(duì)符合驗(yàn)收條件的項(xiàng)目應(yīng)敦促其盡快結(jié)題。對(duì)于經(jīng)常有科研項(xiàng)目的教師而言，對(duì)于該些步驟較為熟悉，并不需要科研秘書(shū)的再三叮囑就可完成檔案收集，但是，對(duì)于一些項(xiàng)目不是太多，忙于教學(xué)，并對(duì)科研檔案整理缺乏耐心的教師而言，往往對(duì)以上步驟產(chǎn)生誤會(huì)、厭倦、反感，覺(jué)得職能部門(mén)“多此一舉”，往往因此不斷找借口，基層秘書(shū)及工作人員不好再三“得罪”該些教師，最終將導(dǎo)致科研項(xiàng)目的不完整。由不同時(shí)間段出現(xiàn)的分散資料到一個(gè)完整的科研檔案的出現(xiàn)，并不是一個(gè)人努力的結(jié)果，它需要一個(gè)團(tuán)隊(duì)付出精力，需要制度來(lái)規(guī)范團(tuán)隊(duì)中每一個(gè)人的行為，為此，科研處應(yīng)制定相關(guān)條例，對(duì)不能按時(shí)提交材料的項(xiàng)目進(jìn)行處理，例如，未能交《責(zé)任書(shū)》就不能立項(xiàng)，未能交《驗(yàn)收表》就不能辦結(jié)題手續(xù)，未能辦結(jié)題手續(xù)就要預(yù)留響應(yīng)百分比的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)等。古語(yǔ)云，溫故而知新，科研檔案的整理和再次利用，將迸發(fā)出更多創(chuàng)作的火花。

　　參考文獻(xiàn):

　�。�1］李俊霖．高�？蒲袡n案管理信息化的研究［J］．技術(shù)與創(chuàng)新管理．2011，11(32)．

　　［2］陳亞利．地方高�？蒲袡n案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策［DB/OL］．

　　［3］畢保良．淺議高�？蒲袡n案管理的問(wèn)題及對(duì)策［J］．農(nóng)業(yè)科技管理，2010(06)．

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