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PDCA循環(huán)管理提高醫(yī)院會計信息質(zhì)量論文
PDCA循環(huán)管理是遵循科學(xué)的程序，綜合運用各種管理技術(shù)和方法，收集數(shù)據(jù)資料，通過流程優(yōu)化等方法來提高質(zhì)量和整體效益。會計信息的高質(zhì)量可為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供正確依據(jù)。本文是醫(yī)院開展PDCA管理的經(jīng)驗總結(jié)，旨在為醫(yī)院強化財務(wù)管理提供參考。
會計信息質(zhì)量要求是對醫(yī)院財務(wù)會計報告中所提供會計信息質(zhì)量的基本要求，是使財務(wù)報告中所提供會計審計信息對醫(yī)院管理者決策有用應(yīng)具備的基本特征，主要包括可靠性、相關(guān)性、清晰性、可比性、實質(zhì)重于形式、重要性、謹慎性和及時性等�？煽啃允轻t(yī)院會計信息首要的質(zhì)量要求，是綜合評價醫(yī)院經(jīng)濟管理水平的重要依據(jù)，完整清晰的會計憑證也是重要的經(jīng)濟記錄材料。鑒于會計信息的重要性，我院運用PDCA循環(huán)管理不斷對會計信息進行持續(xù)的質(zhì)量改進。
P(Plan)表示計劃;D(Do)表示執(zhí)行;C(Check)表示檢查;A(Action)表示處理。如圖1和表1所示。
一、問題分析
2012年新醫(yī)院會計制度、財務(wù)制度實行，新制度為達到醫(yī)院精細化管理的要求，對財務(wù)工作的要求越來越高，要求公立醫(yī)院嚴格預(yù)算管理，加強成本核算與控制，科學(xué)測算醫(yī)療服務(wù)成本;強化績效考評，系統(tǒng)評價醫(yī)院經(jīng)濟運行及醫(yī)療服務(wù)效率。這都以醫(yī)院財務(wù)信息的完整性、真實性和及時性為基礎(chǔ)。目前會計人員主要以支出報銷、記賬為主，缺乏綜合的專業(yè)知識和熟練的業(yè)務(wù)操作技能，多屬于事后核算型會計，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)在發(fā)生時缺乏準確的職業(yè)判斷，問題沒有得到有效控制，如果稽核未及時跟進，就使得會計處理不能做到前后一致，失去可比性及可理解性。
會計信息質(zhì)量不高的原因是多方面的，自2013年1月以來，筆者所在醫(yī)院為提高會計信息質(zhì)量，尋找解決的方法，將記賬憑證的正確率列為日常監(jiān)控指標之一。對新醫(yī)院會計制度執(zhí)行以來所有原始憑證及記賬憑證進行審核，根據(jù)會計核算復(fù)核錯誤信息統(tǒng)計，會計憑證的正確性及完整性為81.2%，主要問題集中反映如表2所示。
基于以上問題，筆者運用魚骨圖分析導(dǎo)致會計信息不正確的因素類型，并試圖找出造成這些缺陷的具體原因(見圖2)。
二、PDCA循環(huán)
(一)P：計劃
筆者所在醫(yī)院財務(wù)科自推進“會計信息質(zhì)量持續(xù)改進”工作之始，重新對醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程、崗位流程做了細致的梳理，畫出了財務(wù)工作業(yè)務(wù)流程、操作流程，將職責細化到每一個崗位，細化每個會計崗位的工作標準，使工作人員能夠按照標準進行日常工作，減少差錯及模糊判斷。
制定了醫(yī)院《財務(wù)會計內(nèi)部控制管理制度》，對醫(yī)院一切經(jīng)濟業(yè)務(wù)按：①合規(guī)、合法性控制，要求對每項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動認真審核、把關(guān)，對不合規(guī)、不合法的經(jīng)濟業(yè)務(wù)堅決制止;②授權(quán)、分權(quán)控制，明確每人每崗職責，未經(jīng)批準和授權(quán)，不得處理有關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù);③業(yè)務(wù)程序標準化控制，財務(wù)科針對每人工作職責制定了崗位說明書、操作標準，如果前一程序中未按標準執(zhí)行，下一流程工作人員可以按標準進行追蹤，要求整改到位。
要求會計人員根據(jù)自己的工作職責制訂出直管、監(jiān)管的工作計劃，計劃按日進行，按周匯總，在計劃中主要體現(xiàn)：日常完成工作、重點完成工作、工作要達到的標準、工作要從按標準運行的原始材料中體現(xiàn)、每周對所開展的工作進行總結(jié)，并按照新財務(wù)制度指導(dǎo)工作開展。
(二)D：執(zhí)行
1.加強會計人員技能培訓(xùn)
每周制訂培訓(xùn)計劃，有針對性地進行會計人員培訓(xùn)，對培訓(xùn)內(nèi)容考核，根據(jù)結(jié)果形成考核小結(jié)，對不合格人員繼續(xù)培訓(xùn)考核。
根據(jù)會計業(yè)務(wù)的發(fā)展，重點培訓(xùn)了新預(yù)算法，醫(yī)院全成本核算、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制及醫(yī)保相關(guān)政策等。完善會計人員知識體系，提高職業(yè)判斷能力。
2.成立財務(wù)信息管理中心
統(tǒng)一的核算方法是規(guī)范醫(yī)院財務(wù)流程、提高數(shù)據(jù)可比性、提高決策支持信息質(zhì)量的基礎(chǔ)工作。統(tǒng)一核算科目是統(tǒng)一核算方法能夠順利執(zhí)行的必要條件，是統(tǒng)一報表格式和取數(shù)公式的基礎(chǔ)。而統(tǒng)一的報表格式可提高醫(yī)院對財務(wù)數(shù)據(jù)進行匯總、合并、分析等，是財務(wù)管理工作質(zhì)量和效率的前提。
財務(wù)信息管理中心主要做到醫(yī)院經(jīng)濟信息的整合，統(tǒng)一核算方法、科目、報表格式，使會計人員處理會計業(yè)務(wù)時有標準可循。通過數(shù)據(jù)自動傳輸，實現(xiàn)信息資源共享，減少人為差錯。
3.加強會計內(nèi)部控制
內(nèi)部約束機制的前提條件是建立并健全內(nèi)部控制制度，無規(guī)矩不成方圓，為強化會計監(jiān)管權(quán)力，關(guān)鍵要通過制度來依法管理，發(fā)揮出內(nèi)部的會計監(jiān)督職能。因此在會計處理流程上需重點做到以下幾點。①授權(quán)審批，根據(jù)每位人員工作性質(zhì)授與一定權(quán)限，各級人員在授權(quán)范圍內(nèi)使用權(quán)限并承擔責任。②職務(wù)相互分離控制，每項業(yè)務(wù)至少要經(jīng)過彼此業(yè)務(wù)不相牽連的兩個或多個經(jīng)辦人員，以使一方工作能夠接受另一方的檢查和制約，通過交叉核對及時發(fā)現(xiàn)錯誤。③復(fù)核與核對，醫(yī)院所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)由實施人以外的人員對業(yè)務(wù)的真實性予以驗證。如：記賬憑證與原始憑證核對、賬表與實物核對、本期與歷史數(shù)據(jù)核對、實際發(fā)生與預(yù)算核對等。④信息系統(tǒng)控制，整合財務(wù)信息一體化，會計系統(tǒng)能從HIS系統(tǒng)等其他系統(tǒng)中引入各項收支數(shù)據(jù)，進行科目信息、科室信息、收入信息自動匹配，完成各類會計信息的比對，減少會計信息的人工匯集，防止主觀錯差。⑤設(shè)置補償性控制點，根據(jù)每類業(yè)務(wù)處理的重要性，設(shè)置數(shù)目不等的補償性控制點，通過補償性控制形成合力，以保證質(zhì)量控制的可靠性。
(三)C：檢查
設(shè)定會計業(yè)務(wù)執(zhí)行標準的檢查稽核管理記錄表(data collection form)，以各類檢查表格為管理媒介，通過交叉核對及時發(fā)現(xiàn)錯誤。一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)在接單開始就已納入各類核實表格的檢查網(wǎng)絡(luò)中，出現(xiàn)錯誤能夠及時被發(fā)現(xiàn)，以財務(wù)整改通知發(fā)放到責任人，內(nèi)容包括存在問題、整改要求、整改依據(jù)。對錯誤問題集中的部分，即時召開財務(wù)專題討論會，進行集中點評與學(xué)習(xí)。所有整改資料既保留了工作改進過程記錄，也成為很好的學(xué)習(xí)借鑒材料。
在采取了實施階段的各項措施后，通過不斷的質(zhì)量控制，會計工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)明顯提高，每當崗位在會計業(yè)務(wù)處理被查對出問題時，都能得到及時整改和分析，并形成完整的財務(wù)整改報告。
(四)A：處理
根據(jù)問題分析和總結(jié)出的解決方法，筆者所在醫(yī)院重新修訂了會計業(yè)務(wù)處理流程，細化了會計內(nèi)部控制制度，重點從以下方面來認真執(zhí)行流程規(guī)范。首先要嚴格規(guī)范日常的核對制度。日常的財務(wù)核對內(nèi)容有賬證的核對、賬賬的核對、賬表的核對、賬實的核對等。其次是每人負責一項專項檢查，可以交叉，但不能出現(xiàn)管理盲區(qū)。崗位的相關(guān)工作職責、工作的程序、職責的權(quán)限、原始資料的留檔、業(yè)務(wù)處理備忘記錄是專項檢查依據(jù)。
每位工作人員對所進行的會計工作進行月結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)，尤其對會計處理的特殊事項進行分析，由財務(wù)稽查小組對照計劃，監(jiān)督落實。
醫(yī)院內(nèi)部審計每季度進行會計信息質(zhì)量檢查，并將檢查結(jié)果在財務(wù)專題分析會議上進行反饋，進行持續(xù)的質(zhì)量跟蹤、處理。
主動聘請外部審計事務(wù)所對新會計制度執(zhí)行以來的會計賬務(wù)進行審計，促進質(zhì)量進一步提升。
通過實際案例分析，啟發(fā)會計人員的觀察能力，獲得對會計對象的感性認識;會計人員按照會計制度要求，客觀真實反映經(jīng)濟事項，應(yīng)形成完善工作備忘的習(xí)慣，通過文字記錄來反映科室間協(xié)調(diào)問題、解決問題的軌跡，以此加強記憶能力。在會計質(zhì)量持續(xù)改進過程中已證明了良好的觀察能力、記憶能力、思維能力對會計信息質(zhì)量控制有著重要的影響。
三、小結(jié)
醫(yī)院會計信息質(zhì)量持續(xù)改進，要求從會計人員自身、醫(yī)院內(nèi)外部環(huán)境、業(yè)務(wù)處理流程等方面共同治理。
(1)加強會計基礎(chǔ)工作，提高會計人員整體素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)加強對會計人員培訓(xùn)，努力提升會計人員綜合處理、協(xié)調(diào)問題能力，使其具備較高的風(fēng)險管理能力。培訓(xùn)不能僅限于專業(yè)知識，要把法制教育、思想政治教育、職業(yè)道德教育同專業(yè)技能培訓(xùn)結(jié)合起來，使會計人員真正按照制度的要求，正確使用會計方法辦理會計核算業(yè)務(wù)，不盲從，實事求是，確保會計信息客觀真實。
(2)建立規(guī)范的會計工作秩序，依法行事。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《會計法》和《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求，進行對照檢查、整改，健全內(nèi)部各項會計管理規(guī)章制度，建立良好的會計工作秩序，使記賬、算賬、報賬等工作符合國家統(tǒng)一的會計準則和制度要求，實現(xiàn)會計基礎(chǔ)工作的規(guī)范化。會計人員以會計制度、財務(wù)制度為行事準則，在確保職業(yè)謹慎性以及規(guī)范性時，能從整體角度出發(fā)，用科學(xué)分析的方法，找出進行解決的辦法以及思路。
(3)加強醫(yī)院內(nèi)部會計的信息監(jiān)督，提高對財務(wù)的監(jiān)控力度。應(yīng)加強風(fēng)險管理意識，會計的監(jiān)督要落實到醫(yī)院經(jīng)濟工作中各個環(huán)節(jié)，將事后核算轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砗怂�。首先公開辦事的制度和程序，保證審批手續(xù)齊全，層層進行把關(guān)，以制度事前規(guī)范，做到防患于未然。其次，充分發(fā)揮內(nèi)部審計及外部監(jiān)督作用，將事后的監(jiān)督管理作為重點，把事前審核、事中監(jiān)控以及事后檢查稽核進行有機的結(jié)合，構(gòu)建多環(huán)節(jié)、全過程的財務(wù)監(jiān)管格局，確保會計信息質(zhì)量真實可靠。
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