事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題分析論文

　　摘要：信息化是事業(yè)單位在檔案管理工作上發(fā)展的必然趨勢，信息化管理目的是在保障原始檔案完整性的基礎之上，利用電子技術轉變檔案的存儲方式。如今的大數(shù)據(jù)時代，信息化管理有利于實現(xiàn)檔案資源利用的多元化。但是檔案管理信息化的過程并不順利，本文就其中產(chǎn)生的問題進行詳盡的分析，并提出針對性的解決措施。

　　關鍵詞：新時期；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

　　如今，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會的需求。新時期的信息傳遞要求快速、完整、真實，要求信息整理不再通過紙張展示，而是通過網(wǎng)絡、電子等技術手段快速完成。事業(yè)單位檔案管理采用信息化的管理模式除了具備與傳統(tǒng)方式一樣的功能外，還能形成網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫，將物質(zhì)的信息資源實現(xiàn)數(shù)據(jù)轉化，使事業(yè)單位能夠通過網(wǎng)絡、計算機等途徑與工具便利的使用，為事業(yè)單位的發(fā)展注入新的活力。檔案管理的傳統(tǒng)方式是經(jīng)過長期工作經(jīng)驗積累的結晶，對信息化建設具有很好的借鑒意義。因此，檔案管理的信息化建設不可脫離傳統(tǒng)管理方法，二者相結合，才能創(chuàng)造出更好的效果。

　　一、事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化的重要性

　　事業(yè)單位是我國計劃經(jīng)濟體制的產(chǎn)物，在我國改革事業(yè)單位體制后，事業(yè)單位更能夠發(fā)揮促進經(jīng)濟進步、社會和諧的重要作用。事業(yè)單位已經(jīng)成為我國有中國特色社會主義發(fā)展的重要支撐體系。由此一來，事業(yè)單位的檔案工作就是保障事業(yè)單位有效運行的重要環(huán)節(jié)，進行事業(yè)單位檔案的信息化建設，有利于中國特色社會主義的建設。事業(yè)單位檔案管理如同歷史王朝中的史官記錄王朝的發(fā)展歷程一樣，事業(yè)單位檔案則是記錄現(xiàn)代社會的發(fā)展進程，并且通過政府的力量帶動社會向好的方向進步。建立與現(xiàn)代經(jīng)濟發(fā)展相媲美的檔案管理方法有利于我國現(xiàn)代化社會的發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，新時期經(jīng)濟發(fā)展與人民生活方式的轉變對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作信息化勢在必行。事業(yè)單位檔案管理工作采用數(shù)字化、信息化的管理手段能夠有效保障原始檔案數(shù)據(jù)的完整性、準確性和真實性。利用電子科技管理檔案能夠使檔案的整理、分類工作更加簡單、便捷，有利于檔案的擴充和檔案資源利用的多樣化，有助于規(guī)范檔案管理工作�，F(xiàn)代社會信息的傳遞和發(fā)展相當迅速，事業(yè)單位應緊跟時代步伐，引進互聯(lián)網(wǎng)、電子技術等促進檔案管理的信息化，從而帶動事業(yè)單位整體的信息化，使事業(yè)單位為社會主義建設發(fā)揮更大的價值。檔案信息管理的信息化能夠減輕檔案管理人員處理數(shù)據(jù)的負擔，使工作更加便捷，從而提升檔案的處理效率，增強檔案管理工作的效率，并且檔案管理工作的信息化有助于精簡檔案管理工作人員，節(jié)約檔案部門所占用的空間和辦公經(jīng)費�？偟膩碚f，事業(yè)單位檔案管理工作應盡可能地利用信息技術改變傳統(tǒng)的工作方式，為社會主義建設事業(yè)增添光彩。

　　二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

　　（一）檔案信息資源開發(fā)不合理。據(jù)統(tǒng)計，我國已經(jīng)建立4000多個信息化的檔案數(shù)據(jù)庫，并且檔案數(shù)據(jù)庫的管理取得了良好的成效。但是檔案資源的內(nèi)容較少，存在重復加工問題，檔案信息化資源質(zhì)量水平較低。目前，我國綜合性檔案資料館開放的檔案共計為6897萬卷，僅為整個檔案資料總量的20%。所以我國檔案管理信息化還處于較低水平，檔案資源尚未得到有效開發(fā)、利用。

　　（二）檔案信息內(nèi)容缺少安全措施。事業(yè)單位由于其性質(zhì)的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國家機密，是不可以外泄與公之于眾的。事業(yè)單位檔案管理工作進行信息化建設時必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設中，信息的安全問題在某些事業(yè)單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁，對公開信息審核的程序不嚴格等，這些都會導致檔案信息的泄露。

　　（三）檔案管理人員素質(zhì)普遍較低。我國社會主義市場經(jīng)濟的建立，自由、民主成為人民的基本權利，計劃經(jīng)濟時代的統(tǒng)一管理和調(diào)配制度已經(jīng)取消，人們更傾向于高薪酬、富有挑戰(zhàn)性的工作。事業(yè)單位的檔案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要從業(yè)經(jīng)驗豐富且長期穩(wěn)定的員工，如果員工經(jīng)常更換會使檔案管理工作出現(xiàn)斷層。此外，沒有高學歷、高水平員工也會阻礙管理工作的發(fā)展。

　�。ㄋ模┬畔⒓夹g利用率低。在檔案信息化建設中，計算機檢索技術是基本要件。計算機檢索技術能夠提升檢索效率和準確性。雖然很多事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)建立信息化的管理方式，但是職員傳統(tǒng)的手工檢索方式依舊存在，對新技術的使用率低，從而阻礙了信息化的推廣。

　　三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效途徑

　�。ㄒ唬┲贫ㄒ�(guī)范的檔案管理制度。事業(yè)單位是我國社會主義建設中的重要組織，法律對事業(yè)單位傳統(tǒng)的管理具有明確規(guī)定，檔案管理的日常工作受法律的約束。新時期事業(yè)單位信息化建設改變了原有的事業(yè)單位檔案管理模式，在法律上尚未出現(xiàn)對事業(yè)單位信息化管理的法律規(guī)定。事業(yè)單位的特殊性要求其必須加強管理，建立有章可循、有法可依的規(guī)章制度，以保障信息的安全和杜絕違規(guī)事件的發(fā)生。不同的事業(yè)單位所從事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的規(guī)章制度可以依據(jù)自身的實際情況，制定符合本單位的檔案資料管理制度。

　　（二）合理規(guī)劃事業(yè)單位的檔案管理信息化建設�，F(xiàn)代市場經(jīng)濟要求事業(yè)單位建立信息化處理機制，事業(yè)單位在發(fā)展信息化檔案管理的進程中要結合自身的發(fā)展目標，深入了解事業(yè)單位內(nèi)部的發(fā)展機制，結合檔案管理的長期以及近期的發(fā)展目標，有秩序地推進檔案管理信息化建設。

　�。ㄈ�）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設需要具備信息技術的專業(yè)人才。事業(yè)單位工作人員需要提升自身文化素養(yǎng)以應對信息化建設的要求。檔案管理部門也應注意人才的培養(yǎng)和新人才的引入，以增加檔案管理事業(yè)的活力和生機。

　�。ㄋ模┩晟剖聵I(yè)單位檔案信息化的監(jiān)督管理機制。完善的監(jiān)督管理機制能夠保障事業(yè)單位信息化建設的順利進行，監(jiān)督員工工作的合法性，保障檔案信息的安全性。事業(yè)單位檔案信息化監(jiān)督機制應充分利用事業(yè)單位的內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，兩者相互補充，全面監(jiān)督信息化建設的過程，減少信息化過程中的安全隱患，從而建立安全、有效的檔案信息化管理模式。

　�。ㄎ澹┲饾u實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化。檔案信息資源的數(shù)字化是檔案文件保存的重要方式，事業(yè)單位應充分利用先進的科學手段建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫。網(wǎng)頁管理是檔案管理的主要模式，也是員工進行檔案管理工作的重要途徑，完善的檔案網(wǎng)站管理是十分重要的。網(wǎng)絡技術處于不斷更新的狀態(tài)，事業(yè)單位檔案管理信息的長遠發(fā)展離不開技術的更新和設備的維護。事業(yè)單位做好網(wǎng)絡技術的應用和設備的維護，是滿足檔案管理信息化的必要條件，也是充分利用信息資源的必要技術手段。綜上所述，隨著我國社會主義經(jīng)濟與科技的發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理的需求也更加多樣化，檔案數(shù)量的增加對原有的管理方式產(chǎn)生很多困擾，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適合當前事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展需求，建立信息化檔案管理體系已是大勢所趨。事業(yè)單位檔案建設要充分抓住時代機遇，結合傳統(tǒng)的檔案管理模式，引用新技術，積極創(chuàng)新，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]張爽.芻議加快事業(yè)單位檔案信息化建設具體措施[J].城市建設理論研究(電子版）,2013(23).

　　[2]楊宇.事業(yè)單位檔案信息化建設的現(xiàn)狀及對策[J]網(wǎng)友世界云教育,2014(19).

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