物資管理信息化探討
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[摘要]本文通過分析目前物質(zhì)管理現(xiàn)狀,就如何有效地進(jìn)行信息收集、整理和分析,更好更快地為科研生產(chǎn)服務(wù),為企業(yè)決策提供依據(jù),提出了方案。
[關(guān)鍵詞]物資管理 管理信息化 內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)
企業(yè)的物資管理,是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需要各種物資的采購、運(yùn)輸、驗(yàn)收、供應(yīng)、保管、發(fā)放、合理使用、節(jié)約使用和綜合利用等一系列計劃、組織、控制等管理工作的總稱。物資管理是企業(yè)管理的一個重要組成部分,加強(qiáng)物資管理是促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)展的保證,是改善企業(yè)技術(shù)指標(biāo)取得最佳經(jīng)濟(jì)效果的一個重要環(huán)節(jié)。對物資進(jìn)行規(guī)范、高效、科學(xué)的監(jiān)督管理,是減少資金占用,降低生產(chǎn)成本,提升產(chǎn)品和企業(yè)競爭力的關(guān)鍵因素。
隨著物資管理作用的日趨重要,對物資管理工作所提出的要求也越來越高。隨著工作任務(wù)的加重,工作中產(chǎn)生的信息量也越來越多。如何有效地對這些信息進(jìn)行收集、整理和分析,就成為物資管理工作的一個新的課題。顯然,傳統(tǒng)的手工作業(yè)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需求。因此,利用現(xiàn)有的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)物資管理信息化已經(jīng)勢在必行。
一、我國目前物資管理中存在的問題
1.大部分文件都是手工編制,影響管理質(zhì)量
在物資管理過程中,會產(chǎn)生大量的單據(jù)和文件,如合同、復(fù)驗(yàn)單等。這些都是與我所質(zhì)量管理程序密切相關(guān)的,在質(zhì)量內(nèi)審、外審中為物資采購的控制提供依據(jù)�，F(xiàn)階段,所有的質(zhì)量文件都是手工編目歸檔。我們只是利用Excel表格將采購物資所對應(yīng)的一系列單據(jù)和文件的編號保存起來,需要時通過Excel的查詢功能找到編號,再從文件盒中找出歸檔的相應(yīng)文件。例如一年的復(fù)驗(yàn)單就有上千張,要從中找出一張來就比較麻煩。
2.缺乏數(shù)據(jù)庫管理軟件,加大了工作量
入庫單和發(fā)料單全部都是手工登錄,不僅工作量大,而且?guī)齑娴膶?shí)時性得不到保證,導(dǎo)致實(shí)物會計手中的賬本庫存數(shù)和倉庫不一致,影響了庫存查詢的準(zhǔn)確性。而且一年下來厚厚的幾十本,要查找憑證也很困難。特別是填報各種報表,常常需要幾天,費(fèi)時費(fèi)力不說,還容易出錯。
3.資源不能共享,造成了大量的重復(fù)勞動
在工作過程中存在大量的重復(fù)勞動。例如采購申請,申請部門要填寫一份,采購員要在計算機(jī)中輸入一份以方便執(zhí)行,計劃管理人員也要在計算機(jī)中輸入一份以記錄計劃執(zhí)行過程中產(chǎn)生的質(zhì)量文件編號等信息。重復(fù)勞動的存在必然導(dǎo)致資源的浪費(fèi)和效率的低下。
二、實(shí)現(xiàn)物資管理信息化的意義
1.對信息進(jìn)行有效控制和統(tǒng)計,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享
實(shí)現(xiàn)物資管理信息化,讓信息按標(biāo)準(zhǔn)的物資采購程序流動,既規(guī)范了物資采購流程,又實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資源的共享,還可以對信息進(jìn)行有效的控制和統(tǒng)計。這樣一來,各申請采購部門可以隨時查看倉庫庫存情況和采購申請的執(zhí)行情況;主管領(lǐng)導(dǎo)可以隨時了解分管部門的工作進(jìn)展。我們還可以通過發(fā)布消息的形式通知申請人到倉庫領(lǐng)取到貨的物資,定期發(fā)布停產(chǎn)、更新?lián)Q代等信息,使我們的工作更加有序化、透明化、人性化。
2.加快信息流通,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時性
現(xiàn)階段,信息處理完成后,是通過人與人的傳遞來實(shí)現(xiàn)信息的流通,流通時間相對較長。如果通過網(wǎng)絡(luò)傳遞,信息處理的結(jié)果就可以馬上顯示出來。例如,當(dāng)入庫或發(fā)料信息到達(dá)倉庫,只要倉庫保管員一確認(rèn),庫存情況就會馬上更新,現(xiàn)階段存在的庫存查詢問題,將得到完全解決。
3.無紙化辦公,同時減少人的勞動量
實(shí)現(xiàn)物資管理信息化,把人從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來,去處理更有價值、更重要的工作,提高了企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率。另外,“無紙化”的`辦公,也節(jié)約了紙張等辦公用品的開支。
三、實(shí)現(xiàn)物資管理信息化的策略
1.建立物資管理信息系統(tǒng)
物資管理系統(tǒng)是一款通用性極強(qiáng)的物資品管理軟件,適用于各類企事業(yè)、機(jī)關(guān)、學(xué)校等單位。該系統(tǒng)主要是針對企業(yè)的物資的入庫、領(lǐng)用、庫存等情況進(jìn)行管理,完成企業(yè)對物資日常業(yè)務(wù)的采購入庫、退貨、領(lǐng)用、退庫、盤點(diǎn)、往來賬款等管理工作,全面反映物資的采購情況、領(lǐng)用情況、損耗情況、以及人員和部門的領(lǐng)用情況。同時借助功能強(qiáng)大的查詢及報表功能使管理人員能及時、準(zhǔn)確地了解所需信息,為企業(yè)的決策提供了正確、便捷的支持平臺,幫助企業(yè)更有效、更全面地管理物資。
2.充分利用網(wǎng)絡(luò)工具實(shí)施信息化
供應(yīng)部門可依據(jù)物資消耗及庫存情況預(yù)測物資需求并對庫存進(jìn)行調(diào)劑,通過在網(wǎng)上查詢庫存情況,實(shí)現(xiàn)庫存物資的網(wǎng)上調(diào)劑和儲備定額化管理,以減少物資重復(fù)儲備,節(jié)約庫存物資資金,保證物資及時到位,確保運(yùn)營的需要。同時,網(wǎng)絡(luò)可以有效控制成本支出,如在網(wǎng)上公布各種物資的市場價格,必要時進(jìn)行網(wǎng)上限價,并依據(jù)市場變化,進(jìn)行合理化調(diào)整,以達(dá)到控制成本的目的。對于管理、監(jiān)察部門可以隨時網(wǎng)上查詢物資供應(yīng)部門和使用部門所有物資的運(yùn)作狀況,有利于及時、有效地監(jiān)督、控制�？傊�,利用網(wǎng)絡(luò)工具,可以有效地利用共享信息資源,改善企業(yè)管理環(huán)節(jié),實(shí)施有效控制與全程管理。
3.重點(diǎn)關(guān)注采購及庫存管理過程中的信息化
新的采購管理系統(tǒng)中,采購訂單處理實(shí)現(xiàn)全程電子化是關(guān)鍵。另外,采購環(huán)節(jié)的電子化使得物資管理系統(tǒng)可與財務(wù)管理系統(tǒng)集成,這樣就能隨時掌握各項采購業(yè)務(wù)的財務(wù)情況。通過采購管理系統(tǒng),經(jīng)過對各種采購訂單、發(fā)票、結(jié)算單的統(tǒng)計與對比分析,以其低廉的成本、多元化的選擇、端對端的服務(wù)、透明簡短的過程等顯著優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)管理的事前預(yù)測、事中控制、事后分析,這樣就為企業(yè)內(nèi)部準(zhǔn)時供貨制度提供保障。庫存管理是物資管理中業(yè)務(wù)量較大的環(huán)節(jié)。實(shí)現(xiàn)物資出入庫管理信息化建設(shè),可以保證在物資庫存數(shù)量隨物資入、出庫實(shí)時動態(tài)變化的情況下,庫存信息始終保持真實(shí)準(zhǔn)確。
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