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企業(yè)辦公管理目前狀況及發(fā)展趨勢
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摘要：企業(yè)辦公管理效率的高低對于企業(yè)是否能夠穩(wěn)定發(fā)展有著重要的關(guān)聯(lián)。
因此，當(dāng)企業(yè)在進(jìn)一步深化改革的時候，市場競爭和業(yè)務(wù)發(fā)展更加繁重，而企業(yè)更好地發(fā)揮職能作用和為中心工作服務(wù)，是一個需要認(rèn)真深思的理由。
本文首先分析了企業(yè)辦公管理的重要作用，其次詳細(xì)探討了企業(yè)辦公管理的職能，并對企業(yè)辦公管理應(yīng)用和發(fā)展趨勢進(jìn)行了分析。
關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公 管理 穩(wěn)定 改革 職能 信息化 分析
引言
辦公室的管理職能的發(fā)揮就企業(yè)而言是很重要的。
因為新時期的企業(yè)科學(xué)管理，對企業(yè)辦公室工作的提出有更好的要求。
企業(yè)辦公室只有以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，堅持以人為本，大力提高行政效能，才能保證企業(yè)沿著科學(xué)發(fā)展的正確道路運作，以此取得顯著的經(jīng)濟、政治和社會效益。
1 企業(yè)辦公管理概述
辦公室作為單位的一個綜合管理部門，其職能主要是滲透到單位各個部門之中的綜合職責(zé)和權(quán)力的表現(xiàn)。
而辦公室作為綜合性能強的行政管理部門是員工和企業(yè)之間的橋梁，起到承上啟下的作用。
而且工作范圍廣，參與的行政事務(wù)多，較為復(fù)雜。
其次是服務(wù)面寬，所有的事情都匯集到辦公室，然后再整體進(jìn)行落實。
由此我們可以看出，辦公室的工作人員有較強的辦事能力和辦事效率。
在新形勢的市場發(fā)展下，企業(yè)辦公室為了適應(yīng)發(fā)展需要堅持“科學(xué)、規(guī)范、高效”的原則，還要按照“高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效益”的要求，多管齊下、綜合治理，以此來建立健全新的管理工作機制。
為了做好辦公室工作，就需要善于觀察、以此來研究辦公室的服務(wù)制度，從中找出規(guī)律性的東西，形成相互銜接的制度和體系，要保證各方面的工作都有章可循、井然有序，步入規(guī)范化道路。
因此，就需要構(gòu)建“工作有標(biāo)準(zhǔn)，過程有監(jiān)督，結(jié)果有考核”的管理機制，以此來充分調(diào)動辦公室工作人員的積極性和主動性，這樣能夠應(yīng)對人員缺少又任務(wù)重時的工作。
我們還要堅持從基礎(chǔ)工作入手，建立健全的各類管理制度，對各個崗位人員的素質(zhì)要求進(jìn)行考察，這樣能夠更好地監(jiān)督考核指標(biāo)，將繁雜的辦公室工作納入標(biāo)準(zhǔn)化管理體系中，開創(chuàng)各種工作忙而不亂，有條有理的進(jìn)行，保持各類人員各司其職、各盡其責(zé)的良好局面。
2 企業(yè)辦公管理主要職責(zé)
2.1 推動企業(yè)發(fā)展 辦公室作為企業(yè)的辦事部門，其工作的出發(fā)點和落腳點都是建立在適應(yīng)市場發(fā)展要求和推動企業(yè)的發(fā)展上的，由于當(dāng)前企業(yè)正處在激烈的市場競爭和存活壓力之中，為了避開各種矛盾的交織，就需要辦公室能從其職能出發(fā)，以適應(yīng)新型市場發(fā)展為目標(biāo)，更好的做好參謀設(shè)計部門。
而企業(yè)在發(fā)展中的種種現(xiàn)實矛盾和需要，都是因為需要辦公室從新認(rèn)識發(fā)展中的市場，以此來了解和掌握企業(yè)應(yīng)該朝向哪個階段發(fā)展，起到推動、推動和導(dǎo)向企業(yè)發(fā)展的重要輔助作用。
2.2 溝通協(xié)調(diào)各部門工作 在其職能發(fā)揮上，主要是由單純的服務(wù)轉(zhuǎn)向深入服務(wù)上，這樣能夠更好地參與到中心工作的推進(jìn)和決策的貫徹落實上。
辦公室的工作出發(fā)點和主要檢驗標(biāo)準(zhǔn)就是從其是否為企業(yè)能夠更好地服務(wù)，其成果能否落實到中心工作的推進(jìn)上。
因此，就需要辦公室抓住全局中的一些主要理由，進(jìn)行深入研究和超前深思，這樣才能廣泛及時的了解企業(yè)各個方面的動態(tài)，能夠及時掌握信息，讓各部門和領(lǐng)導(dǎo)能夠更好地把握全局，制定決策，為工作提出更好地參考和依據(jù)，還要把握工作進(jìn)展，了解發(fā)展的走向理由，還要借鑒各方面成功的經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作，提出切實可行的操作意見。
2.3 明確員工崗位權(quán)限和責(zé)任 崗位責(zé)任制是機關(guān)工作的一項根本制度，其主要職責(zé)就是明確辦公室各個科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)，然后劃分好每個崗位的權(quán)責(zé)，做到辦公室每個人都能各司其職，使工作能夠更加高質(zhì)量、高效率地完成，避開出現(xiàn)相互推脫的現(xiàn)象，把一切不良現(xiàn)象扼殺在搖籃里。
就需要我們在制定崗位責(zé)任制時，堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持從辦公室的主要工作入手，但凡重復(fù)的工作科室都要進(jìn)行合并;一人能完成的工作，就不需要兩人共同完成。
這樣既能充分發(fā)揮崗位責(zé)任制，也能堅持職權(quán)責(zé)任制相一致的原則，使每個崗位都能盡職盡責(zé)的完成任務(wù)，工作規(guī)定都要盡可能的量化，以便進(jìn)行考核。
2.4 推動各項工作程序化 程序辦事需要分清主次。
一般程序化的各項管理活動都是按照一定的秩序有準(zhǔn)備、有步驟、有條不紊、循序漸進(jìn)地進(jìn)行的，使得辦公室管理的正�；M(jìn)行。
主要包括以下4項程序，即公文處理程序、會議安排程序、接待工作程序、印章使用程序等。
實現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于優(yōu)化程序，為此，我們在制定程序的時候就要注意程序的可行性、有序性、系統(tǒng)性和便捷性。
而在工作實際上的前提就是可行性即程序必須要明確。
否則，再好的程序都是毫無作用的。
系統(tǒng)性即程序本身就是一個有機系統(tǒng)，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預(yù)見到可能發(fā)生的情況，力求全面周到，統(tǒng)籌兼顧，不能顧此失彼。
有序性即程序的各環(huán)節(jié)、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復(fù)或錯亂。
簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。
因為多一道程序就意味著多一道麻煩，就要多花人力、物力、財力和時間。
因此，程序設(shè)計是越少越好，要確定關(guān)鍵路線，減少重復(fù)，提高工作效率。
2.5 推動企業(yè)管理信息化 計算機技術(shù)、“Intranet和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的迅猛發(fā)展，為企業(yè)辦公自動化信息管理提供方便的條件，創(chuàng)造了必要的集成化的辦公環(huán)境。
辦公自動化使企業(yè)充分有效地傳遞、利用信息，完成各種辦公業(yè)務(wù)，提高辦公效率和質(zhì)量，實現(xiàn)多種資源共享，信息時代將先進(jìn)的管理模式和工作方式有效的結(jié)合起來，熟練運用計算機和通訊技術(shù)與企業(yè)能夠更好地相結(jié)合，通過先進(jìn)成熟的計算機和通訊技術(shù)手段構(gòu)成一個高質(zhì)量、高效率、智能化的辦公系統(tǒng)。
為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對日常辦公管理提供決策權(quán)的信息服務(wù)，進(jìn)而提高辦公效率，減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約寶貴的時間，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路和管理模式，就需要提高工作人員的綜合素質(zhì)，實現(xiàn)企業(yè)的電子商務(wù)化、辦公無紙化和決策科學(xué)化等。
以此來適應(yīng)新形式下企業(yè)的辦公要求。
3 企業(yè)辦公管理的發(fā)展趨勢
隨著全球信息化時代的到來，人們的生活方式已經(jīng)發(fā)生翻天覆地的變化，因此就需要以紙張為基礎(chǔ)的人工辦公管理方式進(jìn)行重要的改革，以適應(yīng)新的發(fā)展趨勢。
提高企業(yè)辦公管理的質(zhì)量和效率，這也是企業(yè)辦公管理系統(tǒng)重新設(shè)計與實現(xiàn)的主要目的，以此來滿足解決企業(yè)的日常工作處理的理由。
在對目前的舊辦公管理系統(tǒng)框架的結(jié)構(gòu)上，需要我們?nèi)娣治銎髽I(yè)辦公室管理方式，以此來讓企業(yè)辦公管理能夠更加系統(tǒng)化和自動化，因此，就需要我們采用JSP面向?qū)ο蠹夹g(shù)和SQL Server數(shù)據(jù)庫提出了一個基于B/S結(jié)構(gòu)的企業(yè)辦公管理系統(tǒng)的架構(gòu)。
其主要特色如下：①總結(jié)企業(yè)辦公的業(yè)務(wù)流程模式，利用UML建模語言，建立了辦公管理系統(tǒng)的模型，提高了模塊的實用性并降低了其耦合度。
�、谙到y(tǒng)基于B/S的三層結(jié)構(gòu)建立，避開了C/S架構(gòu)需要安裝、不易維護(hù)的困難。
�、巯到y(tǒng)模塊主要包括公告管理、會議管理、文檔管理、人力資源管理、通訊錄管理、論壇管理、系統(tǒng)設(shè)置等七大模塊，能夠更快地實現(xiàn)以單位內(nèi)部的信息傳遞的聯(lián)系，便于單位內(nèi)部協(xié)同工作的無紙化辦公。
這樣信息系統(tǒng)才能更好的實現(xiàn)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件開發(fā)技術(shù)的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，更好地實現(xiàn)辦公的信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和管理人性化的辦公管理軟件系統(tǒng)。
我們在結(jié)合實際工作，能夠看出，信息系統(tǒng)化能夠滿足企業(yè)日常管理的需求，具有較好的可維護(hù)性和開放性。
信息化辦公為企業(yè)創(chuàng)造的是一個集成的辦公環(huán)境，所有的工作人員都在同一個環(huán)境下一起工作，擺脫時間和地域的限制，就能更好地實現(xiàn)電子化工作與知識的共同管理。
能滿足企業(yè)個性及靈活的需求;數(shù)據(jù)的三維動態(tài)顯示，輕松快速決策企業(yè)資源的應(yīng)用;全部操作是在WEB界面完成，簡單易用，界面直觀清晰;信息化安全設(shè)計貫穿信息辦公管理全過程，為辦公管理提供保障。
4 結(jié)束語
作為企業(yè)辦公室部門，在整個企業(yè)的工作中處于舉足輕重的地位，是為企業(yè)工作提供各項保障的部門，也是企業(yè)的中心任務(wù)。
對于現(xiàn)如今的企業(yè)來講，任何具有優(yōu)勢的產(chǎn)品都是暫時的，因為隨著企業(yè)的發(fā)展，很多事物都會隨之發(fā)展的。
而隨著網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的發(fā)展及計算機應(yīng)用水平的提升，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入也很大程度上轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)企業(yè)的管理模式，引起新一輪的市場競爭，企業(yè)就需要通過先進(jìn)的技術(shù)來轉(zhuǎn)變?nèi)粘I(yè)務(wù)處理預(yù)計行政管理的信息系統(tǒng)，并不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，才能使企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，立于不敗之地。
參考文獻(xiàn)：
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