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工程設(shè)計(jì)檔案管理研究論文
摘要：建筑工程設(shè)計(jì)檔案作為工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)的重要參考依據(jù)，必須保障工程設(shè)計(jì)檔案管理的規(guī)范性。我國工程設(shè)計(jì)檔案管理工作不斷發(fā)展、完善，但其中依然存在一些有待完善之處，如何進(jìn)一步做好工程設(shè)計(jì)檔案管理工作已然成為有關(guān)部門重點(diǎn)關(guān)注的問題。
關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì)；檔案管理；規(guī)范性；問題
工程在建設(shè)過程中會(huì)產(chǎn)生多種文檔資料，而工程設(shè)計(jì)作為一種技術(shù)性的創(chuàng)造活動(dòng)，設(shè)計(jì)師通過工程的設(shè)計(jì)思想與技術(shù)要求，將一些基礎(chǔ)資料和基本依據(jù)作為基礎(chǔ)，進(jìn)而設(shè)計(jì)出圖紙等，為工程建設(shè)提供有力依據(jù)與施工方向。工程設(shè)計(jì)檔案就是由設(shè)計(jì)師所設(shè)計(jì)出的技術(shù)圖紙與技術(shù)資料組成，即工程設(shè)計(jì)師的勞動(dòng)成果。所以必須要做好工程設(shè)計(jì)檔案管理工作，充分利用工程設(shè)計(jì)檔案中的設(shè)計(jì)資源，發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案資源的實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)我國工程建筑的可持續(xù)發(fā)展。
一、工程設(shè)計(jì)檔案管理工作中存在的主要問題
�。ㄒ唬┕こ淘O(shè)計(jì)檔案管理空間問題
在工程設(shè)計(jì)檔案管理中，即使實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化管理方式，也依然存在工程設(shè)計(jì)檔案管理空間問題。由于目前檔案管理是由紙質(zhì)檔案與電子檔案共同組成的，隨著有關(guān)部門的工程設(shè)計(jì)檔案不斷累積以及工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目不斷展開，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理空間問題日益凸顯，從而阻礙了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。
�。ǘ┕こ淘O(shè)計(jì)檔案管理成本問題
隨著我國工程建筑行業(yè)不斷發(fā)展，工程設(shè)計(jì)檔案急劇增加。特別是在紙質(zhì)檔案管理中，在歸檔的過程中需要大量的封裝工具進(jìn)行歸檔、存檔，對人力的需求量非常大，甚至在歸檔“高峰期”會(huì)出現(xiàn)檔案裝具不足的現(xiàn)象。很多檔案管理部門針對此類情況引入檔案密集裝架設(shè)備，能夠有效地將不同類型的設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行整合、劃分，這樣不僅可以更加規(guī)范地儲(chǔ)存檔案，同時(shí)也減少了人力的投入。但引入新的裝架設(shè)備無疑會(huì)提高檔案管理成本，并且無法從根本上解決工程設(shè)計(jì)檔案激增的問題。
（三）紙質(zhì)工程設(shè)計(jì)檔案修復(fù)困難
工程建筑行業(yè)是我國最為傳統(tǒng)的行業(yè)之一，在市場環(huán)境下發(fā)展了幾十年。這一因素造成了一些紙質(zhì)檔案主體的磨損、脫墨、老化，特別是一些傳統(tǒng)的調(diào)曬底圖，由于長時(shí)間的調(diào)曬，導(dǎo)致設(shè)計(jì)檔案內(nèi)容丟失現(xiàn)象尤為嚴(yán)重[1]。紙質(zhì)設(shè)計(jì)檔案修復(fù)工作極為困難、成本相對較高，并且修復(fù)效果也無法保障，這給工程設(shè)計(jì)檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。
（四）人為因素
部分設(shè)計(jì)人員沒有形成良好的設(shè)計(jì)檔案管理意識，沒有實(shí)現(xiàn)甲方資料收集、管理與工程設(shè)計(jì)進(jìn)度同步進(jìn)行。甚至有些設(shè)計(jì)人員將校審意見作為檔案內(nèi)容來應(yīng)付交檔，使得這些工程設(shè)計(jì)檔案出現(xiàn)漏洞或失真。也有一些工程設(shè)計(jì)師在結(jié)束設(shè)計(jì)工作之后，沒有及時(shí)進(jìn)行交檔工作，從而造成工程設(shè)計(jì)檔案管理的滯后性。再者，很多檔案管理人員習(xí)慣了傳統(tǒng)檔案管理模式，在信息化檔案管理模式中，過于依賴紙質(zhì)檔案管理工作，而忽略了電子檔案管理工作。如果檔案需要調(diào)出，會(huì)嚴(yán)重影響工程設(shè)計(jì)檔案的調(diào)出效率，使得工程設(shè)計(jì)檔案管理質(zhì)量止步不前。
二、加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的有效措施
�。ㄒ唬┙⒔∪こ淘O(shè)計(jì)檔案管理制度
在進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案管理過程中，建立健全工程設(shè)計(jì)檔案的整編、收集制度，切實(shí)提高對工程設(shè)計(jì)檔案管理的監(jiān)管力度，提高工程設(shè)計(jì)檔案有效資源的利用率。必須要保障新制度的有效落實(shí)，充分發(fā)揮新管理制度的有效性與穩(wěn)定性，進(jìn)而提高工程設(shè)計(jì)檔案管理的質(zhì)量與效率[2]。工程設(shè)計(jì)檔案有別于其它種類檔案，需要檔案管理人員與相關(guān)設(shè)計(jì)人員共同進(jìn)行歸檔。所以，有關(guān)部門要加強(qiáng)對工程設(shè)計(jì)相關(guān)法律法規(guī)、設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳工作，從而提高設(shè)計(jì)人員的交檔意識，加強(qiáng)設(shè)計(jì)人員對設(shè)計(jì)檔案的認(rèn)識，從而提高設(shè)計(jì)人員的責(zé)任感與使命感。進(jìn)而加強(qiáng)設(shè)計(jì)檔案的收集、管理工作，保障工程設(shè)計(jì)檔案管理工作能夠順利實(shí)施。
（二）加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作
現(xiàn)代化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的一大趨勢，同時(shí)也給檔案管理工作人員提出了新的要求與挑戰(zhàn)，例如工作環(huán)境、工作模式、管理任務(wù)等環(huán)節(jié)都發(fā)生了巨大變化。這就要求有關(guān)管理人員能夠進(jìn)一步研究新管理模式中的特點(diǎn)及有關(guān)規(guī)律，從而提高檔案管理效率與質(zhì)量。有關(guān)部門必須要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括基礎(chǔ)（傳統(tǒng)）的檔案管理知識，同時(shí)也要加強(qiáng)程序化檔案管理工作，即現(xiàn)代化檔案管理模式有關(guān)知識、技能[3]。由于信息化檔案管理工作需要進(jìn)行一系列的軟件操作，要求管理人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)與相關(guān)軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)工程設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)化管理，讓工程設(shè)計(jì)檔案管理更加智能、有效，即收集→整理→保管→利用→開發(fā)系統(tǒng)化流程。從而保障工程設(shè)計(jì)檔案管理工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代化需求，推動(dòng)設(shè)計(jì)檔案管理工作能夠可持續(xù)發(fā)展，從而更好地為工程建筑行業(yè)提供有效服務(wù)。
�。ㄈ╅_發(fā)符合工程設(shè)計(jì)檔案管理的系統(tǒng)軟件
想要提高工程設(shè)計(jì)檔案管理質(zhì)量，必須要以專業(yè)的系統(tǒng)軟件支持，根據(jù)設(shè)計(jì)檔案管理實(shí)際情況，構(gòu)建一個(gè)全面化、系統(tǒng)化的信息管理平臺(tái)，并保障其功能全面性，即收集→歸檔→管理→發(fā)布→共享→統(tǒng)計(jì)→查詢等功能[4]，并且為了提高管理工作效率，必須要保障該系統(tǒng)軟件的可操作性。信息化工程設(shè)計(jì)檔案管理作為未來的發(fā)展趨勢，必須要保障開發(fā)管理軟件的拓展性功能，從而適應(yīng)遠(yuǎn)程技術(shù)、圖文一體技術(shù)的發(fā)展趨勢，給遠(yuǎn)程控制管理、檔案信息遷移、一體化管理等功能提供預(yù)留空間，保障設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)軟件的可持續(xù)發(fā)展。
�。ㄋ模┱�、分類工程設(shè)計(jì)檔案管理內(nèi)容
現(xiàn)代化工程設(shè)計(jì)管理模式為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案共同組成，必須做好工程設(shè)計(jì)檔案的整合、分類工作。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，由于檔案量過多，為了不影響設(shè)計(jì)檔案管理正常工作，必須要派專門人員進(jìn)行電子化檔案轉(zhuǎn)化工作，對已經(jīng)錄入的檔案內(nèi)容進(jìn)行編號、對檔案名稱進(jìn)行整編，將同類型的工程設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行整合；對不同類別的工程設(shè)計(jì)檔案進(jìn)而分類，實(shí)現(xiàn)“一圖一檔”工程設(shè)計(jì)檔案管理形式，將這些檔案根據(jù)編號、種類納入到檔案信息庫中，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的電子化檔案管理模式，從而降低工程設(shè)計(jì)管理部門的工作壓力，讓紙質(zhì)檔案與電子化檔案的管理模式更加合理，從而加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
綜上所述，由于工程設(shè)計(jì)檔案工作與其它領(lǐng)域檔案存在一定差異，例如專業(yè)性、開發(fā)性、周期性、成套性等特點(diǎn)。所以，針對工程設(shè)計(jì)檔案管理，必須要采取一定的措施來提高檔案管理效率與質(zhì)量，保障工程設(shè)計(jì)檔案管理的有效性，充分發(fā)揮檔案信息的積極作用，保障工程設(shè)計(jì)檔案能夠更好地服務(wù)于我國工程建筑行業(yè)，推動(dòng)我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。
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