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試析金融機構(gòu)的業(yè)務(wù)及管理費
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【論文摘要】金融機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)《金融企業(yè)財務(wù)規(guī)則》的規(guī)定，以及內(nèi)部財務(wù)管理制度的要求，結(jié)合自身特點和業(yè)務(wù)發(fā)展，對其業(yè)務(wù)及管理費實行從高層到一線員工，從財會人員到業(yè)務(wù)人員的全員管理和從預(yù)算到采購，再到核算的全過程控制，防范和化解財會風險，確保健康發(fā)展。
【論文關(guān)鍵詞】預(yù)算管理;集中采購;核算監(jiān)督
2011年11月29日，中國保監(jiān)會披露了2011年保險公司檢查及處罰情況：查實通過虛構(gòu)經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項，虛開發(fā)票等違法違規(guī)渠道虛增業(yè)務(wù)及管理費8065.8萬元，依法處理保險公司各級各類管理人員87名、保險機構(gòu)55家、保險中介機構(gòu)54家。隨監(jiān)管部門對銀行、證券、保險等金融機構(gòu)的監(jiān)管要求不斷提高，每位金融從業(yè)者都應(yīng)認真思考怎樣合規(guī)經(jīng)營、科學(xué)發(fā)展。其中，最敏感和亟待解決的問題就是怎樣依法合規(guī)地列支業(yè)務(wù)及管理費。筆者認為：金融機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)《金融企業(yè)財務(wù)規(guī)則》的規(guī)定，以及內(nèi)部財務(wù)管理制度的要求，結(jié)合自身特點和業(yè)務(wù)發(fā)展，對業(yè)務(wù)及管理費施行全員管理和全過程控制，即科學(xué)合理的預(yù)算管理、公平公開的集中采購和精細化、流程化的核算監(jiān)督，防范和化解財會風險，確保健康發(fā)展。
一、預(yù)算管理
每至年末，就會出現(xiàn)突擊花錢、花光預(yù)算的現(xiàn)象。究其原因：一是我們大部分中國人更多地強調(diào)感悟、想像、經(jīng)驗，不善于實驗分析和邏輯推理，預(yù)算中有太多的主觀臆斷;二是我們大部分企業(yè)的預(yù)算存在編制不透明、下達不及時、調(diào)整不科學(xué)、先嚴后松等等情況;三是我們的考核評價與預(yù)算脫節(jié)，節(jié)約反被罰，只好使勁敗家，出現(xiàn)預(yù)算的“負激勵”效應(yīng)。筆者認為，金融機構(gòu)要杜絕突擊花錢的現(xiàn)象，就要以市場為導(dǎo)向，以客戶為中心，實施全面的預(yù)算管理，把這種預(yù)算的“負激勵”效應(yīng)徹底扭轉(zhuǎn)成“正激勵”效應(yīng)。
(一)預(yù)算的編制與審批
金融機構(gòu)的財會部門，一是要做好預(yù)算編制的宣傳解釋工作，讓每個員工都明確企業(yè)的戰(zhàn)略意圖;二是要以經(jīng)濟增加值為導(dǎo)向，鼓勵創(chuàng)造價值，制訂出科學(xué)合理的預(yù)算制度，三是要提供功能強大的模型，錄入?yún)?shù)就輸出相應(yīng)預(yù)算額度，使預(yù)算編制簡捷透明。
1.如銀行業(yè)務(wù)部門在編制本部門預(yù)算時，可事先搜集詳實的客戶信息和市場信息，再根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展目標和系統(tǒng)內(nèi)外的市場占比，同時參考存量或增量客戶的情況，然后運用各類模型，編制出科學(xué)合理的業(yè)務(wù)及管理費預(yù)算。
2.再如銀行財會部門在審批預(yù)算時應(yīng)加強與業(yè)務(wù)部門的溝通，獲取盡可能多的信息，避免業(yè)務(wù)部門夸大營銷難度進而獲得不合理的財務(wù)資源，確保預(yù)算目標始終圍繞企業(yè)戰(zhàn)略目標。例如，銀行近期的戰(zhàn)略目標之一是：利用信息技術(shù)遷移柜面業(yè)務(wù)，提升電子銀行交易量比，逐步降低柜面業(yè)務(wù)，減輕柜面人員的工作壓力。財會部門在審批時就應(yīng)提高電子銀行的廣告宣傳費、設(shè)備購置及維護費等方面的預(yù)算額度，降低柜面有關(guān)費用的預(yù)算額度。
(二)預(yù)算的控制和調(diào)整
預(yù)算的控制和調(diào)整不是對現(xiàn)狀本身的控制而是對發(fā)展趨勢的控制和調(diào)整，應(yīng)遵循有效性原則、動態(tài)管理原則和經(jīng)濟效益原則，定期監(jiān)督預(yù)算進度并及時調(diào)整預(yù)算額度，追加預(yù)算、核減預(yù)算、調(diào)整預(yù)算嚴格按程序辦理，避免預(yù)算有編制有審批但無控制無調(diào)整的虎頭蛇尾現(xiàn)象，確保預(yù)算的嚴肅性。例如，《關(guān)于企業(yè)促銷展業(yè)贈送禮品有關(guān)個人所得稅問題的通知》中規(guī)定企業(yè)在銷售商品和提供服務(wù)過程中向個人贈送禮品，屬于價格折扣折讓方式、銷售或服務(wù)同時給予贈品、按消費積分反饋禮品情形之一的，不征收個人所得稅。金融機構(gòu)的財會部門就應(yīng)指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門按上述規(guī)定及時地申請調(diào)整業(yè)務(wù)宣傳費預(yù)算，引導(dǎo)其開展上述情況的營銷活動。再如，財會部門發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的某項業(yè)務(wù)進展緩慢或停止，評估后就應(yīng)核減少其對應(yīng)的預(yù)算額度。
二、業(yè)務(wù)及管理費的集中采購
天價采購也是近年來的輿論熱點。究其根源，一是有些單位預(yù)算確實過于寬松，有必要核減;二是有些單位未能讓更多的主體參與進來，進行物有所值的陽光采購。隨著金融機構(gòu)業(yè)務(wù)規(guī)模的不斷壯大，很多以前可分散采購的業(yè)務(wù)及管理費，現(xiàn)在就有必要集中到總部機構(gòu)或一級分支機構(gòu)，如分支較多的金融機構(gòu)對員工出差發(fā)生的交通、住宿等費用與有關(guān)企業(yè)進行協(xié)議定價，并制訂最優(yōu)的出行方案，這樣既避免了虛構(gòu)事實，又節(jié)約了費用。筆者認為，金融機構(gòu)的業(yè)務(wù)及管理費采購可分為集中采購和分散采購，它們互為補充，在實際采購中要根據(jù)企業(yè)自身條件、資源狀況、市場需要，靈活地做出制度安排，積極創(chuàng)新采購方式和內(nèi)容，并根據(jù)對采購產(chǎn)品的體驗，進行及時調(diào)整。
(一)全流程管理業(yè)務(wù)及管理費的集中采購
集中采購應(yīng)遵循“集中性、獨立性、競爭性、適用性”原則，實施“供應(yīng)商管理-采購談判-合同執(zhí)行管理”的全流程管理，嚴禁逆流程操作。
1.采購需求部門應(yīng)按業(yè)務(wù)發(fā)展和日常營運所需，提出采購需求，并對采購需求的合理性、明晰性和完整性負責。
2.采購部門根據(jù)采購需求，在確認采購預(yù)算已安排后啟動采購程序;根據(jù)采購方案制訂評審標準，發(fā)出采購邀請，確定評委;根據(jù)評審結(jié)果，按照符合采購需求、性價比最高的原則提出入選供應(yīng)商建議;在有權(quán)審批人批準后把采購結(jié)果通知入選供應(yīng)商及采購需求部門辦理合同簽署。
3.采購需求部門收到供應(yīng)商提供的商品后做好商品驗收、按合同付款工作，并將商品驗收、使用情況及供應(yīng)商合同履約情況及時報采購部門。
(二)規(guī)范業(yè)務(wù)及管理費的集中采購范圍
一是明確集中采購的商品范圍;二是明確集中采購商品的采購金額起點。
三、業(yè)務(wù)及管理費的核算監(jiān)督
財政部曾介紹了部分金融機構(gòu)虛作假的發(fā)票的一些情況：一是篡改交易內(nèi)容的發(fā)票，如由大型商場購開具的整數(shù)金額的辦公用品、耗材、煙酒茶等商品的發(fā)票，很可能是購買商業(yè)預(yù)付卡用于員工福利或業(yè)務(wù)營銷，再如單價、數(shù)量異常的發(fā)票，很可能是為了掩飾其真實購買的高檔商品，而以普通商品代之;二是大額會議費的發(fā)票，主要是頻繁由某一酒店、賓館或旅行社開具的大額會議費發(fā)票，很可能是將餐費以會議費名義列支，或與酒店、賓館串通套取費用，或以會議費的名義列支旅游費用;三是水印、印章、要素字跡等反常的發(fā)票，通過稅務(wù)發(fā)票驗真系統(tǒng)查詢可初步認定為作假的發(fā)票。筆者認為，金融機構(gòu)應(yīng)成立總部機構(gòu)或一級分支機構(gòu)層面的核算中心，統(tǒng)一核算支付標準，提高經(jīng)辦人員的財務(wù)水平，用精細化、流程化的管理來確保依法采購合規(guī)報銷。
(一)在精細化管理方面
1.在業(yè)務(wù)及管理費的核算監(jiān)督過程中不應(yīng)有那么多主觀的、寬泛的判斷解釋和自由裁量，要有根有據(jù)，要統(tǒng)一標準。金融機構(gòu)的財會部門應(yīng)制訂業(yè)務(wù)及管理費的報銷核算指南，編制經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項與報銷要件和報銷事由對照表、各類發(fā)票要素審核要求參考表和各種報銷要件填制要求參考表。同時，財會部門有義務(wù)去提高經(jīng)辦人員的財會水平，做到不可列支的事項解釋宣傳到位，存在疑問的事項協(xié)調(diào)引導(dǎo)到位，將要發(fā)生的事項輔導(dǎo)建議到位，讓相關(guān)經(jīng)辦人員知道：要對報銷票據(jù)的真實性和合規(guī)性負責，要對虛開、變造、偽造的發(fā)票負法律責任;要做正確的事，正確地做事，提供真實、合規(guī)、準確、完整的報銷票據(jù)。
2.利用ERP系統(tǒng)，實現(xiàn)在金融機構(gòu)總部或一級分支機構(gòu)的集中核算支付，確保先記賬后轉(zhuǎn)賬支付的核算監(jiān)督模式;建立多維的、立體的會計科目表，把財務(wù)會計和管理會計有機結(jié)合起來;實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的共享，減少重復(fù)性的工作，為預(yù)算管理提供可靠的數(shù)據(jù)支持，滿足各方的信息需求。
(二)在流程建設(shè)方面
制訂圖文結(jié)合的財會部門員工核算監(jiān)督操作手冊，提出各崗位的工作職責和工作目標，對核算監(jiān)督流程進行清理、簡化、整合、自動化，強化崗位間的無縫銜接和相互制約。總之，用流程提高核算監(jiān)督的質(zhì)量和效率，控制風險。
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