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監(jiān)督檔案管理工作淺談管理論文
建設(shè)工程監(jiān)督檔案是監(jiān)督工作的成果,是監(jiān)督人員工作的記錄，是建設(shè)工程的質(zhì)量情況的間接反映。河南省質(zhì)監(jiān)總站非常重視監(jiān)督檔案整理工作,對建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站的考核中就包括監(jiān)督檔案考核，可見，監(jiān)督檔案的重要性不言而喻。由于監(jiān)督檔案整理歷時長，涉及整個建設(shè)工程全過程監(jiān)督，整理難度大。如何整理好一個完整齊全的監(jiān)督檔案，是每一個監(jiān)督員的重要任務(wù).
1受監(jiān)資料整理監(jiān)督機構(gòu)在接到建設(shè)工程注冊監(jiān)督申請后給建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊登記表》，建設(shè)單位據(jù)此填寫此表，并提交土地證、規(guī)劃證、中標通知書及參建各方責任主體的資質(zhì)證、營業(yè)執(zhí)照、人員上崗證、技術(shù)成果以及圖審報告和整改報告。合格后，監(jiān)督站成立監(jiān)督小組，制訂監(jiān)督計劃，進入工程質(zhì)量監(jiān)督。注冊登記表和申報材料、監(jiān)督計劃進入監(jiān)督檔案.
2監(jiān)督交底一個監(jiān)督工作方案，一個交底記錄。監(jiān)督工作方案要有針對性,對于特殊工程，可制定詳細的監(jiān)督方案作為補充。另外，編制日期要及時，不應(yīng)超過受監(jiān)15日，要由站長或總工審批。監(jiān)督交底記錄應(yīng)填寫交底時間地點、參加人員、會議議程、會議明確的主要問題、各方反映的問題及要求，還要有各方負責人簽字.
3責任主體質(zhì)量行為資料監(jiān)督檢查記錄由質(zhì)監(jiān)員進入工地檢查時填寫監(jiān)督手冊,監(jiān)督手冊應(yīng)如實填寫工程概況、工程規(guī)模、監(jiān)督組成員名單、監(jiān)督重點、停檢點。質(zhì)監(jiān)人員在檢查時，就檢查中發(fā)現(xiàn)各方責任主體存在問題，要如實填寫，并填寫質(zhì)量隱患整改通知單，限期整改.
對于行政機關(guān)要求提前介入的工程，也應(yīng)及時如實填寫，提出處理意見。這樣更具真實性，且能反應(yīng)出質(zhì)量行為完善的過程.
4監(jiān)督巡查記錄應(yīng)有質(zhì)量行為巡查情況和工程實體質(zhì)量的檢查情況.
質(zhì)監(jiān)員在做記錄時，往往實體質(zhì)量寫得多，質(zhì)量行為內(nèi)容不寫或?qū)懙蒙�。參建各方質(zhì)量行為要檢查的內(nèi)容很多，在質(zhì)量監(jiān)督手冊中已有體現(xiàn),但在監(jiān)督巡查記錄中仍要有該部分內(nèi)容。主要管理人員在崗情況及執(zhí)行法律法規(guī)情況應(yīng)如實記錄。對實體質(zhì)量的巡查記錄要詳細，檢查哪個部位，存在的問題要記錄清楚，以便反饋參建單位進行整改。監(jiān)督巡查記錄一式四份，各方簽字后，發(fā)放給各責任主體三份，一份存檔。在巡查記錄中已經(jīng)寫清，發(fā)放責任主體便于整改。對于問題較多或較嚴重時，下發(fā)《整改通知單》或《局部暫停通知單》.
5質(zhì)量監(jiān)督抽檢記錄建筑工程抽檢內(nèi)容有:主要材料、構(gòu)配件抽檢、現(xiàn)澆混凝土強度、構(gòu)件尺寸。每年制訂抽檢計劃，最低保證每一季度一次，成立專門的抽檢小組，人員必須持證上崗，必須熟悉操作規(guī)程。所有的工地都要抽檢，抽檢不流于形式，增大監(jiān)督抽檢的權(quán)威性.
6反饋、整改、停工通知單及不良行為記錄我站《抽測通知單》簽發(fā)的問題主要來源為:①日常監(jiān)督發(fā)現(xiàn)有可疑構(gòu)件或問題，簽發(fā)《抽檢通知單》；②工程質(zhì)量大檢查中發(fā)現(xiàn)問題，需簽發(fā)《抽檢通知單》；③參建單位或社會反映的問題，經(jīng)核查屬實的，需簽發(fā)《抽檢通知單》。《抽檢通知單》簽發(fā)要及時，經(jīng)檢測機構(gòu)檢測合格的，應(yīng)把檢測報告復(fù)印件附于《抽檢通知單》后.
《整改通知單》是在日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要求責任單位整改的通知，整改有時限，責任單位應(yīng)在時限內(nèi)完成并回復(fù)完成報告書。完成報告應(yīng)有總監(jiān)和施工項目負責人簽字并加蓋公章，監(jiān)督員接報告實地回訪。這里應(yīng)注意的問題是有的質(zhì)監(jiān)員認為“我發(fā)過《整改通知單》就沒有我的責任了”，不去認真地責成有關(guān)單位整改，無整改完成報告.
工程《局部停工〈暫�！低ㄖ獑巍肥浅霈F(xiàn)嚴重問題，質(zhì)監(jiān)員認為必須停工，向站領(lǐng)導(dǎo)匯報后，質(zhì)監(jiān)站加蓋公章下發(fā)通知單。責任單位對質(zhì)監(jiān)機構(gòu)提出的質(zhì)量問題整改后，上報《工程質(zhì)量整改報告》和《工程復(fù)工申請報告》，質(zhì)監(jiān)機構(gòu)下達《工程復(fù)工通知書》后方可復(fù)工。這里通知單和報告環(huán)環(huán)相扣，問題處理要閉合、對應(yīng).
責任主體不良記錄是質(zhì)監(jiān)機構(gòu)處理較薄弱的方面，有些質(zhì)監(jiān)員不作此項記錄。根據(jù)建設(shè)部建質(zhì)[2003]第113號《建設(shè)工程質(zhì)量責任主體和有關(guān)機構(gòu)不良記錄管理辦法》對責任單位出現(xiàn)113號文規(guī)定的情況，應(yīng)作不良記錄，并向站長提交材料由站長審核。填寫不良記錄后，向建設(shè)行政主管部門匯報,由建設(shè)行政主管部門做統(tǒng)計匯總及網(wǎng)上發(fā)布等工作.
7主要分部、子分部及專項驗收監(jiān)督記錄主要是樁基、地基處理、基礎(chǔ)、主體、鋼結(jié)構(gòu)、玻璃幕墻、建筑節(jié)能等比較重要的環(huán)節(jié)的監(jiān)督驗收記錄,各責任主體要報送相應(yīng)驗收記錄并加蓋法人章或業(yè)務(wù)專用章作為附件.
這部分資料整理難度在于大部分工程工期較緊,主體工程完成后，就要進行主體驗收，以便進入裝飾階段。施工單位不可能等到試塊全部到齡期后再驗收。所以驗收時，因為有些質(zhì)量控制資料不到期，參建單位有的不能簽字蓋章。導(dǎo)致驗收記錄提交滯后，有的參建單位拖拖拉拉不能及時提交,監(jiān)督員填寫監(jiān)督記錄應(yīng)在提交驗收記錄后，所以使監(jiān)督記錄填寫也滯后。監(jiān)督員要及時向參建單位催要相關(guān)驗收記錄.
8質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄這部分記錄也是監(jiān)督人員較為忽視的,有的監(jiān)督人員認為只要下發(fā)整改或停工通知單問題已處理就行了,寫事故處理監(jiān)督記錄太麻煩，于是事故處理部分一片空白。這是不對的。質(zhì)量事故發(fā)生后，應(yīng)要求責任單位報送《工程質(zhì)量事故報告》，初步了解事故情況、經(jīng)過、發(fā)生原因的初步分析、損失情況、臨時措施。然后進行事故調(diào)查，摸清事故情況，填寫《質(zhì)量事故調(diào)查報告》，報告中提出初步處理意見，報站領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。最后，填寫《工程質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄》.
9竣工驗收監(jiān)督記錄竣工前7日建設(shè)工程項目部向質(zhì)監(jiān)站書面提交《工程竣工通知書》，約定時間進行工程驗收，其中《竣工驗收通知書》還有竣工驗收組成員名單、竣工驗收方案。監(jiān)督人員應(yīng)認真審核竣工資料,對工程實物抽測和觀感檢查，并對驗收過程進行監(jiān)督，最后填寫竣工驗收監(jiān)督記錄。在這里應(yīng)注意的問題是有的參建單位業(yè)務(wù)素質(zhì)差,在竣工資料中填寫不規(guī)范、不認真，監(jiān)督員應(yīng)嚴格按要求填寫.
10建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告是單位工程監(jiān)督工作的總結(jié)，是竣工備案的依據(jù)之一，是監(jiān)督檔案中最重要的資料。監(jiān)督報告應(yīng)在竣工驗收合格7個工作日內(nèi)提交，這是時限要求.
監(jiān)督報告一式兩份，反映出實際的監(jiān)督工作情況，一份要放監(jiān)督檔案中，一份提交給備案機關(guān).
工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的整理過程,即是工程質(zhì)量監(jiān)督的實施過程。整理好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案，首先要有認真的態(tài)度，一絲不茍，環(huán)環(huán)緊扣，問題處理閉合。其次要及時填寫各種記錄、通知、報告，不能拖拉；參建單位未及時提交各種回復(fù)、附件時，應(yīng)催要。最后最重要的一點就是高水平的監(jiān)督能力，工程質(zhì)量監(jiān)督檔案反映的是監(jiān)督工作，沒有高水平的監(jiān)督能力和執(zhí)法能力，是整不出好的監(jiān)督檔案的，監(jiān)督工作是干出來的，不是寫出來的，監(jiān)督檔案是監(jiān)督工作能力的寫照。所以，對我們工程質(zhì)量監(jiān)督人員，要增強責任心，提高監(jiān)督執(zhí)法能力，搞好監(jiān)督工作，整理好工程質(zhì)量監(jiān)督檔案.
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