辦公自動化與文檔一體化

　　辦公自動化與文檔一體化【1】

　　[關(guān)鍵詞]OA：文檔：發(fā)展與實現(xiàn)

　　信息化社會的形成和微電子技術(shù)日新月異的發(fā)展，對落后低效的辦公手段提出了挑戰(zhàn)，如何運用辦公自動化的手段來提高文檔工作的效率和管理水平。

　　實現(xiàn)文檔一體化，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要。

　　是擺在當(dāng)前的一項緊迫任務(wù)。

　　一、辦公自動化的由來

　　90年代，綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)(ISDN)開始使用，辦公自動化采用高頻帶局部地區(qū)網(wǎng)(LAN)得到普及。

　　辦公自動化發(fā)展涉及兩個重要內(nèi)容：OA所提供的功能(即應(yīng)用)，以及實現(xiàn)這些功能的手段和環(huán)境(即OA使用的工作站)。

　　OA的應(yīng)用有兩大革新。

　　即復(fù)合式文檔以及計算機支持的群體工作(CSCW)，復(fù)合式文檔包括編輯、圖像、數(shù)據(jù)庫、電子表格、聲音以及圖像處理等多種功能，復(fù)合式文檔的管理(存儲，檢索，控制和分配)又將促進OA的組成工作方式。

　　510個工作站都可接到帶有光盤的服務(wù)器上，從而促進面向目標(biāo)數(shù)據(jù)庫和關(guān)于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的結(jié)合。

　　這些技術(shù)把OA從靠紙張傳遞信息的時代發(fā)展到全電子信息傳遞的時代。

　　二、辦公自動化技術(shù)在文檔中的應(yīng)用

　　文書處理工作手段的現(xiàn)代化是貫穿于整個辦公自動化系統(tǒng)的中心內(nèi)容。

　　以紙質(zhì)、手工為主體的傳統(tǒng)辦公方式，越來越受到以計算機為主體的新技術(shù)的沖擊，在最低層次的辦公系統(tǒng)中，需要具有文件的生成、登錄、辦理、立卷、歸檔、存貯、檢索等自動化功能。

　　更高層次的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)具有對包括文件在內(nèi)的辦公信息提取、篩選、分析、綜合以及傳遞等自動化功能。

　　這些功能使辦公自動化系統(tǒng)具有對整個組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)活動的。

　　管理控制功能。

　　最高層次的辦公自動化系統(tǒng)具有決策支持功能。

　　要實現(xiàn)決策支持功能，就需使具有包括文件在內(nèi)的所有辦公信息的處理能夠為決策服務(wù)，即具有自動化的決策信息準(zhǔn)備、反饋信息的提取、處理、決策方案的提供、優(yōu)化等功能。

　　辦公自動化在文檔中的應(yīng)用，其發(fā)展目標(biāo)是實現(xiàn)具有決策支持功能、管理控制功能和事務(wù)處理三項功能齊備的辦公自動化系統(tǒng)。

　　三、辦公自動化、文檔一體化的前景展望

　　根據(jù)中國目前辦公自動化發(fā)展的水平和趨勢，辦公自動化在文檔管理的中應(yīng)用越來越趨向于：

　　(一)信息的網(wǎng)絡(luò)化

　　辦公自動化講究“規(guī)模效益”。

　　它的“規(guī)模效益”主要不在于其設(shè)備的規(guī)模。

　　而在于信息網(wǎng)絡(luò)化程度的高低。

　　一般來說，在同等的設(shè)備條件下，其網(wǎng)絡(luò)程度越高效益就越大，辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)效益主要體現(xiàn)在：(1)通信效益。

　　計算機聯(lián)網(wǎng)，為網(wǎng)內(nèi)通信提供了方便，特別是遠程通訊技術(shù)的應(yīng)用，信息的傳遞，增強了計算機遠程信息處理功能。

　　還獲得了一地排版，多地印刷的經(jīng)濟效益。

　　f2)綜合效益。

　　即網(wǎng)內(nèi)各工作站構(gòu)成了眾多的信息通道，豐富了信息資源，同時增強了計算機綜合處理信息的能力。

　　(3)服務(wù)效益。

　　網(wǎng)絡(luò)范圍越大網(wǎng)內(nèi)的信息傳輸面就越廣，所存貯的信息就能為更多的用戶服務(wù)，隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，以最大限度地共享外部設(shè)備和信息資源。

　　(二)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化

　　辦公自動化應(yīng)用的發(fā)展。

　　在很大程度上取決于計算機應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)化。

　　目前人們在著手建立計算機應(yīng)用系統(tǒng)時。

　　往往注重于對計算機硬件的選擇和軟件系統(tǒng)的人機界面，容易忽視應(yīng)用過程中的標(biāo)準(zhǔn)化問題。

　　即使在一個單位內(nèi)也不注意此系統(tǒng)與彼系統(tǒng)相關(guān)信息的連接，文書、業(yè)務(wù)和檔案沒有統(tǒng)一規(guī)劃，各類信息缺乏通用性。

　　給信息資源交換和共享帶來一定的困難。

　　同時數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，也造成人力、物力的浪費。

　　隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的拓展和性能的通用性，將讓人們認(rèn)識到標(biāo)準(zhǔn)化問題的重要。

　　辦公自動化在文檔工作應(yīng)用中迫切需要解決標(biāo)準(zhǔn)化問題有：(1)文件格式標(biāo)準(zhǔn)化。

　　包括各類公文的體例標(biāo)準(zhǔn)。

　　特別是文種的語言表述標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)詞、概念、術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)。

　　(2]文檔處理的標(biāo)準(zhǔn)化。

　　包括文件的傳遞、運行、行文規(guī)則、文件著錄、主題詞標(biāo)引、歸檔工作制度以及操作標(biāo)準(zhǔn)等。

　　(3)應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)化。

　　包括軟件的編程語言、接口制式、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、限長、功能設(shè)置、輸入、輸出格式等標(biāo)準(zhǔn)。

　　(三)管理一體化

　　根據(jù)文檔的形成規(guī)律，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個緊密聯(lián)系，相輔相成的統(tǒng)一體。

　　在沒有先進技術(shù)來保障兩者的緊密聯(lián)系的情況下，實際工作中存在著難以克服的矛盾，文書、業(yè)務(wù)忙于眼前，工作缺乏條理性，檔案對前期心中無數(shù)，工作較被動。

　　隨著計算機的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的應(yīng)用。

　　一方面為增強文檔工作系統(tǒng)化提供了物質(zhì)條件，另一方面計算機應(yīng)用發(fā)展本身也有在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享，文書、業(yè)務(wù)工作中形成的信息可在檔案管理中應(yīng)用，實現(xiàn)了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。

　　為實現(xiàn)文檔一體化奠定了基礎(chǔ)，它將減少重復(fù)勞動，大大提高工作效率。

　　因此。文檔一體化將成為辦公自動化發(fā)展的一大趨勢。

　　四、文檔一體化已發(fā)展成辦公自動化的一大趨勢

　　目前。計算機已從科研院所、大中型企業(yè)，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中國藝術(shù)研究院辦公自動化工作，早在10前，在院各級領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下。

　　曾先后開發(fā)研制了圖書、檔案、財務(wù)等管理軟件，用于各項管理工作，受到上級領(lǐng)導(dǎo)的肯定，有兩項曾獲文化部科技進步獎。

　　目前，在網(wǎng)上能夠用計算機進行文字草擬、修改、打印清樣。

　　文件登錄、檢索、跟蹤催辦、綜合統(tǒng)計、遠距離傳遞、分類、編目、數(shù)據(jù)管理等，用科學(xué)的方法將無序的信息，進行加工整理，組成有序的。

　　方便存貯和利用的藝術(shù)科研共享信息。

　　辦公自動化條件下文檔一體化管理【2】

　　摘 要：辦公自動化的廣泛應(yīng)用，為文檔一體化管理提供了契機，本文重點對文檔一體化管理的特點、意義以及應(yīng)遵循的原則和主要內(nèi)容進行了分析和闡述。

　　關(guān)鍵詞：辦公自動化;文件檔案;一體化管理

　　提高文檔工作的效率和管理水平，使檔案管理工作逐步實行自動化，以適應(yīng)科技發(fā)展的需要，是文檔工作者必須面對和解決的問題。

　　1 文檔一體化管理的特點

　　文檔一體化管理，就是從公文處理和檔案管理的連續(xù)性和整體性出發(fā)，借助計算機網(wǎng)絡(luò)和信息處理技術(shù)展開工作。

　　文檔一體化管理有以下特點：

　　1.1 整體性

　　借助計算機及其網(wǎng)絡(luò)，把文件處理過程和檔案管理作為一個整體，在同一個控制中心的組織指導(dǎo)下，按照檔案工作的要求協(xié)調(diào)文書工作，加強了文書人員與檔案人員的配合協(xié)作，減少了工作環(huán)節(jié)，縮短了文件的歸檔時間，實現(xiàn)了信息共享，使文檔的整體優(yōu)勢得到有效發(fā)揮。

　　1.2 規(guī)范性

　　實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式進行文件處理，使文檔管理逐步達到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

　　1.3 前控性

　　運用計算機對文件、檔案進行一體化管理，可以達到對文件處理的超前控制，實現(xiàn)從文件到檔案的有效轉(zhuǎn)換，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

　　1.4 準(zhǔn)確性和時效性

　　如果輸入的信息準(zhǔn)確無誤，計算機就能完整地提供所需要的信息;通過計算機網(wǎng)絡(luò)管理，可依據(jù)不同授權(quán)實現(xiàn)便捷查尋、分析利用、檢索調(diào)閱、打印復(fù)印等多種功能，用戶可根據(jù)實際需要對檢索信息進行各種排列組合，并輸出信息，滿足了不同利用者的多層次需求，提高了工作時效。

　　1.5 經(jīng)濟性

　　簡化了傳統(tǒng)管理方式中的人工整理、分類、制卡等過程，達到了一次輸入多次輸出，降低了人力、物力、財力成本，節(jié)約了存儲場地和空間。

　　1.6 創(chuàng)新性

　　檔案部門可以利用文書部門歸檔的機讀目錄，進行文檔統(tǒng)計和編研，提供各種案卷目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、專題匯編、文件匯編等。

　　2 實行文檔一體化管理的意義

　　2.1 實行文檔一體化管理是檔案實體數(shù)字化的需要

　　隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，紙質(zhì)文件和電子文件共存的時代已經(jīng)來臨。

　　為了使館藏檔案資源進入網(wǎng)絡(luò)并實現(xiàn)資源共享，就必須將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式，即電子檔案，以提高檔案的使用效率。

　　同時為了保障信息時代所產(chǎn)生大量電子文檔的真實性、完整性、有效性，必須對電子文件實行前端控制和全程管理，即采用文檔一體化管理模式，使檔案更好地服務(wù)于機關(guān)，服務(wù)于公眾。

　　2.2 實行文檔一體化管理是檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)化的需要

　　網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為信息時代的主要特征，淡化了信息交流和傳遞之間的距離感，人們可以不受限制的進行隨時隨地的溝通。

　　其開放性、快捷性特點，使辦公效率極大提高。

　　通過網(wǎng)絡(luò)進行檔案信息的收集、鑒定、整理、保管、利用等工作，是信息時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

　　2.3 實行文檔一體化管理是檔案資源利用社會化的需要

　　檔案信息化的根本目的在于借助網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息資源共享，為用戶提供高質(zhì)量的服務(wù)。

　　實行文檔一體化管理，將文書和檔案管理部門統(tǒng)一起來，彼此間資源共亨，相互協(xié)作，共同發(fā)展，發(fā)揮了文件和檔案的整體優(yōu)勢，滿足了人們隨時隨地進行溝通和獲取信息的需求，提高了管理效率，促進了文檔工作的社會化。

　　3 實行文檔一體化管理應(yīng)遵循的原則

　　3.1 將檔案信息化納入到機關(guān)辦公自動化之中的原則

　　即在進行辦公自動化建設(shè)之初，就要把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，統(tǒng)一安排，統(tǒng)籌規(guī)劃，使二者融為一體，同步進行，協(xié)調(diào)發(fā)展。

　　3.2 紙質(zhì)文件和電子文件并存保管的原則

　　在目前法律和技術(shù)不完善的情況下，為了保障電子文件的安全，國家檔案局要求，重要的文件要實行歸檔“雙軌制”，即“紙質(zhì)”與“電子”兩種文件形式同步歸檔、同時存在。

　　3.3 保證檔案信息安全的原則

　　辦公自動化系統(tǒng)涉及大量國家秘密和敏感信息，必須與公共信息網(wǎng)實行物理隔離。

　　涉密電子文件和檔案要限制在被授權(quán)范圍內(nèi)查看，防止信息泄露。

　　檔案信息資源開放利用必須經(jīng)過嚴(yán)格審查。

　　同時要采取技術(shù)防范措施，確保辦公局域網(wǎng)和檔案信息的安全。

　　4 文檔一體化管理的主要內(nèi)容

　　4.1 文檔生成一體化

　　是指在文件生成階段，就要按照文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和要求進行系統(tǒng)設(shè)計，確保生成的電子文件符合檔案管理的功能與需求。

　　由于電子文件的內(nèi)容易受損失和被修改，為保證電子文件的原始性，檔案工作必須向前端延伸，參與到文件工作中去，記錄電子文件從“出生”到歸檔成為電子檔案的一切活動過程和處理情況，即實現(xiàn)前端控制。

　　并盡可能多的捕獲電子文件的元數(shù)據(jù)(如文件創(chuàng)建者、收件者、文件主題和格式，創(chuàng)建日期、歸檔日期、重要程度等)，確保電子公文真實可靠。

　　4.2 文檔管理一體化

　　是指對文件和檔案的運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理，包括管理體制的統(tǒng)一設(shè)計，組織機構(gòu)的統(tǒng)一設(shè)置，管理人員的統(tǒng)一配備，管理制度的統(tǒng)一規(guī)范等。

　　電子文件形成后即成為電子檔案，應(yīng)及時進行積累，防止在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。

　　機關(guān)辦公活動中形成的公文性電子文件，一經(jīng)定稿就不得進行任何修改。

　　收集過程中的一切變更都應(yīng)記錄在案，收集的電子文件要進行備份。

　　4.3 文檔利用一體化

　　是指對文件和檔案的利用進行合理協(xié)調(diào)，在文件階段就要樹立服務(wù)的意識，使文件盡快盡早地發(fā)揮作用。

　　用戶根據(jù)需要，借助辦公自動化系統(tǒng)，輸入檢索命令即可查到所需的全部文檔信息，而不用考慮所需信息是文件信息還是檔案信息，以滿足用戶的個性化需求，擴大利用的廣度和深度，提高利用效率。

　　4.4 文檔規(guī)范一體化

　　在管理過程中，要根據(jù)《檔案法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》，參照公文格式和檔案著錄的各項標(biāo)準(zhǔn)，針對現(xiàn)行的文件管理過程，制定具體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和實施要求。

　　總之，辦公自動化為實行文檔一體化管理奠定了基礎(chǔ)，也為檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化提供了契機。

　　檔案工作者只有轉(zhuǎn)變觀念、創(chuàng)新方法，逐步推進文檔一體化建設(shè)進程，才能充分發(fā)揮文書和檔案的整體效益，為日常管理、科研生產(chǎn)提供高效的信息服務(wù)。

　　參考文獻

　　[1]王紅珊 辦公現(xiàn)代化趨勢下的文檔一體管理分析，辦公室業(yè)務(wù)，2012.10

　　[2]趙彥昌 電子時代文檔一體管理資新論，科技檔案，2008.3

　　[3]李向前 淺談辦公自動化環(huán)境與文檔一體化管理，求實，2006.11

　　辦公自動化與電子文檔管理【3】

　　[摘　要]當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展日新月異，電子計算機大規(guī)模地用在了辦公自動化方面，隨之而產(chǎn)生的電子文件與紙質(zhì)文件匯成浩大的信息流，成為社會改革、發(fā)展和增效的寶貴資源。

　　同時，這也給我們提出了一個新問題：應(yīng)如何做好電子文件歸檔管理，成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。

　　[關(guān)鍵詞]辦公自動化;電子文檔;管理;問題

　　由于辦公自動化、電子政務(wù)等技術(shù)的不斷發(fā)展和普遍應(yīng)用，電子文件正在大量產(chǎn)生，并將進一步成為新產(chǎn)生文件和檔案的主體。

　　做好電子文件歸檔與管理，已經(jīng)成為新時期檔案工作面臨的最大挑戰(zhàn)和難題。

　　在日常管理過程中，常常只是強調(diào)對于辦公自動化的實現(xiàn)，忽略了對電子文檔的管理工作，特別是在企事業(yè)檔案日程管理之中，對于單機及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的電子文檔，常常處于一種無序的狀態(tài)和專人專管的漲停，一旦某位員工離職，他所處理的各種電子文檔都將失去管理。

　　因此，我國在努力創(chuàng)建和實現(xiàn)辦公自動化的同時，也應(yīng)該注重電子文檔的管理工作，通過對電子文檔的統(tǒng)一管理，可以實現(xiàn)充分利用信息資源提高生產(chǎn)率和工作效率。

　　基于此，本文對辦公自動化和電子文檔的管理談點淺見。

　　一、電子文檔管理與辦公自動化

　　(一)電子文檔管理取決于辦公自動化發(fā)展水平

　　所謂電子文檔是指在辦公自動化、信息化以及電子政務(wù)構(gòu)成之中產(chǎn)生的各種具有參考和利用價值并作為檔案保管的電子文件，它是辦公自動化的附屬產(chǎn)物。

　　目前，從發(fā)展趨向來看，辦公自動化的基本構(gòu)成包括計算機信息處理設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)兩個主要部分，辦公自動化的發(fā)展與計算機技術(shù)的不斷深化息息相關(guān)，特別是計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用，使辦公自動化產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，隨著相關(guān)技術(shù)的發(fā)展，電子文件存在形態(tài)、存儲方式等也隨之變化。

　　因此，電子文檔的管理工作和管理水平也應(yīng)該與辦公自動化水平相適應(yīng)。

　　(二)辦公自動化發(fā)展的三個階段

　　縱觀我國辦公自動化的發(fā)展歷程，辦公自動化的發(fā)展大體上可以分為以下3個階段。

　　第一個階段，以個體工作的自動化及電子化為特征。

　　在這個階段之中，工作人員常常在工作之中，使用個人電腦和辦公軟件，初步實現(xiàn)了工作過程和工作方式的電子化，使得單位內(nèi)部的通信載體實現(xiàn)了無紙化和電子化。

　　第二個階段，以工作流程自動化和網(wǎng)絡(luò)化為特征。

　　職工在工作之中以網(wǎng)絡(luò)服務(wù)和個人電腦聯(lián)網(wǎng)為中心，工作之中主要處理的內(nèi)容是信息(或工作流)，初步實現(xiàn)了部門間、企業(yè)間的信息共享。

　　第三個階段，以知識管理為主要特征。

　　主要工作內(nèi)容是對信息、數(shù)據(jù)的管理和知識的處理，基本實現(xiàn)了工作流程和個體工作的智能化。

　　(三)電子文檔管理的三個發(fā)展階段

　　電子文檔管理與辦公自動化發(fā)展3個階段相適應(yīng)也經(jīng)歷了3個發(fā)展階段。

　　第一階段，個體管理階段。

　　這個階段中，職工對個人電腦中存儲的電子文檔進行單機化和個體化管理。

　　第二階段，網(wǎng)絡(luò)化管理階段。

　　這個階段主要側(cè)重于服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)維護管理和信息的維護管理。

　　第三個階段，無紙化管理階段。

　　這個階段以網(wǎng)絡(luò)管理和信息化只能管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)了真正意義的辦公自動化和智能化發(fā)展。

　　二、我國辦公自動化及電子文檔管理存在的問題

　　(一)電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識不足

　　電子文檔是指通過計算機進行傳輸、操作、利用和存儲的文件，這些文件常常以數(shù)據(jù)化和電子化的形式存在。

　　目前，雖然我國基本上實現(xiàn)了辦公自動化，但是對于電子文檔的管理工作常常認(rèn)識不足。

　　在很多單位，電子文檔只是作為紙質(zhì)文檔的過渡性載體，所謂數(shù)據(jù)和文件的輸出，還是以紙質(zhì)載體作為歸檔的文件。

　　他們大多利用計算機來起草文件，但是在歸檔管理時僅僅使用紙質(zhì)文件，而那些原始性的電子文件常常不重視，基本上靠個人自律，沒有進行統(tǒng)一的管理。

　　(二)電子文件信息安全管理措施欠缺

　　電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，都不可避免信息更改、丟失的可能。

　　從電子文件管理實際需要來看，缺乏一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)來阻塞信息失真的隱患，以維護電子文件的原始性、真實性。

　　(三)電子問低昂歸檔實行“雙軌制”造成資源浪費

　　在我國，由于對電子文檔的真實性和可信性抱著謹(jǐn)慎觀點，因此，大多數(shù)單位即使在工作之中發(fā)送了一份電子文件之后，還要再發(fā)一份內(nèi)容相同的紙質(zhì)文檔，作為最終的管理依據(jù)。

　　大部分單位文件歸檔管理都是采用紙質(zhì)的電子并行管理的模式，常常紙質(zhì)文件歸檔，電子文檔再歸檔一份。

　　這兩種文檔常常是并行和并存的狀態(tài)，這種“雙軌制”的管理辦法造成了大量的人力、物力、財力浪費。

　　(四)沒有實現(xiàn)文檔一體化管理

　　我國的電子文檔管理工作之中，還存在著檔案管理軟件與辦公自動化使用的軟件不匹配和不銜接的問題，存在著兩種軟件沖突和不匹配的現(xiàn)象，電子歸檔的難度比較大。

　　(五)不安全因素

　　數(shù)字化信息是電子文檔的主要形態(tài)，電子文檔往往在網(wǎng)絡(luò)之中互相傳遞，這樣非常容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的感染，常常由于硬件發(fā)生問題，使得各種電子文檔丟失，這些不安全因素，也客觀上制約了電子文檔管理的發(fā)展。

　　三、提高電子文檔管理水平的策略分析

　　(一)加強電子文件的收集與整理，提高電子文件的原始憑證作用

　　加強電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。

　　由于電子文件具備易修改性特征，只有對歸檔電子文件進行全程控制和前端管理，才能保證歸檔電子文件的憑證作用。

　　(二)制定電子文檔管理的相關(guān)管理制度

　　當(dāng)前，電子文檔已經(jīng)成為企業(yè)文件管理工作的主要內(nèi)容，且越來越多的電子文檔也迫切需要企業(yè)進行統(tǒng)一的管理，它自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式等要求，確保其真實性、完整性、有有效性和安全性。

　　與紙質(zhì)文件一樣，電子文檔也同樣需要安全、保密、管理、歸檔、利用。

　　因此，我國企事業(yè)單位在日常管理之中，應(yīng)該加強對于電子文檔的管理，且專門為電子文檔管理制定相關(guān)的規(guī)章制度，真正的從思想上和制度上推行企業(yè)電子文化的管理工作。

　　一般來說，制定電子文檔管理的規(guī)章制定可以從以下幾個方面入手：首先明確電子文件的地位和作用，為電子文檔管理鋪設(shè)專用的軟硬件設(shè)施;其次，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)逐步完善和制定對電子文檔的全過程管理制度，在日常電子文檔管理時做到有章可循、有法可依，使電子文檔的管理達到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化。

　　最后，成立專門的電子文檔管理的部門和人員，對于電子文檔進行專門的監(jiān)督和管理

　　(三)建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問題

　　建立一個專用的“通道”，主要是將紙質(zhì)文件和電子文檔以映像方式和文本方式共同存儲在一張光盤上，然后利用數(shù)據(jù)庫索引和軟件將二者結(jié)合，實現(xiàn)電子文檔自動管理和檢索。

　　對永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存。

　　(四)加強辦公自動化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護工作

　　對電子文檔信息管理的安全隱患，我國企事業(yè)單位應(yīng)該做好電子文檔的安全防護工作。

　　首先，應(yīng)該提高電子文檔載體的保存壽命和使用安全，做好電子文檔管理的硬件保障工作。

　　其次，對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計算機使用的實體安全予以保證，要設(shè)置專人進行安全管理，保證計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)的硬件安全。

　　第三，要對計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全予以保證，可設(shè)定使用文件屬性和文件權(quán)限限制和使用限制，這在一定規(guī)范內(nèi)保護服務(wù)器數(shù)據(jù)與文件。

　　第四，應(yīng)該做好數(shù)據(jù)庫備份工作，使得數(shù)據(jù)信息安全予以保證。

　　第五，做好預(yù)防病毒和病毒防護的工作，使得計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)免受侵害。

　　要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動殺毒。

　　再者不允許隨便使用外來磁盤、光盤等，必須在使用的過程之中，應(yīng)嚴(yán)格進行病毒檢測，確認(rèn)無病毒后方可使用。

　　另外在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

　　四、結(jié)論

　　本文就電子文件管理進行了研究，提出了個人觀點和看法：首先，本文認(rèn)為電子文檔的管理工作受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機科技制約，電子文檔的管理水平與與辦公自動化水平相適應(yīng)。

　　其次，我國辦公自動化及電子文檔管理存在以下一些問題：對于電子文檔歸檔管理工作認(rèn)識不足;電子文檔與紙質(zhì)文件存在著并行使用和并行管理的狀態(tài);沒有實現(xiàn)文檔一體化管理，不安全因素。

　　最后認(rèn)為可以從幾個方面入手提高電子文檔管理水平：提高電子文檔管理的重視程度，制定相關(guān)的管理制度;建立一個專用的“通道”，解決電子文檔與紙質(zhì)文檔并行管理的問題;加強辦公自動化系統(tǒng)和電子文檔的安全防護工作。

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