高校教學(xué)檔案管理論文

　　高校教學(xué)檔案管理論文【1】

　　摘 要：當(dāng)前我國教育行業(yè)面對企業(yè)改革也不斷變革自身來適應(yīng)新時代社會要求，我國各大高校也針對社會企事業(yè)用人需求的迫切愿望而開展著轟轟烈烈的教學(xué)體制改革。

　　在高等院校的眾多改革方向中，高校教學(xué)檔案管理改革是其中重要工作之一。

　　高校教學(xué)檔案是學(xué)校自開展教學(xué)活動中不斷積累完善的具有多種用途的原始記錄檔案，是印證高校教學(xué)歷史的文本憑證，也是教學(xué)評估、科研參考的重要參考指標(biāo)。

　　因此教學(xué)檔案的保存和利用就隨著高校在社會中體現(xiàn)價值增多而變得越發(fā)重要，綜上所述，本文就結(jié)合著高校教學(xué)檔案管理目前的狀況和問題，以及改進(jìn)和提高進(jìn)行幾點探討。

　　關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案;高校;管理

　　在上個世紀(jì)90年代中后期中央國務(wù)院開始實施的面向廣大高校的“211工程”，從而標(biāo)志著中國高等教育改革和發(fā)展正式起步。

　　在經(jīng)過將近20年的發(fā)展過程中，我國高等院校的教學(xué)模式的轉(zhuǎn)變已經(jīng)顯而易見，而教學(xué)模式也從開始“萬人齊走獨木橋”的精英教育逐漸面向大眾化，連年的高校擴(kuò)招，使大多數(shù)人的“大學(xué)夢”變成現(xiàn)實。

　　高校的不斷擴(kuò)招也使得教學(xué)規(guī)模和范圍不斷壯大，也使得很多新的教育理念、管理理念脫穎而出，使得多樣化教學(xué)模式、多樣化管理模式在各大高校都十分普及。

　　但在發(fā)展的同時問題也隨之而來，教學(xué)交流活動越來越頻繁，教學(xué)涉及范圍越來越廣，師生數(shù)量越來越多，可相應(yīng)的教學(xué)檔案管理還停留在上個世紀(jì)水平，還在使用傳統(tǒng)的人工操作模式，缺點也是顯而易見，這種易遺漏、易丟失檔案資料的事故屢見不鮮，嚴(yán)重時甚至還影響到高校聲譽。

　　因此改革當(dāng)前傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理模式勢在必行。

　　通過建立現(xiàn)代化、規(guī)�；�的高校教學(xué)檔案的提案也油然而生，同時這樣做的目的還能為高校發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量提高提供高質(zhì)量服務(wù)和有效保障。

　　一、高校教學(xué)檔案的必要性和意義

　　高校教學(xué)檔案管理的水平是衡量一個高校管理工作高低、檢測是否能成為一個優(yōu)秀高校的重要參考指標(biāo)。

　　因此，教學(xué)檔案其目的不但是收集保存教學(xué)工作中有價值的資料，而且為以后教學(xué)改革，教學(xué)科研提供必要的書面依據(jù)。

　　不斷改進(jìn)、完善高校教學(xué)檔案的管理工作，是對改進(jìn)教學(xué)模式，繼續(xù)發(fā)揚優(yōu)良的教學(xué)手段、遺棄不適用的教學(xué)手段從而提升教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)效率有效補充。

　　因此，建立功能完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制，對高校制定的教學(xué)發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)目標(biāo)以及科研工作都能起到極大的促進(jìn)作用。

　　1、教學(xué)檔案能對高校教研改革進(jìn)步的實施發(fā)揮著重要的參考作用。

　　高等院校的目的是培養(yǎng)適合現(xiàn)代化社會工作的高素質(zhì)人才，為科研機(jī)構(gòu)培養(yǎng)新生力量、為祖國實現(xiàn)宏偉復(fù)興培養(yǎng)大量精兵強(qiáng)將。

　　而怎樣提高高校的教學(xué)水平，都與教學(xué)檔案密切相關(guān)。

　　只有在完整準(zhǔn)確的教學(xué)檔案中不斷分析和參考，學(xué)習(xí)和吸收，才會為以后的教學(xué)和科研工作的提高打下良好的基礎(chǔ)。

　　2、教學(xué)檔案能對高校未來的教學(xué)科研規(guī)劃發(fā)揮必要的借鑒作用。

　　高校在大眾教育中的作用越來越突出，高校自身也面臨著改革傳統(tǒng)的教學(xué)管理手段，吸收和研究先進(jìn)的教學(xué)手段。

　　同樣，新教學(xué)大綱的不斷完善和新體制下標(biāo)準(zhǔn)的制定，教學(xué)手段日益翻新和總結(jié)，都需要借鑒以往的教學(xué)檔案，以便繼續(xù)發(fā)揚優(yōu)良的教學(xué)手段，改革當(dāng)今不適用的教學(xué)手段等。

　　3、教學(xué)檔案能提供學(xué)生、企業(yè)查詢的可靠憑據(jù)。

　　隨著社會經(jīng)濟(jì)多樣化的不斷進(jìn)程，社會多種用人方式擴(kuò)展，判斷人才水平的標(biāo)準(zhǔn)也水漲船高。

　　很多知名和審查條件較嚴(yán)的用人單位也經(jīng)常和眾多高校密切聯(lián)系，從高校的教學(xué)檔案資料中獲取人才在高校的學(xué)習(xí)和活動記錄，進(jìn)而分析是否能擔(dān)任工作的重要參考標(biāo)準(zhǔn)。

　　同時，教學(xué)檔案也能起到服務(wù)學(xué)生的作用。

　　隨著人才流動越來越頻繁，范圍也不斷擴(kuò)大，很多畢業(yè)生因為種種原因，丟失畢業(yè)證需要補辦，這就要求高校的教學(xué)檔案必須完善，能幫助學(xué)生查詢到該學(xué)生在高校的過往記錄，方便辦理補證手續(xù)。

　　4、教學(xué)檔案能提供高校歷年為數(shù)眾多的教育活動中積累的原始憑證。

　　很多高校為提高高校師生對高校的榮譽感、使命感，擴(kuò)大高校自身影響，需要經(jīng)常舉辦對內(nèi)對外的學(xué)校宣傳展覽，把學(xué)校自辦校以來取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃�事業(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來完成，把學(xué)校自辦校以來取得的輝煌成果、培養(yǎng)出的優(yōu)秀人才、為當(dāng)?shù)亟逃�事業(yè)做出的貢獻(xiàn)做到有效宣傳，都需要借助教學(xué)檔案來完成。

　　綜上所述，高校教學(xué)檔案包含著許多用途，重要性也不言而喻，所以加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理水平，提升高校整體管理素質(zhì)是高校所有改革方向中的重要任務(wù)之一。

　　二、高校教學(xué)檔案目前存在的問題和改進(jìn)方案

　　由于高校的教學(xué)內(nèi)容和范圍連年的增長和擴(kuò)大，師生力量連年遞增，使得教學(xué)檔案材料的收集整理工作難度日趨增大，同時，客觀上我國高校教學(xué)實行跨年制使得教學(xué)檔案無法和實行年度制的其他檔案同步整理，就這造成了很多檔案管理工作的推遲，使得教學(xué)檔案丟失、遺漏屢見不鮮，教學(xué)檔案的增補、存檔和查閱也因為種種原因無法展開。

　　因此就出現(xiàn)的這些問題，需要制定相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)、找到切實可行的解決手段。

　　1、通過宣傳等手段，讓高校師生了解教學(xué)檔案的意義和必要性。

　　高校應(yīng)該主動學(xué)習(xí)和研究《檔案法》，《檔案法》的頒布實行代表我國檔案管理已走向法制化方向，高校要樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理的政治性、大局性、效益性要向廣大師生主動普及檔案的重要性教育。

　　讓師生加強(qiáng)對教學(xué)檔案的性質(zhì)和價值的認(rèn)識，增強(qiáng)他們對檔案信息的知識和學(xué)習(xí)欲望，從而支持教學(xué)檔案管理工作。

　　同時高校要總結(jié)適合本高校的工作方式，制定切實可行的檔案管理制度。

　　同時責(zé)任落實到各個教學(xué)部門，把教學(xué)檔案管理制度與每個教師利益掛鉤。

　　定期在高校內(nèi)開展教學(xué)檔案的推廣工作，讓每一高校學(xué)子都能學(xué)生的教學(xué)檔案有著正確的認(rèn)識，從而遵守高校規(guī)章制度，為順利畢

　　業(yè)、到更高一層學(xué)府深造、走向社會工作崗位奠定必要基礎(chǔ)。

　　2、建立獨立、完善的檔案工作制定各項標(biāo)準(zhǔn)。

　　各高校的教學(xué)檔案文件主要來源于學(xué)校管理機(jī)構(gòu)與各教學(xué)院系。

　　例：教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)計劃的研究和制定、修改;招生辦公室負(fù)責(zé)招生計劃的制定和實施;學(xué)生工作處負(fù)責(zé)廣大學(xué)生的學(xué)籍管理、學(xué)生獎罰以及思想教育工作;成人教育部門負(fù)責(zé)學(xué)校的成人脫產(chǎn)教育、函授教育、業(yè)余教育等。

　　因此各教學(xué)部門職責(zé)和范圍不盡相同，所以高校教學(xué)檔案本著各部門獨立管理教學(xué)檔案原則，每個部門只需負(fù)責(zé)自己所轄管理范圍內(nèi)的教學(xué)檔案記錄收集工作即可。

　　3、建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。

　　由于歷史、遷移等種種多方面原因，目前的教學(xué)檔案的管理存在管理制度不到位，管理人員業(yè)務(wù)水平較低，資料遺缺、分散和丟失的現(xiàn)象嚴(yán)重。

　　因此需要建立科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。

　　建立科學(xué)化、立體化的教學(xué)檔案制度。

　　同時完善的檔案管理人員的培訓(xùn)制度等。

　　4、實行按專業(yè)按體系分類的原則，按年度組卷進(jìn)行科學(xué)管理。

　　例如按照專業(yè)體系考核，教學(xué)檔案就記錄與這一專業(yè)所相關(guān)的體系范疇。

　　在進(jìn)行以往比較時，教學(xué)檔案能列舉歷年這一專業(yè)的考試范疇，從而很容易比較它們之間的教學(xué)優(yōu)劣，找出差距，促進(jìn)教學(xué)改革。

　　同理，如果按照學(xué)習(xí)體系考核，教學(xué)檔案也能在這一學(xué)習(xí)體系范疇中查閱到歷年高校之間的教學(xué)優(yōu)劣等。

　　因此，按專業(yè)按體系分類進(jìn)行科學(xué)管理，能保持各個學(xué)科、各個體系的連貫性、系統(tǒng)性，從而使專業(yè)科研教學(xué)業(yè)務(wù)水平有著較好的進(jìn)步。

　　5、培養(yǎng)提高高校教學(xué)檔案相關(guān)的工作人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。

　　再好的制度和標(biāo)準(zhǔn)也需要人為的參與，僅僅有優(yōu)秀的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，沒有相應(yīng)的合格的檔案管理人員也是不合格的。

　　因此，教學(xué)管理檔案的工作人員的業(yè)務(wù)水平和教學(xué)檔案管理水平密切相關(guān)。

　　因此學(xué)校需要開展定期、不定期的多形式、多層次的培訓(xùn)課程，提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)水平。

　　把高校檔案管理工作提高到一個嶄新的高度。

　　在必要時，各大高�？梢赃m當(dāng)引進(jìn)吸收一流具備先進(jìn)管理水平的外聘人員。

　　同時，各大高校也有必要組織定期交流會、講座等。

　　同行之間互相學(xué)習(xí)交流經(jīng)驗、成果，總結(jié)不足。

　　提高教學(xué)檔案工作人員的事業(yè)心和榮譽感，增強(qiáng)工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，為整個高校管理工作做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[2] 宋 月.專業(yè)特色是系級資料管理的方向[J].內(nèi)蒙古科技與發(fā)展，2010(3).

　　[3] 聶聯(lián)封.新時代高校的新職能[J].山西現(xiàn)代教育，2004(07).

　　[4] 王 建.新時代高校功能再議[J].學(xué)習(xí)周刊，2006(2).

　　高校教學(xué)檔案管理論文【2】

　　【摘 要】教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，高等學(xué)校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，管理好教學(xué)檔案是為了更好地發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)及科研中的作用，更好的為高校的教學(xué)工作服務(wù)。

　　【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案;高校檔案管理

　　一、高校教學(xué)檔案在教學(xué)科研工作中的重要作用

　　高校教學(xué)檔案是指學(xué)校在教學(xué)過程和教學(xué)實踐活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料總和，通常都是學(xué)校辦學(xué)歷史的原始記錄。

　　高校在教學(xué)、科研、管理中形成的教學(xué)檔案資料，記錄和反映著學(xué)校整體的教學(xué)工作，是一種不可再生的信息資源，作為承載和記錄高校歷史沿革的教學(xué)檔案，是整個高校發(fā)展過程中不可忽視的重要成員，記錄著重要信息資源的教學(xué)檔案，其價值越來越被高校檔案管理部門和教學(xué)科研部門認(rèn)同，它在教學(xué)和科研工作中起著非常重要的作用。

　　作為一種重要的信息資源，高校教學(xué)檔案的質(zhì)量和完整程度對一個高校來講非常重要。

　　系統(tǒng)、規(guī)范、完整、的教學(xué)檔案既是高等學(xué)校教學(xué)工作的基本要求，也是檔案部門對教學(xué)檔案管理的要求。

　　二、現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案存在的問題

　　1.高校教學(xué)檔案在管理模式上陳舊

　　高校教學(xué)檔案通常是從教學(xué)部門和各二級學(xué)院進(jìn)行收集，歸檔到檔案部門進(jìn)行整理上架，到后期的檔案利用，基本上都是以手工操作為主。

　　從教學(xué)檔案形成過程來看，一是教學(xué)活動發(fā)生過程中產(chǎn)生的原始記錄，很大部分都是手工形成的，沒有電子文檔，這就不能保證檔案來源的完整性和規(guī)范性，以及后期的檔案信息化的建設(shè);二是檔案部門收集的檔案資料是將原始記錄按照一定的順序和類別整理出來，存放在固定的地點，也就是所謂的歸檔，歸檔過程也以手工完成為主;教學(xué)檔案后期利用也主要靠人工查找，查找文檔準(zhǔn)確率低，已不能適應(yīng)高校改革發(fā)展的要求。

　　2.教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)普遍不高

　　檔案管理人員的隨意性。

　　因為檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，所以不被重視，許多高校把教學(xué)檔案管理工作簡單化，不把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，致使一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。

　　高校教學(xué)檔案管理缺少專職人員管理，檔案管理人員處境尷尬，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案工作的人員通常兼任其他工作，這樣教學(xué)檔案管理就未必是檔案員工作的重心，檔案管理人員沒時間熟悉教學(xué)檔案業(yè)務(wù)，工作中難免出現(xiàn)紕漏。

　　另一方面高校檔案管理配備人員不穩(wěn)定工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩。

　　檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務(wù)和程序，熟悉檔案業(yè)務(wù)需要一個過程。

　　而許多高校檔案管理中忽視檔案工作的業(yè)務(wù)性強(qiáng)、專業(yè)化程度高的特點，把檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動，這就造成檔案管理混亂，給檔案后期利用帶來很多麻煩。

　　從目前的檔案工作人員現(xiàn)狀來看，既掌握信息技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合型人才很少，現(xiàn)有檔案人員專業(yè)知識單一， 普通操作型人才居多。

　　從年齡分布來看，中老年占大多數(shù)，知識和觀念老化等問題突出，缺乏年輕的復(fù)合型人才。

　　3. 教學(xué)檔案歸檔的方式被動問題

　　目前，大多數(shù)高校的歸檔方式都是被動式的，其主要形式是由學(xué)校檔案管理部門發(fā)出歸檔通知，提出需要建檔的詳細(xì)目錄，再由各院系、相關(guān)部門根據(jù)文件要求，按時將材料整理好，交由學(xué)校歸檔。

　　這種歸檔方式是被動式的。

　　教學(xué)管理部門、院系都處于被動接受狀態(tài)。

　　而院系級檔案更是自成體系，各自為政，檔案重視程度、檔案歸檔范圍、內(nèi)容都有較大差別。

　　三、高校教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新建設(shè)

　　1.改革檔案管理模式，順應(yīng)時代要求，建立信息化數(shù)字化檔案管理

　　隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代辦公格局向著自動化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，這種變化是信息時代帶給我們整個工作環(huán)境創(chuàng)新的巨大機(jī)遇，也為高校檔案信息化建設(shè)提供了必要的前提。

　　與日俱增的電子文件，使得傳統(tǒng)的檔案收集、保管方法和利用手段受到了極大的挑戰(zhàn)和影響。

　　檔案管理信息化成為高等學(xué)校檔案工作的必然選擇。

　　信息化的發(fā)展，高校的教學(xué)檔案也應(yīng)該運用相應(yīng)的軟件對目錄進(jìn)行數(shù)字化檢索管理。

　　隨著高校辦學(xué)規(guī)模的逐步擴(kuò)大、學(xué)生人數(shù)的不斷增加、招生形式的日益復(fù)雜，教學(xué)檔案數(shù)量在不斷增多，內(nèi)容也在不斷擴(kuò)充，給教學(xué)檔案管理帶來了更大的挑戰(zhàn)。

　　可以說，高校教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)時不待我。

　　隨著現(xiàn)代信息化高度發(fā)展，教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化也將成為一種必然走向。

　　高校應(yīng)將教學(xué)檔案信息化建設(shè)納入校園數(shù)字化建設(shè)總體規(guī)劃，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要內(nèi)容的檔案信息軟件系統(tǒng)，提高檔案信息管理與利用效率。

　　2. 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

　　高素質(zhì)和創(chuàng)新精神的檔案人員，是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的原動，做好任何一項工作都離不開專業(yè)人才，做好檔案工作也是如此。

　　檔案管理人員要樹立長期服務(wù)于檔案崗位的意識，干一行愛一行，在長期的工作中主動開發(fā)人力資源信息。

　　檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)、掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)，學(xué)會使用科學(xué)的管理方法，單位要配備優(yōu)秀的檔案專業(yè)人員并不斷加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，關(guān)心他們的工作、學(xué)習(xí)和生活只有建立起一支專業(yè)的高素質(zhì)檔案管理人才隊伍，才能確保檔案管理工作長久良好的運行。

　　其次檔案工作者必須練就過硬的檔案專業(yè)知識和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作技能，以及對出現(xiàn)的許多新載體的檔案和全新領(lǐng)域的管理手段方式，這就要求檔案工作者既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要適應(yīng)時代的發(fā)展具有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識，做到利用現(xiàn)代化手段保管和開發(fā)利用多種信息資源，實現(xiàn)檔案管理信息化。

　　檔案事業(yè)的發(fā)展，要加強(qiáng)檔案隊伍的信息化知識培訓(xùn)，檔案管理人員將逐步成為綜合型人才，要不斷創(chuàng)新，不斷開拓，學(xué)習(xí)新思維、新理論、新技術(shù)，面對新的發(fā)展要求、新的課題和新時代的挑戰(zhàn)，檔案工作者要如何適應(yīng)?如何掌握?這是檔案人員將面臨著更加艱苦而繁重的任務(wù)，必須要建立一支專業(yè)的現(xiàn)代化的管理隊伍才能適應(yīng)新形勢的要求。

　　3.明確歸檔責(zé)任，實行分級管理，提高各級歸檔部門的積極主動性

　　現(xiàn)行高校的教學(xué)管理部門和各院系分別管理教學(xué)檔案的模式有利有弊，但是，想讓所有的教學(xué)檔案歸口到一個地方管理，在現(xiàn)行的條件下，也是不可行的。

　　所以如何讓各個層次各盡其責(zé)、各盡所能，最大限度的將現(xiàn)行管理模式的優(yōu)勢發(fā)揮出來，需要一個權(quán)責(zé)明確的頂層設(shè)計。

　　根據(jù)各個級別的有利與不利因素，劃分好各個級別應(yīng)該管理的范圍、內(nèi)容以及權(quán)利與責(zé)任及歸檔時間，教學(xué)管理部門和院系在規(guī)定時間內(nèi)主動完成教學(xué)檔案的歸檔工作。

　　這樣就可以互惠互利，發(fā)揮各自所長，取長補短。

　　教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，高校應(yīng)該高度重視教學(xué)檔案管理工作，將其作為學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)性工作之一。

　　教學(xué)檔案管理人員更應(yīng)該從本校校情出發(fā)，加強(qiáng)研究，改善服務(wù)，擴(kuò)大宣傳，切實提高檔案管理工作水平，努力構(gòu)建一套符合學(xué)校特色，為廣人師生所需要的，內(nèi)容齊全、查找方便、檢索快捷的教學(xué)檔案。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[3] 王亞麗.淺談高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問題及對策楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2009 (12)：39.

　　[4] 徐惠琴.現(xiàn)代高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及對策。

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