電力信息檔案數(shù)字化成本控制管理

時間：2022-10-05 18:27:46 數(shù)控畢業(yè)論文我要投稿

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　　電力信息檔案數(shù)字化成本控制管理

　　摘要：伴隨信息技術的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)檔案管理為主的傳統(tǒng)管理模式受到巨大沖擊，大量由計算機直接生成的文字、數(shù)據(jù)檔案，以及用計算機掃描的圖形、圖像檔案材料成為現(xiàn)代檔案數(shù)字化的存在形式。

　　關鍵詞：電力信息;數(shù)字化;信息技術

　　一、引言

　　伴隨信息技術的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢。紙質(zhì)檔案管理為主的傳統(tǒng)管理模式受到巨大沖擊，大量由計算機直接生成的文字、數(shù)據(jù)檔案，以及用計算機掃描的圖形、圖像檔案材料成為現(xiàn)代檔案數(shù)字化的存在形式。

　　從成本管理角度，檔案數(shù)字化工作是由成本和收益組成的，在推動江蘇省電力行業(yè)檔案數(shù)字化過程中，成本控制成為蘇源信息面臨的一大難題。為規(guī)范我公司檔案數(shù)字化項目實施的管理，提高項目實施進度，節(jié)約項目成本，公司從制度管理、工資指標設計等方面進行了一系列的嘗試和探索。

　　本文根據(jù)蘇源信息在推動檔案數(shù)字化實踐中產(chǎn)生的問題和解決方法，探討電力系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設過程中存在的成本控制問題，為我國檔案數(shù)字化管理提供一些思路。

　　二、成本控制的制度規(guī)定

　　(一)員工工資考核制度

　　1、所有參與人員采用“按件計酬”的考核制度，無基本工資及各項補貼，體現(xiàn)多勞多得。

　　2、單個項目產(chǎn)值的30%作為該項目組人員總工資額。單個項目在現(xiàn)場產(chǎn)生的住宿費、餐飲費按以下公式測算：

　　住宿費用=1.2

　　就餐費用=1.2

　　注：10人參與項目，1.2表示浮動系數(shù)，含交通費用，并考慮項目進場出場時間。

　　5000頁表示三臺高速文檔掃描儀日工作量。

　　3、員工最終工資額按單個項目結(jié)項后，以實際完成的工作量統(tǒng)一計算總工資額支付，公司每月將會預支一定生活費給員工。

　　(二)成本控制激勵措施

　　1、激勵對象為公司數(shù)據(jù)處理項目組長和現(xiàn)場負責人，項目組內(nèi)部的分配和激勵體制由該現(xiàn)場負責人自行討論制定。

　　2、單個項目實施過程中，現(xiàn)場時間的控制措施。

　　例如某項目掃描頁數(shù)為10萬頁，現(xiàn)場兩臺高速文檔掃描儀，以日掃描量5000頁/兩臺作為計算標準，現(xiàn)場需要20天的時間，其中拆分、裝訂等環(huán)節(jié)貫穿其中一并完成。

　　若項目組A通過優(yōu)化流程，發(fā)揚團隊合作精神，15天就完成現(xiàn)場工作，公司將結(jié)余費用的10%作為獎勵給項目組A;反之，若項目組B用25天完成現(xiàn)場工作，公司將從項目組B人員總工資中扣除超出費用的10%，作為懲罰。(這一部分可歸入員工責任一塊)

　　3、項目組長及現(xiàn)場負責人應根據(jù)公司制定的計劃，在規(guī)定時間內(nèi)保質(zhì)保量地完成檔案數(shù)字化項目實施的數(shù)量。若按時完成目標，公司將給予項目組長和現(xiàn)場負責人一定金額的獎勵;若未完成計劃，公司將給予項目組長和現(xiàn)場負責人一定金額的處罰或者更換項目組長和現(xiàn)場負責人。

　　(三)項目組長崗位責任

　　1、根據(jù)部門經(jīng)理的安排，組織建立項目執(zhí)行團隊，根據(jù)項目總體計劃合理安排項目進度，做好項目過程的監(jiān)督和管理。

　　2、項目執(zhí)行過程中與省公司、市、縣供電公司以及公司其它部門建立溝通渠道，組織協(xié)調(diào)各項工作，確保項目順利進行。

　　3、項目組人員進場前，項目組長需將工作場地、住宿、就餐等問題落實到位。

　　4、定期了解和分析各項目小組工作現(xiàn)狀，有針對性地開展檔案數(shù)字化交流工作。

　　5、定期安排相關培訓，了解現(xiàn)場組員的表現(xiàn)，并及時向部門經(jīng)理匯報項目進度及突發(fā)情況和問題。

　　6、負責項目資料的收集、整理，并在項目驗收通過后，統(tǒng)一歸檔。

　　(四)現(xiàn)場負責人崗位職責

　　1、在部門經(jīng)理和數(shù)據(jù)項目組長的領導下，嚴格按照部門管理規(guī)范，負責對所實施項目進行全過程管理。

　　2、人員進場后，請業(yè)務單位授權檔案管理系統(tǒng)的登錄權限，并將工作所需的全引目錄及工程圖紙辦理借出手續(xù)。

　　3、協(xié)調(diào)項目組成員的關系，合理安排各成員的工作，最大限度的調(diào)動項目組成員的工作積極性。

　　4、做好項目組人員的計件工作，確保計件數(shù)量的真實性，工作質(zhì)量的準確性，并在月底負責向部門提供項目組成員的考核數(shù)據(jù)。

　　5、定期向項目組長匯報項目進展情況。

　　三、檔案數(shù)字化考核方案設計

　　(一)所有參與人員(含現(xiàn)場負責人)采用“按件計酬”的考核制度，無基本收入及各項補貼，體現(xiàn)多勞多得。單個項目產(chǎn)值的27%作為該項目組人員收入總額。結(jié)合員工激勵措施，員工收入考核的公式如下：

　　員工收入總額=單個項目產(chǎn)值7%+結(jié)余費用(注：實際完成天數(shù)少于考核天數(shù))

　　或員工收入總額=單個項目產(chǎn)值�7%-超出費用(注：實際完成天數(shù)多于考核天數(shù))

　　單個項目產(chǎn)值=項目實際工作量�附�《檔案數(shù)字化處理費用結(jié)算單》

　　收入指工資+出差補貼。

　　N：根據(jù)項目實際完成情況在10~50之間浮動。

　　(二)項目總成本測算公式如下：

　　總成本費用=1.35�悼掃描總頁�000頁)

　　注：1.35表示浮動系數(shù)，考慮項目進出場時間，含交通費、餐飲費。

　　5000頁為兩臺高速文檔掃描儀日(每日8小時)測算工作量;

　　10人參與項目，2人一間標準間，共5間;

　　住宿費標準根據(jù)項目實際開展的地區(qū)不同，由部門考察確定。

　　(三)現(xiàn)場負責人收入的考核需與單個項目的完成質(zhì)量、客戶滿意度及安全保密情況等因素掛鉤，具體計算公式如下:

　　現(xiàn)場負責人收入=(1.3～1.5)祝)

　　注：質(zhì)量系數(shù)：通過項目驗收――系數(shù)1，未通過項目驗收――系數(shù)0.5。

　　滿意度系數(shù)：滿意――系數(shù)1，不滿意――系數(shù)0.8。

　　安全保密系數(shù)：一級事故――系數(shù)0.3，二級事故――系數(shù)0.5，三級事故――系數(shù)0.7，無事故――系數(shù)1。

　　(1.3～1.5)浮動系數(shù)由項目組長根據(jù)考核確定。

　　(四)項目組長收入的考核需與全年項目完成數(shù)，每個項目完成質(zhì)量、客戶滿意度及安全保密情況等因素掛鉤。綜合考慮，項目組長收入分為兩個部分，第一部分為考核收入，考核依據(jù)是每個項目完成質(zhì)量、客戶滿意度及安全保密情況，計算公式如下：

　　項目組長考核收入=0.5�項目組A現(xiàn)場負責人+項目組B現(xiàn)場負責人)�0.7～1.5)

　　第二部分為獎勵收入額，主要依據(jù)全年完成項目總數(shù)的情況。若完成項目數(shù)多于計劃完成數(shù)，則給予獎勵。

　　注：(0.7～1.5)浮動系數(shù)由部門經(jīng)理根據(jù)考核確定。

　　(五)條目錄入人員收入的考核主要依據(jù)其完成的錄入總條數(shù)，計算公式如下：

　　條目錄入人員收入=錄入單價�錄入總條�

　　注：錄入單價每年發(fā)布一次。

　　條目管理人員收入的考核主要采用固定收入，并根據(jù)其工作表現(xiàn)進行上下浮動，計算公式如下：

　　條目管理人員收入=(0.7～1.5)�800(標準數(shù))

　　注：(0.7～1.5)浮動系數(shù)由部門經(jīng)理及組長根據(jù)考核確定。

　　(六)員工最終收入額按單個項目結(jié)項后，以實際完成的工作量統(tǒng)一計算收入支付總額。要求財務部對每個項目單獨立項與核算，每月前三個工作日之內(nèi)提交項目成本報表交數(shù)據(jù)處理中心。每月8號之前數(shù)據(jù)處理中心提交所有人員的工資發(fā)放表到綜管部。

　　(七)工資考核系統(tǒng)

　　蘇源信息從事檔案數(shù)字化項目工資考核系統(tǒng)如圖：

　　四、典型案例分析

　　溧水供電公司檔案數(shù)字化處理10人參與，項目產(chǎn)值124092元，掃描總頁數(shù)127389頁，以日掃描工作量5000頁為標準，錄入總條目65283條。

　　(一)以現(xiàn)擬定的成本控制管理規(guī)定測算

　　1、成本總費用

　　住宿費用127389/500032=17160元

　　餐飲費用100=4500元

　　交通費用10=800元(南京郊縣內(nèi)交通費相比其他地市交通費用便宜)

　　得出成本總費用=17160+4500+800=22460元

　　注：公式中數(shù)值，如132是溧水、六合、高淳、浦口四縣住宿標準的平均值;15是員工每天就餐標準;30是控制一個項目在一個月左右時間完成;20是南京至溧水一趟交通費用。

　　2、人員工資額：1240927%=33505元