淺談會計檔案管理工作管理會計論文

　　會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業(yè)務活動是否正常和合法的重要史料和證據(jù)，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而現(xiàn)實中，會計檔案管理這一財務管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，影響財務管理的質量和水平。因此，做好會計檔案管理工作具有很重要的意義。

　　1會計檔案的收集與整理

　　會計檔案的收集范圍一般指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分，是記錄和反映經濟業(yè)務活動的重要歷史資料和證據(jù)，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

　　1.1會計憑證

　　包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對賬單、銀行存款余額調節(jié)表等。原始憑證粘貼時張與張之間要均勻、整齊，對于超過帳皮的原始憑證應折疊擺放；銀行存款對賬單、銀行存款余額調節(jié)表應附在月末最后一張銀行收款或銀行付款憑證后面一并裝訂。會計憑證裝訂要整齊、牢固、美觀，不掉頁、不壓字、不串頁、不倒置，便于翻閱。

　　1.2會計賬簿

　　包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個保管單位；活頁式賬簿在整理時去掉空白頁，按科目順序整理成冊，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁；計算機生成的總帳、明細賬等應單獨組卷并加裝封面和扉頁，填齊封面和扉頁的各項內容。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，編號可用號碼機打印，也可用碳素或藍黑鋼筆編寫。

　　1.3會計報表

　　分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現(xiàn)金流量表、成本費用表及各種附表、報表附注和決算說明等。會計報表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報表附注和決算說明應與報表一并組卷裝訂。各類會計報表應編寫頁碼，其方法與賬簿相同。

　　1.4其他會計核算資料

　　屬于財務業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的數(shù)據(jù)資料。如經濟合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊等。會計電算化存儲在磁性介質上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

　　2會計檔案形成與保管

　�。�1）會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會計檔案收集整理應當由會計人員按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　�。�2）當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

　　（3）會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。年會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起�？傎~、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限為25年；年度財務報告決算等保管期限為永久。

　�。�4）保管到期的會計檔案，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監(jiān)銷。

　　3做好會計檔案管理的幾點體會

　　3.1規(guī)范會計檔案立卷

　　裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業(yè)務發(fā)生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。

　　3.2理順會計檔案管理體制

　　單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》等有關規(guī)定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規(guī)范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。

　　3.3規(guī)范會計檔案保管

　　財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。

　　3.4加強崗位培訓，提高業(yè)務素質

　　會計人員是會計檔案整理第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

　　3.5規(guī)范工作程序，加大監(jiān)管力度

　　進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

　　總之，加強會計檔案管理，確保會計檔案的安全與完整，是各單位的一項重要基礎性工作。我們只要思想上重視、制度上完善、操作上規(guī)范，就一定能做好這項工作。

　　參考文獻

　　[1]何燕寧.淺談會計檔案管理[J].經濟與社會發(fā)展，2015（11）.

　　來源：科教導刊·電子版 2017年17期

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